Стандарт телефонного общения
Важным стандартом любого средства размещения является стандарт телефонного общения, поскольку телефонная связь для средства размещения является неотъемлемой частью процесса обслуживания гостей. Любой телефонный звонок, поступивший в любое подразделение средства размещения – это потенциальный клиент. Поскольку при разговоре по телефону отсутствует визуальным контакт, телефон становится тем средством связи, при котором возникает большая часть искажений и непонимания. Однако, соблюдая телефонный этикет, персонал средства размещения избежит возможного неправильного толкования, ошибок и в соединении. Стандарты телефонного этикета должны разрабатываться с учетом специфики каждого конкретного средства размещения. При этом существуют общепринятые правила ведения телефонной беседы в ситуации гостеприимства.
Один из вариантов телефонного этикета.
Первый этап – приветствие. Телефонную трубку необходимо снять до третьего – четвертого звонка.
Если сотрудник отвечает после первого звонка, у гостя может сложиться впечатление, что клиентов в этой гостинице немного и он – первый, кто позвонил за сегодняшний день. Если трубку снимут после четвертого звонка, гость может не дождаться и решить, что, либо гостиница сменила телефонный номер, либо его неправильно информировали о номере.
Подняв трубку, следует спокойно сделать вдох и четко представиться «Доброе утро/день/вечер/ночь. Гостиница/санаторий/пансионат «Х».
Далее все зависит от корпоративных стандартов. Как правило, в средствах размещения сотрудникам принято представляться по имени. Например, «Доброе утро/день/вечер/ночь. Гостиница/санаторий/пансионат «Х» Людмила». То, как сотрудник представляется, у гостя создается предварительное мнение о средстве размещения, об отношении к клиентам.
Если абонент не говорить по-русски, приветствие следует повторить на английском языке. Представляться сразу на двух языках – русском и английском – не следует. Продолжительное приветствие только раздражает гостя, если он звонит издалека.
Второй этап – осуществление соединения. Получив от гостя информацию о его потребностях, следует обязательно повторить ее и спросить, правильно ли вы его поняли. Если для выполнения просьбы гостя вам требуется время, чтобы уточнить запрашиваемую информацию, воспользуйтесь кнопкой для блокирования звука. Гость не должен слышать посторонние разговоры, а также информацию, которая для него не предназначена.
Если по интересующему гостя вопросу необходимо соединять с каким – либо отделом, всегда сообщайте, с кем хотите его соединить. Если требует соединение с представляем звонящего, вежливо поинтересуйтесь у гостя: «Как Вас представить?». Информацию обязательно записывайте в заранее приготовленном блокноте.
Третий этап – прощание. Первым закачивает разговор гость. Если гость уже проживает в средстве размещения, пожелайте ему «Приятного пребывания в нашей гостинице/санатории/пансионате!». Если абонент не проживает в гостинице/пансионате/санатории, прощание можно ограничить фразой «До свидания, всего доброго».
Сотруднику, отвечающему на телефонные звонки, необходимо в разговоре по телефону придерживаться общих правил ведения беседы:
- улыбайтесь, когда отвечаете по телефону. Даже не видя вашу улыбку, человек, позвонивший в гостиницу/пансионат/санаторий, почувствует, что вы искренне интересуетесь его звонком и рады его слушать;
- при разговоре постоянно контролируйте свои эмоции. Недопустимо перекладывать свое раздражение, усталость или плохое настроение на собеседника;
- избегайте в беседе следующих фраз и выражений: «нет», невозможно», «я не должен», «вы должны». Эти слова легко заменить фразами: «лучше всего сделать так….», «думаю, стоит попробовать…», «вам следует…», «я постараюсь…», «я уточню эту информацию…» и так далее;
- если гостю пришлось ждать вашего ответа какое – то время, обязательно извинитесь за ожидание, и поблагодарите гостя;
- говорите четко, понятно и не очень быстро. Делайте паузы, сообщая собеседнику информацию. Сложные слова говорите в разбивку, проговаривая их по буквам.
Помните, телефонный этикет – это часть культуры предприятия, на котором вы работаете, это один из важнейших компонентов имиджа предприятия. Улучшение качества общения – залог успеха в конкурентной борьбе.
