Поняття: комірка, рядок, стовпчик, діапазон, список та дії над ними

Вміст комірок може бути вирівняний по лівому краю, по правому краю або по центру. На новому робочому аркуші усі комірки мають формат Обычный, при якому числа, дати і час вирівнюються по правому краю комірки, текст по лівому, а логічні значення ИСТИНА і ЛОЖЬ центруються. Зміна вирівнювання не впливає на тип даних. Для вирівнювання вмісту комірок необхідно:

1. виділити комірки, що слід отформатувати;

2. у менюФормат вибрати команду Ячейки;

3. вибрати укладку Выравнивание (мал.3);

4. у прихованому переліку по горизонтали вибирається тип вирівнювання по горизонталі:

по значению – вирівнювання за замовчанням в залежності від типу даних;

по левому краю (отступ) – вміст комірки вирівнюється по лівому краю з відтступом, зазначеним у полі праворуч;

по центру – вміст комірки центрується;

по правому краю – вміст комірки вирівнюється по правому краю;

с заполнением – вміст виділеного діапазону заповнюється символами, зазначеними в лівому вічку обраного діапазону;

по ширине – вміст комірки розбивається на декілька рядків, а пропуски між словами встановлюються так, щоб ширина рядків відповідала вічку;

по центру выделения – вміст лівого комірки виділеного діапазону вирівнюється по центру діапазону (усі інші осередки виділеного діапазону повинні бути порожніми);

5. у прихованому переліку по вертикали вибирається тип вирівнювання по вертикали:

по верхнему краю – вміст комірки вирівнюється по верхньому краю;

по центру – по центру;

по нижнему краю – по нижньому краю;

по высоте – вміст комірки розбивається на декілька рядків, перший і останній рядки вирівнюються по верхній і нижній межі комірки;

6. у групі прапорців Отображение можна увімкнути такі режими:

переносить по словам – по досягненню правої межі комірки текст буде переноситися на новий рядок;

автоподбор ширины – розмір символів зменьшується так, що вміст комірки уміщується в межах комірки;

объединение ячеек – виділені комірки об’єднуються в одне;

7. у рамці Ориентация вибирається напрямок розташування тексту у вічку – текст можна розташувати вертикально, або під кутом.

Для швидкого вирівнювання даних у комірких використовуються кнопки .

Щоб вирівняти текст по центру декількох стовпців, необхідно:

8. виділити вічко, що містить дані, які необхідно вирівняти по центру декількох стовпців, і порожні комірки, що містяться праворуч;

9. натиснути кнопку .

Після створення таблиці Microsoft Office Excel на аркуші можна легко додавати до неї рядки та стовпці. Можна швидко створити пустий рядок у кінці таблиці, включити суміжні рядки або стовпці аркуша в таблицю або вставити рядки та стовпці таблиці в будь-якому місці.

Можна в разі потреби видаляти рядки та стовпці. Також можна швидко видалити з таблиці рядки, які містять дані, що повторюються.

Примітка Додавання й видалення рядків і стовпців таблиці слід відрізняти від додавання й видалення рядків і стовпців аркуша. Останні операції розглянуто у статті Вставлення або видалення клітинок, рядків і стовпців.

У таблиці Microsoft Office Excel можна швидко створити обчислюваний стовпець. В обчислюваному стовпці використовується одна формула, яка застосовується до кожного рядка. Обчислюваний стовпець автоматично розширюється, щоб вмістити додаткові рядки, тому формула одразу поширюється на всі ці рядки. Формулу потрібно ввести лише один раз. Команди Заповнити або Копіювати використовувати не потрібно.

Можна ввести додаткові формули в обчислюваний стовпець як винятки, тоді Excel повідомить про невідповідності, якщо такі будуть, для їх усунення в разі потреби. Оновити формулу в обчислюваному стовпці можна за допомогою редагування стовпця.

Якщо в Microsoft Office Excel створено таблицю, може настати час, коли її функціональні можливості більше не будуть потрібні. Крім того, може виявитися доцільно залишити стиль таблиці без збереження її функцій. Щоб припинити користування функціями таблиці, не втративши застосованого до неї табличного форматування, можна перетворити таблицю на звичайний діапазон даних на аркуші.

Увага! Для успішного виконання цієї процедури потрібно створити на аркуші таблицю Excel. Додаткові відомості див. у статті Створення або видалення таблиці Excel на аркуші.

Клацніть будь-яку клітинку у стовпці таблиці.

Порада Відобразиться напис Робота з таблицями з новою вкладкою Конструктор під ним.

На вкладці Конструктор у групі Знаряддя клацніть елемент Перетворити на діапазон.

Примітка Після зворотного перетворення таблиці на діапазон функції таблиці стають недоступні. Наприклад, заголовки рядків втрачають меню сортування й фільтру, а структуровані посилання (з використанням імен таблиці), які використовувалися у формулах, перетворюються на звичайні посилання на клітинки.

Поради

Також можна клацнути таблицю правою кнопкою миші, вибрати команду Таблиця, а потім команду Перетворити на діапазон.

Одразу після створення таблиці можна також натиснути кнопку Скасувати на панелі швидкого доступу, щоб перетворити таблицю назад на діапазон.

