Вступ до електронних таблиць
ЗАВДАННЯ
до письмової екзаменаційної роботи на тему:
Обробка табличної інформації
Випускник: Богдан Діана Максимівна
Група: 27-О
Професія: «Оператор комп`ютерного набору»
Завдання:
1. У вступній частині описати практичну значимість обраної теми, досягнення науки і техніки з даної професії, вимоги до знань та навичок операторів комп’ютерного набору ІІ категорії.
2. Описати технологічний процес створення електронних таблиць за допомогою табличного процесора MS Excel. Розкрити поняття електронної таблиці, комірки, діапазону, аркуша, робочої книги формул та описати способи введення тексту, форматування та редагування електронних таблиць, обчислення за допомогою формул, побудови діаграм та графіків, здійснення сортування та фільтрації даних, обробку таблиць.
3. Описати робоче місце оператора комп’ютерного набору, вимоги до раціональної організації та обладнання робочого місця, вимоги з охорони праці під час роботи за ПК.
4. Зробити висновок до виконаної роботи та її практичне значення.
5. Вказати список використаних джерел.
Завдання видане „ 16” січня 2014 р.
Термін виконання „24 ” квітня 2014 р.
Викладач: Грищенко Сергій Георгійович
РЕЦЕНЗІЯ
На письмову екзаменаційну роботу
__________________________
Викладач: Грищенко Сергій Георгійович
ЗМІСТ
ВСТУП……………………………………………………………………………… .3-5
І. ТЕОРЕТИЧНА ЧАСТИНА
1.1 Вступ до електронних таблиць. ………………………………………………....6
1.2 Введення і зберігання даних……………………………………………………...7
1.3 Форматування ЕТ.………………………………………………………………....8
1.4 Робота з формулами …………………………………………………………9-10
1.5 Використання функцій ………………………………………………………….11
1.6 Діаграми і графіки в Exсel …………………………………………………..12-13
1.7 Підтримка баз даних в ЕТ.…………………………………………………...14-15
1.8 Упорядкуваня і фільтрація даних …………………………………………...16-19
1.9 Обробка таблиць .………
ІІ. РАЦІОНАЛЬНА ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОЧОГО МІСЦЯ
2.1 Робоче місце оператора комп’ютерного набору ……………………..16-19
2.2 Вимоги до раціональної організації робочого місця та розміщення
обладнання …………………………………………………………………20-23
ВИСНОВКИ ………………………………………………………………………….24
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ …………………………………………..25
ВСТУП
Обрана мною тема має велике практичне значення…
Мета моєї роботи досконально описати обробку табличної інформації…
Оператор комп’ютерного набору повинен знати і виконувати вимоги нормативних актів про охорону праці і навколишнього середовища, дотримуватися норм, методів і прийомів безпечного ведення робіт;
Повинен знати: правила експлуатації комп’ютерної техніки і систем зв’язку; технологію опрацювання даних, робочі інструкції, програмне забезпечення, що використовується; послідовність виконання операцій у комп’ютерних системах (мережах); стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації; діловодство; правила орфографії та пунктуації; технічні вимоги до магнітних дисків, паперу, витратних матеріалів для принтера; основи організації праці; основи законодавства про працю; правила захисту інформації.
Повинен уміти: виконувати операції з базами даних на комп’ютерному устаткуванні (введення, опрацювання, накопичення, систематизація та виведення інформації) відповідно до затверджених процедур та інструкцій з використанням периферійного обладнання, систем передавання (приймання) даних; готувати до роботи устаткування: магнітні диски, стрічки, картки, папір; працювати в текстовому редакторі з введенням тексту та його редагуванням; оперувати з файлами, записувати текст на дискету або переносити на папір за допомогою друкувальних пристроїв; виконувати інші операції технологічного процесу опрацювання інформації (приймати і контролювати вхідні дані, готувати, виводити та передавати вихідні тощо); керувати режимами роботи периферійного обладнання згідно із робочими завданнями (підготовка текстів і графічних документів, розрахунків таблиць, переліків, списків тощо); своєчасно застосовувати коригувальні дії в разі появи недоліків у роботі устаткування; доповідати відповідальному працівникові про виявлені відхилення від установлених норм функціонування комп’ютерного устаткування; здійснювати передавання (приймання) інформації по мережах відповідно до вимог програмного забезпечення; постійно вдосконалювати уміння та навички роботи з клавіатурою. У разі необхідності виконувати обов’язки секретаря керівника (організації, підприємства,установи), вести діловодство.
