Тема 1.6. Складання номенклатури та формування справ

Складання номенклатури справ. Перелік та найменування документів для включення до номенклатури. Порядок розміщення справ у номенклатурі. Терміни зберігання справ. Формування справ. Оперативне зберігання документів. Підготовка справ до зберігання та використання.

Студенту під час проходження практики необхідно ознайомитись з:

а) «Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів влади та місцевого самоврядування, інших підприємств і організацій із зазначенням строків зберігання документів», затвердженим наказом Головархіву від 20 липня 1998р. № 41, а також змінами до Переліку від 23 жовтня 2001р. та Доповненнями до Переліку від 26 листопада 2001р.

б) «Типовим положенням про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування підприємства, установи і організації», затвердженого наказом Головархіву України 13.03.96 № 9.

Тема 1.7. Організація роботи архіву, підготовка і порядок передачі документів на зберігання (1 тиждень)

Комплектування і організація фондів архіву. Забезпечення збереженості архівних документів. Класифікація документів у архівному фонді. Експертиза цінності документів та комплектування архівів. Археографічний опис архівних документів. Забезпечення доступності до архівних документів

Студенту під час проходження практики необхідно ознайомитись з:

а)«Основними правилами роботи державних архівів України»;

б) Методичними рекомендаціями щодо порядку подавання документів юридичних осіб і громадян на експертизу цінності та організації її проведення з метою віднесення документів до Національного архівного фонду України (К. 1999);

в) Наказом Головархіву України від 16.10.95 № 47 «Про затвердження типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного підприємства, установи і організації».

Тема 1.8. Організація роботи служб управління персоналом

Місце та роль кадрових служб за сучасних умов. Організаційні форми, структура, штатний склад кадрових служб. Положення про кадрову службу. Посадові інструкції працівників кадрової служби. Правила внутрішнього розпорядку в організації. Підготовка та оформлення розпорядчих документів. Організаційні та правові аспекти наказів. Оформлення наказів щодо особового складу: прийняття на роботу, переведення з посади на посаду, звільнення з посади, надання відпусток та матеріальної допомоги, відряджень.

Студенту під час проходження практики необхідно ознайомитись з:

а) Типовим положенням про організацію роботи кадрової служби та посадовими інструкціями працівників, функціями структурних підрозділів (Постанова КМУ від 02.08.96 № 912);

б) Кодексом законів про працю в Україні, зі змінами і доповненнями згідно чинного законодавства;

в) Законом України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 505/96.

Тема 1.9. Оформлення та ведення обліку кадрів (1 тиждень)

Загальні положення щодо обліку кадрів. Оформлення та ведення особових карток за формою П-2. Послідовність їх заповнення. Оформлення та ведення особової картки за формою П-2 - ДС. Ведення штатно-посадової книги. Заповнення алфавітної книги та алфавітної карти. Укладання колективних договорів. Оформлення та подання документів для призначення пенсій.

Студенту під час проходження практики необхідно ознайомитись з:

а) Генеральною угодою між Кабінетом Міністрів України, всеукраїнськими об’єднаннями організацій роботодавців і підприємств та всеукраїнськими профспілками і профоб’єднаннями на 2005-2006 роки;

б) Законом України «Про колективні договори та угоди» та типовими формами обліку руху кадрів;

в) Законом України «Про пенсійне забезпечення» від 5 листопада 2001 р. № 1788-IV.

г) Законом України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 9 липня 2003 р. № 1058 – IV.

Тема 1.10. Формування особової справи працівника ведення та облік трудових книжок (1 тиждень)

Оформлення та ведення особових справ. Заповнення та ведення документів, які включаються до особової справи. Перелік документів особової справи. Особовий листок з обліку кадрів. Доповнення до особового листка з обліку кадрів. Складання резюме, характеристики.

Заповнення трудової книжки. Загальні вимоги. Занесення відомостей про працівника на титульний аркуш. Занесення відомостей про роботу. Занесення відомостей про нагородження та заохочення. Оформлення вкладиша трудової книжки. Оформлення і видача дубліката трудової книжки. Виправлення неправильних або неточних відомостей про роботу, нагороди та заохочення. Облік та зберігання трудових книжок.