Щоб видалити комірку, потрібно клацнути мишею по цій комірці та виконати команду меню Правка → Удалить. В діалоговому вікні, що з’явиться, необхідно вказати напрям сусідніх комірок (вліво або вверх), використовуючи два верхніх перемикача. Ці комірки після видалення заповнять місце, що звільнилося. В цьому ж діалозі одним з перемикачів можна задати команду на видалення рядка або стовпця, в яких знаходиться поточна комірка.

Видалення рядка (рядків) або стовпця (стовпців) можна здійснити більш швидким способом, без діалогу Удаление ячеек. Для цього необхідно виділити об’єкти, що видаляються, та виконати команду Правка → Удалить. При видалені рядків місце, що звільнилося, заповнюється розташованими нижче рядками, а при видалені стовпців на їх місце зміщуються стовпці, розташовані правіше.

4.2.3. Вставка комірок, рядків та стовпців

В таблиці можна вставити пусті комірки, рядки та стовпці. При цьому потрібно користуватися наступними правилами.

· Вставка пустих комірок. Спершу виділяється діапазон, в який слід помістити нові комірки. Його розмір буде визначатися кількістю комірок, що вставляється. Ввійшовши в меню Вставка → Ячейки в діалоговому вікні Добавление ячеек, необхідно вибрати напрям зрушення комірок (вправо або вниз).

· Вставка рядка. Для вставки одного рядка потрібно виділити довільну комірку в рядку, над якою потрібно вставити нову. Потім в меню Вставка вибрати команду Строки. Для вставки декількох рядків потрібно виділити декілька рядків, що розташовані вище, за кількістю вставки нових та виконати команду Вставка → Строка.

· Вставка стовпця. Щоб вставити один стовпчик, необхідно клацнути по комірці в стовпцю, зліва від якого повинен знаходитися новий, та виконати команду Вставка → Столбцы. Для вставки декількох стовпців потрібно виділити стовпці, з правого боку яких потрібно розмістити нові стовпці. Кількість виділених стовпців повинна співпадати з кількістю стовпців, що вставляються.

9.6. Робота зі списками та бази даних у Excel

У загальному значенні термін база даних можна застосувати до будь-якої сукупності зв’язаної упорядкованої інформації, об’єднаної разом за певною ознакою, наприклад, телефонні списки, списки клієнтів, транзакцій, активів, пасивів тощо. Основним призначенням баз даних є швидкий пошук інформації, що міститься в них.

Excel має у своєму розпорядженні набір функцій, призначених для аналізу списку. Однією з найчастіше розв’язуваних за допомогою електронних таблиць є обробка списків. Унаслідок цього Microsoft Excel має багатий набір засобів, що дають змогу значно спростити обробку таких даних. Нижче наведено кілька порад з роботи зі списками.

В Excel бази даних розміщуються в таблицях. Кожна таблиця складається з рядків і стовпців, що у базах даних називаються, відповідно, записами і полями.

Інформація в базах даних має постійну структуру. Кожен рядок можна розглядати як одиничний запис. Інформація в межах кожного запису міститься в полях.

Працюючи з базами даних в Excel, насамперед потрібно ввести заголовки стовпців. Після цього ви можете ввести інформацію в базу даних. Уведення даних і перегляд інформації можна здійснювати за допомогою команди Данные/Форма.

· На робочому аркуші можна обробляти кілька списків, але все-таки краще помістити кожен список на окремий аркуш робочої книги.

· Засоби обробки списків Excel можна використовувати, не створюючи унікальні заголовки стовпців, але все-таки це краще зробити.

Щодо термінів база даних і список, то це фактично синоніми. І все ж дотримуватимемося того, що прийнято в Microsoft, — називатимемо таблиці в документах Excel списками. Базою даних називатимуться файли таблиць — створені іншими системами обробки даних, такими, як Microsoft Access, dBase чи Microsoft FoxPro.

9.6.1. Формування списку

Ефективність списку обумовлена такими характеристиками.

· Кожен стовпець повинен містити однорідну інформацію. Наприклад, у списку персоналу можна відвести один стовпець для особистих номерів працівників, другий — для їхніх прізвищ, третій — для імен, четвертий — для дати прийому на роботу і т. ін.

· Один чи два верхні рядки у списку мають містити мітки, що описують призначення відповідного стовпця.

· Необхідно уникати порожніх рядків і стовпців усередині списку.

· В ідеалі на робочому аркуші не повинно бути нічого, крім списку. Якщо це неможливо, то список потрібно відокремити від інших даних принаймні одним порожнім рядком і одним порожнім стовпцем.

· Якщо планується фільтрувати список, не вміщуйте якісь дані на рядки, в яких він розташований.

Щоб підкреслити заголовки, скористайтеся вкладками Шрифт або Рамка діалогового вікна Формат ячеек. (Воно відкривається за командою Формат/Ячейки.) Не вставляйте окремий рядок з дефісів чи знаків рівності, тому що Excel може витлумачити таке підкреслення як дані.

Нові дані можна додавати безпосередньо в кінець списку. Дуже зручним може виявитися порядкове редагування списку за допомогою стандартної екранної форми. Для цього виділіть якусь комірку в списку та виконайте команду Данные/Форма.

Примітка. Перед виконанням команди Данные/Форма повинна бути виділена тільки одна комірка в списку, інакше у формі можуть з’явитися неправильні заголовки стовпців.

Порада. В Excel є команда Текст по столбцам, що дає можливість дуже просто створювати списки з даних, які містяться в текстових файлах. Також можна скористатися Майстром перетворень.