Вимоги до автоматизації діловодних процесів

Комп'ютеризації діловодних процесів має включати вдоскона­лення всього комплексу процесів роботи з документацією. Перехід на вищий ступінь документостворення та документообігу має суп­роводжуватися попереднім вирішенням таких завдань:

а) уніфікація різноманітних форм документів.

У сфері управління донедавна застосовувалась значна кількість документів, що було пов'язано з відсутністю нор­мативних обмежень щодо їх форм. Використовувані раніше зразки форм часто довільно змінювалися в інтересах тієї чи іншої установи, наприклад, варіюванням розміщення рек­візитів, зміною площі їх зон тощо.

Зміни послідовності й розміщення реквізитів у докумен­тах можуть зумовити певні труднощі під час перенесення даних на електронні носії;

б) упорядкування термінології.

Підвищенню ефективності автоматизації документуван­ня, досконалому опрацюванню документів і пошуку необ­хідних даних у текстах перешкоджає недостатність уніфіка­ції мовних кліше в документах. Водночас аналіз показує, що близько 70% варіантів текстів управлінських документів можна віднести до категорії типових (шаблонних);

в) установлення відповідності форм і змісту документів завданням раціоналізації управлінських процедур.

Невисока інформативність багатьох документів особливо наочно проявляється при вирішенні традиційних управлінських завдань за допомогою комп'ютерних технологій, тоді як керівники часто за умови неповноти отриманої ін­формації змушені приймати управлінські рішення на інту­їтивному рівні, а не на підставі вичерпної інформації, вик­ладеної у документах.

Катастрофічні наслідки Чорнобильської аварії свідчать про фатальний характер помилок не тільки через професій­ну некомпетентність керівників, а й через прорахунки фа­хівців, які були допущені ще на стадії документаційного за­безпечення прийняття управлінських рішень;

г) раціональне використання площі відображення інформації.

Перевищення площі багатьох документів відбувається не лише внаслідок збільшення обсягу інформації у тексті, а й через неправильне застосування наявних форматів, зави­щення розмірів берегів, наявності незаповнених зон між гру­пами реквізитів, неврахування площин взаємного розміщен­ня окремих реквізитів. Під час конвертації електронного

документа у паперову форму це призводить до збільшення витрат паперу, використання великої кількості різноманіт­них сегрегаторів, збільшення площ зберігання в архівних службах; д) взаємоузгодження форм документів і технологій їх виготовлення.

Для введення інформації, автоматичного її нагромадження, зберігання та використання застосовуються різноманітні носії інформації різноманітних операційних систем і форматів за­пнеш, що ускладнює обмін інформацією між різними структу­рами чи рівнями управління. Сучасний рівень документообіїу висуває жорсткі вимоги, спрямовані на уніфікацію.

Треба також зазначити, що найбільші труднощі під час інформатизації документообігу виникають під час роботи з організаційно-управлінською документацією. Це пов'я­зано з тим, що значна кількість документів ще й досі ство­рюється та опрацьовується традиційними методами, а із застосуванням ПК опрацьовується лише частина їх. Звідси виникає потреба комплексно удосконалювати всю управ­лінську документацію; є) забезпечення системності та відкритості.

Між структурними елементами системи мають бути такі зв'язки, які б забезпечували її цілісність і взаємодію з інши­ми системами.

Документаційна система має створюватися з урахуван­ням можливості поповнення і оновлення її функцій без по­рушення порядку функціонування.

Вимоги до створення електронних документів

Службовий електронний документ має адекватно відображати те, що було повідомлено або вирішено, чи дію, яка відбулася. Він має забезпечувати виконання вимог ділової діяльності, до сфери якої він належить, а його інформація використовуватись для прийняття управлінських рішень та звітності.

Електронний документ, крім змісту, має містити метадані або бути пов'язаним чи асоціюватися з метаданими, необхідними для документування дій, а саме:

а) залишитися цілісною структура службового документа, тоб­то його формуляр та зв'язки між реквізитами, що станов­лять службовий документ;

б) у службовому документі має бути очевидним діловий кон­
текст, в якому службовий документ було створено (охоплю­
ючи діловий процес, частиною якого є дія, дата, тривалість
та учасники дії);

в) мають бути представлені зв'язки між службовими докумен­
тами, які зберігаються окремо, але які ініціювали, були під­
ставою для створення службового документа або слугували
джерелом відомостей під час його створення.

