Аппаратные средства электронного офиса

Виды обеспечения АРМ

1. Техническое обеспечение АРМ

Техническое обеспечение АРМ – это обоснованный выбор комплекса технических средств для оснащения рабочего места специалиста. Основу технического обеспечения АРМ составляют персональные компьютеры различных мощностей и типов с широким набором периферийных устройств. Если персональный компьютер используется в качестве АРМ небольшой локальной вычислительной сети, на котором централизованно хранится вся информация, необходимая для работы специалиста, объем обрабатываемой информации невелик. Скорость работы при этом определяется не быстродействием компьютера, а скоростью диалога пользователя и компьютера. В данном случае вполне приемлемо использование компьютера с относительно невысоким быстродействием и необходимым объемом оперативной памяти. Вслучае, если компьютер используется для регулярной подготовки объемных документов, решения сложных функциональных задач, требующих большой информационной поддержки, необходима установка мощных компьютеров с высоким быстродействием и большим объемом памяти.

2. Информационное обеспечение АРМ

Информационное обеспечение АРМ – это информационные базы данных, используемые на рабочем месте пользователя.

Информационная база данных АРМ должна удовлетворять следующим требованиям:

• представлять полную, достоверную и своевременную информацию для решения профессиональных задач пользователя с минимальными затратами на ее получение, накопление, поиск, обработку и передачу;

• способствовать осуществлению диалога пользователя с ПК, предусмотрев для этого необходимые средства и методы;

• сохранять адекватность содержания внешней (документной) и внутренней (на магнитных носителях прямого доступа) форм хранения информации в разрезе тех объектов, с которыми работает исполнитель;

• обеспечивать простоту доступа к любой информации, защиту от несанкционированного доступа к тем или иным данным и высокую производительность в работе с данными;

• информационная база должна быть минимально избыточна и одновременно удобна для архивирования данных.

АРМ для разных категорий работников отличаются видами предоставления данных (для руководителей, управленцев среднего звена, специалистов нижнего звена).

3. Математическое обеспечение АРМ

Математическое обеспечение АРМ – представляет собой совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач. Математическое обеспечение включает средства моделирования процессов управления, методы и средства решения типовых задач управления, методы оптимизации исследуемых управленческих и производственных процессов и принятия решений (методы многокритериальной оптимизации, математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и т.д.). Техническая документация по математическому обеспечению содержит описание задач, задания по алгоритмизации, экономико-математические модели задач, текстовые и контрольные примеры их решения.

Математическое обеспечение служит основой для разработки комплекса программных средств, в связи с чем его качество должно быть высоким и оно непременно должно согласовываться с потенциальным пользователем АРМ.

4. Программное обеспечение АРМ

Программное обеспечение АРМ – определяет его интеллектуальные возможности, профессиональную направленность, широту и полноту осуществления функций, возможности применения различных технических устройств (блоков).

Программное обеспечение АРМ должно выполнять следующие функции:

Программное обеспечение АРМ делится на два вида:

•Общее программное обеспечение.

•Специальное программное обеспечение.

Основные элементы общего программного обеспечения АРМ обычно поставляются вместе с персональным компьютером:

•операционные системы и операционные оболочки;

•программные средства ведения баз данных;

•программные средства организации диалога;

•программы, расширяющие возможности операционных систем.

Главное предназначение этой части программного обеспечения:

•управление работой процессора;

•организация интерфейса между пользователем и компьютером;

• организация доступа к памяти, периферийным устройствам и сети, управление файлами;

•запуск прикладных программ и управление процессом их выполнения;

• трансляция и выполнение программ, подготовленных на алгоритмических языках.

Специальное программное обеспечение АРМ обычно состоит из уникальных программ и функциональных пакетов прикладных программ и определяет вид, содержание и конкретную специализацию АРМ.