Студенту під час проходження практики необхідно ознайомитись з:

а) Державним класифікатором професій (ДКП) згідно ДК 003-95 та доповнення до нього.

б) Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників (Наказ Мінпраці і соц. політики від 16.02.98 № 24).

в) Інструкцією про порядок ведення трудових книжок та вкладишів до них, затвердженою спільним наказом Мінпраці, Мінюстиції та Мінсоцзахисту від 29 липня 1993р. № 58.

г) Наказом Мінстату України від 11.08.93 № 180.

Б. Практика з інформаційної діяльності

Тема 2.1. Визначення інформаційної інфраструктури організації (1 тиждень).

Система виробництва інформаційних продуктів в організації. Система зберігання інформації. Система поширення інформації в організації. Інформаційні технології організації, які забезпечують виробництво, поширення та зберігання інформації. Організація кадрового забезпечення сервісного обслуговування елементів інформаційної інфраструктури організації.

Основні види інформації, які функціонують в організації та основні види інформаційної діяльності. Шляхи одержання інформації в організації. Використання інформації в управлінні. Поширення інформації. Формування системи інформаційного забезпечення технологічних процесів.

Інформаційний орган установи. Особливості роботи інформаційного органу. Довідково-інформаційний фонд.

Студенту під час проходження практики слід визначити:

а)Виявити елементи інформаційної інфраструктури організації – виробництва, поширення, зберігання інформації та програмне забезпечення елементів інформаційної інфраструктури (із зазначеням конкретних програм).

б) Визначити підрозділи, які безпосередньо займаються інформаційним забезпеченням, а також структуру і склад інформаційного фонду організації.

Тема 2.2. Визначення попиту на інформацію (1 тиждень)

Вивчення потреби в інформаційних продуктах і послугах. Інформаційні потреби. Класифікація інформаційних потреб. Інформаційні запити, їх класифікація і характеристика.

Інформаційні повідомлення. Релевантність та пертенентність інформаційних повідомлень.

Класифікація споживачів інформації. Планово-виробниче та комерційне розповсюдження інформації. Методи вивчення інформаційних потреб, які використовуються в конкретній організації.

Студенту під час проходження практики слід:

а) Побудувати схему основних видів інформаційних продуктів та послуг організації;

б) Зазначити основні категорії споживачів інформації;

в) Показати основні види інформаційних потреб та запитів конкретних споживачів інформації.

Тема 2.3. Форми і методи інформаційного забезпечення прийняття рішень (1 тиждень)

Управлінська інформація в установі. Характеристика документних потоків в організації. Потоки службової інформації (низхідні, висхідні, міжвідомчі, внутрішні), їхня структура. Потоки первинної та вторинної інформації.

Інформаційні ресурси установи в її структурних підрозділах. Документні фонди та інформаційні системи підрозділів установи.

Особливості інформаційних ресурсів управлінських служб та інформаційних служб установи. Чинники формування інформаційних потреб керівника (ІПК). Організація вивчення ІПК.

Оперативне та систематичне (довготривале) інформаційне забезпечення керівників. Диференційоване обслуговування керівників організації. Тематичне обслуговування керівників. Оглядово-аналітичне забезпечення.

Ресурсна база реалізації різних режимів інформування, поточного та ретроспективного пошуку інформації. Використання ресурсів національних інформаційних систем в інформаційному забезпеченні керівника.

Студенту під час проходження практики слід:

а) Зробити аналіз документних потоків організації і на його основі скласти план-схему інформаційної структури організації із зазначенням видів інформації, яка проходить в офісі;

б) Визначити і відкласифікувати інформаційні потреби установи;

г) Зробити таблицю використання інформаційних ресурсів в конкрентних інформаційних системах з метою інформаційного забезпечення організації.

Тема 2.4. Інформаційні документи в інформаційному забезпеченні управління (1 тиждень)

Фактографічні документи (фактографічні довідки, дайджести, фактографічні реферативні добірки).

