Створення елементів керування для пошуку даних у формах

Під час введення даних у формах часто швидше й легше вибрати значення зі списку, ніж пам’ятати значення, яке слід ввести. Список варіантів також дає змогу забезпечити відповідність значення, яке вводиться в полі. Елемент керування списком можна підключати до наявних даних, або він може відображати фіксовані значення, введені під час створення елемента керування. У цій статті описано елементи керування списками, доступні в програмі Microsoft Office Access 2007 - Українська версія, їх створення та настроювання.

Виберіть дію

Відомості про типи елементів керування списком

Створення списку або поля зі списком за допомогою майстра

Створення списку або поля зі списком за допомогою додавання поля підстановки до форми

Створення списку або поля зі списком без використання майстра

Редагування списку значень, коли форма відкрита в поданні форми

Настроювання списку або поля зі списком

Відомості про типи елементів керування списком

Програма Office Access 2007 містить два елементи керування списком — список і поле зі списком.

Список Елемент керування списком відображає список значень або варіантів. Список містить рядки даних і звичайно має такий розмір, щоб завжди відображалися кілька рядків. Рядки можуть мати один або кілька стовпців, які відображаються із заголовками або без них. Якщо список містить кілька рядків, які можуть відображатися в елементі керування, програма Access відображає в елементі керування смугу прокручування. Користувач обмежений варіантами зі списку — не можна ввести значення в список.

Поле зі списком Елемент керування полем зі списком надає більш компактний спосіб представлення списку варіантів; цей список приховується, доки не натиснути стрілку розкривного списку. Поле зі списком дає змогу вводити значення, відсутнє в списку. Таким чином елемент керування полем зі списком поєднує функції текстового поля й списку.

Натисніть стрілку, щоб відобразити розкривний список.

Виберіть параметр у розкривному списку.

Списки й поля зі списком можуть бути приєднаними або

вільними

елементами керування. За допомогою цих елементів керування можна підставляти значення з фіксованого списку, який вводиться самостійно, або підставляти значення з таблиці чи запиту. Для створення приєднаного списку або поля зі списком, який підставляє значення з таблиці чи запиту, переконайтеся, що форма створена на основі джерела записів, яке містить

поле зовнішнього ключа або

поле підстановки. Це надає можливість

створювати зв’язки, потрібні для зв’язування даних у списку або полі зі списком до даних у формі.

На початок сторінки

Створення списку або поля зі списком за допомогою майстра

Клацніть правою кнопкою миші форму в області переходів і виберіть пункт Конструктор.

Примітка Ця процедура передбачає, що форму приєднано до таблиці або запиту. Деякі кроки не буде застосовано, якщо форма вільна. Щоб визначити, чи є форма приєднаною до таблиці або запиту, натисніть клавішу F4, щоб відобразити аркуш властивостей. На вкладці Дані аркуша властивостей поле властивості Джерело записів відображає таблицю або запит, до яких приєднано форму.

На вкладці Конструктор у групі Елементи керування переконайтеся, що встановлено прапорець Майстри елементів керування.

Виберіть знаряддя Список або Поле зі списком.

У формі клацніть місце, де потрібно вставити список або поле зі списком.

Залежно від вибору, запускається майстер списків або майстер полів зі списком.

Коли майстер відображає запит про спосіб отримування значень для елемента керування, виконайте одну з таких дій:

Якщо потрібно відобразити поточні дані з джерела записів, виберіть параметр Список/поле зі списком має шукати значення в таблиці або звіті.

Якщо потрібно відображати фіксований список значень, який рідко змінюється, виберіть параметр Я введу потрібні значення самостійно.

Якщо потрібно, щоб елемент керування виконував пошук, а не був засобом введення даних, виберіть параметр Шукати запис у формі на основі значення, вибраного мною у списку/полі зі списком. У такому разі створюється вільний елемент керування з вбудованим макросом, який виконує пошук на основі значення, введеного користувачем.

Виконайте вказівки для визначення способу відображення значень.

