Одновимірна модель структуризації проекту. Створення робочої структури проекту

Структуризація проекту може здійснюватися в одному, двох або трьох вимірах:

· одновимірна структуризація передбачає створення робочої структури проекту (WBS);

· за двовимірної моделі структуризація здійснюється в розрізі як робочої (WBS), так і організаційної (ОBS) структури;

· тривимірна модель передбачає структуризацію в розрізі робочої, організаційної та вартісної (СBS) структур проекту.

У наш час багато фірм застосовують одновимірну модель для структуризації, управління, планування і контролю своїх проектів (тобто мова йде про структуризацію тільки обсягу робіт). Успіх у плануванні й контролі виконання проекту залежить від того, як швидко і точно буде визначено обсяг робіт. Це завдання вирішується за допомогою WBS - робочої структури проекту.

WBS створюється за допомогою поділу проекту на основні елементи, частини, комплекси робіт на логічній основі. Ці елементи в свою чергу поділяються на дрібніші, і цей процес повторюється доти, доки на нижчому рівні WBS елемент можна поділити на роботи, які мають виконуватися окремими групами. Кожного разу, як проект і його елементи поділяються, створюється так званий рівень.

Таким чином WBS - це ієрархічна структура, побудована з метою логічного розподілу всіх робіт з виконання проекту і подана у графічному вигляді. Це сукупність декількох рівнів, кожний з яких формується в результаті розподілу роботи попереднього рівня на її складові елементи. Елементом найнижчого рівня є група робіт, або так званий робочий пакет (work package).

Для одного й того самого проекту можна створити декілька WBS з різною кількістю рівнів та елементів на кожному рівні. Тому для фірми доцільно створити для окремих типів проектів стандартні формати їх WBS.

Наприклад, міністерство безпеки США у спеціальному документі стандартизує три перших рівні WBS для однакових проектів, а решту рівнів розробляє сам менеджер.

Основні принципи формування WBS проекту:

1. Кожний елемент WBS є таким підрозділом проекту, до якого можна застосувати управління, планування і контроль. Це дискретна частина проекту зі своїми власними постачальниками, планами, системою контролю й аналізу виконання з погляду витрат, ресурсів, дотримання графіка.

2. Проект розбивається на кілька рівнів. Найнижчий рівень WBS створюється найменшими дискретними частинами проекту, які потребують планування і контролю як інтегрованого цілого. Елементи цього найнижчого рівня WBS не мають подальшої структуризації, хоча під час виконання вони можуть бути розподілені на роботи для окремих груп виконавців, кожна з яких планується і контролюється як окрема одиниця.

3. Немає необхідності ділити кожний основний елемент проекту на однакову кількість рівнів. Цей поділ має слугувати розумним цілям і виконуватися помірковано.

4. Кожний елемент вищого рівня WBS є складовою проекту, яка планується і контролюється як інтегроване ціле. Це потребує поєднання планування і контролю елементів нижчого рівня ("дітей") та елементів більш високого рівня ("їхніх батьків").

5. Кожний рівень у структурі - це рівень, на якому управління проектом потребує збору й аналізу контрольної інформації і кожний елемент цього рівня має свій аналіз виконання та звіт.

6. На практиці не потрібно ділити проект знову і знову, щоб створювати велику кількість рівнів заради самої структури. Кожний рівень має бути значним, логічним і необхідним для управління, планування і контролю проекту. Тому існує обмеження щодо глибини розбивки для користі управління проектом. Кожний рівень запроваджує інформацію на інтегровану частину проекту, можливо, для різних людей на різних рівнях управлінської ієрархії. Ця інформація має розглядатись як необхідна для ефективного управління проектом. Кожний додатковий рівень WBS значно збільшує обсяг інформації, що збирається, роботи з паперами і звітами, але скорочує обсяг діяльності функціональних груп.

7. Для більшості проектів характерною є кількість рівнів від чотирьох до шести. У простих випадках достатньо двох рівнів. Розбивка до трьох рівнів може бути у разі, якщо це слугує справі. Останнє може бути під час реалізації великих проектів, де кожний елемент третього рівня є значним за розміром або важливим, і менеджер вважає, що потрібно мати інтегровані планування і контроль для елементів цього нижчого рівня проекту.