Бібліографічні документи (бібліографічні довідки, добірки, покажчики, огляди). Реферативні документи (реферативні журнали, добірки, роширені реферати).

Аналітико-оглядові документи (аналітичні довідки, „ситуативні” огляди, прогнозо-аналитичні огляди та щорічні доповіді, видання оглядів інформаційних центрів).

Тематичні добірки та досьє. Експрес-інформація. Інформаційні документи в системі забезпечення інформацією керівників установ. Підготовка інформаційних документів.

Студенту під час проходження практики слід:

а) Визначити основні види інформаційних документів, які виробляються та використовуються в конкрентній установі.

б) Розробити структуру інформаційних документів, які забезпечують конкретні інформаційні потреби установи.

Тема 2.5 Організація інформаційного обслуговування (1 тиждень)

Основні види інформаційного обслуговування.

Організація інформаційного обслуговування при разовому запиті, вибірковому розповсюдженні інформації, ретроспективному пошуці в ручному режимі та режимах зв’язку з автоматизованими базами даних.

Пошук документів в різних видах баз даних (фактографічних, бібліографічних, повнотекстових).

Електрона пошта. Світові інформаційні мережі та їх використання в процесі інформаційного обслуговування.

Студенту під час проходження практики слід:

а)Розробити модель інформаційного обслуговуваня конкретної організації;

б) Перерахувати відомі світові інформаційні мережі.

Тема 2.6. Інтернет-технології в інформаційному забезпеченні організації (1 тиждень)

Електронні документи як основа Інтернет-технологій організації.

Електронні публікації організації.

Стратегія застосування Веб-сайту організації. Основні компоненти Веб-сайту конкретної організації. Корпоративний Веб-сайт.

„Електронний офіс”. Концепція електронного офісу. Етапи його побудови.

Студенту під час проходження практики слід:

а) Визначити і дати конкретну характеристику електронних документів, які використовуються в роботі організації.

б) Розробити інформаційну модель Веб-сайту організації;

в) Розробити модель електронного офісу конкрентної організації.

Тема 2.7. Організація роботи референта керівника організації (1 тиждень)

Референт в системі управління організацією. Основні завдання та напрями діяльності референта в організації.

Інформаційні та аналітичні завдання референта керівника організації.

Підготовка референтом аналітичних, прогностичних та статистичних документів.

Координація діяльності учасників процесу інформаційного та аналітичного забезпечення керівника організації.

Студенту під час проходження практики слід:

а) Визначити основні напрями роботи референта керівника конкретної організації;

б) Розробити посадову інструкцію референта організації.

Тема 2.8.Організація роботи офіс-менеджера організації (1 тиждень)

Функції офіс-менеджера в організації.

Адміністративна діяльність офіс-менеджера. Організація і управління офісною роботою.

Обладнання офісу як елемент адміністративної діяльності офіс-менеджера. Стратегічне та оперативне планування роботи офісу.

Офіс-контролінг та офісні комунікації.

Програмне та інформаційне забезпечення офісної діяльності.

Робота в офісі з конфіденційною інформацією, що є власністю держави.

Студенту під час проходження практики слід:

а) Визначити основні напрями роботи офіс-менеджера конкретної організації;

б) Розробити посадову інструкцію офіс-менеджера організації.

Розділ IV.

