Правила структуризации и формулирования целей, анализ целеполагания в системе управления

Построение «дерева» целей осуществляется на основе логической дедукции с использованием интуитивного подхода. При этом следует выполнять определенные правила, в частности:

– декомпозиция каждой цели на подцели на том или ином иерархическом уровне проводится по одному избранному классификационному признаку;

– каждая цель расчленяется не менее чем на две цели;

– каждая цель должна быть субординационна к другим;

– любая цель каждого иерархического уровня должна относиться только к отдельному относительно обособленному элементу (например, подсистеме, субподсистеме, подразделению – отделу, бюро, группе, рабочему месту) системы управления, т.е. каждая цель должна быть адресной;

– для каждой цели на любом иерархическом уровне должно быть предусмотрено ресурсное обеспечение;

– количество целей на каждом уровне декомпозиции должно быть необходимо достаточным для достижения вышележащей цели, т.е. должна быть обеспечена полнота редукции цели;

– «дерево» целей не должно содержать изолированных вершин, т.е. не должно быть целей, не связанных с другими целями;

– декомпозиция целей проводится до того иерархического уровня, который позволяет определить ответственного исполнителя и состав мероприятий по достижению вышестоящей цели и в конечном итоге главной цели;

– при наличии на иерархическом уровне структуризации более трех-четырех целей следует предусматривать построение «дерева» целей циклического вида.

Крайне важно при этом правильно формулировать цели каждого уровня, удовлетворив такие требования, как конкретность, достижимость, измеримость, гибкость (возможность изменения приоритетов, корректировки целей с течением времени и месту использования), согласованность и непротиворечивость.

Формулировка целей системы управления должна, как правило:

– начинаться с глагола в повелительном наклонении в неопределенной форме, определять и раскрывать сущность необходимости реализации конкретного действия, (например, увеличить, разработать и т.п.);

– определять желаемый конечный результат в количественном и качественном выражениях и обеспечивать возможность измерения количественных показателей, что необходимо для контроля достижения цели («уменьшить затраты на управленческий персонал на 10% от запланированных к 1 января 201... г.»);

– указывать на источники и объемы выделяемых ресурсов (например, «за счет внутренних резервов», «из инновационного фонда на реализацию мероприятия выделить 150 тыс. руб.» и т.п.);

– целесообразно раскрывать то, что необходимо выполнить.

Все цели следует документировать и доводить до всех исполнителей.

Примеры формулирования целей:

– уменьшить в текущем году, по сравнению с предшествующим годом, за счет повышения производительности труда затраты на управленческий персонал на 10%;

– обеспечить маркетинговой службе в текущем году рост продукции предприятия (за счет активизации работы) на 30%. Слайд 40

Существенное значение имеют использующиеся при построении «дерева» целей классификационные признаки декомпозиции:

1) параметрический (понятийный, аспектный) – этому признаку главная цель четко разбивается на ряд параметрических или понятийных, аспектных признаков (например, цель «повысить уровень качества труда управленческого персонала системы управления ...» можно расчленить на подцели – «повысить уровень исполнительности управленческого персонала», «повысить уровень профессионализма управленческого персонала», «уменьшить число опозданий на работу»);

2) объектный – состав подцелей на одном из уровней следует комплектовать по отдельным видам деятельности (например, по управлению качеством, выполнению плана поставок и контрактов и т.д., по видам продукции, услугам и т.п.);

3) технологический – по этому признаку цель разбивается на отдельные стадии, этапы, работы (например, по общим функциям управления или стадиям жизненного цикла изделий);

4) временной – это признак служит для расчленения цели на подцели, используя временные промежутки времени (например, годы, полугодия, кварталы, месяцы). Слайд 41

Примеры простого – нециклического и циклического «дерева» целей приведены на слайдах 41, 42.

В данном случае «дерево» с равномерным числом ветвей (в каждом случае везде по две цели) имеет три иерархических уровня: вершина Ц является целью высшего 0-го уровня (главной целью); Ц1, Ц2 – это цели первого уровня (промежуточные цели); Ц11, Ц12, Ц21, Ц22 – цели второго уровня (низшего уровня). Глубина декомпозиции целей может быть иной, т.е. иметь большее количество иерархических уровней, а также содержать неравномерное (разное) количество ветвей. Слайд 43

Цели в каждом «дереве» характеризуются двумя такими параметрами.

1. Коэффициент относительной важности, причем сумма всех КОВ на одном уровне декомпозиции целей равна 1, т.е.

∑KOB_iyy = 1

2. Коэффициент взаимной полезности, который определяется по формуле

КВП_iуу = KOB_iyy х КВП_i-1 .

Цели «дерева» на каждом из уровней декомпозиции должны быть обеспечены соответствующими ресурсами. Поэтому рядом с «деревом» целей следует построить «дерево» ресурсов Слайд 44

Генеральную цель обеспечивает главный ресурс системы, цели первого уровня – ресурсы первого уровня, цели второго уровня – ресурсы второго уровня и т. д.

«Дерево» целей и «дерево» ресурсов – эффективный инструмент программно-целевого планирования.

Порядок построения «дерева» целей

Порядок построения «дерева» целей системы управления может быть следующим:

1) определение генеральной цели системы управления;

2) составление банка целей, обеспечивающих достижение генеральной цели;

3) оценка каждой цели банка и их отбор для построения «дерева» (на основе, например, экспертных оценок);

4) определение входимости целей одна в другую (например, с использованием матриц входимости);

5) построение исходного «дерева» целей;

6) определение коэффициентов относительной важности и взаимной полезности целей;

7) построение окончательного варианта «дерева» целей (для каждого из уровней).

Приведенный порядок построении «дерева» является примерным, так как в каждом случае необходимо проявлять творческий подход.

Рассмотренный метод может использоваться на различных стадиях исследования. При этом его применение возможно в следующих случаях:

– для проверок правильности формирования, формулирования и последовательных оценок на соответствие предъявляемым к целям требованиям (конкретности, достижимость, измеримости, и др.) в действующих системах управления, что позволяет провести их корректировку; оценку целей на соответствие требованиям можно проводить с использованием матрицы, где следует отражать характеристики цели по определенным градациям (например: приоритетна – не приоритетна, легкодостижима – труднодостижима, низкозатратна – высокозатратна, персонал заинтересован – персонал не заинтересован, малотрудоемка – трудоемка, значима – не значима, ориентирована на высокие технологии – ориентирована на низкие технологии, требует изменения ОСУ – не требует изменения ОСУ);

– для постановки и формулирования целей во вновь создавае­мых систем управления;

– для постановки формулирования целей исследования систем управления.

В первом случае при исследовании целеполагания в системе управления следует сопоставлять требования и правила, предъявляемые к целям и построению их «дерева» и на основе этих сопоставлений делать выводы и проводить соответствующее совершенствование системы.

Во втором и третьем случаях все требования и правила нужно применять на практике корректно, правильно сформировать и сформулировать цели.

Слайд 45