Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению
Распорядительные документы –это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
- правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
- правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
- правовые акты организаций, учреждений, предприятий.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
1. документы, издаваемые в условиях коллегиальности:
- приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Различают два вида приказов:
а. приказы по основной деятельностииздаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.
б. приказы по личному составу(кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.
Приказы по основной деятельности оформляются по структуре, характерной для всех распорядительных документов. Ключевое слово – «ПРИКАЗЫВАЮ».
Приказы по личному составу обычно оформляют с использованием унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Разработаны следующие унифицированные формы приказов по учету труда:
Т-1(1а) "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу",
Т-5(5а) "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу",
Т-6(6а) "Приказ, (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику",
Т-8(8а) "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)",
Т-9(9а) "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку",
Т-11(11а) "Приказ (распоряжение) о поощрении работника",
- распоряжение — правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов;
- указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций, а также по вопросам информационно-методического характера.
2. документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений:
- решение — правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности;
- постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Процедура издания приказа, распоряжения, указания (на основе единоличного принятия решений) включает в себя следующие стадии:
- Инициирование решения - обоснование необходимости издания РД.
- Сбор и анализ информации по вопросу.
- Подготовка проекта распорядительного документа.
- Согласование проекта распорядительного документа.
- Внесение проекта РД на рассмотрение руководства.
- Принятие решения (подпись документа).
- Доведение распорядительного документа до исполнителя.
Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:
- Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
- Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.
- Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.
- Принятие решения по рассмотренным материалам.
- Оформление протокола заседания.
- Издание распорядительного документа.
- Доведение решения до исполнителей.
Текст распорядительного документа состоит из двух частей:
1. Констатирующая (вводная) часть, в которой поясняется основание издания распорядительного документа. Это может быть производственная причина (производственная необходимость, подготовка каких-либо мероприятий и т.д.) или документ (необходимо указать его вид, автора, дату, номер и наименование). Обычно начинается со слов «С целью…», «На основании…», «Для…», «В связи с …». В документах, издаваемых в условиях коллегиальности, в констатирующей части обычно указывается, какой коллегиальный орган принял решение (издал постановление). Основанием для издания распорядительного документа может быть:
- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.
2. Распорядительная часть подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Формулируется в следующей последовательности: должность, Фамилия И.О. ответственного за исполнение (контроль исполнения) пункта документа, распоряжение и сроки исполнения. В последнем пункте обычно указывается лицо, ответственное за контроль исполнения документа.
Констатирующая и распорядительная часть отделяются друг от друга логической связкой – ключевым словом, которые используются в зависимости от вида документа:
| Вид распорядительного документа | Ключевое слово распорядительной части |
| Приказ | Приказываю |
| Распоряжение | обязываю, предлагаю |
| Указание | обязываю, рекомендую, предлагаю |
| Решение | Решил, решила, решило, решили |
| Постановление | постановляет |
Распорядительные документы оформляются по следующей структуре:
| Эмблема организации НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Наименование вида документа (приказ, распоряжение, указание, решение, постановление) Дата № __________ Место издания Заголовок к тексту (О чем?) Текст распорядительного документа состоит из двух частей: В первой констатирующей части поясняется цель издания документа, приводятся факты, послужившие основанием для его издания Ключевое слово (в зависимости от вида документа): 1. Вторая распорядительная часть разбивается на разделы, каждый раздел излагается в следующей последовательности: должность, Фамилия И.О. ответственного за исполнение (контроль исполнения) пункта документа, распоряжение и сроки исполнения. 2. … 3. Последний раздел определяет, на кого возлагается контроль за исполнением документа. Наименование должности руководителя организации __________ И.О. Фамилия (подпись) С документом ознакомлены:____________ И.О.Фамилия «___»______200__ г. личная подпись |