ПЛАН НАУКОВО-ПРАКТИЧНИХ СЕМІНАРІВ

Організація діловодства та інформаційно-аналітичної діяльності на підприємствах

№ з/п	Зміст занять	Години
Заняття 1. Нормативно-правова база діловодства установи та її структура.
1.	Нормативно-правові акти вищих органів управління. Закон як нормативно-правовий акт, що має найвищу юридичну силу. Класифікація законів. Види підзаконних нормативно-правових актів
2.	Закони України: “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, «Про звернення громадян», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис». Постанови КМУ: «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну таємницю, що є власністю держави» від 27.11.1998 № 1893, а також «Про затвердження типової інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 30.11.2013 № 1242.
3.	Обробка вхідних та вихідних документів. Книга реєстрації. Датування та індексація документів. Адресування та оформлення тексту документа. Погодження та засвідчення документів. Проставлення позначок на документах. Службові листи, вимоги до їх складання та оформлення. Особливості використання реквізитів у міжнародному листуванні
Заняття №2. Організація роботи канцелярії (відділу документального забезпечення).
4.	Структура та штатний розпис канцелярії. Контроль за виконанням службових документів. Організація прийому працівників установи. Формування папок “Для ознайомлення”, “Для підпису”. Скерування документів згідно резолюцій
5.	Розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян. Організація особистого прийому громадян. Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян
	Складання Статуту та положень про структурні підрозділи. Складання функціональних обов’язків працівників. Статут як юридичний акт. Підготовка інструкцій. Розробка правил внутрішнього розпорядку в установі. Підготовка наказів з загальних питань, розпоряджень, рішень, вказівок
Заняття № 3. Складання номенклатури, формування справ та передача їх в архів.
	Складання номенклатури справ. Перелік та найменування документів для включення до номенклатури. Порядок розміщення справ у номенклатурі. Терміни зберігання справ. Формування справ. Оперативне зберігання документів. Підготовка справ до зберігання та використання
	Комплектування і організація фондів архіву. Забезпечення збереженості архівних документів. Класифікація документів у архівному фонді
	Експертиза цінності документів та комплектування архівів. Археографічний опис архівних документів. Забезпечення доступності до архівних документів
Заняття 4. Організація роботи служб управління персоналом
	Організаційні форми, структура, штатний склад кадрових служб. Положення про кадрову службу. Посадові інструкції працівників кадрової служби
	Підготовка, оформлення розпорядчих документів. Організаційні та правові аспекти наказів. Оформлення наказів щодо особового складу
	Загальні положення щодо обліку кадрів. Оформлення та ведення особових карток за формою П-2. Послідовність їх заповнення. Оформлення та ведення особової картки за формою П-2 ДС. Ведення штатно-посадової книги. Заповнення алфавітної книги та алфавітної карти. Укладання колективних договорів. Оформлення та подання документів для призначення пенсій
Заняття 5. Формування особової справи працівника, ведення та облік трудових книжок
	Оформлення та ведення особових справ. Заповнення та ведення документів, які включаються до особової справи. Перелік документів особової справи. Особовий листок з обліку кадрів. Доповнення до особового листка з обліку кадрів. Складання резюме, характеристики
	Робота з державним класифікатором професій (ДКП) та Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХПП)
	Заповнення трудової книжки. Загальні вимоги. Занесення відомостей про працівника. Занесення відомостей про роботу. Занесення відомостей про нагородження та заохочення. Оформлення вкладиша трудової книжки. Оформлення і видача дубліката трудової книжки. Виправлення записів у трудовій книжці. Виправлення неправильних або неточних відомостей про роботу, нагороди та заохочення. Облік та зберігання трудових книжок
Заняття 6. Інформаційна діяльність в організації
	Зміст і функції науково-інформаційної діяльності (НІД). Характеристика науково-інформаційних процесів. Інформаційні продукти та послуги. Засоби розповсюдження інформації: сучасний стан та перспективи розвитку.
	Інформаційні органи установи, організації, підприємства: функції та структура. Довідково-інформаційний фонд. Порівняльний аналіз інформаційних органів відповідно до діяльності конкрентних установ.
	Організація інформаційної діяльності в Україні. Правове регулювання інформаційної діяльності в Україні. Основні напрямки та перспективи розвитку інформаційної діяльності при переході до інформаційного суспільства.
Заняття 7. Установа як інформаційний об’єкт
	Управлінська інформація в установі. Характеристика документ них потоків в організації. Документальні фонди та інформаційні системи організації
	Інформаційні ресурси управлінської діяльності. Управлінська документація в установі: її місце і значення в управлінні. Види управлінської документації в організації.
	Інформаційні потреби організації. Види інформаційних потреб установи, організації, підприємства відповідно до завдань, які вони виконують. Категорії користувачів інформації в установі, організації, н підприємстві.
Заняття 8. Інформація, яка використовується в інформаційному забезпечення та джерела її використання
	Аналітична та прогностична інформація. Фактографічна інформація. Бібліографічна, документографічна інформація. Реферативна інформація.
	Поточна і ретроспективна інформація. Сигнальна та оперативна інформація. Статистична інформація.
	Наукова та науково-технічна інформація. Універсальна та галузева інформація. Конфіденційна інформація. Правова інформація. Соціологічна інформація. Адміністративна інформація
Заняття 9. Теоретичні засади референтської діяльності
	Теоретичні засади реферування. Моделювання системи інформаційних документів. Технологія формування системи інформаційного забезпечення роботи керівника.
	Інформаційні потреби, джерела та модель організації. Бази даних в інформаційному забезпеченні.
	Правові ресурси організації. Формування баз даних правових ресурсів за напрямом діяльності організації. Моделювання правових баз даних
ВСЬОГО:

