Тема 3-4. ОСНОВИ ІНФОРМАЦІЙНОЇ КУЛЬТУРИ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА. РОЛЬ ІНФОРМАЦІЇ У ПРОЦЕСІ УПРАВЛІННЯ
1. Поняття інформаційної культури
2. Зміст і структура інформаційної культури менеджера
3. Роль інформації у процесі управління
4. Інформаційні потоки в організації
1. Поняття інформаційної культури
На сучасному постіндустріальному етапі розвитку суспільства вирішальним фактором стає інформація. Її домінування ініціювала науково-технічна революція (середина ХХ ст. – і до сьогодні), яку ще іменують інформаційною, оскільки нею охоплена будь-яка інтелектуальна діяльність, починаючи з інформаційних образів в економіці, штучного інтелекту у нових технологіях, і продовжуючи інформатизацією суспільства, світовою глобалізацією науки й освіти тощо.
Поява комп’ютерів і відповідного програмного забезпечення дала можливість розв’язувати різноманітні завдання і здійснювати глибокий аналіз існуючих проблем в окремих галузях економіки і соціальної сфери України, по-новому подивитись на результати діяльності суб’єкта.
Відомий американський математик Р. Хемінг підкреслював, що метою обчислень є не число, а розуміння. Комп’ютер в багато разів збільшує помилку користувача. Іншими словами, комп’ютеризація – це інструмент для тих, хто розуміє саму сутність наук, їх фундаментальні концепції, і хто, використовуючи всю потужність сучасних ПЕОМ, хоче підняти управління на якісно новий рівень.
Динамічні зміни в суспільстві, економіці, соціальній сфері відбуваються під впливом стрімкого розвитку та впровадження новітніх інформаційних технологій (НІТ).
Глобальний процес зміни носіїв інформації та форм інформаційного обміну, що пов’язаний з розповсюдженням сучасних інформаційних і телекомунікаційних технологій, стає фундаментальним чинником, який кардинально змінює соціально-економічну ситуацію.
За переходу до інформаційного суспільства, необхідно підготувати людину до швидкого сприйняття та оброблення великих обсягів інформації, оволодіння сучасними засобами, методами і технологією роботи. Крім того, нові умови роботи породжують залежність інформованості однієї людини від інформації, придбаної іншими людьми. Тому вже недостатньо вміти самостійно освоювати і нагромаджувати інформацію, треба навчитися такій технології роботи з інформацією, коли підготовлюються і приймаються рішення на основі колективного знання. Це говорить про те, що людина повинна мати певний рівень культури поводження з інформацією. Для відображення цього факту було введено термін «інформаційна культура».
Інформаційна культура – це вміння цілеспрямовано працювати з інформацією, використовуючи для отримання, оброблення та передавання її комп’ютерну інформаційну технологію, сучасні технічні засоби і методи. Іншими словами, «інформаційна культура у вузькому значенні слова – це рівень інформаційного спілкування людей, досягнутий у процесі його розвитку, а також характеристика інформаційної сфери життєдіяльності людей, в якій ми можемо відмітити ступінь досягнутого, кількість і якість створеного, тенденції розвитку, ступінь прогнозування майбутнього» [Суханов А.П., 1988 р.].
Під інформаційною культурою розуміють сукупність, складову НІТ, технологічну, правову, соціологічну та ергономічну підсистеми, що чинять спрямований вплив на перебіг соціальних процесів у суспільстві, колективі і вихованню свідомого ставлення людини до праці, виконання прав та обов’язків [Шконда В, 2009].
Для вільної орієнтації в інформаційному потоці людина повинна мати інформаційну культуру як одну із складових загальної культури. Інформаційна культура пов’язана із соціальною природою людини. Вона є продуктом її різноманітних творчих здібностей і виявляється в таких аспектах:
- у конкретних навичках з використання технічних пристроїв (від телефону до персонального комп’ютера і комп’ютерних мереж);
- у здатності використати в своїй діяльності комп’ютерну інформаційну технологію, базовою складовою якої є численні програмні продукти;
- у вмінні витягувати інформацію з різних джерел – як з періодичної преси, так і з електронних комунікацій, подавати її в зрозумілому вигляді та вміти ефективно використовувати її;
- у володінні основами аналітичного опрацювання інформації;
- у вмінні працювати з різною інформацією;
- у знанні особливостей інформаційних потоків у своїй сфері діяльності.
