Розрахунок економічної ефективності КСБО
Впровадження інформаційних технологій пов'язано з капітальними вкладеннями як на придбання техніки, так і на розробку проектів, виконання підготовчих робіт та підготовку кадрів. Тому впровадженню повинно передувати економічне обгрунтування доцільності впровадження КСБО. Це означає, що повинна бути визначена ефективність використання автоматизованих комп'ютерних технологій.
Під ефективністю автоматизованого перетворення економічної інформації розуміють доцільність використання засобів комп'ютерної та організаційної техніки при формуванні, передачі та обробці даних.
Розрізняють розрахункову та фактичну ефективність. Розрахункову визначають на стадії проектування автоматизації інформаційних робіт, тобто розробки техноробочого проекту; фактичну - за результатами впровадження техноробочого проекту.
Економічну ефективність від впровадження комп'ютерної та організаційної техніки поділяють на пряму та непряму. Але так як більшість господарюючих суб'єктів зацікавлені у визначенні прямої економічної ефективності, вважаємо за доцільне розглянути її детальніше.
Під прямою економічною ефективністю розуміють економію матеріально-трудових ресурсів та грошових коштів, отриману ,в результаті скорочення чисельності управлінського персоналу, фонду заробітної плати, витрачання основних та допоміжних матеріалів внаслідок автоматизації конкретних видів планово-облікових та аналітичних робіт.
За даними закордонної преси впровадження сучасних ЕКР-систем на підприємствах забезпечує значний економічний ефект:
- зростання ефективності виробничих потужностей - до 20 %;
-економія оборотних засобів - до 1-6 % від валютної виручки, що практично відповідає досягненню подвійного прибутку;
- зниження виробничого браку - до 35 %;
-зниження страхових запасів (залишків, що не знижуються) на складах - до 40 %;
-зниження транспортно-заготівельних витрат - до 60 %;
-зниження частки виконаних точно в термін платежів - до 35-80 %;
- скорочення затрат на адміністративно-управлінський апарат - до ЗО % тощо.
Як показує практика впровадження сучасних ЕКР-систем на українських підприємствах, віддачу від інвестицій в систему управління отримують за рахунок:
-наскрізного і своєчасного оперативно-виробничого планування і обліку виробництва, що дозволяє на 20-30 % знизити втрати безпосередньо в цехах (втрата матеріалів, обсяг незавершеного виробництва, зменшення переналадок обладнання за рахунок обгрунтованого підвищення серійності, зниження простоїв, зменшення частки понаднормових робіт тощо);
-зниження рівня запасів на складах - на 20-25 % (через 5-6 місяців після запуску системи);
-зниження необлікованих недостач - 3-5 % від рівня запасів;
-зниження необгрунтованої видачі матеріалів в цехи - на 10-15 %;
-зниження витрат допоміжних матеріалів на 20-30 %;
-зниження собівартості продукції за рахунок скорочення адміністративних і загальновиробничих витрат - на 3-5 %;
-зниження дебіторської заборгованості за рахунок всебічного, персоніфікованого контролю - на десятки процентів;
-зниження необгрунтованих знижок при відвантаженні товару - 3-5 % відвантажень, а також за рахунок цілого ряду інших джерел. Багато з них, навіть взяті окремо, можуть перекрити повну вартість придбання і експлуатації системи.
Визначають економічну ефективність за допомогою трудових та вартісних показників. Основним при розрахунках є метод співставлення даних з базисним періодом. При автоматизації окремих робіт порівнюють витрати на обробку інформації до впровадження КСБО (при ручній обробці), а й витрати на обробку інформації за досягнутого рівня автоматизації. При цьому користуються абсолютними та відносними показниками.
В окремих випадках витрати на впровадження можуть скласти більшу суму, ніж вартість самого програмного забезпечення. Існує такий показник, як відношення вартості витрат на впровадження програмного продукту до вартості самого продукту. Числове значення цього показника змінюється від 1 до 12 - залежно від країни. На жаль, для країн СНД цей показник, за оцінками спеціалістів, складає 1-3, що свідчить про низький рівень супроводу та незначне витрачання коштів на встановлення програмних продуктів.
При розрахунку економічної ефективності комп'ютеризації обліку використовується ряд показників, найважливіші з яких наведено в табл. 3.1.