Классификация программного обеспечения АРМ

5. Лингвистическое обеспечение АРМ

Лингвистическое обеспечение АРМ – включает языки общения с пользователем, языки запросов, информационно-поисковые языки и др. Языковые средства АРМ необходимы для однозначного смыслового соответствия действий пользователя и аппаратной части компьютера. Основу языков лингвистического обеспечения АРМ составляют заранее определяемые термины, а также описания способов, с помощью которых могут устанавливаться новые термины, заменяться или дополняться существующие. Возможности языка во многом определяют также списки правил, на основе которых пользователь может строить формальные конструкции, соответствующие реализации информационной потребности. Например, в одних АРМ данные и конструкции представляются в виде таблиц, вдругих – в виде операторов специального вида.

6. Технологическое обеспечение АРМ

Технологическое обеспечение АРМ представляет собой некоторую четко установленную совокупность проектных решений, определяющих последовательность операций, процедур, этапов в соответствующей сфере деятельности пользователя.

Технологическое обеспечение АРМ должно предусматривать выполнение следующих операций:

• ввод информации с документов при помощи клавиатуры (с визуальным контролем по экрану дисплея);

•ввод данных в компьютер с магнитных носителей с других АРМ;

• прием данных в виде сообщений по каналам связи с других АРМ в условиях функционирования локальных вычислительных сетей;

•редактирование данных и манипулирование ими;

•накопление и хранение данных;

•поиск, обновление и защита данных;

• вывод на экран, печать, магнитный носитель результатной информации, а также различных справочных и инструктивных сообщений пользователю;

• формирование и передача данных на другие АРМ в виде файлов на магнитных носителях или по каналам связи в вычислительных сетях;

•получение оперативных справок по запросам.

7. Организационное обеспечение

Организационное обеспечение включает комплекс документов, регламентирующих деятельность специалистов при использовании компьютера на их рабочем месте. При этом возникает необходимость:

•определить функции и задачи каждого специалиста;

•регламентировать взаимодействие работников;

• обеспечить персонал инструктивными материалами на всех технологических операциях автоматизированной обработки информации.

8. Методическое обеспечение АРМ

Методическое обеспечение АРМ состоит из методических указаний, рекомендаций и положений по внедрению, эксплуатации и оценке эффективности их функционирования. Оно включает в себя также организованную машинным способом справочную информацию об АРМ в целом и отдельных его функциях, средства обучения работе на АРМ, демонстрационные и рекламные примеры.

9. Эргономическое обеспечение АРМ

Эргономическое обеспечение АРМ представляет собой комплекс мероприятий, выполнение которых должно создавать максимально комфортные условия для использования АРМ специалистами, быстрейшего освоения технологии и качественной работы на АРМ. Комфортные условия предполагают выбор специальной мебели для размещения технической базы АРМ, организацию картотек для хранения документации и магнитных носителей.

10. Правовое обеспечение АРМ

Правовое обеспечение АРМ включает систему нормативно-правовых документов, которые должны четко определять права и обязанности специалистов в условиях функционирования АРМ, а также комплекс документов, регламентирующих порядок хранения и защиты информации, правила ревизии данных, обеспечение юридической подлинности совершаемых на АРМ операций и т.д.

3. Электронный офис

ОФИС – это информационное предприятие (часто пользующееся правом юридического лица), преобразующее информационные ресурсы в информационные продукты.

Использование компьютерной и иной организационной техники в офисе прошло несколько этапов:

Традиционный офис – это сравнительно небольшой коллектив людей с достаточно широким кругом обязанностей. Типовой состав рабочих операций в таком офисе включает подготовку материалов, печать, выверку документов, работу с почтой, ведение картотек, поиск информации, поддержание информационных фондов, выполнение расчетов, ведение деловых разговоров по телефону, работу за терминалом.

Производственный офис характеризуется большими объемами однотипной работы, ее строгой формализацией, более жестким распределением функций среди сотрудников. В этом случае суть автоматизации заключается в формировании и поддержании крупных информационных фондов, их систематизации, производстве выборок данных и проч.

Электронный офис есть реализация концепции всестороннего использования в офисной деятельности компьютерных средств и средств связи при развитии традиций предшествующих форм деятельности.