Інформаційна культура вбирає в себе знання з тих наук, які сприяють її розвитку і пристосуванню до конкретного виду діяльності (кібернетика, інформатика, теорія інформації, логіка, математика, програмування, теорія проектування баз даних тощо). Невід’ємною частиною інформаційної культури є знання нової інформаційної технології та вміння застосовувати її як для автоматизації рутинних операцій, так і в неординарних ситуаціях, що вимагають нетрадиційного творчого підходу.
Інформаційна культура являє собою складне, багатофакторне явище, яке формується та розвивається під впливом різноманітних чинників.
У моделі формування інформаційної культури такі основні складові:
- інформаційна культура відносин (впливу) та інформаційна культура довіри( взаємодії);
- інформаційна культура знань;
- інформаційна методична культура.
Інформаційна культура відносин охоплює: інформаційну культуру ставлення до навколишнього світу; інформаційну культуру міжособистісних стосунків; інформаційну культуру ставлення до самого себе; інформаційну культуру відносин людина – комп'ютер.
Компонент інформаційної культури міжособистісних відносин безпосередньо пов'язаний з професійною діяльністю майбутнього менеджера. Саме інформаційна культура впливу як вид інформаційної культури міжособистісних відносин більше притаманний майбутнім менеджерам – економістам і керівникам виробничих підрозділів. Здобута інформація може використовуватись як для керування своїми підлеглими, так і для впливу на процеси управління економікою фірми в цілому. Адже здобута інформація може використовуватись як для керування своїми підлеглими, так і для впливу на процеси управління економікою фірми в цілому. Характерним для цієї культури інформаційним поводженням є контроль.
У культурі взаємодії менеджери повинні довіряти один одному і обмінюватись інформацією, важливою для удосконалення процесів організації господарської діяльності підприємства, вивчення ринкового попиту, збуту продукції, реалізації послуг. Формування інформаційної культури довіри здійснюється в процесі безпосереднього обміну інформацією про можливі зриви і провали, необхідного для розв'язання проблем та адаптації до змін економічної ситуації на фірмі.
Інформаційна культура знань містить: інформаційну культуру знань про самого себе як майбутнього менеджера; інформаційну культуру професійних знань майбутнього фахівця в галузі економіки; інформаційну культуру знань про комп'ютерну техніку; інформаційну культуру знань про інформаційні технології. Сюди можна віднести вже здобуті знання про природу, суспільство, мислення, іншу техніку( у тому числі офісну), способи її роботи тощо.
Перехід до інформаційного суспільства потребує від фахівця-управлінця швидкого сприйняття й обробки інформації, оволодіння сучасними засобами, методами і технологіями роботи з комп'ютером. Нові умови роботи зумовлюють відчутну залежність людей від ступеня їх інформованості, тому зараз уже недостатньо вміти самостійно нагромаджувати та опрацьовувати інформацію, необхідно оволодівати такими технологіями роботи з інформацією, які допускають прийняття рішень на основі нагромаджених різноманітних знань. Це означає, що людина повинна мати певний рівень професійної культури для роботи з інформацією. Для професійного рівня інформаційної культури майбутнього фахівця знання, уміння і навички характеризуються специфічністю, більшою складністю і водночас обмеженістю галузі застосування. Вони пов'язані з майбутньою професійною діяльністю спеціаліста, дисциплінами, що формують її основу. Для вищого (логічного) рівня інформаційної культури знання, уміння і навички також мають міжпредметний і водночас професійний характер. Проте вони відрізняються від базових ступенем складності і зумовлені творчим мисленням, гнучкістю, можливістю здійснювати аналіз і синтез, комбінувати раніше засвоєнні знання, уміння і навички, приймати рішення в нестандартних ситуаціях, вести альтернативний пошук засобів і способів розв'язання управлінських задач. Іншими словами, майбутній менеджер повинен бути не тільки грамотним фахівцем, а й всебічно розвиненою конкурентоспроможною особистістю.