Рекомендована література

Основна література

1. Палеха Ю.І. Загальне діловодство: Навч.посібник:. – К.: Вид-во Ліра-К, - 2013.- 557с.

2. Загорецька О.В. Службові документи сучасної організації. - К. 2009. – 184 с.

3. Блощинська В.А. Сучасне діловодство. - К. 2009-320 с.

4. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. - К. 2012 – 282 с.

5. Глущик С.В. Дияк О.В. Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. - К.: АТІКА – 2012. – 544с.

6. Организация работы с документами: Учебник /В.А.Кудряев и др. – М,: ИНФРА – М., 2004 - 575 с.

7. Палеха Ю.И. Загальне діловодство: Навч.посібник:. – К.: Вид-во Ліра-К, - 2013.- 557с.

8. Палеха Ю.І. Загальне документознавство: Навч.посібник:. – К.: Вид-во Ліра-К, - 2011.- 464с.

9. Кушнаренко Н.М., Удалова В.К. Наукова обробка документів. Підручник.К.,2003. –325с.

10. Кулицький С.П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління. Навч.посібник. – К.,2012. – 222с.

Додаткова література

11. Архівістика: Термінологічний словник/Авт.-упорядн.: К.Є.Новохатський, К.Т.Селіверстова та ін.—К., 2013.—106 с.

12. Головач А.С. Оформление документов. – 2-е изд., перераб. и доп. – К. – Донецк, 2012. – 176 с.

13. Пашутинський Є.К. Діловодство кадрової служби. Кадри підприємства (2-е вид.). – К.: КИТ, 2012-272с.

14. Державний класифікатор управлінської документації.ДК010-98.—К.,Держстандарт України, 1999.—187 с.

15. ДСТУ 4163 – 2003. Уніфікована система документації Організаційно-розпорядча документація. К. 2003.- 50 с.

16. ДСТУ 2732:2004. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. – К.: Держстандарт України, 2004.-33 с.

17. ДК 003-2010 Класифікатор професій (зі змінами і доповненнями).

18. Аналітико-синтетична обробка документів. Підручник./Карачинська Е.Т. та інш. – Х.,2013. – 258с.

19. Блюменау Д.И. Информационный анализ/синтез для формирования вторичного потока документов. Учеб-практ.пособие. – СПб,2013. – 240с.

20.Столяров Ю.Н. Документный ресурс. Учеб.пособие. – М.,2012. – 152с.

ПВНЗ «ЄВРОПЕЙСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ»

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА ТА ІНФОРМАЦІЙНО-ІНАЛІТИЧНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

З В І Т

Про виробничу практику

на підприємстві ­­­­­­­­­­­­­­­­­­________________________________

(назва підприємства проходження практики)

Виконав(ла): студент(ка)_4 курсу групи №__

спеціальності 6.020100 “Документознавство та

інформаційна діяльність”

______________________________________

(прізвище, ім’я, по батькові)

Перевірив керівник практики від університету:

______________________________________

(вчене звання, ступінь, прізвище, ім’я, по батькові)

___________

“___” _________ 2014 р.

Київ –2014 рік