8. У великих проектах, до основних елементів яких залучаються окремі компанії-виконавці або організаційні одиниці, можуть бути дві групи WBS: одна - для проекту в цілому, і одна або більше - для індивідуальних виконавців (компаній) або організаційних одиниць.

9. Інтегрована робота, яка є спільною для більш ніж одного елементу WBS на будь-якому її рівні, постає як окремий елемент WBS. Проте робота, що є унікальною для одного елементу, включається у цей елемент як його складова на нижчому рівні.

Означені принципи визначають основні засади побудови робочої (WBS) структури проекту, спрощують процес прийняття рішень та сприяють більш ефективній структуризації проекту.

WBS-структуризація є попереднім етапом, основою для розробки сіткових і календарних планів, що потребують повного переліку всіх робіт за проектом, які можна отримати маючи пакети робіт. WBS наочно демонструє весь обсяг робіт і місце окремих виконавців.

Основні етапи розробки WBS:

· визначення ступеня деталізації проектних робіт (так, щоб вони піддавались оцінці);

· визначення кількості рівнів (як правило, три-чотири, для сучасних компаній - чотири оптимально);

· підготовка опису елементів WBS (стисла назва кожної складової WBS);

· формування системи кодування (кодуються всі блоки);

· проведення зворотних обчислень (витрати знизу догори за принципом: відділ локалізації - субпідрядник).

Як зазначалося раніше, для одного й того самого проекту можна створити різні варіанти WBS із різною кількістю рівнів та елементів на кожному рівні залежно від принципу, який покладається в основу розбивки проекту на його складові. Тому фірмі доцільно створити для окремих типів проектів стандартні формати їх WBS.

Принципи формування рівнів WBS:

Ø за продуктами або субпродуктами (субпроект 1 - субпроект 2 - субпроект 3);

Ø за фазами проекту (проектування - будівництво - приймання);

Ø за місцем виконання робіт (фундамент - зовнішні роботи - внутрішні роботи);

Ø за центрами затрат (компанія 1 - компанія 2 - компанія 3).

За використання будь-якого з наведених принципів, WBS - це поділ проекту на його складові елементи на логічній основі.

Для створення WBS структуризація може провадитися за такими рівнями:

- рівень 1 - проект;

- рівень 2 - стадії або субпроекти;

- рівень 3 - системи або блоки;

- рівень 4 - робочі пакети.

На нижчому рівні робочої структури проекту знаходиться робочий пакет (work package, табл.2.1). Він являє собою групу робіт чи операцій, які піддаються оцінці з погляду визначення витрат і наділення ресурсами, тривалості виконання та призначення відповідального і має такі характеристики:

· обсяг і перелік робіт, які треба виконати;

· призначення відповідального за виконання робочого пакета;

· бюджет;

· потрібні ресурси;

· дати початку і кінця.

Таблиця 2.1 - Структура робочого пакета

Робочий пакет: "______________________________________________"

Відповідальний за робочий пакет:

Поставлене завдання:

Необхідні результати:

Бюджет:

Основні умови:

Терміни:

Замовник: Відповідальний за робочий пакет:

На рис. 2.3 наведено приклад трирівневої робочої структури проекту створення поліграфічного центру в навчальному закладі. Перший рівень - це сам проект, другий - це субпроекти, сформовані за продуктовим принципом: забезпечення кадрами, технічне забезпечення, організаційно-управлінське забезпечення. На третьому рівні WBS перебувають робочі пакети для чотирьох субпроектів, а управління проектом не деталізується. Тобто слід підкреслити, що глибина розбивки за певними блоками може бути різною.

WBS може застосовуватися для поєднання робіт, які необхідно виконати, організаційних структур і відповідальності за роботу з підсистемами планування, оцінки, розподілу витрат і ресурсів, аналізу, контролю і звіту в єдину взаємопов'язану інтегровану систему управління проектом.