Створення і редагування діаграм засобами Excel Х

Робота з об'єктами. Excel дозволяє вставити в робочий лист об'єкти, створені іншими програмами (документи Word, малюнки графічного редактора Paint та ін.)/ Для вставки такого об'єкта слід запустити програму, яка працює з цим об'єктом. Це можна зробити як із середовища Windows-95, так і з середовища Excel. Для запуску програми з середовища Excel слід виконати команду Вставка/Объект. При цьому відкривається вікно Вставка объекта. Вкладка Создание цього вікна (мал. 1) дозволяє вибрати тип об'єкта. Після вибору типу запускається відповідна програма, яка працює з об'єктом вибраного типу. Програма, запущена в середовищі Windows, може переслати об'єкт у буфер обміну або записати його у файл. Для вставки об'єкта з буфера обміну слід виконати команду Правка/Вставить.

Вкладка Создание из файла вікна діалогу Вставка объекта дозволяє вказати файл, в якому знаходиться об'єкт, що вставляється. При вставці графіки з графічного файла зручніше користуватись командою Вставка/Рисунок. У вікні Вставка рисунка, яке при цьому відкривається, можна вказати графічний файл, а в полі Рисунок вікна — бачити сам малюнок, який міститься у файлі.

В Excel є панель інструментів Рисование, за допомогою якої можна створювати нескладні малюнки. Про призначення кнопок цієї панелі можна дізнатися з довідкової системи.

Для виділення об'єкта слід клацнути по ньому мишею. Виділений об'єкт можна перемістити, вилучити, очистити, скопіювати так само, як і виділений діапазон чарунок. Якщо об'єкт розміщено на листі, то для запуску програми, яка працює з ним, слід двічі клацнути мишею над об'єктом.

Діаграми. Excel володіє широкими можливостями для побудови діаграм 15 різних типів. Кожен тип діаграми має декілька видів. Розглянемо основні елементи діаграм, а також основні поняття, які використовуються при побудові

діаграм. Діаграма завжди будується для якогось діапазону чарунок. Розглянемо приклад побудови діаграми для таблиці на мал. 2.

Як правило, на діаграмі відображається послідовність значень якого-небудь параметра залежно від значень аргументів. Послідовність значень параметра в Excel називають рядом даних, а послідовність значень аргументів — категорією.

Мал. 1.

Для таблиці, наведеної на мал. 2, кількість рядів даних і категорій залежить від того, як розміщені дані. Якщо вони розміщені по рядках, то рядів даних — 3 (Телевізори, Радіоприймачі, Магнітофони), а категорій — 2 (Січень, Лютий). Якщо ряди даних розміщені по колонках, то рядів даних — 2 (Січень, Лютий), а категорій — 3 (Телевізори, Радіоприймачі, Магнітофони). Діаграма гає ряд елементів, які наведені в табл. 1.

Мал. 2.

Побудова діаграми. Діаграма може будуватись на активному листі або на новому.

Для побудови діаграми на активному листі слід скористатися майстром діаграм, натиснувши кнопку Мастер диаграмм на панелі інструментів Стандартная. Курсор при цьому перетворюється в мініатюрну діаграму. Натиснувши ліву кнопку миші, слід тягнути курсор доти, поки рамка під діаграму не набере потрібного розміру. При відпусканні кнопки миші на екрані з'явиться вікно діалогу Мастер диаграмм — шаг 1 из 5. Майстер діаграм створює діаграму в загальному випадку за п'ять кроків (для деяких типів діаграм кількість кроків може бути меншою).

Для створення діаграми на новому листі слід виконати команду Вставка/Диаграмма/На новом листе. В книзі створюється новий лист діаграм з іменем Диаграмма ., у верхньому рядку якого виводиться панель інструментів Диаграмма, в якій є кнопка Мастер диаграмм. При натискуванні цієї кнопки на екран виводиться вікно діалогу Мастер диаграмм — шаг 1 из 5. Для кожного кроку виводиться своє вікно діалогу, в якому можна задати параметри для побудови діаграми (вікна діалогу Мастер диаграмм . показані на мал. 3).

Табл. 1

Елемент

Зміст елемента

Название

Ось n

Чертеж

Диаграмма

Легенда

Рn

РпТк

Текст Рn

Ось текста n

Сетка n

заголовок діаграми

n-а вісь діаграми (Ось 1 або Ось Y — вісь значень, Ось 2 або Ось X — вісь категорій)

Область побудови власне діаграми

Фон діаграми

Опис рядів даних

n-ий ряд даних

к-а точка n-ого ряду даних

мітка даних для n-ої послідовності

мітка осі

сітка для осі n

У вікні діалогу Мастер диаграмм — шаг 1 из 5 у полі Диапазон задається

діапазон чарунок, значення в яких використовуються для побудови діаграм Якщо перед викликом майстра було виділено діапазон чарунок, то в полі Диапазон будуть відображені координати цього діапазону. Користувач може змінити значення цього поля або безпосередньо редагуванням або виділенням іншого діапазону. Для виділення іншого діапазону слід клацнути мишею по ярлику листа і виділити діапазон на цьому листі. Можна виділити не суміжний діапазон. Координати виділеного діапазону записуються у поле Диапазон.

