Вимоги до оформлення звіту
РОБОЧА ПРОГРАМА
Виробничої практики для студентів спеціальності
6.020105 «Документознавство та інформаційна діяльність»
УХВАЛЕНО:
На засіданні кафедри Управління
документно-інформаційними комунікаціями
Протокол № ____від «___»_____20___р
Завідувач каф.__________
Погоджено:
Зав. навчально-методичним
відділом _______ Л.Ю.Бородінова
Київ -2011
Робоча програма виробничої практики для студентів спеціальності
6.020105 «Документознавство та інформаційна діяльність»/ Укл. Ю. М. Кобиліна, І.А.Колотигіна,– К.: АМУ, 2011.
Укладачі:
Ю.М. Кобиліна, старший викладач кафедри Управління документно-інформаційними комунікаціями
І.А.Колотигіна,старший викладач кафедри Управління документно-інформаційними комунікаціями
Ухвалено на засіданні кафедри Управління документно-інформаційними комунікаціями, протокол № ____від «_____» ___________2010р.
ЗМІСТ
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ... ……………………………………………. 4
2. МЕТА І ЗАВДАННЯ ПРАКТИКИ………………………………………… 5
3. ЗМІСТ ПРАКТИКИ.......... ……………………………………………… 7
4. ОРГАНІЗАЦІЯ ПРАКТИКИ……………………………………………......... 9
5. КЕРІВНИЦТВО ВИРОБНИЧОЮ ПРАКТИКТИКОЮ СТУДЕНТІВ …….. 10
6. ПРАВА І ОБОВЯЗКИ СТУДЕНТІВ………………………………………….. 10
7.ПІДСУМКИ ВИРОБНИЧОЇ ПРАКТИКИ……………………………………. 11
8. ЗАХИСТ МАТЕРІАЛІВ ВИРОБНИЧОЇ ПРАКТИКИ………………………. 14
9. КРИТЕРІЇ ОЦІНЮВАННЯ …………………………………………………... 15
10.РЕКОМЕНДОВАНА ЛІТЕРАТУРА……………………………………...... 18
ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
Виробнича практика студентів Академії муніципального управління є невід'ємною складовою освітньо-професійної програми підготовки фахівців у галузі документознавства та інформаційної діяльності. Вона спрямована на закріплення теоретичних знань, отриманих студентами за час навчання, набуття та удосконалення практичних навичок і умінь з відповідної спеціальності.
Метою практики є формування та розвиток у студентів професійного вміння приймати самостійні рішення в умовах конкретного виробництва, оволодіння сучасними методами, формами організації праці, знаряддями праці в галузі їх майбутньої спеціальності.
У процесі підготовки до проходження виробничої практики студенту необхідно ознайомитися з відповідною законодавчою базою, нормативними документами, що регулюють процес документообігу та інформаційної діяльності у вибраній структурі з метою систематизації отриманих теоретичних знань і підвищення ефективності наступних практичних занять.
Виробнича практика є одним з етапів навчального процесу, спрямованим на закріплення теоретичних знань та набуття практичних навичок роботи з документною інформацією та інформаційними потоками. Теоретичні знання, що повинні бути узагальнені й закріплені під час виробничої практики, були здобуті студентами під час вивчення дисциплін: «Вступ до фаху», «Справочинство (Діловодство)», «Документознавство», «Управлінське документознавство», «Кадрове діловодство», «Основи організації праці документознавців», «Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування», «Архівознавство», «Документне забезпечення діяльності організацій», «Аналітико-синтетична обробка інформації», «Теорія і практика референтської і офісної діяльності» - а також блоку дисциплін, що вивчають сучасні інформаційно-комунікаційні технології: «Документно-інформа-ційні комунікації», «Системи управління базами даних (СУБД)», «Системний аналіз інформаційних процесів», «Електронний документообіг», «Комп’ютерні технології діловодства», «Захист інформації», «Основи електронного урядування», «Експертні оцінки достовірності інформації».
Студенти проходять практику в одній з установ, організацій чи підприємницьких структур, визначених навчальним закладом або вибраних студентом за попереднім узгодженням з навчальним закладом.