1 ТЕОРЕТИЧНА ЧАСТИНА
Вступ до електронних таблиць
Початок створення електронних таблиць було покладено у 1979 році, коли два студенти Ден Бріклін та Боб Френкстон, на комп'ютері Apple ІІ створили першу програму електронних таблиць, яка отримала назву VisiCalc від Visible Calculator (наочний калькулятор). Основна ідея програми полягає у тому, щоб в одну комірку поміщати числа, а в інших задавати закон їх математичного перетворення. Ця ідея визначила цілий клас програм, які тепер прийнято називати табличними процесорами. VisiCalc отримала широке розповсюдження як перша електронна таблиця, проте швидко поступилася своїми позиціями Lotus 1-2-3, а згодом Excel та вільним табличним процесорам StarOffice та OpenOffice.
Досить часто інформацію, що обробляємо, треба представляти у вигляді таблиць. При цьому частина комірок таблиці містить вихідну або первинну інформацію, а частина - похідну. Похідна інформація є результатом різних арифметичних та інших операцій, що робляться над первинними даними.
Базову ідею електронних таблиць можна викладати таким чином. Кожна комірка таблиці позначаємо деякою адресою (позначенням комірки по горизонталі та вертикалі). Частина комірок таблиць містить якість числа (наприклад, 5, 9, 12.8 та ін.), а в іншій частині записані якісь формули, операндами яких служать адреси комірок.
Для вирішення завдань, які можна подати у вигляді таблиць, розроблені спеціальні пакети програм, що називаються електронними таблицями або табличними процесорами.
Електронна таблиця - це комп'ютерний еквівалент звичайної таблиці, що складається із рядків і граф, на перетині яких розташовуються клітки, в яких міститься числова інформація, формули і текст. Графам і рядкам можна давати назви. Екран монітору трактується як вікно, через яке можна розглядати таблицю цілком і частинами. Електронна таблиця - найбільш розповсюджена і потужна інформаційна технологія для професійної роботи з даними. Для керування електронною таблицею створені спеціальні програмні продукти - табличні процесори.
Табличний процесор - це комплекс взаємопов'язаних програм, призначений для обробки електронних таблиць.
1.2 Введення і зберігання даних.
Окремий осередок може містити дані, що відносяться до одного з трьох типів: текст, число або формула, а також залишатися пустим. Програма Excel при збереженні робочої книги записує в файл тільки прямокутну область робочих листів, що примикає до лівого верхнього кута (осередок А1) і що містить всі заповнені осередки. Тип даних, які розміщуються в осередку, визначається автоматично при введенні. Якщо ці дані можна інтерпретувати як число, програма Excel так і робить. У іншому випадку дані розглядаються як текст. Введення формули завжди починається зі знаку рівності «=»..
Введення даних здійснюють безпосередньо в поточний осередок або в рядок формул, розташований у верхній частині вікна програми безпосередньо під панелями інструментів. Місце введення відмічається текстовим курсором. Якщо почати введення натисненням алфавітно-цифрових клавіш, дані з поточного осередку замінюються текстом, що вводиться. Якщо клацнути на рядку формул або двічі на поточному осередку, старий вміст осередку не віддаляється і з'являється можливість його редагування. Дані, що вводяться у будь-якому випадку, відображаються як в осередку, так і в рядку формул.
Щоб завершити введення, зберігши введені дані, використовують кнопку Enter в рядку формул або клавішу ENTER. Щоб відмінити внесені зміни і відновити колишнє значення осередку, використовують кнопку Скасування в рядку формул або клавішу ESC. Для очищення поточного осередку або виділеного діапазону простіше усього використати клавішу DELET.
Текстові дані за умовчанням вирівнюються по лівому краю осередку, а числа - по правому. Щоб змінити формат відображення даних в поточному осередку або вибраному діапазоні використовують команду ФОРМАТ
ЯЧЕЙКИ. Вкладки цього діалогового вікна дозволяють вибирати формат запису даних кількість знаків після коми, вказівка грошової одиниці, спосіб запису дати і інше), задавати напрям тексту і метод його вирівнювання, визначати шрифт і зображення символів, управляти відображенням і виглядом рамок, задавати фоновий колір.
