Общая классификация и характеристика СЭД и ИСУДО. Виды СЭД

Все информационные процессы, протекающие в организации, делятся на два вида:

· формализуемые, для которых существуют алгоритмы обработки; составляют 90% от всех процессов;

· неформализуемые.

Таким образом, 90% всех информационных процессов компании можно автоматизировать. Для осуществления автоматизации управления интеллектуальными активами и бизнес-процессами на предприятии внедряются информационные системы управления документационным обеспечением (ИСУД), которые предоставляют для менеджмента организации новые возможности по созданию, распространению и поиску знаний, содержащихся в организационно-распорядительных, финансовых, маркетинговых, юридических, нормативно-справочных, научно-технических, проектно-конструкторских документах, создаваемых в различных функциональных подразделениях предприятия на различных этапах жизненного цикла услуг и продукции.

Классификация систем управления электронным документооборотом и документационного обеспечения по функциональному назначению:

· системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы);

· системы с развитыми средствами workflow - рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам. С помощью этих систем можно организовать работы, для которых заранее прописываются все этапы следования и работы;

· системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Сочетают в себе элементы двух предыдущих;

· системы, ориентированные на поддержку совместной работы. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они территориально удалены, и сохранить результаты этой работы;

· системы, имеющие развитые дополнительные сервисы (например, сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга[14], электронной почты). Такие системы могут быть как автономными, так и функционировать в структуре любого из перечисленных классов систем.

Все эти системы обладают современной высокотехнологичной структурой для работы с документооборотом, как правило, используют сложившиеся принципы работы с документами и соответствуют нормативной базе большинства предприятий.

Иерархия СЭД как автоматизированных систем, применяющих информационные технологии для управления документационным обеспечением и всеми интеллектуальными активами компании, по мере расширения их функциональных возможностей такова:

1. информационные системы управления делопроизводством (ИСУД), обеспечивающие работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в России правилами и стандартами делопроизводства. Основное назначение – документальная регистрация свершившихся действий и событий в организации в соответствии с принятыми правилами (например, «документ принят к исполнению» или «на документ дан ответ»). Функции систем:

· регистрация, обработка, хранение документов,

· работа с взаимосвязанными документами,

· поиск документов (полнотекстовый, по атрибутам),

· передача документов между исполнителями,

· контроль исполнения,

· регламентация прав доступа,

· интеграция с внешними системами электронной почты,

· списание документов в архив.

Пользователями этих систем являются сотрудники ограниченного числа структурных подразделений организации;

2. системы управления документооборотом (СУД, Business-Process Electronic Document Management – BP EDM), ориентированные на бизнес-процессы и обеспечивающие строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационно-коммуникационных технологий. Они регистрируют действия и события, поддерживают процессы работы над документами. Business-processEDM-системы обеспечивают:

- полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др.;

- хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) с возможностью их группировки в папки.

Наиболее известными разработчиками ВР EDM-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark), Hummingbird (система PC DOCS) и др. Вендоры[15], больше других компаний преуспевшие в управлении содержимым (например, компании Documentum и FileNet), сфокусировали свою деятельность на реализации в СЭД таких функций, как управление шаблонами, управление динамическими презентациями и публикация Web-содержимого.

Конкурентные преимущества ВР EDM-систем:

· многоуровневая система безопасности,

· надежность баз данных,

· возможность создания территориально-распределительных систем,

· интеграция на одной платформе технологий баз данных и электронной почты,

· полноценный доступ к данным с помощью web-клиентов,

· интеграция данных из других приложений,

· открытые средства настройки и модификации приложений.

Основными пользователями ВР EDM-систем являются отдельные сотрудники многих подразделений, которые вовлечены в один общий бизнес-процесс;

3. корпоративные СЭД (Enterprise-centric Electronic Document Management – EC EDM), обеспечивающие процессы создания, управления доступом и распространением больших объемов документов в компьютерных сетях, процессы контроля над потоками документов в организации, включая обеспечение их безопасности. Основное отличие и преимущество этих систем по сравнению с ВР EDM-системами состоит в том, что они обеспечивают универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации. EC EDM-системы формируют корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную всем пользователям организации. Основные свойства EC EDM-систем:

· наличие многообразных средств управления документами: оформление получения, контроль версий, полнотекстовый поиск, работа с шаблонами, контрольные журналы, уведомление об изменениях и др.,

· разнообразные средства защита данных: средство защиты и шифрования, средство идентификации пользователей, средства RSA[16] и SSL[17];

· управление жизненным циклом,

· быстрое начало работы,

· распределенное редактирование,

· многоуровневый контроль версий,

· поддержка широкого выбора клиентов,

· масштабируемость системы.

Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др.;

4. системы управления информацией (Information Portal, Information Management Systems – IMS) – порталы. Эти системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Они обеспечивают интерактивность и возможность совместной работы за счет применения применять статических и динамических публикаций. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы). Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station);

5. системы управления содержимым (Content Management Systems-CMS). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику). Кроме того, управление Web-содержимым требует наличия возможности создания презентационных шаблонов, с помощью которых осуществляются презентация динамического содержимого и его персонализация (основанная на предпочтениях пользователей, их профилях и др.). На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др. Определенный уровень управления Web-содержимым предлагают также компании FileNet, Tower и Identitech. В свою очередь, компания IBM реализует функции по управлению Web-содержимым на базе решений от компаний Interwoven и Open Market (через партнерские отношения с ними), а компания Tower интегрировала свое программное обеспечение по управлению электронными документами с решениями по управлению Web-содержимым от компании Stellent

6. системы управления потоками работ (WorkFlow Management Systems – WFMS) – это системы управления интеллектуальными активами организации. Они предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Работа WFM-систем основывается на использовании WorkFlow-технологий, которые:

· дают возможность создавать произвольные маршрутные схемы,

· назначать правила перехода этапов бизнес-процессов от одного пользователя к другому через диалоговый интерфейс,

· мониторить прохождения процессов между пользователями с возможностью расхождения, схождения, вложенности, условных переходов,

· вносить изменения, позволяющие оптимизировать любой процесс на основе анализа его текущего состояния, и одновременно с этим документировать изменение и автоматизировать новые действия в ходе его выполнения.

Системы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др. Хороший уровень управления потоками работ обеспечивают в своих решениях также компании FileNet, IBM (через интеграцию с программным обеспечением MQ Series Workflow), Identitech, Tower (через интеграцию с программным обеспечением Plexus и Staffware), Gauss (через интеграцию с программным обеспечением Staffware) и др.

7. системы управления знаниями – это ближайшая перспектива развития корпоративных СЭД.

Кроме названных выше систем, применяются также системы и модули, дополняющие предлагаемую IDC[18] классификацию СЭД:

· системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF[19]). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.;

· системы управления корпоративными электронными записями.. Корпоративные записи являются свидетельством бизнес-транзакций, различных прав и обязательств и др. Корпоративные пользователи должны сами определить, какое содержимое необходимо сделать корпоративной записью. В число корпоративных решений, требующих сохранения содержимого, входят основные бизнес-системы, включая

- ERP-системы и бухгалтерские системы,

- почтовые системы (например, MS Exchange),

- системы управления отчетами и выводом,

- системы электронной коммерции,

- программные средства коллективной работы (системы управления проектами, онлайновой конференц-связи и др.).

В качестве примеров систем управления записями можно привести программное обеспечение Capture от Tower Software, iRIMS от OpenText и Foremost от TrueArc;

· системы управления выводом (Output Management Systems - OMS), основным предназначением которых является генерация выходных документов. Многие корпоративные пользователи хотят собирать данные из разных приложений, работающих в гетерогенной среде, и генерировать отчеты в электронном виде. В некоторых OMS-системах дополнительно реализованы также возможности архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. В связи с этим, многие из OMS-систем классифицируются Gartner Group[20], как интегрированные системы архивации и поиска документов (IDARS - Integrated Document Archive and Retrieval Systems). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и взаимодействие с унаследованными корпоративными системами;

· специальные модули управления электронными документами, встраиваемые в ERP-системы (SAP R/3, Baan и др.). Однако возможности этих модулей достаточно ограничены, так как практически невозможно создать универсальную и полнофункциональную ERP-систему;

· система электронного архива - система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск. Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом[21] (Enterprise Content Management - EСM). Множество организаций, будучи еще не готовыми к внедрению полнофункциональной СЭД, приходит к его внедрению через использование сетевых папок общего пользования, зачастую громоздких и сложных. Поэтому электронные архивы позиционируют как основу документооборота.

Особенности системы электронного архива:

· не допускает изменение документа;

· позволяет существовать единственной финальной версии документа;

· запрещает удаление документов, кроме некоторых строго контролируемых ситуаций;

· должен включать строгие правила хранения;

· должен включать строго упорядоченную структуру документов (классификационную схему), которая задается администратором;

· может поддерживать ежедневную работу, но в первую очередь предназначен для обеспечения защищенного хранения бизнес значимых документов.

