Відображення даних про запаси в облікових регістрах і розкриття інформації у фінансовій звітності

Для обліку витрат діяльності та відображення кредитових оборотів на рахунках обліку запасів, розрахунків з оплати праці, відрахувань на соціальні заходи застосовується Журнал 5 або 5А та Відомість обліку руху запасів (рис.1).

Документи з обліку запасів підприємства
Журнал 5 (5А)		Допоміжні книги з обліку запасів
ГОЛОВНА КНИГА	Оборотні відомості за аналітичними розрахунками запасів
БАЛАНС (ф.№1)

Рис.1. Порядок відображення запасів при журнальній формі обліку

Підприємства, які для обліку витрат використовують рахунки класу 8, систематизують дані про запаси в Журналі 5А, всі інші підприємства використовують Журнал 5. Порядок формування даних для заповнення Журналу 5 (5А) Відомість 5.1 аналітичного обліку запасів призначена для обліку товарно-виробничих запасів у розрізі синтетичних рахунків або субрахунків і ведеться за центрами відповідальності, матеріально-відповідальними особами, місцями зберігання та напрямами витрат. Записи у Відомості 5.1 здійснюються на підставі первинних документів або зведених відомостей, у яких узагальнюються дані з надходження на склади або до цехових комор виробничих запасів та з їх вибуття з відповідних місць зберігання за звітний період. У фінансовій звітності повинна міститися вся інформація про господарські операції, пов'язані з наявністю та рухом запасів, здатних впливати на рішення, які приймаються на її основі, що забезпечується завдяки дії принципу повного висвітлення. В умовах широкого застосування комп'ютерних систем з'являється можливість формувати велику кількість додаткових звітів про наявність і товарно-виробничих запасів, які сприятимуть виконанню трьох основних функцій бухгалтерського обліку: забезпеченню збереження майна власника, формуванню інформації для управління діяльністю підприємства та отриманню достовірної інформації про суму фінансових результатів, отриманих підприємством протягом певного звітного періоду. Застосування бухгалтерських комп'ютерних програм дозволяє ефективно вирішити проблему аналітичного обліку товарно-виробничих запасів, завдяки широкій номенклатурі аналітичних об'єктів. При застосуванні комп'ютерної форми обліку автоматично вирішується проблема оперативності отримання даних про наявність і рух запасів на будь-яку звітну дату. При застосуванні комп'ютерної техніки в обліку замість Журналу 5 (5А) можуть складатися машинограми в розрізах, необхідних не лише для складання фінансової звітності, але й для потреб управлінського персоналу, аналізу даних і прийняття управлінських рішень.

У фінансовій звітності вимірювання та узагальнення усіх господарських операцій підприємства щодо наявності та руху запасів здійснюється в єдиній грошовій одиниці, що забезпечується завдяки дії принципу єдиного грошового вимірника.
При складанні фінансової звітності важливу роль відіграють Примітки до неї, в яких обов'язково повинна наводитися наступна інформація про запаси (рис.2).

Рис.2. Розкриття інформації про запаси у Примітках до річної фінансової звітності

Активи, які за фізичною формою відповідають видам виробничих запасів, але не можуть бути використані або продані протягом 12 місяців з дати складання балансу, повинні обліковуватися як інші необоротні активи (pax. 18 "Довгострокова дебіторська заборгованість та інші необоротні активи").

Запаси, які належать особисто власнику не повинні відображатися у фінансовій звітності підприємства. Це забезпечується завдяки дії принципу автономності.

Запаси повністю споживаються у процесі виробництва за ет виробничий цикл і включаються до собівартості продукції (робіт, посли і винятком відходів і невикористаних у виробництві матеріалів. Це вимагає окремого документування операцій з надходження, витрачання; оприбуткування відходів і проведення інвентаризації залишки невикористаних матеріалів на робочих місцях структурних виробничих підрозділів підприємства.

Таким чином, завдяки документуванню та інвентаризації забезпечуєш; систематичне хронологічне спостереження за запасами підприємства; оціни та калькулюванню - вартісне вимірювання товарно-виробничих запасів рахункам і подвійному запису - групування та систематизація даних пр наявність та рух запасів; балансу та іншим формам фінансової звітності -підсумкове узагальнення даних про запаси та забезпечення необхідної інформацією апарат управління (табл.1).