Після вказання діапазону слід натиснути кнопку Далее ., і на екран виведеться вікно діалогу Мастер диаграмм — шаг 2 из 5. У цьому вікні слід вибрати одну з 15 типів діаграм (вибрана діаграма зображується інверсним кольором). У вікні діалогу Мастер диаграмм — шаг 3 из 5 вибирається вид діаграми даного типу.

У вікні діалогу Мастер диаграмм — шаг 4 из 5 виводиться зразок діаграми. На основі аналізу виділеного діапазону майстер сам визначає, як розміщені ряди даних. Якщо діапазон містять колонку текстових значень, то майстер сприймає, що ряди даних розміщені по рядках діапазону. Якщо діапазон містить рядок текстових значень, то майстер сприймає, що ряди даних

Мал. 3.

розміщені по колонках діапазону. Якщо ж діапазон містить і колонку, і рядок текстових значень або зовсім не містить текстових значень, то майстер визначає ряд даних за кількістю чарунок у рядку і колонці виділеного діапазону (якщо рядок діапазону містить більше чарунок, ніж колонка, то ряди даних розміщуються по рядках, а якщо менше — то по колонках).

Так, для таблиці на мал. 3 при вказанні діапазону А6:С7 майстер визначить, що ряди даних розміщені по рядках, а при вказанні діапазону В5:С7, або А4:С7 майстер визначить, що ряди даних розміщуються по колонках. Користувач може змінити рішення майстра вибором перемикача в полі Ряды данных находятся. Поле Считать метками легенды визначає рядок або колонку, які є мітками легенди (назвами рядів даних).

Мал. 4.

Вікно діалогу Мастер диаграмм — шаг 5 из 5 дозволяє включати в діаграму легенду, встановити назву діаграми, назви осей X і У. Після натискання кнопки Готово цього вікна діаграма переноситься на лист.

На кожному кроці роботи майстра можна повернутися на крок назад (кнопка Назад) або припинити побудову діаграми (кнопка Отмена).

На мал. 5 приведена діаграма, побудована для даних таблиці мал. 3. Параметри діаграми приведені у вікнах діалогу Мастер диаграмм — . (мал. 13.20.). Праворуч від власне діаграми розташована легенда.

Редагування діаграм. Excel має засоби для редагування елементів побудованих діаграм. Для редагування діаграм цей елемент необхідно виділити. Для виділення елемента діаграми слід активізувати діаграму, клацнувши мишею по полю діаграми, а потім клацнути по елементу. Переміщуватись між елементами діаграми можна також за допомогою клавіш [Ý] і [ß]. Коли виділено ряд даних, за допомогою клавіш [Ü] ] і [Þ] можна вибрати окремі точки ряду.

Ім'я виділеного об'єкта з'являється в полі імені (ліва частина рядка формул). Виділені елементи можна редагувати (переміщувати, міняти розміри, вилучати, форматувати). Список операцій редагування індивідуальний для кожного елемента діаграми. Для редагування виділеного елемента діаграми зручно користуватись контекстним меню, яке викликається натискуванням правої кнопки миші. Це меню містить ті операції, які доступні для виділеного елемента.

Створення і збереження електронних таблиць

Типовий сеанс роботи з електронними таблицями включає завантаження Суперкалку, створення нової або читання з магнітного диска уже існуючої таблиці, редагування даних, збереження таблиці шляхом запису її на магнітний диск або друкування на папері, створення і перегляд (друкування) графічних діаграм, вихід із Суперкалку. Розглянемо основні команди, за допомогою яких реалізуються ці режими роботи.

Стирання електронної таблиці. За один сеанс роботи можна обробити декілька таблиць, тоді перед початком роботи з новою таблицею виникає необхідність стерти попередню. Для цього використовують команду Zap, яка має такі опції:

No Yes Contents

(Ні Так Вміст).

При виборі опції No таблиця не стирається, а Суперкалк переходить до режиму READY. При виборі опції Yes стираються дані в клітинках, встановлюється стандартний формат для всієї таблиці. При виборі опції Contents змінюються дані в клітинках, але формати користувача не змінюються.

