Інтерфейс вікна Схема даних та технологія керування його об’єктами. Забезпечення цілісності даних в базі даних MS Access
При побудові схеми даних Access автоматично визначає по вибраному полю тип зв'язку між таблицями. Якщо поле , по якому потрібно встановити зв'язок , є унікальним ключем як в головній таблиці , так і в підпорядкованій , Access встановлює зв'язок типу один до одного . Якщо поле зв'язку є унікальним ключем в головній таблиці , а в підлеглій таблиці є не ключовим або входить у складений ключ. Access встановлює зв'язок типу один до багатьох від головної таблиці до підлеглої .Крім зазначених типів зв'язків у Access існують зв'язки -об'єднання , що забезпечують об'єднання записів таблиць не по ключовому полю , а в таких випадках:• зв'язуються записи в обох таблицях збігаються ( зв'язки встановлюються за умовчанням);• для всіх записів першої таблиці , для яких відсутні зв'язку з другою таблицею , встановлюються зв'язки з порожньою записом другої таблиці ;• для всіх записів другої таблиці , для яких відсутні зв'язку з першою таблицею , встановлюються зв'язки з порожньою записом першої таблиці .Забезпечення цілісності даних При створенні схеми даних користувач включає в неї таблиці і встановлює зв'язки між ними. Причому для зв'язків типів один до одного і один до багатьох можна задати параметр , що забезпечує цілісність даних , а також автоматичне каскадне оновлення або видалення пов'язаних записів .Забезпечення цілісності даних означає виконання для взаємозалежних таблиць наступних умов коригування бази даних:• в підпорядковану таблицю не може бути додано запис , для якої не існує в головній таблиці ключа зв'язку;• в головній таблиці не можна видалити запис , якщо не видалені пов'язані з нею записи в підлеглій таблиці ;• зміна значень ключа зв'язку головної таблиці повинно приводити до зміни відповідних значень в записах підпорядкованої таблиці ,У разі якщо користувач порушив ці умови в операціях оновлення або видалення даних у зв'язаних таблицях , Access виводить відповідне повідомлення і не допускає виконання операції . Access автоматично відстежує цілісність даних , якщо між таблицями в схемі даних встановлено зв'язок з параметрами забезпечення цілісності .
Робота з даними в режимі Таблиця. Запуск і структура вікна представлення даних в режимі Таблиця. Робота з записами таблиці (додавання, видалення, копіювання, пошук, сортування).
Введення нових записів/У режимі «Таблица» треба відкрити таблицю. Створити вільний рядок (порожню строку), вибравши команду «Правка → Перейти → Новаязапись» с або на панелі інструментів «Новаязапись». Для того, щоб запам'ятати внесені дані, натисніть клавішу «Да» або команду «Записи → Сохранитьзапись».
Для редагування записів треба виділити дані. Для цього можна двічі натиснути на слові, що всередині комірки або клацніть на лівому кінці комірки (якщо стрілка миші прийме форму білого контурного знака плюс). Дані, які будуть введені із клавіатури, замінять виділені. Пошук і заміна даних у всіх записах/ Над таблицею бази даних можна виконувати операції контекстної заміни. Встановіть курсор першу клітку стовпця таблиці, у межах якого треба скоригувати інформацію. Виберіть команду «Правка → Заменить». У вікні діалогу вкажіть значення, яке потрібно змінити, і значення на яке потрібно замінити). Натисніть кнопку «Заменить» або «Заменитьвсе».
Копіювання даних/ Для копіювання даних спочатку треба їх виділити, потім вибрати команду «Правка → Копировать», вказатимісце розташування даних (іншу таблицю або копію) і звернутись до команди «Правка → Копировать». Щоб зробити резервну копію треба: перейти у вікно бази даних; вибрати необхідну таблицю; виконати команду «Правка → Копировать»; вибрати команду «Правка → Вставить» і у вікні діалогу ввести нове ім'я для копії таблиці.Видалення записів/Щоб вилучити записи з бази даних треба виділити їх, натиснути клавішу «Del». Також можна скористатись правою кнопкою миші: виділити записи, клацнути на них правою кнопкою миші й вибрати з контекстного меню «Удалить запись». З’явиться вікно, у якому треба підтвердити своє рішення.
Сортування даних/ Сортування даних можна виконати декількома способами. Перший: виберіть стовпець, по якому плануєте упорядкувати інформацію, натисніть на панелі інструментів кнопку «Сортування по зростанню» або «по убыванию». Другий спосіб: виконати сортування за допомогою «Расширенного фильтра». Цей спосіб допомагає при сортуванні декільком стовпцям. Відкрийте «Фильтр → Расширенный фильтр». Виберіть необхідні поля в порядку сортування й для кожного вкажіть порядок сортування. Далі виберіть команду «Фильтр → Применить фильтр».