Основними характеристиками легітимно створеного службо­вого документа незалежно від виду носія є його автентичність, достовірність, цілісність і придатність для користування.

Автентичний службовий документ — це документ, який:

а) належить до того виду, який у ньому зазначено,

б) створено або надіслано особою, яка його дійсно створила та
надіслала,

в) створено або надіслано саме в той час, який документально
зафіксовано [61].

Для забезпечення автентичності службових документів в уста­нові треба запроваджувати відповідну політику і процедури, що контролюють створення, приймання, передавання, зберігання та передавання до архіву або вилучення для знищення службових документів, щоб автори службових документів мали визначені повноваження, а службові документи були захищені від несан­кціонованого доповнювання, знищування, приховування та ко­ристування.

Достовірний службовий документ — це той документ, змісту якого можна довіряти як повному і точному відображенню дії, ді­яльності або фактів, які він засвідчує, та інформацію якого мож­на використовувати в подальшій діяльності.

Службові документи треба створювати під час дії або випадку, якого вони стосуються, або невдовзі після них особами, які без­посередньо володіють фактами, засобами документування, які прийнято використовувати у цьому напрямі ділової діяльності.

Цілісність службового документа — це властивість документа бути повним і незмінним. Необхідно, щоб службовий документ був захищений від несанкціонованих змін.

Інформаційні технології у діловодстві

Інформаційні технології— цілеспрямовано організована сукупність інформаційних процесів, що забезпечують високу швид­кість обробки даних, швидкісний пошук інформації, роззосеред-ження даних, оперативний доступ до першоджерел незалежно від місця їх розташування.

Термін «інформаційна технологія» ґрунтується на понятті «технологія», що є досить стійким і з'явилося в діловому спілку­ванні у зв'язку з виниклими проблемами щодо вдосконалення організації виробництва.

Так, якщо технологія (від грецького іесНпе — мистецтво, май­стерність, уміння +...логія) — сукупність методів обробки, виго­товлення, зміни стану, властивостей, форми сировини, матеріалу чи напівфабрикату, що здійснюється у процесі виробництва про­дукції, то інформаційна технологія — процес, що використовує су­купність засобів і методів збирання, обробки і передавання даних (первинної інформації) для одержання інформації про стан об'єкта, процесу чи явища нової якості.

Інформаційні технології в діловодстві, власне кажучи, є пере­ліком технологічних процесів (збирання, передавання, обробки, збереження й подання інформації), які можна розглядати як уза­гальнення відповідних цілеспрямованих змін властивостей пев­них даних. З погляду інформатики діловодні процеси виглядають таким чином.

Збирання даних — трансформація сукупності даних, за якими змінюється властивість їх концентрації, тобто процес, коли ін­формація, що надходить із різних джерел щодо певного кола пи­тань, збирається в одному документі.

Передавання даних — трансформація сукупності даних, за якої змінюються її просторові координати, що розглядаються як від­повідна властивість.

Обробка даних — трансформація сукупності дащр, за якої змі­нюється та чи інша якісна їх властивість, що необхідно для підго­товки конкретного документа.

Збереження даних — трансформація сукупності даних, для якої змінюються тимчасові координати (від минулого до майбутнього), що розглядаються як певна їх властивість.

Подання даних — трансформація сукупності даних, за якої змі­нюється вид інформації — форми документного збереження чи результати її обробки до форми, зручної для використання у ви­рішенні конкретного завдання.

Аналогічним чином можна інтерпретувати практично будь-яку діловодну операцію чи процес. Головне — виявити якісно-ко­рисну властивість інформації, визначити напрямок і розмір змін цієї властивості, вибравши оптимальний.

Нині, як уже зазначалося, створені й упроваджуються системи автоматизації документообігу і ділових операцій, у яких документ сканується в комп'ютер, автоматично проходить прийняту про­цедуру реєстрації і направляється виконавцю, котрий спочатку робить його текстову обробку, запрошує із зовнішніх банків да­них додаткову інформацію і т.п. Алгоритмом має бути передбаче­но, що система запам'ятовує, де і у якому стані знаходиться той чи інший документ, і в разі потреби нагадує про необхідність за­вершення роботи над ним. Крім того, керівнику органу діловодс­тва через свій монітор потрібно мати можливість контролювати стан робіт над документами, оцінювати, наскільки рівномірно завантажені виконавці, і в разі потреби вносити відповідні корек­тиви в їхню діяльність.