Основными функциями электронного офиса являются:

•прием документов, их контроль и оформление;

•обеспечение доступа к документам без их дублирования на бумаге;

• дистанционная и совместная работа служащих над документом, электронная почта;

•персональная обработка данных;

•составление документов и их размножение;

•обмен информацией между базами данных;

•автоматизация контроля за документоведением;

•организация электронного документооборота;

•информационная поддержка принятия решения;

•работа с автоматизированными информационными системами;

•участие в совещаниях, используя средства удаленного доступа, идр.

Электронный офис благодаря электронной почте, компьютерным сетям увеличивает возможность прямого взаимодействия людей, не требуя при этом их физического нахождения в одном помещении. Цель и характер деятельности организации определяют его информационную систему, а также вид перерабатываемого и производимого информационного продукта.

Типовые процедуры обработки документов в электронном офисе

В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации:

Программные средства электронного офиса – это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.

Программные средства электронного офиса делятся на три группы:

1. Программы, предназначенные для создания и редактирования документов

Основой функционирования любого офиса является документ. В электронном офисе циркулируют документы, содержащие данные разных типов (текстовую информацию, табличные данные, графические изображения и т.д.). Офисные программы для создания и редактирования документов различных типов, как правило, интегрируют в единый пакет, который позволяет работать с одним документом, включая в него различные виды данных. Существуют и самостоятельные программные продукты, ориентированные на выполнение только одного вида работ: разработку электронных таблиц, редактирование текстов, электронную верстку документов и т.д. Для формирования и обработки каждого типа данных необходимо использовать специальные пакеты прикладных программ, ориентированных на работу с документационной информацией.

Характеристика основных пакетов программ для формирования и редактирования документов

Наименование программы

Назначение программы

Текстовые редакторы

Программы, предназначенные для работы с текстовыми документами. Они предоставляют пользователю следующие возможности: набор текста; редактирование текста; автоматическая проверка правописания; создание в тексте различных таблиц, графиков, диаграмм; формирование перекрестных ссылок в документе и т.д.

Настольные издательские системы

Программы, позволяющие осуществлять электронную верстку широкого спектра основных типов документов. Предусмотренные в пакетах данного типа средства позволяют: компоновать (верстать) текст, используя эталонные страницы; осуществлять полиграфическое оформление текста; обрабатывать графические изображения; обеспечивать вывод документов полиграфического качества и т.д.

Табличные процессоры

Пакеты программ, предназначенные для обработки табличным образом организованных данных. Пользователь имеет возможность: осуществлять разнообразные вычисления; строить графики; управлять форматом ввода-вывода данных; компоновать данные; проводить аналитические исследования и т.п.

Графические редакторы

Пакеты, предназначенные для обработки графической информации. Они позволяют: создавать графические иллюстрации с использованием графических элементов (дуги, окружности, эллипса, ломаных и многоугольников и т.п.); манипулировать объектами посредством их разбиения или объединения, копирования, штриховки и т.п.; обрабатывать и редактировать изображения посредством изменения оттенков цветов, насыщенности, контрастности и т.д.

Системы управления базами данных (СУБД)

Пакеты, предназначенные для создания, ведения и редактирования баз данных. Они предоставляют возможности: создавать, хранить и извлекать данные, представленные в определенной форме; формировать запросы и отчеты на основании различных критериев отбора записей

Пакеты демонстрационной графики

Программы, предоставляющие средства для: подготовки презентаций лекций и выступлений; подготовки иллюстративного материала; визуального отображения основных тезисов текстовых докладов и отчетов и т.д.

2. Организаторы работ

Организаторы работ (органайзеры) – это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений.

Выделяют две разновидности пакетов данного класса:

Программы управления проектами предназначены для сетевого планирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение.

Программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управления деловыми контактами.

В них предусмотрены следующие основные функции:

• формирование графика деловой активности с автоматическим контролем со стороны программы;

• ведение электронной картотеки, полностью настраиваемой под конкретные нужды пользователя;

•обеспечение безопасности и конфиденциальности данных;

• автоматический набор телефонных номеров (с автодозвоном) и занесение даты и времени звонка в соответствующую карточку;

•работа с электронной почтой и факсом и т.д.