Інформаційна методична культура охоплює: інформаційну культуру самовдосконалення; інформаційно-методичну культуру прийомів професійної діяльності; інформаційно-методичну культуру вивчення комп'ютерної техніки; інформаційно-методичну культуру вивчення інформаційних технологій; інформаційно-методичну культуру прийомів пошукової діяльності.
Знання про цілі, засоби, об'єкт, результати, прийоми процесу навчання, тобто про всі його компоненти, у тому числі і знання про самого себе як про того, якого навчають, є першим елементом методичної культури. Другим елементом є прийоми професійної діяльності, що ґрунтуються на навичках, які становлять досвід роботи. Саме на їх основі здійснюється репродукція методичної культури, відтворення вже досягнутого.
Сама репродукція засвоєного не може гарантувати розвиток культури, тому необхідно виділити третій елемент методичної культури – творчість, тобто продукування нового у навчанні.
Знання, уміння, здібності до творчої діяльності через інформаційну культуру переходять у вищий (логічний) рівень інформаційної культури менеджера.
Четвертим елементом методичної культури є досвід емоційного ставлення до своєї професійної діяльності. Поява такого досвіду, як здобуття знань, оволодіння прийомами, їх творчого застосування – усе це пов'язано з професійною діяльністю і спрямовано на систему цінностей певної людини, тобто заради чого вона займається управлінням. Засвоюючи елементи методичної культури, майбутній менеджер піднімається на відповідні рівні свого професіоналізму. Процес становлення рівня майстерності зумовлюють два чинники: рівень грамотності та певні якості менеджера як індивідуальності. Так, успішному менеджеру треба позбутися особистісних рис характеру (дратівливість, поспішність або повільність у прийнятті рішень, невитриманість, песимізм, відсутність ризикових операцій), які гальмують становлення його методичної майстерності.
Складові інформаційної методичної культури перегукуються із структурними елементами інформаційної культури відносин і загальних знань. Це ще раз підтверджує, що вичленувати в чистому вигляді окремі складові інформаційної культури майбутнього фахівця просто неможливо. Її елементи взаємозумовлені, що свідчить про їх багатоплановість і багатозначність, необхідність особистісного системного підходу до їх формування.
2. Зміст і структура інформаційної культури менеджера
Сьогодні у зв’язку з вражаючим за своїми масштабом і темпом розвитку глобального інформаційного простору народжується новий формат професійної діяльності менеджерів організацій, ключовими вимогами якого є володіння алгоритмами пошуку інформації, уміння орієнтуватися в різноманітті сучасних інформаційних ресурсів, висловлювати свою інформаційну потребу, формулювати інформаційні запити, створювати якісні інформаційні продукти.
Перш ніж розкрити зміст інформаційної культури менеджера, охарактеризуємо зміст його професійно-інформаційної діяльності.
У словниках менеджер (від лат. manus agere – вказувати рукою, “керувати”) визначається як фахівець з управління виробництвом і обігом то- варів, найманий управлінець; найманий професійний управлінець.
Професійна діяльність менеджерів проводиться в основному в рамках ділових організацій, під якими розуміють фірми та установи, які або утворюються самостійно, або організаціями більш високого рівня для досягнення комерційних цілей.
Завдання й умови професійної діяльності менеджерів регламентуються Державним класифікатором професій України, у якому виділено 29 професій, родовою частиною назви яких виступає слово “менеджер”. Як показує аналіз означеного документа, професійні функції менеджерів по- лягають у плануванні й організації діяльності колективу, визначенні засобів досягнення окремих завдань і мети діяльності організації, а також здійсненні контролю за виконанням розроблених планів. Іншими словами, менеджери здійснюють безпосереднє керівництво підприємством, яке включає, перш за все, керівництво діяльністю працівників.