Формування ЕТ
Верхній рядок вікна Місrosoft Ехсеl
містить заголовок з назвою програми "Місrosoft Ехсеl". Рядок меню розміщується під вікном заголовка і включає такі пункти: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные,Окно та ?. Функції пунктів меню програми Місrosoft Ехсеl ідентичні аналогічним пакету програм Місrosoft Word. Кожний пункт меню має власне підменю. Для відкриття меню і вибору потрібного пункту підменю необхідно натиснути на ньому ліву кнопку миші. Деякі пункти підменю праворуч від назви пункту містять позначення комбінацій клавіш. За допомогою цих комбінацій можна вибрати відповідний пункт підменю. Користувач має змогу відмітити останню введену команду, вибравши опцію Отменить з меню Правка.
Панелі інструментів - це рядок кнопок, при натисненні на які виконується певна дія. Дію кнопок дублюють відповідні пункти меню. Для вибору потрібної панелі слід скористатися командою: Вид/Панель инструментов. За замовчуванням Ехсеl виводить на екран панелі інструментів Стандартная і Форматирование.
Pядок формул розміщується під панеллю інструментів.
Робочий лист знаходиться під рядком формул. Він складається з клітин, які розміщені в колонки і рядки. Максимальне число колонок таблиці — 255, рядків — 16384. Колонки позначаються зліва направо літерами: з А і так далі до IV. Рядки позначаються зверху вниз цифрами від 1 до 16384. Обрана клітина виділяється жирною прямокутною рамкою і називається табличним курсором. Кожен робочий лист має вкладку з його іменем, які розміщені ліворуч у рядку під робочим листком. Перехід між робочими листками здійснюється натисненням лівої кнопки миші на вкладку потрібного робочого листка.
Рядок стану розміщується у нижній частині вікна Ехсеl. У цей рядок виводиться інформація про хід виконання деяких операцій.
Налагодження параметрів. Ехсеl дозволяє налагоджувати інтерфейс користувача згідно за його звичками, що встановлюється командою:
У вкладці Вид можна відображати чи ховати рядок стану та рядок формул, відображати чи ховати вікна панелі задач, відображати об'єкти чи їх контури, відображати чи ховати сітку, нульові значення, заголовки рядків, символи структури, смуги прокрутки, вкладки листків, встановлювати колір сітки та ін.
Робота з формулами
1. Обчислення формули і функції
Формулою називається введена в комірка послідовність символів, що починається із
знаку рівності «=». У цю послідовність символів можуть входити: константи,адреси
осередків, функції, оператори.
Результат обчислень відображається в комірці, а сама формула – в рядку формул.
Функції використовуються для виконання стандартних обчислень. Excel має більше
400 вбудованих функцій, об'єднаних в 9 груп: фінансові, дата і час, математичні, статистичні,
посилання і масиви, робіт м базою даних, текстові, логічні, перевірка властивостей і значень.
Окрім вбудованих функцій можна використовувати в обчисленнях призначені для
користувача функції, які створюються за допомогою засобів Excel.
Правила роботи з формулами і функціями
Можна виділити наступні правила роботи з формулами і функціями:
1. Формули починаються із знаку «=»
2. Формули можуть включати звернення до однієї або до декількох функцій.
3. Після імені кожної функції в дужках задаються аргументи. Якщо функція не
використовує аргументи, то за її ім'ям слідують порожні дужки без пропуску між ними.
4. Аргументи перераховуються через крапку з комою.
5. Як елемент формули і аргументу функції може виступати адреса комірки. В
цьому випадку в обчисленні бере участь вміст комірки, адреса якого задана у формулі.
6. У формулах недопустимі пропуски.
7. Функція не може мати більше 30 аргументів.
8. У формулі можна використовувати знаки арифметичних операцій: +, - /, *, ^
(зведення в ступінь), % ( узяття відсотка) (застосування 2).
. Не можна вводити числа у форматах дати і часу дня безпосередньо у формули.
У формули вони можуть бути введені у вигляді тексту, поміщеного в подвійні лапки. При обчисленні формули Excel перетворить їх у відповідні числа.
9. Довжина формули не повинна перевищувати 1024 елементів.