Хоча нові інформаційні технології передбачають заміну папе­рового документа електронним носієм інформації, однак справу слід розглядати таким чином, що управлінський документ як та­кий не ліквідується, а замінюється непаперовою електронною формою. Крім того, паперовий документ у ряді випадків чи в си­лу традицій, що склалися в діловій практиці, потрібно зберігати.

Головним у впровадженні інформаційних технологій має бути не стільки придбання сучасних комп'ютерів, скільки впорядкування існуючих технологічних етапів документаційного забезпечення управлінських процесів

Зазначене вимагає розв'язання проблем створення єдиних для всіх правил організації діловодства на підприємствах і установах країни, опрацювання типових рекомендацій, відповідно до яких мають складатися, оформлятися і обліковуватися службові доку­менти, здійснюватись контроль за їх виконанням.

Практика свідчить, що залишилося ще чимало керівників і спеціалістів, які на роботу з документами витрачають 60—80 % робочого часу. Саме в цих службовців спостерігається низька оперативність у проходженні документації, надмірно велика кількість документів і зайвих показників у них, недостатній рі­вень раціоналізації та стандартизації в їх підготовці і обробці.

Як уже зазначалося, інформаційні технології припускають на­явність об'єкта впливу, тобто цілеспрямованої зміни якої-небудь властивості об'єкта та методів її перетворення. Конкретне втілен­ня інформаційних технологій має виражатися насамперед у ви­борі і реалізації методів перетворення, тобто впровадженні пев­ної системи засобів і способів їх використання.

У цьому відношенні реалізація конкретної технології в діло­водстві має припускати наявність: відповідних технічних засобів, що забезпечують процеси перетворення паперового документа в його електронну версію; системи засобів управління техноло­гічним комплексом (для обчислювальної техніки це програмні засоби); а також засобів організаційно-методичного забезпечен­ня, що поєднують реалізацію всіх дій технічних засобів і персона­лу в єдиний технологічний ланцюг.

З цією метою на базі галузевих автоматизованих комп'ютер-но-інформатизаційних систем (АКІС) створені і функціонують автоматизовані інформаційні системи управлінського призна­чення (АІСУП), що реалізують також і функції діловодства.

Функції автоматизованого контролю виконання документів можуть бути покладені на автоматизовані системи контролю ви­конання документів (АСКІД, АНІД, АСКОРД та ін.)₃ а функції реєстрації, пошуку і зберігання документів — на АІПС.

За ручного опрацювання співробітники установа часто фізич­но не в змозі проконтролювати правильність оформлення доку­ментів, що призводить до порушення законності їх створення.

Сучасна ж обробка документів повинна проводитися таким чи­ном, щоб не було «порожньої» інформації, тобто інформації, яка не містить у собі розумового навантаження.

Зазначені системи не дають можливості неправильно офор­мленому документу пройти машинний контроль і в разі потреби машина інформує виконавця про недоліки у створенні докумен­та. Таким чином, уже сама технологія електронного діловодства призначена забезпечити новий рівень роботи з документами.

Побудова електронної канцелярії

Основною проблемою традиційної технології роботи з доку­ментами є практична неможливість централізовано відслідкову­вати рух документів у реальному масштабі часу. Через це сучасни­ми технологічними інструментами роботи з електронними доку­ментами мають бути комп'ютери, встановлені на робочих місцях і з'єднані в єдину мережу. Якщо комп'ютерна мережа охоплюва­тиме всі робочі місця персоналу, який працює з документами (як у канцелярії, так і вінших в структурних підрозділах організації), з'являється можливість використовувати її для переміщення до­кументів і централізовано через канцелярію відслідковувати весь хід процесу роботи з ними.

Впровадження електронної автоматизованої канцелярії означає комплексне використання сучасних технічних засобів, автоматизації процедур і функцій документаційного забезпечення управління

Електронна канцелярія повинна включати створення і обробку текстів, їх редагування, збереження і пошук, а також передавання документної інформації каналами електрозв'язку як усередині установи, так і за її межі. Сюди ж входить інформаційне обслугову­вання, використання засобів програмної підтримки процесів під­готовки й прийняття рішень, розробка вивірених підходів до їх ви­конання й контролю.

Для першого етапу впровадження електронної канцелярії ха­рактерна орієнтація на автоматизацію часто повторювальних операцій, що виконуються технічним персоналом органу діло­водства. Прикладом таких операцій є документування.