Таблиця 1

Роль елементів методу бухгалтерського обліку фіксації наявності та руху запасів

Елементи методу обліку	Роль елементів методу в обліку запасів
Методи бухгалтерського обліку	Елементи методу бухгалтерського обліку	Систематичне та хронологічне спостереження за запасами	Документування	Документування операцій з руху запасів забезпечують суцільне та безперервне спостереження за ними
Інвентаризація	Інвентаризація дозволяє встановити наявність запасів на підприємстві, виявити недостачі, втрати, лишки, необліковані товарно-виробничі запаси, що забезпечує контроль за їх збереження, повнотою і достовірністю даних бухгалтерського обліку
Вартісне (грошове) вимірювання запасів	Оцінка	Завдяки оцінці визначається загальна вартість і наявних на підприємстві запасів, запасів, що надійшли та списані протягом звітного періоду
Калькулювання	Калькулювання забезпечує визначення собівартості придбаних товарно-виробничих запасів, реалізованої продукції, тощо
Групування, реєстрація та систематизація	Рахунки	Використання рахунків дозволяє узагальнити інформацію про на явність і рух запасів, що належать підприємству
Подвійний запис	Подвійний запис відображає подвійний характер бухгалтерського обліку операцій, пов’язаних за наявністю та рухом запасів. Він зумовлений необхідністю взаємопов’язаного відображення економічних явищ на рахунках бухгалтерського обліку
Узагальнення інформації про запаси	Баланс	Баланс призначений для узагальнення та групування записів про запаси підприємства на певну звітну дату
Звітність	Фінансова звітність характеризує не тільки стан, але й рух запасів в аналітичних розрізах, що забезпечує отримання інформації для потреб управління, аналізу та контролю господарської діяльності підприємства

Завдяки використанню усіх елементів методу бухгалтерського обліку забезпечується виконання триєдиних завдань обліку: збереження майна власника; отримання інформації, необхідної для управління; отримання інформації про фінансові результати.

Платник податку на прибуток повинен вести податковий облік приросту (убутку) балансової вартості товарів (крім тих, що підлягають амортизації та цінних паперів;, сировини, матеріалів, комплектуючих виробів, напівфабрикатів, малоцінних предметів на складах, у незавершеному виробництві та залишках готової продукції, витрати на придбання та поліпшення яких включаються до складу валових витрат. Виключення становлять запаси, отримані на безоплатній основі.

У разі коли балансова вартість таких запасів на кінець звітного періоду перевищує їх балансову вартість на початок того ж звітного періоду, різниця включається до складу валових доходів у тому ж звітному періоді.

У разі коли балансова вартість таких запасів на кінець звітного періоду є меншою за їх балансову вартість на початок того ж звітного періоду, різниця включається до складу валових витрат у тому ж звітному періоді.

Коригування валових доходів і витрат передбачає порівняння балансової вартості запасів на початок і на кінець звітного періоду. При цьому слід врахувати, що згідно податкового законодавства не є запасами: незавершене виробництво, готова продукція та напівфабрикати власного виробництва. В обліку приросту балансової вартості відображається тільки їх матеріальна складова.

У сучасних умовах відбуваються постійні зміни механізму господарювання, створюються його нові форми. Внаслідок цього виникає необхідність визначення основних закономірностей розвитку підприємства та факторів, які впливають на удосконалення та підвищення ефективності діяльності підприємства. За таких умов особливого значення набуває проведення аналізу забезпеченості та ефективності використання запасів на підприємстві з метою забезпечення безперервного процесу виробництва та реалізації продукції з одночасною мінімізацією поточних витрат з обслуговування та забезпечення ефективного контролю за їх рухом на підприємстві. Управління матеріальними потоками та рухом майна здійснюється на основі інформації про кількість ресурсів у натуральних одиницях виміру. Джерелом інформації для проведення економічного аналізу запасів, в першу чергу, виступають дані, які' надає бухгалтерський облік, а саме відомості про:

а) кількість і вартість оприбуткованих, списаних та використаних для потреб виробництва запасів;

б) залишки запасів на складі на початок та на кінець звітного періоду;

в) норми витрачання запасів на одиницю продукції та порядок їх

дотримання;

г) обсяги виготовленої та реалізованої готової продукції, товарів, робіт та послуг в кількісному та вартісному вираженні тощо.

Розрахунок аналітичних показників, які ґрунтуються на використай даних бухгалтерського обліку, забезпечує щоденне отримання інформації: надходження та витрачання запасів у розрізі їх видів, кількості, якості в матеріально відповідальних особах, відхилення фактичного витрачанні запасів від встановлених норм, порядок оновлення асортименту продукції кількість та вартість виготовленої та реалізованої продукції, товарів, робіт -послуг тощо. Відповідно до розрахованих аналітичних показний приймаються управлінські рішення, щодо:

а) визначення принципових підходів до формування запасів підприємства;

б) щоденного отримання інформації про надходження та витрачанні запасів у розрізі їх кількості, якості та матеріально відповідальних осіб;

в) аналізу наявності та руху запасів у попередніх періодах;

г) порядку визначення реальної вартості запасів на складі та проведенні аналізу ефективності використання запасів;

д) оптимізації обсягу основних груп запасів, їх закупівлі, виявленні резервів зниження витрат, пов'язаних із заготівлею запасів;

е) вибору методу оцінки запасів при їх вибутті;

ж) створення ефективних систем контролю за рухом запасів на підприємстві;

з) контролю за дотриманням встановлених підприємством норм запасів, що забезпечує безперервний випуск продукції виконання робіт, надання послуг;

и) шляхів підвищення достовірності відображення на рахунках аналітичного обліку господарських операцій з надходження та витрачання запасів;

к) своєчасного складання та подання звітності про рух запасів.

В процесі управління запасами керівництво підприємства вивчає усі рекламації та скарги покупців і споживачів відносно якості продукції, бере під контроль роботу щодо усунення виявлених недоліків.