Обчислення частини формул
При пошуку помилок у відповідній формулі зручно подивитися результати
обчислення якоїсь частини формули. Для цього необхідно:
- встановити курсор в клітку, що містить формулу;
- у рядку формул виділити частину формули, яку потрібно обчислити;
- натиснути клавішу F9 – обчислення формули (при натисненні Enter – результат
обчислень вставиться у формулу, а при натисненні Esc – здійсниться
повернення формули в початковий стан).
Спеціальне копіювання
При копіюванні не всього вмісту клітки, а тільки якійсь складовій (формату,
значення) застосовується спеціальне копіювання, яке можна виконати:
1. за допомогою меню:
- вибрати копійовану клітку або блок кліток;
- вибрати в меню Правка / Копіювати;
- перейти в нове місце;
- вибрати в меню Правка /Специальная вставка.
2. за допомогою контекстного меню:
- вибрати копійовану клітку або блок кліток;
- викликати контекстне меню;
- вибрати Копіювати;
- перейти в нове місце;
- вибрати Спеціальна вставка.
У діалоговому вікні, що з'явилося, залежно від прапора в стовпці Вставити
копіюється: все, формули, значення, формати, примітки, без рамки.
Можна провести копіювання з тим, що знаходиться в клітці, куди копіюємо. Залежно
від прапора в колонці операції можна:
- просто копіювати;
- скласти вміст клітки з копійованим значенням;
- відняти із значення в клітці копійоване значення;
- помножити значення в клітці на копійоване значення;
- розділити значення в комірці на копійоване значення.
Якщо встановлені відповідні прапори, то при копіюванні можна:
- пропустити порожні комірки(не копіювати штрихування, бордюр, формат,
шрифт комірки, якщо в них відсутні значення);
- транспортувати;
- вставити посилання (при встановленні зв'язку з копійованим осередком, будь-
яка зміна початкового комірки приводить до зміни
результуючого комірки).
1.5 Використання функцій
Крім введення формул для виконання основних математичних операцій, наприклад додавання, віднімання, множення та ділення, ви можете використовувати велику бібліотеку вбудованих функцій аркушів у програмі Microsoft Excel, які надають значно більше можливостей.
Ви можете використовувати ці функції для отримання інформації, наприклад:
- отримання поточної дати;
- обчислення кількості символів у клітинці;
- маніпуляції з текстом, наприклад перетворення слова «привіт» на «Привіт» або «ПРИВІТ»;
- обчислення виплат за кредитом;
- визначення ідентичності двох клітинок або різниці в їхньому вмісті.
Вибір функції та заповнення її аргументів
· Двічі клацніть потрібну функцію у списку. У програмі Excel у клітинці буде введено ім’я функції з відкритою круглою дужкою, наприклад =SUM(.
Після відкритої круглої дужки за необхідності введіть один або кілька аргументів. Аргумент – це дані, які використовує функція. Програма Excel відображає тип даних, які потрібно ввести як аргумент. Іноді це число, іноді – текст, а іноді – посилання на іншу клітинку.
Наприклад, функція ABS вимагає одне число як аргумент. Функція UPPER (яка перетворює текст нижнього регістра на текст верхнього регістра) вимагає введення одного рядка тексту як аргументу. Функція PI не вимагає жодні аргументи, оскільки лише повертає число «пі»
1.6 Діаграми і графіки в Exсel
У програмі Excel термін діаграма використовується для позначення усіх видів графічного представлення числових даних. Побудова графічного зображення виробляється на основі ряду даних. Так називають групу ячейок з даними в межах окремого рядка чи стовпця. На одній діаграмі можна відображати кількарядівданих.
Діаграма являє собою вставний об'єкт, впроваджений на один з аркушів робочої книги. Вона може розташовуватися на тім же листі, на якому знаходяться дані, чи на будь-якому іншому листі (часто для відображення діаграми відводять окремий лист). Діаграма зберігає зв'язок з даними, на основі яких вона побудована, і при відновленні цих даних негайно змінює свій вид.
Для побудови діаграми звичайно використовують Майстер діаграм, що запускається клацанням на кнопці Майстер діаграм на стандартній панелі інструментів. Часто зручно заздалегідь виділити область, яка містить дані, що будуть відображатися на діаграмі, але задати цю інформацію можна й у ході роботимайстра.
На першому етапі роботи майстра вибирають форму діаграми. У списку Тип укажіть потрібний тип діаграми, а в області Вид – її вид. Якщо треба щоб діаграма мала незвичайний вид, перейдіть на вкладку Нестандартні і виберіть там тип діаграми з нестандартним форматуванням. Кнопка Перегляд результату дозволяє попередньо побачити, як буде виглядати обрана діаграма на робочому листі. Щоб скористатися цією кнопкою, встановіть покажчик миші на кнопці і натисніть ліву кнопку миші. Діаграма з'явиться в області Вид і буде там відображатися, поки не буде відпущена кнопка миші.
Excel дозволяє створювати на основі даних з електронної таблиці різні типи діаграм. Тип використовуваної діаграми вибирається в залежності від типу даних і від того, яким чином їх треба представити. Нижче приведені основні типи диаграм
Гістограма. Використовується для порівняння декількох наборів даних, кожний з який представляє совою вертикальну смужку визначеної висоти. Ширина смужок рівна.
Лінійчата. Схожа на гістограму, але в цьому випадку для представлення наборів даних використовуються горизонтальні смуги.
Графік. Використовується тоді, коли необхідно простежити змінну деякого параметра протягом визначеного періоду часу, чи відстежити залежність однієї величини від іншої.
Кругова. Використовується для порівняння частин, що складають одне ціле.
Крапкова. Схожа на графік. Використовується для порівняння декількох (часто експериментальних) наборів даних, що виводяться у виді крапок.
З областями. Також схожа на графік. Допомагає аналізувати змінну значень деякого параметра на якомусь проміжку часу.
Кільцева Діаграма подібна до кругової діаграми, але може містити кілька наборів данних.
Пелюсткова використовується для порівняння наборів даних, представляючи їх у вигляді площин, що нагадують пелюстки квітів.
Поверхня. Зміна значень у двох вимірах представлено поверхнею, що згинається.
Бульбашкова Діаграма представлена трьома наборами значень у вигляді трьох пухирців, подібно крапковій діаграмі. Третє значення показує величину пухирця.
Біржова Виходячи з назви діаграми, вона призначена для представлення набору даних трьох значень, які можна описати біржовими термінами: найвищий курс, найнижчий курс і курс закриття.
Циліндрична, конічна і пірамідальна. Діаграми, що представляють собою різновиди гістограм і лінійчатих діаграм зі зміненою формою представлення наборів даних відповідно до їх назви.
Нестандартні. Набір діаграм які відповідають описаним вище типам, але що мають поліпшене оформлення елементів діаграм
Більшість вищевказаних діаграм можуть бути тривимірними. За допомогою таких діаграм зручніше аналізувати різні набори даних.
Після вибору форми діаграми варто клацнути на кнопці Далі.
З'явиться друге вікно Майстер діаграм: джерело даних діаграми, у якому, якщо потрібно, можете змінити дані для побудови діаграми. Для цього клацніть на кнопці згортання поля Діапазон, розташованої в правій його частині, і виділіть на листі новий діапазон комірок. Для повернення до вікна майстра клацніть мишею на кнопці відновлення вікна
За замовчуванням кожен рядок даних сприймається як новий діапазон. У списку Ряди в: виберіть перемикач Стовпцях. У цьому випадку кожен діапазон даних буде відповідати значенням в одному стовпці, а не в рядку. Це зміна відразу буде відображена в області попереднього перегляду, що знаходиться у верхній частині вікна майстра. Вкладка Ряд дозволяє змінити дані, обрані як ряд. Для продовження роботи майстра клацніть мишею на кнопці Далі.
1.7 Підтримка баз даних в ЕТ
Компоненти списков
Часто інформацію про об’єкти зручно подавати списками. Список складається із записів, причому кожний з них відповідає певному об’єкту, а властивості об’єкта відображаються в полях запису. У цьому разі список аналогічний таблиці, що входить до складу бази даних.
У вигляді списку побудований, наприклад, телефонний довідник, у якому записом є кожний окремий рядок, що відповідає конкретному об’єкту – абоненту, а полями є стовпці ПІБ, Адреса, Телефон.
В Excel записи формуються з рядків електронної таблиці, а поля – зі стовпців. Оскільки списки розміщаються на робочому аркуші Excel, структура аркуша накладає природні обмеження на майбутні списки: число полів не може перевищувати 256, а число записів – 65536 мінус один. Остання цифра обумовлена тим, що повне число рядків на аркуші дорівнює 216 – 1 (=65535), і перший рядок звичайно використовується для введення імен полів.