Таблиця 3.1. Показники економічної ефективності комп'ютеризації обліку
| Показник | Порядок обчислення | Параметри |
| І | ||
| Зменшення трудомісткості робіт | Тек=Тр-Тк (1) | Тр - сума трудових витрат при ручному способі обробки інформації Тк - сума трудових витрат при комп'ютеризованій обробці даних |
| Чисельність облікових працівників, що підлягають вивільненню | Т Ч = І". (2) Ф„ | Тек - величина абсолютного скорочення трудових витрат (в місяць) в результаті комп'ютеризації обліку Ф„ - місячний фонд часу одного облікового працівника |
| Те ж саме | Чвив = Кк • К3 • Кз, • П0 • (Н-І)-Пр (3) | Кк - кількість комп'ютерів даного виду К3 - коефіцієнт змінності роботи К3І, - коефіцієнт завантаження комп'ютерів П0 - кількість обслуговуючого персоналу, що припадає на один комп'ютер Н - норматив підвищення продуктивності праці за даних комп'ютерів Пр - чисельність працівників, зайнятих ремонтним обслуговуванням комп'ютерів |
| Питомі витрати для будь-якої категорії обладнання | п | П - повні витрати на експлуатацію даної категорії обладнання Ч - розрахунковий період експлуатації К - коефіцієнт використання обладнання 3 - максимально можливе завантаження обладнання (в одиницях завантаження) |
| ~ч*к*з (4) | ||
| Кількість типових операцій, які можна додатково виконати за одиницю часу | Кт = (Тр - Тк.) * К (5) | Тр трудомісткість виконання типової операції при ручних технологіях роботи Тк - трудомісткість виконання типової операції при комп'ютерних технологіях роботи К - середня кількість типових операцій, що виконуються в даний момент |
| Строк окупності витрат на розробку КСБО | С=?ґ (б) Пр | В - вартість розробки КСБО Пр - середній прибуток, отриманий при використанні КСБО за період |
| Вартість розробки КСБО | В = Во+ВІ+в2+Вз+в4 (7) | вО - вартість проектування КСБО ві - вартість програмно-апаратних засобів в2 - вартість створення локальної обчислювальної мережі (ЛОМ) вЗ - вартість розробки і налагодження прикладного програмного забезпечення в рамках КСБО в4 вартість розробки експлуатаційної документації і навчання спеціалістів |
| Ефективність використання комп'ютерів | І,п=Тк:Тр (8) | Тк - сума трудових витрат при комп'ютеризованій обробці даних Тр - сума трудових витрат при ручному способі обробки інформації |
| Абсолютні показники | Век = Вр-Вк (9) | Вр - витрати при ручному способі обробки облікової інформації Вк витрати при комп'ютеризованому способі обробки облікової інформації |
| Індекс грошових витрат | Іврг.„р = Вк:Вр(Ш) | |
| Індекс підвищення або зниження грошових витрат | г — й • к 'зм зтр. °р • £>к, *зм. зтр ' • >врт. зір (і і) |
| ; 2 з Економічна ДВ- економія при застосуванні ефективність засобів комп'ютерної техніки ^В^ - сума витрат на обробку ін- „ Р п ДВ = \*В _Уд« /[2) формації при ручному способі ^ &{ ^ обробки облікової інформації; 2^ В* - сума витрат на обробку ін- Іі-1 формації при комп'ютеризованій обробці даних |
Найважливішим показником економічної ефективності комп'ютеризації обліку є зменшення трудомісткості або скорочення трудових витрат на виконання облікових робіт (1). Трудові витрати при різних способах обробки можна співставляти, оскільки вони витрачені на обробку одних і тих же вхідних даних та отримання тотожної кінцевої інформації.
Кількість облікових працівників, що підлягають вивільненню в результаті комп'ютеризації обліку, визначається за формулами (2), (3). Кількість працівників, що вивільняються, слід вважати умовного, оскільки частину облікової роботи виконують виробничі працівники (майстри цехів, змінні майстри тощо).
Витрати по кожній категорії обладнання визначаються на основі питомих витрат фактичного завантаження цього обладнання під час вирішення певної облікової задачі. Питомі витрати для будь-якої категорії обладнання визначаються за формулою (4). Повні витрати на експлуатацію обладнання розраховуються за місяць. До них включається: 1) вартість користування всіма пристроями, які входять до даної категорії; 2) вартість технічного обслуговування з врахуванням оплати праці персоналу та накладних витрат. Повні витрати розподіляються за окремими категоріями обладнання пропорційно до його вартості. При визначенні питомих витрат за видами обладнання вводиться коефіцієнт, який враховує ступінь використання обладнання у розрахунковому періоді. Цей коефіцієнт обчислюється як відношення часу фактичної роботи даної категорії обладнання до місячного фонду часу. Накопичення статистичної інформації для отримання даного коефіцієнту зазвичай проводиться на основі системи відліку часу, передбаченої у програмі-диспетчері. Значення коефіцієнтів періодично уточнюються.
Передусім необхідно проаналізувати витрати, визначити ступінь відхилення планових витрат від фактичних. Поетапне впровадження системи дозволяє налагодити роботу підприємства, поступово виводячи його з кризи. В подібних випадках можна запропонувати гнучку ресурсозберігаючу технологію впровадження системи, мінімізуючи зусилля та витрати замовника. Засоби на автоматизацію управління можуть бути знайдені вже в ході його первинного обстеження.
На підприємстві часто є "законсервовані" засоби, які утворилися внаслідок затримок при виконанні угод, відсутності централізованого контролю за понаднормативними запасами на складах тощо. Ці суми складають приблизно 3-7 % місячного обороту підприємства, і виявити їх можна лише за допомогою комплексної інформаційної системи, яка пов'язує в одне ціле інформацію про стан справ у всіх підрозділах підприємства. Обсяг таких засобів в десятки, а іноді і в сотні разів перевищує суми, необхідні для комплексної автоматизації підприємства.
