Виды копий документов. Правила их оформления

Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Под внешними признаками понимают носитель информации, физическое состояние документов, размер документа, элементы делопроизводственного или художественного оформления.

Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставле­ния на ней реквизита 26 «Отметка о заверении копии» по полной или краткой форме. Копии бывают следующих видов:

- полная копия;

- выписка;

- отпуск.

Выписка из официального документа, например, из приказа, протокола, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию. Выписка оформляется следующим образом:

- в наименовании вида документа указывается: «выписка из приказа», «выписка из протокола»;

- воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа;

- из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима;

- воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи);

- проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати.

Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации.

Если официальный документ должен доводиться до сведения и исполнения значительного числа организаций или исполнителей, его копия изготавливается с помощью средств оргтехники в нужном числе. В этом случае копирование осуществляется не с подлинника (подпись руководителя не разрешается копировать таким образом), а со специально подготовленного для размножения повторного экземпляра документа, на котором в реквизите 22 «Подпись» отсутствует личная подпись руководителя. Ниже указанного реквизита проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением канцелярской печати.

Отпуск — это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа, например служебного пись­ма, направляется адресату. На втором экземпляре документа простав­ляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т. е. без указания должности лица, ее заверившего, и расшиф­ровки подписи. Если отпуск оформлен не на бланке организации, то на него должны быть перенесены дата, регистрационный номер и ссылка на индекс и дату с первого экземпляра.

Организации должны следовать следующим правилам создания копий:

- организация имеет право изготавливать по запросу граждан копии только тех документов, автором которых она является;

- копии официальных документов выдаются на руки гражданам только с разрешения руководителя организации или руководителя службы ДОУ;

- копии официальных документов других организаций можно изготавливать только для внутреннего пользования;

- запрещено изготавливать копии следующих документов: паспорт, военный билет, служебное удостоверение, документы с отметкой «Не для копирования», документы, имеющие неясный текст, подчистки и неоговоренные исправления.

Структура выписки из приказа по основной деятельности:

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ выписка из приказа Дата (приказа) № (приказа) Место издания   Заголовок к тексту (О чем?)   Констатирующая (вводная) часть переписывается полностью приказываю: 1. Из распорядительной части выписываются нужные пункты (нумерация пунктов должна соответствовать приказу вне зависимости от того, каким по счету пункт будет в выписке). Наименование должности руководителя организации И.О. Фамилия   Верно Наименование должности лица, заверяющего выписку _______________ И.О. Фамилия Дата (подписания выписки) (подпись)