Один из вариантов стандарта содержания номерного фонда средства размещения.
Первое впечатление.
- Дверной косяк не должен быть обшарпан ни снаружи, ни изнутри.
- Дверь не должна быть потёрта, обшарпана ни снаружи, ни изнутри.
- Дверь должна быть чистой с обеих сторон.
- Табличка с номером комнаты должна быть чистая.
- Все металлические части двери должны быть в хорошем состоянии.
- Все металлические части двери должны быть чистыми.
- Все части двери из металла должны быть наполированы.
- Температура воздуха в номере должна быть комнатной.
- Воздух в комнате не должен быть спёртым, в комнате не должно быть неприятных запахов.
Прихожая.
1. На дверной ручке изнутри должны находиться карточки «Не беспокоить» и «Требуется уборка». Карточки должны быть чистыми и в хорошем состоянии.
2. На внутренней стороне двери должен быть план эвакуации из гостиницы. Рамка должна быть чистой и в хорошем состоянии.
Полы.
- Все ковровые покрытия на полу должны быть чистыми и хорошо пропылесосены.
- На коврах не должно быть легко удаляемых пятен.
- Для трудноудаляемых пятен необходимо использовать пятновыводители или вымыть ковёр дисковой машиной.
- Ковровые покрытия у стен около плинтусов, вокруг, под мебелью и за мебелью должны быть чистыми и без катышков.
- Ковёр под кроватью должен быть чистым.
Поверхности.
- Все поверхности должны быть чистыми.
- Ежедневная уборка номера должна включать обязательную уборку всех поверхностей как горизонтальных, так и вертикальных.
- На поверхностях столов, полок и т. д. не должно быть волос.
- Все горизонтальные поверхности не должны быть пыльными.
- Все поверхности должны быть в хорошем состоянии.
Потолки.
Все вентиляционные отверстия, решётки должны быть чистыми и не пожелтевшими.
- Потолок должен быть чистым и не повреждённым.
- В углах и на потолке не должно быть паутины.
Стены.
- Все стены должны быть чистыми.
- На стенах не должно быть полос и пятен.
- Плинтусы должны быть чистыми.
- Радиаторы должны быть с исправными регуляторами и чистыми.
Окна.
- Стёкла окон должны быть чистыми, без пятен с обеих сторон.
- Все уплотнители стекла должны регулярно протираться влажной тряпкой.
- Оконные подоконники должны протираться при ежедневной уборке номера.
- Оконные рамы необходимо регулярно протирать.
- Окно должно хорошо функционировать.
Стеклянные поверхности в комнате.
- На стёклах картин не должно быть пятен и разводов.
- Горничная должна быть внимательной и не должна протирать стёкла картин грязной тряпкой или салфеткой, содержащей химикат для полировки мебели.
- На зеркалах не должно быть засохших пятен.
- На зеркалах не должно быть отпечатков пальцев.
- На зеркалах не должно быть разводов и полос.
- На зеркалах не должно быть пыли.
- Экран телевизора должен протираться ежедневно.
Картины.
- Рамы картин должны быть без пятен.
- Рамы картин должны быть в хорошем состоянии, чистыми, без сколов и царапин.
- Стёкла картин должны быть без пыли, пятен и разводов.
- Все картины должны специально крепиться к стене.
- Все картины должны висеть ровно.
Шторы.
- Все шторы должны быть в хорошем состоянии.
- Шторы должны быть чистыми с обеих сторон.
- Шторы должны легко открываться и закрываться.
- Шторы на подгибе должны быть в хорошем состоянии.
- Низ штор, сгибы в особенности, не должны быть грязными.
Мебель.
- Отдельные предметы мебели (стол, стулья и т. д.) должны быть устойчивыми.
- Обивка мебели должна быть чистой, не затёртой.
- На обивке мебели не должно быть пятен.
- На обивке мебели не должно быть дефектов.
- В ящиках не должно быть волос, крошек, пыли, т. е. они должны быть чистыми.
- Ящики столов и шкафов должны легко открываться и закрываться.
- Корзины для мусора должны быть чистыми изнутри и снаружи.
- В мусорных корзинах не должно быть мусора.
- Мусорные корзины должны быть в хорошем состоянии (не обшарпаны, не согнуты и т. д.).