Зміст інформаційної діяльності менеджера може бути розкритий че- рез інформаційні ролі і функції, які має виконувати менеджер у ході професійної діяльності.
Аналіз літератури показує, що однозначних підходів до визначення цих ролей і функцій немає. Так Х. Мінцберг підходить до визначення змісту роботи менеджера з позицій виконуваних професійних ролей – “наборів певних поведінкових правил, що відповідають конкретній посаді”.
Автор поділяє професійні ролі менеджера на три групи: міжособистісні, ролі, пов’язані з прийняттям рішень, а також інформаційні ролі. І хоча ці ролі тісно пов’язані між собою, у контексті нашої роботи найбільший інтерес становлять інформаційні ролі, серед яких:
- роль приймача інформації, яка полягає у цілеспрямованому пошуку й отриманні різноманітної спеціалізованої зовнішньої та внутрішньої інформації, яку менеджер використовує в інтересах свого бізнесу. Предметними діями, пов’язаними з виконанням цієї ролі, є обробка пошти, здійснення особистих контактів тощо;
- роль поширювача інформації, яка полягає в передачі інформації, отриманої із зовнішніх джерел або від підлеглих, іншим членам організації. Предметними діями, що пов’язані з виконанням цієї ролі є розсилка пошти, передача інформації через електронні комунікативні засоби, вербальні контакти для передачі інформації підлеглим (огляди, бесіди) тощо;
- роль представника, яка полягає в передачі інформації через зовнішні контакти організації щодо планів, політики, дій, результатів роботи організації. Предметними діями, пов’язаними з виконанням цієї ролі, є участь у засіданнях, усні виступи, виступи на телебаченні, передача інформації в письмовому вигляді іншим особам тощо.
Разом із підходом на основі визначення інформаційних ролей значного поширення набула точка зору, що засновується на визначенні універсальних інформаційних функцій, що можуть бути застосовані в управлінні будь-якою організацією. Виступаючи з вищеозначених позицій, М. Мескон наводить таку типізацію цих функцій менеджера:
- прийом інформації, що надходить із зовнішніх джерел через контакти, від поширювачів інформації, колег і експертів (через функцію зв’язку із зовнішнім світом);
- прийом інформації, що надходить із внутрішніх джерел організації (завдяки його функції лідера) від підлеглих;
- передача інформації через функцію поширювача інформації в межах організації;
- передача інформації в зовнішні організації (у цьому разі менеджер виступає джерелом інформації для зовнішнього оточення).
Професійно-інформаційна діяльність менеджера полягає у виконанні професійних ролей і функцій, серед яких збір, аналіз, передача інформації, яка є необхідною для виконання комерційних цілей організації. Якість виконання цієї діяльності безпосередньо залежить від умінь цілеспрямованого використання комп’ютерних інформаційних технологій, сучасних технічних засобів і методів для отримання, обробки та передачі інформації при виконанні професійних ролей і функцій.
Отже, розглянемо інформаційну культуру як професійну якість.
Категорія “якість” розглядається у словниках як: стійке взаємовідношення складових об’єкта, що характеризує його специфіку, дає можливість відрізняти один об’єкт від інших; певний бік предмета пізнання, розглянутий як цілісна ознака в процесах порівняння з іншими предметами; невіддільна від буття об’єкта істотна визначеність, завдяки якій він є саме цим, а не іншим об’єктом; ієрархічно структурована сукупність корисних властивостей об’єкта, що зумовлює його здатність задовольняти певні вимоги відповідно до його призначення.
Загальнонаукові та філософські розуміння категорії “якість” конкретизуються в терміні “професійна якість”, який широко поширений у наукових дослідженнях з професійної освіти.
На думку вчених, термін “професійна якість” “… є найбільш вдалим для розкриття професійних вимог до особистості спеціаліста, які ставить перед ним суспільство … ця форма є найбільш лаконічною та дає можливість розкрити структуру цих вимог, виходячи з методології науки”.