Якщо на першій сторінці майстра було вибрано один із перших двох параметрів, майстер відображає запит про дії застосунку Access під час вибору значення. Виконайте одну з таких дій:

Щоб створити вільний елемент керування, виберіть параметр

Запам’ятати значення для подальшого використання. Це означає, що програма Access зберігає вибране значення, доки користувач його не змінює або доки не буде закрито форму, але значення до таблиці не записуватиметься.

Щоб створити приєднаний елемент керування, виберіть параметр

Зберегти значення в цьому полі, а потім виберіть поле, до якого потрібно приєднати елемент керування.

Натисніть кнопку Далі та введіть підпис елемента керування. Цей підпис відображатиметься поруч з елементом керування.

Натисніть кнопку Готово.

На початок сторінки

Створення списку або поля зі списком за допомогою додавання поля підстановки до форми

Приєднаний список або поле зі списком можна створити за допомогою додавання поля підстановки до форми.

Створіть поле підстановки в таблиці. Створене поле підстановки може містити одне або кілька значень.

Для отримання додаткових відомостей про створення полів підстановки див. статтю Додавання та змінення поля підстановки, в якому дозволено збереження кількох значень.

Виконайте одну з таких дій:

Створіть нову форму на основі джерела записів із полем підстановки. Наприклад, в області переходів виберіть таблицю або запит із полем підстановки, а потім на вкладці Створення в групі Форми виберіть елемент Форма.

Програма Access автоматично створює поле зі списком для поля підстановки.

Додайте список або поле зі списком до форми:

У поданні конструктора відкрийте форму на основі джерела записів із полем підстановки.

Якщо область Список полів не відображається, натисніть сполучення клавіш ALT+F8.

Клацніть двічі поле підстановки або перетягніть поле підстановки з області Список полів до форми. Програма Access автоматично створює поле зі списком, приєднане до поля.

Порада Щоб перетворити поле зі списком на список (або навпаки), клацніть правою кнопкою миші елемент керування, виберіть у контекстному меню пункт Перетворити елемент на, а потім виберіть потрібний елемент керування.

На початок сторінки

Створення списку або поля зі списком без використання майстра

Під час створення списку або поля зі списком без використання майстра багато властивостей елемента керування потрібно настроювати самостійно. Щоб отримати більше відомостей про певну властивість, виберіть відповідне поле властивості й натисніть клавішу F1.

Відкрийте форму в поданні конструктора.

На вкладці Конструктор у групі Елементи керування переконайтеся, що знято прапорець Майстри елементів керування.

Виберіть знаряддя Список або Поле зі списком.

Клацніть один раз всередині форми, щоб створити елемент керування з розмірами за промовчанням, або клацніть і перетягніть вказівник, щоб настроїти потрібний розмір елемента керування.

Виділивши елемент керування, натисніть клавішу F4, щоб відкрити аркуш властивостей.

Настройте властивості Тип джерела рядків і Джерело рядків згідно з нижченаведеною таблицею.Операція Настроювання властивості «Тип джерела елемента рядків»: Настроювання властивості «Джерело рядків»:

Відображення значення з таблиці чи запиту або результатів SQL-оператора Таблиця/запит

У розкривному списку виберіть таблицю або запит зі значеннями, які мають відображатися у списку або полі зі списком.

- або -

Введіть SQL-оператор.

- або -

На вкладці Дані аркуша властивостей натисніть кнопку , щоб відкрити побудовник запитів. Для отримання додаткових відомостей про побудову запиту див. статтю Створення простого запиту на вибірку.

Відображення фіксованого списку значень Список значень

Введіть список фіксованих значень, відокремлених крапкою з комою (;). Наприклад, північ;південь;схід;захід

- або -

На вкладці Дані аркуша властивостей натисніть кнопку , щоб відкрити діалогове вікно Змінення елементів списку, а потім введіть елементи в окремі рядки.