3. Программы организации электронного документооборота

Программы организации электронного документооборота позволяют решать следующие задачи:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

• исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

• исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Аппаратные средства электронного офиса

1. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько компьютеров, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др.

2. Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов. В офисной деятельности часто возникает необходимость в получении копий с разработанных документов.

Для этих целей применяют два способа, при реализации которых используют различные средства:

Технические средства обработки документов

Технические средства

Назначение технических средств

Фальцевальные машины

Используются для механизированного сгибания документов перед упаковкой их в конверты или после размножения для сгибания и складывания копий в тетради

Листоподборочные машины

Служат для механизации операций формирования документов в пачки

Оборудование для сортировки документов

Используются при распределении корреспонденции по получателям (исполнителям). При сортировке документы раскладываются по отдельным ячейкам сортировального устройства

Оборудование для скрепления документов

Позволяет механически скрепить листы бумаги

Средства для нанесения защитных покрытий на документы

Позволяют защитить документы от воздействия внешней среды при высокой интенсивности их использования. Наиболее широкое распространение в настоящее время получили устройства - ламинаторы

Оборудование для уничтожения документов

Перерабатывает листы в бумажные полоски, крошку (сухой способ) или формирует из них брикеты, предварительно подвергнув их увлажнению (мокрый способ)

4. Мультимедиа технологии

МУЛЬТИМЕДИА – совокупность компьютерных технологий, одновременно использующих несколько информационных сред: графику, текст, видео, фотографию, анимацию, звуковые эффекты.

Мультимедиа – интерактивная технология, обеспечивающая работу с неподвижными изображениями, видеоизображением, анимацией, текстом и звуковым рядом. Использование мультимедиа технологии особенно эффективно в обучающих системах. Это связано с тем, что при активной работе в мультисреде пользователь запоминает 75% воспринимаемой информации. В то время как из услышанной информации запоминается лишь 25%.

Мультимедиа-технология основана на комплексном представлении данных любого типа. Технологию мультимедиа составляют специальные аппаратные и программные средства.

Такая технология обеспечивает совместную обработку символов, текста, таблиц, графиков, изображений, документов, звука, речи, что создает мультисреду. Изображение может быть выдано на экран с текстовым и звуковым сопровождением.

Области использования чрезвычайно многообразны:

•интерактивные обучающие и информационные системы;

•системы автоматизированного проектирования (САПР);

•развлечения и др.

Основными характерными особенностями этих технологий являются:

• объединение многокомпонентной информационной среды (текста, звука, графики, фото, видео) в однородном цифровом представлении;

• обеспечение надежного (отсутствие искажений при копировании) и долговечного хранения (гарантийный срок хранения – десятки лет) больших объемов информации;

• простота переработки информации (от рутинных до творческих операций).

Многокомпонентную мультимедиа-среду целесообразно разделить на три группы: аудиоряд, видеоряд, текстовая информация.

Аудиоряд может включать речь, музыку, эффекты (звуки типа шума, грома, скрипа и т.д.). Файлы, содержащие цифровую запись аудиоданных (голоса, музыкальных произведений или их фрагментов и других звуков любой природы).

Существуютдваосновныхтипазвуковыхфайлов: с оцифрованным звуком и нотной записью.

Файлы с оцифрованным звуком

Звуковые файлы, в которых исходная непрерывная («аналоговая») форма сигнала записана в виде последовательности коротких дискретных значений амплитуд звукового сигнала, измеренных («выбранных») через одинаковые промежутки времени и имеющих между собой весьма малый интервал. Процесс замены непрерывного сигнала последовательностью его значений называют дискретизацией, а такую форму записи – импульсно-кодовой. Аппаратная реализация обработки оцифрованного звука состоит в том, что аналого-цифровой преобразователь (АЦП) преобразует аналоговый сигнал во множество цифровых замеров, апри воспроизведении цифро-аналоговый преобразователь (ЦАП) осуществляет обратный процесс – преобразование цифрового сигнала в аналоговый.

