Порядок создания конфиденциального бумажного делопроизводства
1 этап - создание обычного бумажного делопроизводства.
2 этап - определение перечня сведений конфиденциального характера и документов, содержащих конфиденциальные сведения. Разделение сведений на несколько групп по степени конфиденциальности (например: строго конфиденциальные, конфиденциальные, для служебного пользования).
3 этап - утверждение перечня сведений конфиденциального характера у руководства, а также определение порядка и сроков переутверждения данного перечня, а также снижение и снятие грифа конфиденциальности.
4 этап - определение правил конфиденциального бумажного делопроизводства на основе общего бумажного делопроизводства.
5 этап – определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера.
6 этап - заключение договоров о нераспространении конфиденциальных сведений мажду сотрудниками, которые будут допущены к работе с конфиденциальной информацией и руководством организации.
7 этап – создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).
8 этап – доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.
9 этап - создание механизмов контроля за соблюдением конфиденциального делопроизводства.
10 этап – создание механизма ответственности за нарушение правил конфиденциального делопроизводства.
Составные части бумажного делопроизводства:
Делопроизводство, связанное со стандартными, но специфическими задачами:
· бухгалтерия;
· учредительные документы;
· судебно-процессуальные документы;
· договорные документы и т.д.
Делопроизводство, связанное с текущей деятельностью:
Внешнее делопроизводство:
· доставка входящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);
· отправление исходящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);
Внутреннее делопроизводство:
· хранение документов:
· хранение документов у сотрудников;
· хранение документов в Секретариате.
· создание документов у исполнителя;
· издание нормативных документов руководством организации (приказы, распоряжения и т.д.);
· регистрация документа в Секретариате;
· движение документа внутри организации. Создание реестровой системы передачи документов;
· размножение документов (снятие копий);
· контроль за исполнением документов;
· создание архивов документов. Экспертиза ценности документов. Возможность использования в работе документов, определенных в архив;
· уничтожение документов.
Необходимые нормативные документы для функционирования делопроизводства, в том числе конфиденциального:
Нормативно-правовые документы организации с внесенными изменениями и дополнениями, связанными с сохранностью конфиденциальной информации:
· Устав организации;
· “Коллективный договор”;
· правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников;
· трудовой договор;
· заключаемые договора.
Договор между руководством организации и сотрудником о сохранении конфиденциальной информации.
Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации в организации. Примерный план инструкции:
· общие положения;
· определение информации и обозначение документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее действия;
· организация работы с конфиденциальными документами;
· порядок сохранности документов, дел и изданий, содержащих конфиденциальную информацию;
· порядок допуска к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию;
· контроль за выполнением требований внутри объектного режима при работе со сведениями содержащими конфиденциальную информацию;
· обязанности сотрудников организации, работающих со сведениями представляющими конфиденциальную информацию, и их ответственность за ее разглашение.
Инструкция по организации делопроизводства. Инструкция должна состоять из следующих разделов:
· общие положения;
· правила составления и оформления документов;
· составление и оформление основных видов документов;
· организация документооборота:
· порядок движения и обработки входящих документов;
· порядок движения и обработки исходящих документов;
· порядок движения и обработки внутренних документов;
· регистрация документов;
· контроль исполнения документов;
· систематизация документов;
· разработка номенклатуры дел;
· формирование дел;
· подготовка документов к архивному хранению;
· экспертиза ценности документов;
· описание документов постоянного и временного сроков хранения;
· обеспечение сохранности дел;
· передача дел в архив;
· приложения:
o примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;
o перечень документов, на которых ставится печать;
o перечень документов, подлежащих утверждению;
o перечень документов, подлежащих согласованию;
o форма регистрационно–контрольной карточки;
o перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;
o акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
o внутренняя опись документов дела;
o опись дел, передаваемых на архивное хранение.
Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, определяющая:
· порядок выноса-вноса конфиденциальных документов применительно к охраняемой территории;
· порядок работы с конфиденциальными документами вне служебных помещений;
· порядок изготовления и использования бланков организации, печатей и штампов;
· порядок использования бланков строгой отчетности (бланков организации, подготавливаемых за подписью первых лиц организации);
· порядок передачи конфиденциальных документов в случае ухода в отпуск, командировку или увольнение с работы;
· порядок подготовки конфиденциальных документов, его согласование, в том числе с юристами, финансистами, корректорами, а также порядок подписи конфиденциальных документов;
· порядок пересылки конфиденциальных документов вне контролируемых помещений.
Положение о Секретариате (подразделении отвечающего за бумажное и электронное делопроизводство).
Должностные обязанности сотрудников Секретариата по обеспечению делопроизводства.