Створення електронних таблиць. Розглянемо процес створення електронної таблиці на прикладі таблиці, зображеної на мал. 1. Для формування таблиці в клітинку D1 занесемо текст "Екзаменаційний аркуш", в клітинку D3 — текст "Предмети", в клітинку А5 — текст "Прізвище", в клітинки В5:Е5 — назви предметів, в клітинку F5 — текст "Сума балів", в клітинку А13 — текст "Середній бал", в клітинку А14 — текст "З предмету", в клітинку А7:А11 — прізвища учнів, в клітинки В7:Е11 — оцінки з предметів. Клітинки F7:F11 містять у собі суму балів для кожного учня. Для знаходження суми балів використовують функцію SUM з вказуванням діапазону клітинок, значення яких сумується (для клітинки F7 вираз матиме вигляд SUM (B7:E7), для клітинки F8 — SUM(B8:E8) і т.д.). Клітинки В14:Е14 містять значення середнього бала для кожного з предметів. Для знаходження середнього бала використовують функцію AV із вказуванням діапазону клітинок, для яких обчислюється середнє значення (для клітинки СІ 4 вираз матиме вигляд AV(C7:C11), для клітки D14 — AV (D7:D11) і т.д.). Якщо тепер змінювати значення оцінок у діапазоні кліток В7:Е11, то автоматично будуть переобчислюватись значення середнього бала в клітинках В14:Е14 і суми балів у клітинках F7:F11.

А В С D Е F G

1 Екзаменаційний аркуш

3 Предмети

5 Прізвище Матема- Хімія Фізика Іноземна Сума балів

6 тика мова

7 Марчук 5 5 5 4 19

8 Гончаров 3 4 3 2 12

9 Горбенко 4 4 5 5 18

10 Ряско 2 2 3 3 10

11 Осика 3 5 4 2 14 12

13 Середній бал

14 з предмету 3.4 4 4 3.2

.

20 А1 Width: 9 Memory: 79 Last Col/Row:G37

1> READY Fl:Help F3:Names Ctrl-Break:Cancel

Мал. 1

Завантаження таблиці з магнітного диску. Таке завантаження здійснюється командою Load. Перед цим в разі необхідності потрібно вилучити поточну таблицю командою Zap, в противному разі можливе накладення завантажуваної таблиці на поточну. Справді, бувають випадки, коли користувач свідомо хоче об'єднати поточну і завантажувану таблиці, тоді застосовувати команду Zap не слід.

Після подачі команди Load Суперкалк переходить до режиму FILE і на екран видається повідомлення

Enter File Name

(введіть ім'я файла).

В рядку введення з'являється останнє з імен файлів, які задавались в поточному сеансі роботи для команд, які використовують ім'я файла (Load, Save, Output). Якщо ім'я файла не задавалось, то рядок введення порожній.

У відповідь на дане повідомлення можна:

• натиснути клавішу [Enter], щоб підтвердити поточне ім'я файла;

• натиснути клавішу [F2], щоб перейти до режиму редагування поточного імені, набрати поточне ім'я;

• натиснути клавішу [F3] і перейти до режиму FILE.

Якщо розширення файла не вказано, то автоматично добавиться розширення Саl.

Після вказання імені файла на екрані з'явиться список опцій команди Load:

All Values Consolidate Part Names Graphs

(Все Значення Об'єднання Частина Імена Діаграми)

Зі всього списку опцій розглянемо тільки опції All, Values, Consolidate.

Опція All приводить до завантаження з магнітного диска всіх елементів таблиці (формул, значень, форматів, діаграм).

При введенні опції Values будуть завантажені тільки значення і формати клітинок, а формули не будуть завантажені.

Опція Consolidate дозволяє об'єднати дві таблиці — поточну і завантажувану (це має сенс для таблиць, що мають однакову структуру і відрізняються числовими значеннями). При цьому відбувається додавання даних у відповідних клітинках поточної і завантажуваної таблиць, в клітинку поміщається результат додавання.

Запис електронної таблиці на диск здійснюється командою Save. Таблиця записується у вигляді файла, за замовчуванням такий файл має розширення Саl. В файл записуються значення клітинок, формули, формати, описи діаграм, опції команди Global та ін.). Запис здійснюється не в символьному, а в двійковому вигляді, через це файл не можна переглянути на екрані командами COPY і TYPE, надрукувати на принтері. Переглянути CAL-файл можна за допомогою Суперкалку, використовуючи команду Load для читання його з диска. Прочитану таблицю можна надрукувати на принтері або записати на диск не в двійковому, а в символьному вигляді за допомогою команди Output, яка розглядається далі.

Після подачі команди Save Суперкалк переходить до режиму FILE і на екран видається повідомлення:

Enter File Name

(Введіть ім'я файла)

Дії щодо введення імені файла аналогічні, як і для команди Load. Після задания імені файла перевіряється, чи не існує вже на диску файл з таким іменем. Якщо таке ім'я знайдено, то на екран видається меню:

Change Backup Owerwrite

(Змінити Резервувати Затерти)

Якщо користувач вирішив записати таблицю під іншим іменем, то він може вибрати опцію Change. У цьому випадку є можливість змінити поточне ім'я.