Загальне навчально-методичне керівництво виробничою практикою здійснює кафедра управління документно-інформаційними комунікаціями відповідно до:
- Закону України «Про вищу освіту»;
- Указу Президента України від 04.07.2005 № 1013/2005 «Про невідкладні заходи щодо забезпечення функціонування та розвитку освіти в Україні»;
- Положення про проведення практики студентів вищих навчальних закладів України;
- «Положення про проведення практики студентів Академії муніципального управління».
Рекомендовані структури для проходження виробничої практики студентами спеціальності 6.020105 — «Документознавство та інформаційна діяльність» подано у схемі 1.
Схема 1.
| Рекомендовані структури для проходження виробничої практики | ||||||||||||||||||
| Промислові підприємства | Державні та муніципальні органи управління | Органи юстиції | ||||||||||||||||
| архівні відділи | архівні установи | судові органи | ||||||||||||||||
| відділи кадрів | бюро технічної інвентаризації | органи нотаріату | ||||||||||||||||
| підрозділи управління | виконавчі комітети | органи охорони правопорядку | ||||||||||||||||
| структурні підрозділи ВК | ||||||||||||||||||
| підрозділи інформаційних технологій і програмних засобів | ||||||||||||||||||
Мета і завдання практики
Мета практики:
- проаналізувати рівень розвитку сучасних технологій та збереження документів та інформації;
- ознайомлення з первинними посадами, що їх може займати фахівець підготовлений за напрямом 6.020105 - «Документознавство та інформаційна діяльність» (посадові інструкції, умови праці, коло обов'язків);
- ознайомити студентів з особливостями роботи з документами та сучасним діловодством в адміністративних установах, культурно-освітніх закладах та різноманітних господарських структурах;
- ознайомити студентів з особливостями функціонування різних типів документних фондів (в органах державного управління та місцевого самоврядування);
- набути практичних навичок збору, обробки та використання інформації.
Завдання практики:
У галузі справочинства (діловодстві):
· ознайомлення з установою (організацією) та її структурними підрозділами;
· вивчення особливостей організації діловодства в установі (організації);
· з'ясування особливостей роботи з документами;
· сучасні технології роботи з діловими паперами та стан автоматизації діловодства в установі (організації);
· рекомендації щодо впровадження сучасних інформаційних технологій у конкретному структурному підрозділі;
· аналіз структури підрозділу, де проходить практика;
· характеристика функцій спеціаліста з діловодства у даному підрозділі.
У галузі документотавства та документних фондів:
● вивчення основних напрямів діяльності документних фондів (архівна діяльність, музейна діяльність, державне управління та місцеве самоврядування та ін.);
● з'ясування особливостей організації зберігання, оцінювання та використання документів;
● ознайомлення з господарчою та науково-дослідною роботою документних підрозділів, архівних підрозділів;
● складання перспективного плану розвитку матеріально-технічної бази та впровадження сучасних форм фізичного збереження документних носіїв інформації;
● впровадження сучасних форм обробки, архівування та обміну документними ресурсами;
● взаємодія з іншими структурними підрозділами організації чи установи;
● аналіз структури підрозділу, у якому проходить практика;
● характеристика функцій документознавця у даному підрозділі.
У галузі інформаційних технологій:
● вивчення основних інформаційних потоків, що циркулюють в установі;
● проблеми аналітико-синтетичної обробки інформації в установі;
● аналіз перспектив комп'ютеризації виробничої діяльності установи чи
організації;
● програмне забезпечення, що використовується в процесі виробничої
діяльності структур та підструктур установи, що відповідають за документообіг та інформаційні потоки;
● аналіз структури підрозділу, у якому проходить практика;
● характеристика функцій спеціаліста з інформаційних технологій у даному підрозділі.
Зміст практики
У ході виробничої практики студент повинен набути практичних навичок у таких сферах:
- справочинство (діловодство) (адміністративні органи, господарчі структури);
- робота з документними фондами (архіви та архівні підрозділи; відділи обробки документної інформації);
- інформаційні технології (інформаційні підрозділи; відділи зв'язків з громадськістю; відділи зовнішніх зв'язків; відділи прес-служби).