Відображення списку полів із таблиці або запиту Список полів У розкривному списку виберіть таблицю або запит з іменами полів, які мають відображатися у списку або полі зі списком.

Якщо потрібно, щоб в елементі керування відображалося кілька стовпців, клацніть поле властивості Кількість стовпців і введіть потрібну кількість стовпців. Встановіть потрібне значення властивості Ширина стовпців, щоб настроїти ширину стовпців. Для отримання додаткових відомостей про кожну властивість перемістіть курсор до поля властивості й натисніть клавішу F1.

Якщо потрібно зберігати вибране значення в програмі Access, клацніть поле властивості Джерело елемента керування та виберіть поле, до якого потрібно приєднати список або поле зі списком.

На початок сторінки

Редагування списку значень, коли форма відкрита в поданні форми

Якщо властивість Тип джерела рядків списку або поля зі списком має значення Список значень, список значень можна редагувати, коли форма відкрита в поданні форми — тобто не потрібно переходити до режиму конструктора або режиму розмічування, відкривати аркуш властивостей і редагувати властивість Джерело рядків елемента керування кожного разу, коли потрібно внести зміни у список.

Примітка Щоб редагувати список значень, властивість Відображати зміни списку значень списку або поля зі списком має містити значення Так.

Редагування списку значень у поданні форми

Якщо перемістити курсор до списку або поля зі списком (для цього потрібно клацнути це поле або натиснути клавішу TAB), під списком відображається кнопка.

Натисніть кнопку, щоб відкрити діалогове вікно Змінення елементів списку.

Внесіть зміни до елементів списку, записуючи кожний елемент в окремому рядку.

Щоб вибрати значення за промовчанням для нових записів, натисніть стрілку розкривного списку в полі Значення за промовчанням, а потім виберіть потрібне значення.

Натисніть кнопку ОК.

Заборона редагування списку значень у поданні форми

Клацніть правою кнопкою миші форму в області переходів, а потім виберіть пункт Конструктор або Режим розмічування.

Виділіть елемент керування й натисніть клавішу F4, щоб відобразити аркуш властивостей.

На вкладці Дані аркуша властивостей встановіть для властивості Відображати зміни списку значень значення Ні.

Натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть пункт Зберегти або натисніть клавіші CTRL+S.

Визначення іншої форми для редагування списку значень

За промовчанням програма Office Access 2007 надає вбудовану форму для редагування списку значень. Якщо для цього потрібно використати іншу форму, її ім’я можна ввести в полі властивості Форма редагування елементів списку таким чином:

Клацніть правою кнопкою миші форму в області переходів, а потім виберіть у контекстному меню пункт Конструктор або Режим розмічування.

Виділіть елемент керування й натисніть клавішу F4, щоб відобразити аркуш властивостей.

На вкладці Дані аркуша властивостей натисніть стрілку розкривного списку в полі властивості Форма редагування елементів списку.

Виберіть форму, яку потрібно використати для редагування списку значень.

Натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть пункт Зберегти або натисніть клавіші CTRL+S.

На початок сторінки

Настроювання списку або поля зі списком

Коли форма відкрита в поданні конструктора, переконайтеся, що список або поле зі списком виділено, а потім натисніть клавішу F4, щоб відкрити аркуш властивостей елемента керування. Виконайте одну з таких дій:

Змінення порядку сортування у списку або полі зі списком Якщо для створення списку або поля зі списком використовувався майстер, програма Access автоматично сортує рядки списку за першим видимим стовпцем. Якщо потрібно визначити інший порядок сортування або якщо властивість Джерело рядків елемента керування містить збережений запит, виконайте такі дії:

Відкрийте вкладку Дані, а потім виберіть поле властивості Джерело записів.

На вкладці Дані аркуша властивостей натисніть кнопку , щоб відкрити побудовник запитів.

У рядку Сортування стовпця, який потрібно відсортувати, визначте потрібний порядок сортування.