- Пепельницы должны быть чистыми.
- Спички возле пепельниц должны быть согласно утверждённому стандарту.
- Спичечный коробок должен быть новым и неиспользованным.
Шкаф для одежды/гардероб.
- Двери гардероба должны хорошо функционировать.
- Двери гардероба должны быть чистыми, не обшарпанными, без пятен и царапин.
- Стены, полки в шкафу должны быть чистыми, без пятен, полос и пыли.
- Рейка для вешалок должна быть чистой, аккуратно укомплектованной вешалками согласно утверждённым стандартам.
- Вешалки в гардеробе должны быть в хорошем состоянии и чистыми.
Мини-бар.
- Все печатные материалы по мини-бару должны быть согласно утверждённому стандарту.
- На поверхности и внутри мини-бара не должно быть крошек, пятен от пищи и спиртных напитков.
- На мини-баре и внутри не должно быть волос, пыли.
Матрас..
- Матрасы на кроватях не должны провисать.
- Пружины матраса не должны выпирать.
- Матрас не должен скрипеть.
- На матрасе должен быть стикер, указывающий дату, когда последний раз матрас переворачивали.
Ванная комната
Первое впечатление.
- Дверь и дверной косяк не должны быть обшарпаны.
- Дверь и дверной косяк должны быть чистыми с обеих сторон.
- Дверь должна быть в хорошем состоянии.
- Металлические части двери должны быть в хорошем состоянии.
- Металлические части дверей должны быть чистыми и наполированными.
- В ванной не должно быть плохого запаха.
- Все лампочки в ванной должны быть в рабочем состоянии.
Раковина.
- Раковина должна быть чистой.
- В раковине не должно быть волос.
- Кран для воды, дренажное отверстие должны быть чистыми, металл отполирован.
- Заглушка в раковине должна быть чистой, без волокон на нижней части, вода должна хорошо сливаться.
- Силиконовое уплотнение швов на раковине не должно быть жёлтым или грязным.
- Стаканы на столешнице должны быть:
· без сколов и трещин;
· без отпечатков пальцев;
· не должны содержать на дне никакого осадка;
· без разводов;
· без засохших капель.
- Стаканы должны стоять на подстаканниках или быть накрыты специальными бумажными крышками.
Зеркала в ванной и туалете.
- На зеркалах не должно быть засохших пятен.
- На зеркалах не должно быть отпечатков пальцев.
- На зеркалах не должно быть никаких полос, разводов, мутной плёнки.
- На зеркалах не должно быть пыли.
Стены.
- Все стены в ванной должны быть чистыми, без пятен и полос.
- Кафельная плитка должна промываться от потолка до пола.
Туалет (унитаз).
- Унитаз должен быть чистым.
- На поверхности унитаза не должно быть волос.
- Края унитаза должны быть чистыми.
- Крышка унитаза должна быть чистой снаружи и изнутри.
- Кнопка спуска воды и поверхность вокруг неё должны быть чистыми.
- Кнопка спуска воды должна функционировать исправно.
- Внешняя сторона унитаза должна быть чистой, без потёков.
- Места крепления крышки и сидения унитаза должны быть чистыми.
- Щётка для унитаза, а также контейнер для щётки должны быть чистыми.
- Держатель туалетной бумаги должен быть в хорошем состоянии, металл должен быть наполирован.
Ванна.
- Поверхность ванны должна быть чистой.
- На краях и внутри ванны не должно быть волос, пятен, пыли.
- Поверхность кранов должна быть чистой и наполированной.
- Дренажное отверстие должно быть чистым, наполированным.
- Дренаж должен исправно работать, т.е. вода должна хорошо уходить из ванны.
- Лейка душа должна быть чистой, без солевых отложений.
- Душ должен хорошо функционировать.
- Шторка для душа должна быть свежей и чистой с обеих сторон.
- Шторка должна быть в хорошем состоянии.
- Все крючки на шторке должны присутствовать.
- Полка для полотенец должна быть чистой, металл должен быть наполирован.
- Металлическая рейка для шторки в ванну должна быть чистой, метал наполирован.
Стены в ванной.
- Кафельная плитка у ванной должна быть чистой, без минеральных отложений (осадка).