Виробнича практика передбачає комплексний підхід, тому в жодному разі не може бути проігнорована одна з цих складових. Під час проходження практики студент повинен зібрати матеріали та вивчити інформацію з таких питань:
3.1 Діловодство
- законодавча та нормативно-правова база діяльності організації чи установи, вибраної для практики;
- установчі документи (паспорт, статут і т. ін.);
- апарат управління, структура;
- організація діловодства;
- історія організації діловодства в установі (організації);
- завдання і функції служб діловодства;
- посадовий і технічний склад працівників служби діловодства;
- функціональні обов'язки та посадові інструкції;
- особливості організації роботи з документами;
- особові справи працівників (у разі, коли на секретаря-діловода покладаються обов'язки працівників відділу кадрів);
- організація документообігу (типи документів, призначення), створення, використання, зберігання, опис, передача в архів, списання;
- реєстрація і контроль за використанням та виконанням документів в
установі;
- особливості роботи із зверненнями громадян;
- особливості роботи з епістолярною кореспонденцією;
- сучасні технології та електронний документообіг;
- матеріально-технічне забезпечення служб діловодства.
3.2 Документознавство та робота з документними фондами:
- законодавча та нормативно-правова база діяльності архівної установи чи відділу;
- історія становлення документознавих фондів установи;
- структура архіву (коротка характеристика фондів (кількість, головні
фондоутворювачі, найцікавіші, на вашу думку, фонди, хронологічні межі);
- принципи формування документальних фондів;
- систематизація документів на рівні фонду;
- систематизація документів у межах справи;
- одиниця зберігання (загальна кількість);
- архівний опис документів (виконати кілька зразків за погодженням з
працівниками архіву);
- елементи опису архівної справи (навести кілька зразків);
- загальні принципи і методи архівного опису;
- довідковий апарат архіву (різні типи каталогів та путівники);
- принципи та технологія зберігання документів;
- матеріально-технічна база архіву (основне технологічне обладнання,
приміщення, охоронна та протипожежна сигналізація, наявність інтернету, читального залу, бібліотеки, копіювальної техніки і т. п.);
- форми і методи використання документів, умови доступу;
- сучасні технології та інформатизація архівної справи;
- науково-дослідна діяльність та наукові зв'язки, публікації;
- господарча діяльність архіву (архівного відділу);
- структура, штати, кошторис видатків та прибутків, посадові інструкції
архівних працівників;
- планування, звіти та економічна діяльність архіву (архівного відділу)
3.3 Інформаційні технології
- організація інформаційних потоків, що циркулюють в установі;
- методи збору та характер інформації, необхідної для діяльності установи (організації);
- інформаційний менеджмент, структура відділу збору та обробки
інформації;
- аналіз структури підрозділу, у якому проходить практика;
- характеристика функцій спеціаліста з інформаційних технологій у даному підрозділі;
- маркетинг інформаційних послуг (характер інформаційної продукції та кінцевий споживач);
- аналіз перспектив комп'ютеризації виробничої діяльності установи (організації) з позиції оптимізації інформаційних потоків;
- програмне забезпечення, що використовується у процесі виробничої
діяльності структур та підструктур установи, що відповідають за документообіг та інформаційні потоки.
Індивідуальні завдання для практикантів встановлює керівник практики від підприємства згідно з виробничими функціями, типовими завданнями діяльності та вміннями, які повинен мати бакалавр зі спеціальності «Документознавство та інформаційна діяльність».
Організація практики
Виробнича практика триває протягом трьох тижнів та проходить у кілька етапів:
- організаційно-підготовчий (оформлення та отримання перепустки чи дозволу, інструктаж з техніки безпеки та охорони праці, ознайомлення з правилами внутрішнього розпорядку та посадовою інструкцією — 1-2 дні;
- оглядова екскурсія підприємством чи установою (лекція про підприємство чи установу) - 1 день *;
- робота в службі діловодства, ознайомлення з особливостями організації діловодства, виконання практичних виробничих завдань під керівництвом працівників підприємства чи організації, де відбувається практика – 4-5 дні;
- робота в архівному відділі установи, ознайомлення з особливостями архівної справи та виконання практичних виробничих завдань під керівництвом працівників архівної установи чи відділу — 4-5 дні;
- робота в інформаційному відділі, ознайомлення зі специфікою збору,
аналітико-синтетичної обробки та збереження матеріалу, виконання
практичних виробничих завдань під керівництвом працівників архівної установи чи відділу – 4-5 дні;
- оформлення письмового звіту - 3 дні;
- захист звіту - 1 день.