Приєднання стовпця зі списку або поля зі списком

У полі властивості Приєднаний стовпець списку або поля зі списком визначте число, яке відповідає положенню стовпця у списку або полі зі списком. Наприклад, введіть 1, щоб приєднати перший стовпець списку чи поля зі списком до базового поля, визначеного у властивості Джерело елемента керування. Під час обчислення кількості стовпців слід включати приховані стовпці.

Якщо властивість Приєднаний стовпець має значення 0, програма Access зберігає індекс списку замість значення одного зі стовпців. Це корисно, якщо потрібно зберегти послідовність чисел замість значення списку.

Приховування стовпця у списку або полі зі списком у формі

У полі властивості Ширина стовпців введіть 0, якщо потрібно приховати цей стовпець (стовпці).

Наприклад, є поле зі списком із двома приєднаними стовпцями, де стовпець «Ідентифікатор постачальника» має ширину 1 см, а стовпець «Ім’я постачальника» — 5 см. Стовпець «Ідентифікатор постачальника» — це перший стовпець списку, тому властивість Ширина стовпців має значення 1;2. Щоб приховати стовпець «Ідентифікатор постачальника», встановіть для властивості Ширина стовпців значення 0;2. Стовпець «Ідентифікатор постачальника» все одно може бути приєднаним стовпцем, навіть якщо його приховано.

Примітка У полі зі списком перший видимий стовпець відображається в текстовій області поля зі списком, коли список не відображається. Наприклад, у попередньому прикладі відображатиметься стовпець «Ім’я постачальника», оскільки стовпець «Ідентифікатор постачальника» приховано. Якби стовпець «Ідентифікатор постачальника» не було приховано, він би відображався замість стовпця «Ім’я постачальника».

Додавання заголовків стовпців до поля зі списком у формі

Щоб відобразити заголовки стовпців, виберіть значення Так для властивості Заголовки стовпців. Заголовки в полях зі списками відображаються, лише якщо відкрито список.

Якщо поле зі списком або список створені на основі джерела записів, програма Access використовує імена полів джерела записів як заголовки стовпців. Якщо поле зі списком або список створені на основі фіксованого списку значень, програма Access використовує перші n елементів даних зі списку значень (властивість Джерело рядків) як заголовки стовпців, де n — це число, встановлене у властивості Кількість стовпців.

Вимкнення засобу заповнення під час введення для поля зі списком у формі

У полі властивості Авторозгортання виберіть значення Ні.

Якщо властивість Авторозгортання має значення Ні, слід вибрати значення зі списку або ввести повне значення.

Настроювання ширини списку в полі зі списком у формі

У полі властивості Ширина списку введіть потрібне значення ширини, використовуючи поточні одиниці вимірювання (настроюється на панелі керування Windows). Щоб використовувати одиниці вимірювання, відмінні від одиниць вимірювання за промовчанням, додайте показник одиниці вимірювання. Наприклад, введіть 2 см. Переконайтеся, що для смуги прокручування залишилося достатньо місця.

Область списку поля зі списком може бути ширшою за область тексту, але ніколи не може бути вужчою. Параметр за промовчанням (Автоматично) настроює однакову ширину списку й текстового поля в полі зі списком.

Настроювання максимальної кількості рядків для відображення в полі зі списком у формі

Введіть число в полі властивості Рядки списку.

Якщо дійсна кількість рядків більша за число, визначене в полі властивості Рядки списку, у полі зі списком відображається вертикальна смуга прокручування.

Настроювання введення лише елементів з області списку в полі зі списком у формі

Виберіть значення Так у полі властивості Обмежити списком.

Примітки

Якщо перший стовпець, який відображається в полі зі списком, не є приєднаним, програма Access визначає обмеження за списком, навіть якщо властивість Обмежити списком має значення Ні.

Якщо властивість Обмежити списком має значення Ні і вводиться запис, відсутній у списку, а поле зі списком є приєднаним, запис зберігається в базовому полі, але не додається до списку. Щоб додати нові записи до списку, використайте властивість Відсутність у списку і подію Не у списку.