Оцінка економічної ефективності КСБО здійснюється на стадії її проектування. В результаті виконання стадій проектування в системний, ескізо-технічний і робочий проекти з різними рівнями деталізації закладаються тільки типові рішення побудови інформаційного і програмно-апаратного забезпечення КСБО, що забезпечує ефективну реалізацію раціональних технологій роботи по удосконаленню організаційної структури комп'ютеризованої системи з відповідними інформаційними потоками і документообігом. Тому дуже важливо при оцінці ефективності враховувати нові раціональні технології роботи структурних підрозділів та рівень їх комп'ютерної підтримки в рамках КСБО. При цьому оцінка ефективності використання КСБО може буди зведена до оцінки ефективності раціональних (комп'ютерних) технологій роботи структурних підрозділів у порівнянні з існуючими.
Оцінка ефективності використання КСБО проводиться в декілька етапів. На першому етапі показником ефективності використання КСБО є відносна трудомісткість процесу виконання типових операцій (банківські операції, операції збуту продукції, обробка замовлень клієнта тощо) при паперових та комп'ютерних технологіях роботи. Величину трудомісткості визначають як суму витрат часу всіх структурних підрозділів, зайнятих в цій типовій операції (4). Нові технології виконання типових операцій і засобів їх комп'ютеризації передбачають перерозподіл функцій між підрозділами. Вони дозволяють суттєво зменшити витрати часу на типову операцію і при відповідному перерозподілі функцій і співробітників сконцентрувати основну увагу на самій операції.
На другому етапі оцінки ефективності необхідно визначити кількість типових операцій (наприклад, при підготовці документу), які можна додатково виконати за одиницю часу. При цьому використовується формула (5), наведена вище.
Третій етап оцінки пов'язаний з визначенням строку окупності витрат на розробку КСБО. На цьому етапі строк окупності витрат на розробку КСБО визначається за формулою (6), а вартість розробки КСБО - за формулою (7). Потрібно зазначити, що строк окупності розраховується, виходячи з прибутку, що отримується від здійснення додаткових типових операцій.
Економічну ефективність визначають за допомогою трудових і вартісних показників. Основним при розрахунках є метод порівняння даних базисного і звітного періоду. За базисний період приймають період проведення витрат на обробку інформації до застосування комп'ютерних систем (при ручній обробці). Слід враховувати, що трудові показники (як абсолютні так і відносні), не завжди відображають ефективність застосування систем комп'ютеризованої обробки інформації. Вони не враховують витрати на впровадження та експлуатацію системи, тому поряд з трудовими необхідно розрахувати вартісні показники, тобто визначити витрати на обробку інформації в базисному і звітному варіантах у грошовому виразі. Розрахунки проводять за методами, що використовуються при визначенні трудових показників (за допомогою наступних формул (9), (10)).
При вирішенні питання про використання комп'ютерів в управлінні велике значення мають такі фактори, як збільшення престижу підприємства і загальна тенденція до комп'ютеризації.
1. Якими с критерії переходу від етапу до етапу в циклі розробки КСБО?
2. Охарактеризувати найбільш поширені моделі життєвого циклу?
3. Яка послідовність робіт при вивченні особливостей господарської діяльності підприємства ?
4. В чому полягає інформаційна роль бухгалтера при застосуванні АРМ?
5. Які функції користувача (бухгалтера) програмно-апаратного комплексу та системного програміста?
6. Які Ви можете перерахувати показники економічної ефективності комп 'ютеризації обліку?
7. Назвати етапи проведення оцінки ефективності використання КСБО.
8. Як визначається економічна ефективність використання КСБО?
9. Яка послідовність робіт з впровадження та удосконалення КСБО?
10. В чому полягає підготовка персоналу до роботи в інформаційній системі?
Ефективність автоматизованого перетворення економічної інформації- доцільність використання засобів комп 'ютерної та організаційної техніки при формуванні, передачі та обробці даних.
Пряма економічна ефективність - економія матеріально-трудових ресурсів та грошових коштів, отриману в результаті скорочення чисельності управлінського персоналу, фонду заробітної плати, витрачання основних та допоміжних матеріалів внаслідок автоматизації конкретних видів планово-облікових та аналітичних робіт.
Системний інтегратор консультує і супроводжує користувача при вивченні можливостей комп 'ютерів: оцінює складність задач, рекомендує для придбання апаратне та програмне забезпечення, допомагає з 'єднувати (або робить це сам) апаратні модулі, обирає і встановлює необхідні програми, навчає користувача і вирішує разом з ним попередньо визначений комплекс задач з використанням конкретних даних, налагоджує прикладні програми для реальних задач користувача.
Системний програміст - спеціаліст, який розуміє особливості побудови апаратних засобів комп 'ютера, проблеми передачі даних в комп 'ютерних мережах і має навики роботи в операційних системах та знає мови програмування.