Після закінчення терміну практики студент зобов'язаний здати керівнику практики затверджений щоденник практики, завірений представником установи (організації), та письмовий звіт про практичну діяльність під час виробничої практики обсягом 20 — 25 сторінок формату А4 (шрифт Times New Roman;інтервал 1,5, поля: праве - 3см, згори, знизу – 2см, зліва – до 1,5см).
* ознайомча екскурсія може бути доповнена (замінена) ознайомчою лекцією.
5. Керівництво виробничою практикою студентів
Навчально-методичне керівництво практикою і контроль за роботою студентів здійснюється керівниками практики від Академії і підприємства.
Керівник практики від Академії:
- перед початком практики контролює процес вибору бази практики;
- забезпечує проведення всіх організаційних заходів перед вибуттям студентів на практику (знайомить про порядок проходження практики, перевіряє надання студентам-практикантам необхідних документів (скерування, програми, щоденника, індивідуального завдання тощо));
- спільно з керівником практики від підприємства складає календарний графік проходження практики для кожного студента;
- повідомляє студентів про систему звітності з практики, а саме подання письмового звіту та вимог до його оформлення;
- у тісному контакті з керівником практики від бази практики забезпечує високу якість її проходження згідно з програмою;
- консультує студентів з питань, пов'язаних з виконанням завдань з практики;
- у складі комісії приймає звіти про проходження виробничої практики;
Керівник практики від підприємства зобов'язаний:
- скласти календарний план проходження практики кожного студента (додаток 4);
- провести інструктаж з правил техніки безпеки на місці проходження практики;
- забезпечити умови виконання студентами програми практики та індивідуальних завдань;
- забезпечити дотримання студентами правил внутрішнього розпорядку;
- контролювати хід виконання особистих планів та підготовку звітів про практику.
6. Права і обов'язки студентів
6.1. Студенти під час проходження виробничої практики мають право:
- на методичне та організаційне забезпечення виробничої практики;
- на консультативну допомогу з боку керівників виробничої практики.
6.2 Студенти вищих навчальних закладів при проходженні практики зобов'язані:
- до початку практики одержати від керівника практики консультації щодо оформлення всіх необхідних документів;
- своєчасно прибути на базу практики;
- ознайомитися та виконувати правила внутрішнього трудового розпорядку відповідного органу, де вони проходить практику;
- у встановлений строк і в повному обсязі виконувати всі завдання, передбачені програмою практики і вказівками її керівників;
- акуратно і систематично робити в щоденнику виробничої практики записи про виконану роботу, фіксувати спостереження, узагальнення та висновки;
- належним чином оформити звіт та інші матеріали практики (додаток 3);
- своєчасно надати звіт та інші матеріали практики керівникові практики;
- захистити звітну документацію практики (додаток 2).
7. Підсумки виробничої практики
Підсумковий етап виробничої практики полягає у захисті щоденника практики та звітної документації, що мають бути оформлені відповідно до вимог даної програми.
7.1 Правила ведення й оформлення щоденника:
7.1.1 Щоденник - основний звітний документ студентів під час проходження практики.
7.1.2 Коли студент проходить практику за межами міста, у якому знаходиться навчальний заклад, щоденник для нього є також посвідченням про відрядження, що підтверджує тривалість перебування студента на практиці.
7.1.3 Під час практики студент повинен щодня коротко записувати в щоденник усе, що він зробив за день для виконання календарного графіка проходження практики. Докладні записи ведуться в робочих зошитах, які є продовженням щоденника.
7.1.4 Не рідше одного разу на тиждень студент зобов'язаний подавати щоденник на перегляд керівникам практики від навчального закладу й від підприємства, які перевіряють щоденник, дають письмові зауваження, додаткові запитання й підписують записи, що їх зробив студент.
7.1.5 Після закінчення практики щоденник разом із звітом має бути переглянутий керівниками практики, які складають відгуки й підписують його.
7.1.6 Оформлений щоденник разом із звітом студент повинен здати на кафедру у визначений час.
Без заповненого щоденника практика не зараховується.