- На кафельной плитке не должно быть волос.
- На стенах у ванны не должно быть засохшего мыла.
- Силиконовое уплотнение у ванны не должно быть грязным или пожелтевшим.
- Полочка для предметов индивидуальной гигиены должна быть чистой, наполированной.
- Потолок в ванне должен быть чистым, без волос, без пятен, не пожелтевшим.
- Вентиляция, расположенная на потолке, должна быть чистой и исправной.
Душевые кабины.
- Душевая кабина должна быть чистой.
- В душевой кабине не должно быть волос.
- Дренажное отверстие должно быть чистым, отполированным и хорошо функционировать.
- Стены в душевой кабине должны быть чистыми, без минеральных отложений.
- Мыльница должна быть чистой, без следов мыла.
- Потолок в душевой должен быть чистым, без пятен.
- Все металлические части душа должны быть сухими, чистыми, отполированными и хорошо функционировать.
Полы в ванной.
- На полу в ванной не должно быть волос.
- На полу в ванной не должно быть пыли, крошек и т.д.
- Пол в ванной при уборке должен обязательно протираться влажной тряпкой.
- Силиконовое уплотнение унитаза на полу должно быть чистым, непотемневшим.
- Мусорная корзина в ванной должна быть чистой, сухой.
Полотенца.
- Все полотенца в ванной должны быть чистыми.
- Полотенца должны быть аккуратно сложены.
- Полотенца не должны быть жёсткими.
- Количество полотенец должно быть чётко в соответствии с утверждёнными стандартами.
Гостевые принадлежности.
- В ванной должно быть 2 рулона туалетной бумаги, концы которых должны быть сложены треугольником.
- Бумажные косметические салфетки должны быть аккуратно заправлены в коробку (кончик наружной салфетки сложен треугольником).
- Гостевые принадлежности (мыло, шампунь, гель и лосьон для тела) должны быть аккуратно уложены в корзинку в количестве, определённом утверждёнными стандартами.
- Пользуемые гостевые принадлежности должны пополняться при ежедневной уборке.
- Нижеследующее оборудование ванной должно быть чистым и хорошо функционировать:
· Фен.
· Косметическое зеркало для бритья и макияжа.
· Розетка для бритвы.
Полиграфия в номерах.
Информация для гостей.
Информация для гостей представлена в:
ü Папке гостя (guest directory).
ü В папке меню ресторанов.
Полиграфия в номере.
- Папка гостя должна быть чистой с обеих сторон.
- Все страницы и разделители папки должны быть без пятен, заломов.
- Меню ресторана должно быть в хорошем состоянии, без пятен и пыли.
- Все, карточки и т.д. должны быть в хорошем состоянии, без пятен, пыли, сколов.
- Стикер на телефоне и бумажная информация у телефона должны быть презентабельными и в хорошем состоянии
- Телевизионная программа должна быть презентабельная и соответствовать настроенным каналам телевизора.
- Комплектация папки гостя письменными принадлежностями должна осуществляться согласно утверждённым стандартам.
- Бумага, конверты и другая бумажная продукция должны быть безупречно чистыми, без заломов.
Техническое оборудование
Приборы и системы.
- Регуляторы систем отопления, вентиляции, кондиционирования должны быть исправны и хорошо регулировать работу этих систем.
- Вентиляционные решётки должны быть чистыми.
- Все розетки, электрические разъёмы должны быть чистыми.
Телевизор.
- Телевизор должен отчётливо принимать все каналы, указанные в TV программе.
- Экран должен иметь нормальную цветовую насыщенность.
- Пульт дистанционного управления должен быть чистым.
Телефон.
- Телефон должен хорошо работать.
- Громкость телефонного звонка должна быть достаточной для нормального восприятия гостем.
- Телефонная трубка должна быть безупречно чистой.
- Телефонный аппарат должен быть чистым, без пятен и пыли.
- Телефонный шнур не должен быть скручен узлом. Шнур должен быть чистым.
Должностные инструкции
Общие рекомендации по разработке должностных инструкций
Должностная инструкция – это один из локальных нормативных актов, принимаемых работодателем. Согласно статье 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, могут принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
Поэтому практически все работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, могут вводить должностные инструкции для регламентирования трудовых отношений, а также самостоятельно устанавливать порядок их разработки, согласования и утверждения.