При виборі опції Backup Суперкалк спочатку змінює розширення існуючого файла з CAL на ВАК. Якщо на диску вже є файл з таким іменем і розширенням ВАК, то цей файл знищується на диску. Таким чином, при виборі опції Backup таблиця на диску зберігається в двох станах: останньому і передостаньому.

При виборі опції Overwrite старий файл з вказаним іменем і розширенням на диску знищується і створюється новий файл з вказаним іменем.

Після задания імені файла і вибору опції Change, Васкир, або Overwrite (у випадку, якщо такий файл вже існує) на екрані з'являється таке меню:

All Values Part

(все Значення Частина)

При виборі опції All на диск записується активна таблиця: формули, значення, формати, діаграми, положення табличного курсора.

При виборі опції Values будуть записуватись тільки значення клітинок і формати, а формули записуватись не будуть.

При виборі опції Part на диск записується не вся активна таблиця, а тільки та частина, яку вкаже користувач. Після вибору опції Part на екран видається чергове меню з двох опцій All і Values (змістовне значення цих опцій аналогічне одноіменним опціям попереднього меню). Після цього на екран виводиться повідомлення:

From? Enter range

(Звідки? Введіть діапазон),

яке інформує про необхідність вказати діапазон клітинок. Вказати діапазон можна як безпосередньо, так і в режимі POINT. Після задания діапазону таблиця записується на магнітний диск.

Друкування електронних таблиць. Для друкування електронних таблиць використовують команду Output (англ. output — виведення). Ця команда може вивести таблицю або її частину на друк або на диск у вигляді текстового файла. Після подачі команди на екрані з'являється меню з двох опцій: Printer (Принтер) і Filе(файл). Опцію Printer використовують для друкування поточної електронної таблиці на принтері. Опція File дозволяє записати поточну електронну таблицю на диск у вигляді текстового файла. Текстовий файл на диску містить таблицю в такому вигляді, який вона б мала при друкуванні на принтері. Цей файл можна переглядати на екрані, друкувати командами MS DOS, або об'єднувати з іншими текстовими файлами. Однак цей файл не можна завантажити Суперкалком за допомогою команди Load. Після вибору опції File запитується ім'я, під яким текстовий файл буде записано на диск:

Enter File Name

(Введіть ім'я файла)

Дії користувача аналогічні діям при запиті імені в команді Save. Якщо розширення файла не вказано, то за замовчуванням беруть розширення PRN. Якщо файл з таким іменем і розширенням вже існує, то повідомлення Суперкалку і дії користувача такі самі, як і в аналогічній ситуації для команди Save.

Після задания опцій Printer або File (з вказанням імені файла) на екрані з'являється таке меню опцій:

Range Go Console Line Page Options Zap Align Quit

(Діапазон Йти Консоль Рядок Сторінка Опції Очистити Вирівнювання Вихід)

Опція Range слугує для задания тієї частини таблиці, яку потрібно видавати на принтер або диск. Задавати діапазон можна в режимі Point чи безпосередньо. Всю активну таблицю можна задати словом All.

Опція Go викликає виконання операції друку або запису файла на диск. Вона подається після налагодження всіх інших опцій, що впливають на виконання команди Output.

Опція Console слугує для виведення поточної таблиці на екран дисплея в такому вигляді, який би вона мала при друкуванні на принтері. Цю опцію часто використовують для попереднього перегляду одержаної таблиці на екрані перед її друкуванням.

Опція Line задає прогін одного рядка на принтері, а опція Page — однієї сторінки.

Опція Options дозволяє змінити значення деяких стандартних параметрів у спеціальному меню друку (робота з цим меню не розглядається). До таких; параметрів відносять довжину сторінки (стандартне значення — 66 рядків), ширину сторінки (стандартне значення — 80 символів), лівий відступ (стандартне значення — 4 позиції), верхній відступ (стандартне значення — 2 рядки), нижній відступ (стандартне значення — 2 рядки) та ряд інших параметрів.

Опція Zap виводить на екран меню параметрів друку. При заданні будь-якого параметра з цього меню він набирає своє стандартне значення (якщо воно було змінено при виборі Options).

Опція Align встановлює початкові значення лічильників рядків і сторінок, її потрібно задавати при друкуванні нового вихідного документа.

Опція Quit дозволяє завершити виконання команди Output. Якщо при друкуванні ширина таблиці більша, ніж ширина сторінки, то на одній сторінпі друкується стільки колонок, скільки поміститься, а решта колонок друкується на наступній сторінці.