Вимоги до оформлення звіту
7.2.1Звіт повинен містити наступні розділи:
Титульна сторінка (додаток 1)
Вступ
Розділ 1. Загальні відомості про установу (організацію)
Розділ 2. Методи та форми проведення дослідження
Розділ 3. Характеристика документно-інформаційних потоків в установі (організації)
3.1 Діловодство в установі (організації)
3.2 Обробка та зберігання документної інформації
3.3 Інформаційна служба
Висновки
Література
Додатки
7.2.2. Внутрішня структура звіту
Вступповинен містити:
- загальні відомості про практиканта;
- мотивацію вибору установи (організації) для проходження виробничої практики;
- узагальнений аналіз навчальних дисциплін, що подають необхідні теоретичні знання для виробничої діяльності (виходячи зі спеціалізації установи (організації), у якій проходила практика);
- загальний огляд законодавчої бази, що врегульовує виробничу діяльність (виходячи зі спеціалізації установи (організації) в якій проходила практика)
- визначити мету та завдання практики.
Розділ 1. Загальні відомості про установу (організацію)повинен містити наступні дані:
- повна назва установи (організації);
- юридична адреса;
- історія установи (організації);
- адміністративно-управлінський персонал;
- коротка характеристика всіх структурних підрозділів установи (організації);
- розгорнута характеристика структурних підрозділів, що відповідають за діловодство, документообіг та інформаційні потоки в установі (організації).
Розділ 2. Методи та форми проведення дослідженняповинен містити наступні дані:
- перерахування методів дослідження з обґрунтуванням вибору;
- джерела дослідження (охарактеризувати по кожному з розділів завдань практики (див. розділ 3);
- доступ до джерелознавчої бази та методика роботи з нею.
Розділ 3. Характеристика документно-інформаційних потоків установи (організації)повинен містити розгорнуту характеристику трьох структурних підрозділів установи (організації): відділу діловодства (канцелярія, відділ кадрів), відділу обробки та зберігання документної інформації (архівний відділ, спеціалізований бібліотечний фонд та ін.) та інформаційного відділу (відділ зовнішніх зв'язків, відділ реклами, прес-служба та ін.).
Виходячи з кількісної характеристики штатних співробітників установи (організації) та її структурних особливостей, чіткого виділення вищезгаданих структур може не існувати (об'єднані відділи; зрощення посадових обов'язків; розширення сфер виробничої діяльності). У даному випадку практикант характеризує об'єднаний відділ загалом, при цьому чітко відділяючи спеціалізацію в сферах діловодства, документознавства та інформаційної діяльності.
Підпункти 3.1 — 3.3 даного плану є обов'язковими до виконання
Розгорнуту характеристику підпунктів 3.1 - 3.3 провести відповідно до завдань практики (див. розділ 3).
Висновкиповинні базуватися на матеріалі, накопиченому під час виробничої практики, і містити;
- коротку узагальнену характеристику установи (організації), де проходила практика,
- коротку узагальнену характеристику внутрішніх структур, що працюють з документно-інформаційними потоками;
- авторський висновок про ефективність діяльності даних структур;
- авторські рекомендації щодо оптимізації діяльності внутрішніх структур установи (організації) з обов'язковим зазначенням шляхів розв'язання проблеми;
- стан впровадження сучасних технологій збору, обробки та зберігання документної інформації;
- авторські зауваження та пропозиції щодо організації виробничої
практики.
Літератураповинна містити бібліографічний опис:
- законодавчої бази (Закони України; Укази Президента; підзаконні акти);
- внутрішніх інструкцій;
- довідниково-енциклопедичної літератури;
- монографічної літератури;
- періодичних видань.
До списку подавати лише ту літературу, яка реально використовувалася при підготовці звіту та є нормативною, виходячи зі специфіки діяльності установи (організації).
Додаткиповинні містити:
- структурну схему підрозділів установи (організації);
- структурно-логічну схему зовнішніх документно-інформаційних потоків установи (організації) (див. зразок структурно-логічної схеми);
- типові зразки документів (відповідно до розділів 3.1 — 3.2 звіту про практику);
- інший матеріал (таблиці, графіки, схеми та ін.), які, на думку практиканта, ілюструють специфіку документно-інформаційних потоків організації.
Зразок структурно-логічної схеми*