Внедрение системы электронного архива начинается, прежде всего, с потребности структурировать электронную информацию, независимо от вида документа (текстовые документы, мультимедиа или графика; первичная финансовая, техническая или проектная документация). Электронный архив включает следующие базовые функции:

· управление документами и иерархической структурой архива (check-in/check-out, безопасность, управление сервисами, назначение документам атрибутов);

· имиджинг документов (оцифровка, трансформация, представление в разных форматах бумажных документов);

· поточный ввод - ускорение занесения большого массива типовых и разнородных документов в систему;

· управление Web-контентом;

· системы сообщений, позволяющие пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.

В зависимости от разновидности системы архива и ее предназначения, появляются специфичные функции, например:

· для систем автоматизации архивного делопроизводства - формирование и оформление архивных дел, автоматическое формирование номенклатуры дел, учет и контроль использования дел.

· для архивов нормативно-технической документации - функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости проверить актуальность представленного в системе стандарта;

· для архивов финансовой (платежной) документации - функция выборки, позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.

Основные виды электронных архивов:

· система автоматизации архивного делопроизводства. Необходима для архивного подразделения предприятия, помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения и т.д.;

· электронный архив финансовой (платежной) документации. Обеспечивает централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия

· электронный архив проектной документации. Позволяет проектным организациям хранить весь спектр документов: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое;

· электронный архив нормативных документов. Представляет собой организованный каталог всех стандартов предприятия, закупленных и (или) разработанных им. создание такого архива тесно связано с проблемой авторского права компаний-разработчиков стандартов и зачастую бывает одним из условий прохождения сертификации;

· электронный архив технической документации. Предназначен для организаций, чья деятельность связана с поставкой товаров и обеспечивает хранение сопутствующей технической документации (руководства пользователя, технические характеристики и прочие);

· электронный архив юридической документации, содержащий договоры и сопутствующую документацию;

· электронный архив кадровой документации, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоряжений, инструкций и регламентов внутри компании;

· электронный архив конструкторской документации позволяет организовать доступ к копиям чертежей, независимо от их давности.

Планирование персональной деятельности

На рынке средств управления информацией выделилось несколько направлений:

· личные информационные системы (ЛИС, Personal Information Manager - РIМ) – системы планирования персональной деятельности, для тех, кто пытается воспроизвести опыт использования книжек-ежедневников;

· системы учета деловых контактов для лиц, чья работа строится на использовании телефона и рассылке корреспонденции;

· гибриды этих двух типов, а также свободные формы для ведения заметок тем, кто хочет лишь избавиться от бумаг, загромождающих столы.

Сегодня в связи с повсеместным распространением локальных вычислительных систем и электронной почты, все эти категории пересекаются еще в большей степени, чем когда-либо ранее. Теперь ЛИС способны работать на уровне групп. Системы управления деловыми контактами могут управлять расписанием, а большинство программных продуктов позволяют совместно использовать календарь всей рабочей группе, и обработку информации (соответственно).

К системам планирования персональной деятельностью относятся:

· программы для информационного обслуживания руководителей,

· настольные информационные менеджеры

Рассмотрим возможности наиболее распространенных в России программ для информационного обслуживания руководителей и работы синформацией:

· «БОСС-Референт» - система, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы.

Основное применение - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической структурой в России. Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт»: в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в «БОСС-Референт» интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

Система реализована на платформе Lotus Notes. Благодаря этому вдобавок к функциям «БОСС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды Lotus Notes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т. д. «БОСС-Референт» является наиболее открытой во всех смыслах системой – она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.

· «БОСС - Вариант» - система обработки персональной информации, реализует нетрадиционный подход к обработке персональной информации, который позволяет вести многоаспектный анализ, классификацию и поиск не только физических лиц, но и таких взаимосвязанных с ними объектов анализа, как события, документы, организации и т.п.

Основным достоинством системы являются богатые возможности поиска информации. Поиск может осуществляться по многим критериям одновременно (например, национальность и возраст), а также по произвольно заданному пользователем тексту. Кроме того, возможен поиск как по связям между объектами (например, выборка всех лиц, участвовавших в данном событии и т.п.), так и по типу связи.

Информационно-поисковая система "БОСС - Вариант" реализована в современной технологии клиент/сервер, обеспечивающей одновременную согласованную работу произвольного числа пользователей в единой компьютерной сети.

Комплекс ориентирован на создание информационных систем служб безопасности финансовых структур, правоохранительных органов и т.п.

· «Дело» - является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у нас в стране. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. Разработчик – компания «Электронные офисные системы» (ЭОС, http://www.eos.ru) взял курс на пересмотр концепции продукта в сторону создания полноценной системы документооборота. Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, к которому «приделываются ноги», то есть обеспечивается его движение. Движение документов (притом что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. Для хранения документов компания ЭОС недавно представила отдельный продукт, интегрированный с системой «Дело», обеспечивающий функции электронного архива. В системе реализован Web-интерфейс, что удобно для организации удаленного доступа и построения интранет-порталов. Система имеет API, позволяющий интегрировать ее с различными приложениями. «Дело» хранит учетные записи средствами промышленной СУБД – Oracle или Microsoft SQL Server; осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами. Последняя версия интегрирована с системой распознавания FineReader для занесения в нее данных с бумажных документов.