При этом нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.
Должностные инструкции могут разрабатываться как на стадии проектирования организации, бизнеса, так и в уже функционирующем бизнесе со сложившимися трудовыми отношениями. Первое требует метода тщательного моделирования трудовых процессов исполнителей. Второе – глубокого анализа существующих трудовых отношений у конкретного работодателя. В любом случае порядок разработки должностных инструкций предполагает общепринятый алгоритм действий.
Процесс разработки должностных инструкций можно представить в виде последовательно сменяющих друг друга этапов:
- Подготовительный этап;
- Разработка проекта должностной инструкции;
- Согласование проекта должностной инструкции;
- Утверждение должностной инструкции.
Непосредственной разработке должностных инструкций в каждом конкретном случае должна предшествовать определенная подготовительная работа. На первом этапе разработки должностных инструкций необходимо детально изучить все нормативно-правовые документы, регламентирующие порядок деятельности должностных лиц и правила разработки и хранения организационно-правовых документов. А также работодатель в рамках локального нормотворчества должен определить порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций, для чего необходимо утвердить Положение о должностной инструкции.
Основные нормативно-правовые акты, с учетом которых должна разрабатываться должностная инструкция:
- Конституция РФ;
- Трудовой кодекс РФ;
- «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (утверждена Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта российской федерации»);
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»);
- «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения» (утвержден Росархивом 6 октября 2000 года);
- «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР)», принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 года №367);
- «Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №298);
- «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37);
- Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;
- Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утвержденные Минтруда РФ;
- Постановление Правительства РФ от 31 октября 2002 года №787 «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;
- Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Министерства.
- Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации.
- Нормативно-правовые акты органов местного самоуправления (например, Решение Омского городского Совета от 23 апреля 1997 года №324 «Об утверждении Положения о порядке назначения на должность и освобождения от нее руководителей муниципальных унитарных предприятий и учреждений» указывает на обязанность руководителей муниципальных унитарных предприятий и учреждений утверждать должностную инструкцию для работника, с которым он заключил трудовой договор).
- Локальные нормативно-правовые акты работодателя:
ü Правила внутреннего трудового распорядка;
ü Коллективный договор (Положение о персонале и другое);
ü Штатное расписание;
ü Положения о структурном подразделении;
ü Приказы о разграничении полномочий между руководителями организации;
ü Положение о должностной инструкции.
Образец Положения о должностной инструкции.
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ООО «_______________»
_____________/___________/
«__»___________2011 г.
ПОЛОЖЕНИЕ О ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
ООО «__________________________»
Наименование организации
1. Общие положения.
2. Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции.
3. Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции.
4. Заключительные положения.
1. Общие положения
1.1. Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, основные права, обязанности и ответственность должностного лица (работника) при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.
1.2. Должностные инструкции разрабатываются для реализации следующих целей:
- рациональное разделение труда;
- повышение эффективности управленческого труда;
- создание организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;
- регламентация взаимоотношений работника и работодателя;
- обеспечение объективности и обоснованности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания;
- организация оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров;
- укрепление трудовой дисциплины в организации;
- составления трудовых договоров;
- разрешение трудовых споров.
1.3. Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретного работника, в соответствии со штатным расписанием, Правилами внутреннего трудового распорядка, с соблюдением Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации и иными нормативно-правовыми актами.
1.4. Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ.
1.5. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации и объявляется работнику под расписку при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.
2. Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции
2.1. В должностной инструкции указывают наименование организации, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.
2.2. Должностная инструкция состоит из разделов:
I. Общие положения.
II. Должностные обязанности.
III. Права.
IV. Ответственность.
2.3. В разделе I «Общие положения» указывают:
1) наименование должности;
2) требования, предъявляемые к образованию и стажу работы должностного лица, замещающего данную должность (квалификационные требования);
3) непосредственная подчиненность (кому непосредственно подчиняется данное должностное лицо);
4) порядок назначения и освобождения от должности;
5) наличие и состав подчиненных;
6) порядок замещения (кто замещает данное должностное лицо во время его отсутствия; кого замещает данное должностное лицо);
7) возможность совмещения должностей и функций;
8) нормативная база его деятельности (основополагающие нормативные и организационно-правовые документы, на основании которых должностное лицо осуществляет служебную (трудовую) деятельность и реализует свои полномочия).