У професійній освіті професійні якості розглядаються як детермінанти успішності реалізації професійної діяльності, а також як сукупність індивідуальних особливостей людини, що визначають ефективність реалізації трудових функцій, необхідних і достатніх ознак професійної придатності. Необхідні якості – це ті особливості об’єкта, що дають змогу описати цей об’єкт у розмаїтті його проявів, а достатні якості – відрізнити один об’єкт від інших.
Цінним вважаємо й те, що розуміння інформаційної культури фахівця як професійної якості дасть змогу в подальшому, при розробці діагностичного інструментарію, звернутися до засад кваліметрії – галузі знань з кількісного оцінювання якості тієї чи іншої продукції або діяльності.
Отже, виходячи з вищесказаного, інформаційну культуру менеджера організацій у подальшому будемо розглядати як професійну якість.
Для уточнення змісту та структури інформаційної культури майбутніх менеджерів проаналізуємо наявні наукові публікації з визначеної проблематики.
Інформаційна культура менеджера полягає в умінні аналізувати, передбачати та прогнозувати економічні ситуації за допомогою побудови інформаційних моделей досліджуваних процесів і явищ з використанням усього арсеналу засобів обчислювальної техніки і програмного забезпечення.
Інформаційна культура менеджера передбачає знання можливостей сучасних інформаційних технологій; вміння правильно та раціонально їх використовувати в повсякденному навчанні, у процесі прийняття управлінських рішень у майбутній професійній діяльності.
Складовими інформаційної культури менеджера є вміння вибору та формулювання мети, постановки завдань, передбачення наслідків прийнятих рішень, побудови й аналізу інформаційної моделі досліджуваного процесу, упорядкування, систематизації, структурування даних, інтерпретації отриманих результатів, прийняття рішень про застосування програмного забезпечення, використання для аналізу досліджуваних процесів баз даних та інформаційних технологій; володіння основами алгоритмізації; навички використання першоджерел, регіональних та глобальних інформаційних ресурсів; володіння правовими основами інформаційної діяльності; знання законів функціонування інформації в суспільстві.
Поняття “інформаційна культура управлінської праці” передбачає знання, здібності та практичні навички, що сприяють підвищенню продуктивності праці, серед яких вміння взаємодіяти зі службами інформації, формулювати свої інформаційні потреби, цілеспрямовано використовувати інформацію; розуміння ролі комп’ютерної техніки в перетворенні суспільства; адекватне ставлення до зростання інформаційних потоків.
Інформаційна культура майбутнього фахівця утворюється взаємодією таких компонентів:
- когнітивного (знання понятійно-термінологічного апарату у сфері роботи з інформацією);
- технологічного (практичні вміння та навички з пошуку, відбору, вилучення, використання інформації, здатність до аналізу, критичного оцінювання, інтерпретації інформації);
- мотиваційно-ціннісного (сукупність, система особистісно значущих і особистісно цінних прагнень, ідеалів, переконань, поглядів, позицій, вірувань у сфері інформаційних процесів і відносин);
- етично-правового (знання та дотримання законів про інформацію, правил легального використання інформації, володіння нормами інформаційної етики).
Отже, засновуючись на наведених вище дефініціях інформаційної культури, а також описах її структури можна констатувати, що до складу інформаційної культури менеджера входять щонайменше когнітивний, технологічний, мотиваційно-ціннісний та етично-правовий компоненти.
Таким чином, професійно-інформаційна діяльність менеджера полягає у виконанні професійних ролей і функцій, серед яких збір, аналіз, передача інформації, необхідної для виконання комерційних цілей організації. Якість виконання цієї діяльності безпосередньо залежить від рівня інформаційної культури. Інформаційна культура майбутнього менеджера – це професійна якість, що характеризується здатністю цілеспрямовано використовувати комп’ютерні інформаційні технології, сучасні технічні засоби і методи для отримання, обробки і передачі інформації при виконанні професійних ролей і функцій за рахунок компетенцій у когнітивній, технологічній, ціннісно-мотиваційній та етично-правовій сферах.