Тема 12 Регистрация, поиск и контроль исполнения документов

Движение документов любого вида сопровождается обязательной регистрацией.

Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Задачи регистрации:

- количественный подсчет документов для учета объема документооборота;

- обеспечение сохранности документов, устранение возможности их утраты;

- восстановление утраченной информации с помощью учетных форм;

- обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;

- обеспечение возможности ведения информационно-справочной работы и поиска документов.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – после подписания. Разные документопотоки регистрируются в разных журналах:

В электронном документообороте и при регистрации документов, поставленных на контроль исполнения, используется карточная форма регистрации:

Не регистрируются следующие документы:

- копии документов;

- рекламные извещения;

- прейскуранты;

- поздравительные письма;

- пригласительные билеты;

- печатные издания;

- формы статотчетности;

- объяснительные записки;

- с пометкой «лично».

Использование регистрационных форм позволяет оперативно ответить на любой вопрос об информации, содержащейся в документах, что происходит с документами в организации, где находится данный документ.

Документы, которые требуют исполнения, ставятся на контроль. Цель контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов, повышение дисциплины сотрудников и эффективности работы предприятия в целом.

Задачи контроля исполнения документов:

- учет хода исполнения документов;

- выявление нарушений сроков исполнения;

- информирование руководства о ходе исполнения поручений;

- выявление и своевременное устранение причин неисполнения документов;

- укрепление исполнительской дисциплины.

Контроль исполнения документов ведется по двум направлениям:

1. Контроль качества исполнения. Это должностная обязанность руководителей всех уровней. Такой контроль имеет право проводить и вышестоящая организация путем проведения ревизий, проверок, анализом представленных отчеток и справок.

2. Контроль за сроками исполнения, который ведет служба ДОУ или секретарь руководителя.

Контроль включает в себя следующие этапы:

- постановка документа на контроль ( заполнение РКК и простановка на документе отметки о постановки документа на контроль исполнения);

- доведение документа до исполнителя (передача копии документа с подписью о получении);

- проверка и регулирование хода исполнения ( напоминание и корректировка);

- учет и обобщение результатов контроля;

- информирование руководителя об исполнении документа.

После завершения исполнения ставится отметка в РКК, которая подшивается в дело вместе с документом.

Примерный перечень документов, подлежащих контролю исполнения:

1. Приказы руководителя организации.

2. Письма-запросы и письма-поручения вышестоящих организаций.

3. Исходящие инициативные документы по основным вопросам.

4. Обращения граждан.

5. Критические замечания.

6. Телеграммы.

Вопросы для самоконтроля:

1. Каковы цели и задачи регистрации документов?

2. Какие формы регистрации Вы знаете? Какая из них Вам кажется наиболее удобной и почему?

3. Каковы цели и задачи контроля исполнения документов?

4. Назовите этапы контроля исполнения документов.