Підвищенню рівня діловодства можуть сприяти як спеціальні пристрої обробки текстів та організаційні програми, що дають можливість швидко створювати, виправляти і редагувати різні документи з зазначенням виправленого, так і використання пев­них шаблонів при підготовці текстів документів.

Для створення нового тексту виконавцю спочатку треба за­повнити електронну картку проекту документа, визначити най­більш вдалий шаблон, ввести короткий зміст тексту, після чого й активізується текстовий редактор з обраним шаблоном.

У процесі роздрукування тесту кожна сторінка документа буде промаркована штрих-кодом, який містить інформацію про ви­хідний номер, час і дату створення документа та порядковий но­мер сторінки.

У процесі редагування, погодження чи затвердження проекту документа може створюватись нова версія документа з відповід­ним штрих-кодом, що дасть можливість повернутись у разі пот­реби до попередніх версій. Після реєстрації документа необхідна інформація з електронної його копії буде переноситися на реєс­траційну контрольну картку.

На другому етапі розвитку автоматизованої канцелярії окремі організаційні пристрої з'єднуються за допомогою внутрішніх лі­ній зв'язку в єдину мережу. Це дає змогу здійснювати ряд додат­кових функцій: автоматичний зв'язок між робочими місцями, спільну роботу над документом, автоматизований контроль за виконанням тощо.

Третій етап розвитку електронної канцелярії пов'язується зі створенням на основі комп'ютерної техніки автоматизованих ро­бочих місць (АРМ), які за допомогою комунікаційних засобів об'єднані в єдину систему з доступом до всіх обчислювальних ре­сурсів установи, її баз даних, а також до зовнішніх джерел інформа­ції. Це дає можливість значно прискорити інформаційний обмін між користувачами мережі та автоматизувати традиційні операції щодо управління документацією та іншою інформацією через ка­нали зв'язку.

До основних компонентів програмного забезпечення елек­тронної канцелярії належать текстові редактори (текстові проце­сори), що дають змогу розв'язати проблеми обробки тексту доку­мента та табличні процесори.

Об'єднання систем локальної мережі та електронної пошти для обміну інформацією між користувачами ПКяк усередині ор­ганізації, так і в зовнішній мережі дало можливість реалізувати функцію інформаційного обміну, яка була властива лише системі телефонного і поштово-телеграфного зв'язку.

Використання систем розробки баз даних (створення своєрід­них електронних картотек обліку), а також застосування елек­тронних таблиць дає змогу виконувати різноманітні, іноді дуже складні, розрахунки.

Основні види роботи з документами в електронній канцелярії подано в додатку 1.8.

Практичне впровадження електронної канцелярії в установі має бути спрямоване на зміну стилю і методів роботи, перегляд і перерозподіл функцій персоналу органу діловодства, що сприяє підвищенню рівня культури діловодства у досконалому виконан­ні операцій документаційного забезпечення управління та зрос­танню продуктивності управлінської праці.

Використання комп'ютерної техніки в електронній канцелярії не виключає, а навпаки, підсилює роль засобів організаційної техніки, розроблених на основі новітніх досягнень електроніки, таких як: сканувальні пристрої, факс-модемні плати, копіюваль­ні багатофункціональні машини, факсимільні апарати, слайди-принтери та ін.

Додаток 1.8

Основні види роботи з документами в електронній канцелярії.

№ п/п	Найменування видів робіт	Характеристика робіт
	Робота з власне документами	Робота з файлами документів на машинних носіях (введення, редагування та ін.). Існує велика кіль­кість програмних засобів, які дозволяють готувати текстові, табличні, графічні, мультимедійні та інші документи
	Управління документами	Передбачається, що кожний документ може харак­теризуватись складною сукупністю структурова-них даних. Системи управління мають забезпечу­вати їх ефективне зберігання і обробку
	Пересилання документів	Пересилання документів і супроводжувальної ін­формації для роботи з ними інших користувачів комп'ютерної мережі можуть забезпечувати як найпростіші системи електронної пошти, так і розвинені організаційні системи, які дозволя­ють, наприклад, пов'язувати з документами спе­цифічні набори реквізитів і маршрути руху
	Групова робота над документами	Група користувачів мережі може паралельно пра­цювати над спільними документами, використо­вуючи певні системи, що забезпечують оператив­не відслідковування всіх змін і версій
	Управління потоком робіт	Автоматизація складних багатокрокових алго­ритмів роботи з документами в організації. Кож­ний тип документа при цьому може мати специ­фічні алгоритми обробки і маршрути руху