Основные понятия, термины и другие данные, связанные с оцифровкой звука:

Выборка, отсчет (звукового сигнала) – дискретное («мгновенное») значение, соответствующее минимальному фрагменту исходного звукового сигнала. Выборка характеризует амплитуду звукового сигнала и обычно представляет собой целое число. Может производиться по одному каналу (моно), двум (стерео) или большему числу каналов. Процесс разделения сигнала на выборки называется квантованием.

Разрядность дискретизации – величина, определяющая количество бит на один канал. Чем выше разрядность дискретизации, тем выше качество записи и воспроизведения звука (обычно 8, 16 или 24 бит).

Частота дискретизации – величина, которая определяет, сколько раз в секунду производится считывание выборок из аналогового сигнала. При цифровой записи звуков частота дискретизации измеряется в герцах и килогерцах. Чем выше частота дискретизации, тем выше качество звука (обычно 8, 11, 22, 44, 48, 96, 192 кГц).

Файлы с нотной записью

Звуковые файлы, которые содержат последовательность команд, сообщающих какую ноту и каким инструментом и как долго нужно воспроизводить в тот или иной момент времени. Формат может предусматривать одновременную игру нескольких музыкальных инструментов, в этом случае говорят о соответствующем количестве голосов.

При воспроизведении файлов с нотной записью могут использоваться следующие виды синтеза звука:

FM-синтез – синтез с использованием частотной модуляции, при которой формируется частота звучания соответствующей ноты. Данный метод позволяет успешно имитировать реальные музыкальные инструменты (пианино, гитару и т.п.);

wavetable-синтез –«Табличный синтез»: использует оцифровку нот реальных инструментов. Получение требуемой ноты производится путем оцифровки одной ноты реального инструмента. Исходные оцифровки содержатся в файле с нотной записью или в отдельном файле (такие файлы одновременно являются файлами с нотной записью и содержат оцифрованный звук).

Выделяют статический и динамический видеоряды.

Статический видеоряд включает графику (рисунки, интерьеры, поверхности, символы в графическом режиме) ифото(фотографии и сканированные изображения).

Динамический видеоряд представляет собой последовательность статических элементов (кадров).

Цифровое видео – Термин, применяемый по отношению к системам и средствам создания, хранения, преобразования, передачи и/или приема (в том числе воспроизведения) движущихся изображений с использованием вычислительной техники. Цифровое видео характеризуется следующими основными показателями:

• частотой кадров – измеряется числом сменяемых на экране кадров изображения в сек. (обычно 15, 24, 25, 30 к/сек);

• разрешением экрана – измеряется количеством пикселей в кадре изображения (например, 320х240, 720х576, 1280х720, 1920х1080);

• глубиной цвета или цветовым разрешением – измеряется количеством передаваемых оттенков цвета (обычно 24 бит – более 16 млн. оттенков);

• качеством изображения – комплексным показателем, включающим и указанные выше.

Разновидностью цифрового видео является компьютерная анимация.

Сравнительно новая и быстро ставшая весьма популярной технология создания анимационных проектов различной сложности, разработанная подразделением FutureWave компании Macromedia. Программа, реализующая эту технологию получила наименование Macromedia Flash. Существуют и многие другие программы, реализующие данную технологию. Достоинствами Flash-технологии являются: высокий уровень интерактивности и мультимедийности, возможность работать с исходными как растровыми объектами, так и векторными (итоговый анимационный продукт имеет векторный формат), высокое качество отображения для просмотра Flash-роликов при любых разрешениях экрана и любом установленном браузере, небольшой размер получаемых анимационных роликов, их быстрая загрузка на экран и, наконец, – доступность создания анимационных объектов не только профессионалам но и любителям.

В Flash-клипах можно использовать звуковые файлы. Звуки можно привязать к моментам отображения отдельных сцен и к действиям с активными элементами дизайна путем нажатия кнопок и пунктов меню, а также к действиям с активными зонами произвольной формы (движением курсора над каким-либо участком и его уходом из него, нажатием или освобождением кнопки мыши и т.п.).