· «Евфрат» - является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией Cognitive Technologies (http://www.cognitive.ru). Компания предлагает спектр продуктов для организаций различного масштаба – от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний. В нашем случае речь пойдет о втором варианте, называемом «Евфрат Клиент-сервер», в котором в качестве клиентской части используется «Евфрат-Офис», являющийся самостоятельным продуктом, который может работать независимо от серверного компонента системы.

Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра, правда, без форматирования и иллюстраций, что, в прочем, не составляет проблемы, так как документ можно открыть во внешнем «родном» приложении. К сожалению, «Евфрат» не дает возможности отслеживать получение и возврат документов (check-out, check-in) и хранение версий, что может усложнить коллективную работу с документами. Система позволяет описать категории документов и приписать любой из категорий любые реквизиты.

Для ввода информации с бумажных носителей в комплект продукта входит система потокового ввода, основанная на другом продукте компании – системе распознавания текстов Cuneiform. По сути, «Евфрат» представляет собой средство сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, полнотекстового поиска, назначения заданий, связанных с документом, и контроля их исполнения. Это недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы.

К широко распространенным настольным информационным менеджерам можно отнести:

1. Microsoft Outlook - это вид организующего программного обеспечения. Основные функции Outlook:

· почтовый ящик входящей корреспонденции (Inbox). Это почтовый клиент Outlook. Как и Exchange, он поддерживает несколько систем электронной почты, в том числе Internet Mail, MS Mail, Exchange Server и MS Network;

· календарь. Это инструмент планирования Outlook. Он позволяет назначать как однократные, так и регулярные встречи и события. Поддерживаются обычные обзоры за день, неделю, месяц и любое количество дней. Функция AutoData (Автодата) позволяет вводить дату на разговорном языке (например, в следующий четверг) и получать её преобразование в официальную дату. Outlook может напоминать о предстоящих встреча;

· контакты. Эта папка имеет более 100 полей, которые можно отслеживать, в том числе адреса электронной почты и Web-узлов. Можно связываться с адресатом по модему, посылать электронную почту, планировать совещания;

· задачи. Это список "что сделать". Здесь можно не только установить персональные задания, но и послать распоряжения другим сотрудникам. Если эти распоряжения приняты, то папка Задачи сотрудника обновляется автоматически. Для выполняющихся заданий сотрудник может посылать отчёты о состоянии дел;

· дневник. Содержит записи о различных выполненных задачах, таких как посылка электронной почты, телефонные звонки или рассылка приглашений на совещание. Колонка времени показывает, когда выполнялось данное действие. Можно также задать, чтобы показывалось, когда проводилась работа с документами Office и как долго;

· заметки. Это замена липких заметок. Заметка – это маленькое окно, в которое вводится какой либо текст, например, конспект беседы, цитата, идеи. Эти заметки независимы в окне Outlook, поэтому их всегда можно держать на виду;

· поддержка Exchange Server. Инструменты для рабочих групп Exchange Server полностью поддерживаются в Outlook. Это значит, что можно организовывать общедоступные папки для списков контактов, представляющих общий интерес и общие планы работ.

2. информационная система ECCO Pro(компания NetManage) ориентирована на управление разнородной информацией, которая должна как-либо быть привязанной к деловым контактам, планам и другим задачам. В пакете ECCO Pro удачно сбалансировано управление как структурированной, так и неструктурированной информацией. ЕССО предлагает простой процесс импорта и множество параметров.

ECCO располагает исключительными возможностями планирования. Процедуры настройки и варианты вывода расписаний на печать тщательно продуманы.

3.система управления GoIdMine (Компания CroIdMine Software Corp.) выделяется при обработке больших, насыщенных информацией баз данных о контактах. Благодаря средствам управления электронной почтой можно связать сообщения о знакомствах с синхронизацией контактных баз данных через Internet. Имеются эффективные функции расписаний и группового планирования.

Для управления информацией в GoidMine имеется модуль InfoCenter, представляющий собой базу знаний, подобную справочной системе Windows, но без гипертекстовых связей, InfoCenter позволяет хранить и извлекать большие объемы текстовой информации, например, прейскуранты компаний или личные заметки.

Средства телефонии в сочетании с существующими средствами работы с электронной почтой, факсом и сетями превращают GoIdMine в надежный коммуникационный центр.