В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус должностного лица и условия его деятельности.
2.4. Раздел II «Права» содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает должностное лицо при исполнении возложенных на него должностных обязанностей.
В разделе отражаются взаимоотношения должностного лица с другими структурными подразделениями организации и должностными лицами исходя из возложенных на него должностных обязанностей и полномочий.
Кроме того, в разделе конкретизируют права должностного лица с учетом специфики выполняемых должностных обязанностей.
2.5. Раздел III «Должностные обязанности» содержит перечень основных функций должностного лица.
Кроме того, в этом разделе указываются обязанности должностного лица, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению руководителя организации.
2.6. В разделе IV «Ответственность» указывают меру ответственности должностного лица за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, локальными правовыми актами и трудовым законодательством РФ.
В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность должностного лица.
2.7. Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления, который ведется в организации и служит доказательством того, что работник ознакомился с должностной инструкцией.
3. Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции
3.1. Должностная инструкция разрабатывается специалистом службы управления персоналом, либо руководителем структурного подразделения, либо лицом, уполномоченным на то руководителем структурного подразделения. Подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-разработчиком.
3.2. Должностная инструкция должна быть составлена согласно Типовой формы должностной инструкции (приложение №1 к настоящему Положению) с обязательным соблюдением реквизитов, указанных в ней.
3.3. Должностная инструкция должна быть согласована с правовым отделом (юрисконсультом) организации.
При необходимости она согласовывается с другими подразделениями организации и вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
3.4 Должностную инструкцию утверждает руководитель организации.
3.5. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с Положением.
3.6. Требования должностной инструкции являются обязательными для работника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под роспись и до перемещения на другую должность или увольнения из организации, о чем делается запись в соответствующей графе листа ознакомления.
3.7. Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится путем издания приказа руководителя либо утверждения текста должностной инструкции в целом с учетом вносимых изменений и дополнений.
4. Заключительные положения
4.1. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью отдела кадров и хранят в отделе кадров или соответствующем подразделении в соответствии с установленным порядком. Срок хранения должностной инструкции после замены новой - 3 года.
4.2. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают должностному лицу, работающему в данной должности, и начальнику соответствующего отдела или структурного подразделения.
Сотрудник расписывается на обеих ксерокопиях. По решению руководителя заверенная копия должностной инструкции может направляться при необходимости в другие отделы организации.
Настоящее Положение вступает в силу с момента утверждения его руководителем ООО «_______________».
Приложение №1
к Положению о должностной инструкции
ООО «_________________»
от « ___» ___________ 2011 г.
ТИПОВАЯ ФОРМА
ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
ООО «__________________»
Наименование организации
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
______________________________
(Наименование должности и структурного подразделения)
00.00.0000 г. №____
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ООО «____________»
_____________/___________/
«__»___________200_ г.
I. Общие положения.
II. Права.
III. Должностные обязанности.
IV. Ответственность.
Настоящая Инструкция разработана ___________________________________________________
Должность, наименование структурного подразделения
___________ /______________________/
подпись, Ф.И.О.
00.00.0000 г.
СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела
ООО «______________________»
___________ /______________________/
подпись, Ф.И.О.
00.00.0000 г.
С инструкцией ознакомлен
___________/__________________/
подпись, Ф.И.О.
00.00.0000 г.
Внесение изменений в должностные инструкции.
Чтобы должностные инструкции не стали бесполезными бумагами, они должны быть динамичными, оперативно отражающими структурно-организационные, производственные и иные изменения. Поэтому особое внимание следует уделять их своевременному обновлению. Такой подход делает должностные инструкции актуальными документами, содержание которых соответствует условиям, задачам и потребностям управления.
Как часто надо менять текст должностной инструкции? В этом вопросе возможна крайность: некоторые кадровые работники, проявляя излишнее усердие, обновляют должностные инструкции ежегодно. Это не всегда оправдано. Внесение изменений в должностные инструкции необходимо, например, в следующих случаях: