Этап 3. Создание форм для заполнения таблиц
Создание базы данных «Фирма».
Задание. Создать базу данных, отражающую деятельность мелкооптовой фирмы по закупке и продаже товаров.
Часть 1.Начнем с разработки части базы данных, отражающей только закупку фирмой товаров, для чего необходимо создать:
1. таблицы, содержащие данные о составе товаров; о списке поставщиков и о самой поставке;
2. схему данных, отображающих связи между таблицами;
3. формы для заполнения соответствующих таблиц;
4. запросы на выборку данных из таблиц и других запросов;
5. отчеты по сформированным запросам.
Таблицы и запросы принято создавать конструктором, формы и отчеты - мастером или конструктором (на ваше усмотрение).
Этап 1. Создание таблиц
1. Необходимо создать новую базу данных в СУБД ACCESS, указав имя базы (Фирма) и место ее хранения (выберите свой сетевой диск).
2. Для создания таблиц на вкладке Создание необходимо выбрать Конструктор таблиц.
3. В появившемся окне ввести названия полей, определить тип данных, хранимых в этих полях, и некоторые свойства, установить ключевое поле.
Каждая таблица создается и сохраняется отдельно под своим именем.
Таблица 1: «Товары»
| Код_товара (счётчик) – ключевое поле |
| Наименование_товара (текстовый) – длина 50 |
Таблица 2: «Поставщики»
| Код_фирмы (счётчик) – ключевое поле |
| Название_фирмы (текстовый) – длина 50 |
| Реквизиты (текстовый) – длина 100 |
| Телефон (текстовый) – длина 15 |
Таблицы 1 и 2 – это справочники (родительские таблицы), в них хранится постоянная информация, заносимая в базу один раз и многократно использующаяся (т. е. отражение списка товаров и списка поставщиков, с которыми работает фирма).
Таблица 3: «Поставки» – это сводная (дочерняя) таблица
| Код_поставки (счётчик) – ключевое поле |
| Код_товара (числовое) |
| Код_фирмы (числовое) |
| Дата_поставки (дата/время) |
| Количество (числовое) |
| Цена_за_единицу (денежное) |
Этап 2. Формирование схемы данных
1. Вкладка Работа с базами данных → Схема данных, вызывает соответствующее диалоговое окно. Далее необходимо добавить все таблицы в схему данных по очереди, после чего окно добавления закрыть.
2. Связи формируется между справочными таблицами и сводной по коду: поле с кодом из справочника “взять” левой кнопкой мыши и перетащить на такое же кодовое поле в сводной таблице.
3. В открывшемся диалоговом окне проверить правильность связи полей из соответствующих таблиц, установить обеспечение целостности данных и каскадное обновление связанных полей.
4. Пункты 2) и 3) повторить для второй связи, после чего окно связи таблиц закрыть с сохранением созданной схемы.
Этап 3. Создание форм для заполнения таблиц
1. Создать форму для заполнения таблицы Товары с помощью мастера. Вкладка Создание → Другие формы → Мастер форм. В форму должны быть включены все поля.
2. Отредактировать получившуюся форму в режиме конструктора.
1) Удалить поле и надпись к полю код товара, т.к. он заполняется автоматически.
2) Добавить в форму заголовок и кнопку для закрытия формы. Эти дополнения вносятся с помощью соответствующих кнопок Панели Элементов, которые расположены на вкладке Конструктор раздела Инструменты конструктора форм.
· Для создания заголовка в области Элементы управления необходимо выбрать кнопку, позволяющую сделать Надпись, выделить область, в которую должен быть помещен заголовок, предварительно расширив область заголовка формы.
· Кнопка создается с помощью одноименной кнопки панели элементов. Далее необходимо выделить область размещения кнопки (в области заголовка или примечания формы), в открывшемся окне мастера создания кнопок выбрать категорию – «работа с формой», действие – «закрытие формы». После нажатия кнопки Далее выбрать рисунок или написать текст, который будет расположен на самой кнопке, выполнить все предложенные мастером действия, и кнопка готова.
3. Перейти в режим формы, сделать 10 записей, закрыть форму с сохранением.
4. Открыть раздел Таблицы и просмотреть содержимое таблицы Товары.
5. Создать форму для заполнения таблицы с помощью мастера форм на основе таблицы Поставщики. Перенести все поля на форму.
6. Аналогично предыдущей форме отредактировать получившуюся форму в режиме конструктора, удалив поле и надпись ключевого поля и добавив заголовок и кнопку на закрытие формы. Заполнить форму, создав 5 записей.
7. Создать форму для заполнения мастером форм на основе таблицы Поставка. Перенести в создаваемую форму все поля, выбрать вид формы – в один столбец, и понравившееся оформление.
8. Получившуюся форму отредактировать в режиме конструктора.
1) Добавить, как и в предыдущих случаях, заголовок и кнопку, осуществляющую закрытие.
2) Добавить две кнопки для открытия форм Товары и Поставщики:
· выбрать в мастере создания кнопок категорию – «работа с формой», действие – «открытие формы», далее указать форму которую необходимо открыть, выбрать команду открытие формы и показ всех записей. Для этих кнопок сделать подписи по названию открываемых форм.
3) Создать кнопку на добавление новой записи с помощью мастера.
4) Вместо полей, содержащих коды товаров и коды фирм, создать поля со списком, позволяющие выбирать данные из соответствующих таблиц, а не вводить их вручную повторно (т.к. они уже вводились при заполнении одноименных форм).
· Для создания поля со списком необходимо в области Элементов управления выбрать одноименную кнопку, выделить область размещения поля в области данных изменяемой формы. В открывшемся мастере выбрать пункт, определяющий, что данные берутся из таблиц или запросов. Далее выделить таблицу (например, Товары). → Перенести нужные поля в категорию выбранные (это, как правило, кодовое поле и поле с названиями). → Скрыть ключевое поле (т.е. кодовое поле в нашем случае, чтобы в списке отображались только наименования товаров). → Данные сохранить в поле «код_товара», выбранный из предоставленного списка исходных полей создаваемой формы. Последнее действие необходимо выполнять внимательно, т.к. выбор неправильного поля приведет к нарушению целостности данных и, как следствие, к невозможности заполнения формы. Это связано с тем, что в схеме данных таблицы соединены по одноименному коду, что позволяет выбрать данные из одной таблицы (в данном случае Товары) и автоматически занести их в другую (в Поставки), предоставив возможность работать только с текстовыми данными, не заботясь о правильности введенного кода. → Последний шаг в создании поля со списком – это определение подписи к созданному полю, отображающей хранимые в списке данные (Наименование товара).
· Аналогичным образом создать поле со списком поставщиков.
9. Заполнить получившуюся форму в обычном режиме (режим формы) таким образом, чтобы в результате получить поставки различных товаров из одной фирмы, по каждой фирме сделать по 5-7 записей, даты указать в пределах 2-3 месяцев.