Деловая графика в табличных процессорах.

Деловая графика состоит в визуализации больших массивов числовых данных, т.е. в пред­ставлении их в наглядной графической форме, в виде диаграмм.

Определение. Диаграмма — это средство графического представления количественной информации, предназначенное для сравне­ния значений величин или нескольких значений одной ве­личины, изучения характера изменения их значений и т.д.

Построение графического изображения диаграммы производится на основе рядов данных, причем на одной диаграмме обычно можно отобразить несколько рядов данных

Определение. Рядом данных называется группа ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца.

Примечание.

Наглядность и легкость восприятия диаграмм позволяет принять быстрое и обоснованное решение по дальнейшей обработке данных числового типа, т.к. даже самые простые диаграммы могут помочь оценить или обнаружить ошибку в данных лучше, чем изучение каждой ячейки листа.

Как правило, диаграммы строятся в прямоугольной сис­теме координат, где по горизонтальной оси 0Х откладыва­ются значения независимой переменной (аргумента), а по вертикальной оси 0Y — значения зависимой переменной (функции). При построении диаграммы следует:

1. Указать область данных (блок ячеек), по которым будет строиться диаграмма;

2. Определить последовательность выбора данных (по стро­кам или по столбцам) из выбранного блока.

Примечание.

При выборе по столбцам x-координаты берутся из край­него левого столбца выделенного блока. Остальные столбцы содержат у-координаты диаграмм. По количеству столбцов определяется количество строящихся диаграмм. При выборе по строкам самая верхняя строка выделенного блока являет­ся строкой х-координат, остальные строки содержат у-коор­динаты.

Диаграммы можно строить либо на том же рабочем листе, где располагается таблица с данными для графической интерпретации, либо на новом рабочем листе. Для создания диаграмм табличный процессор обычно оснащается встроенными средствами их автоматизированного построения, позволяющими быстро и эффективно создать графики и диаграммы за несколько шагов. Пользователь при этом только вводит необходимые сведения о расположении рядов данных и их смысловом назначении, о типе диаграммы, о ее наименовании и наименовании ее осей и т.п., а все остальные действия по формированию графического изображения с сохранением пропорциональности между графическими элементами, отображающими ряды данных, выполняются автоматически. В любой момент времени в построенную диаграмму можно вносить различные изменения: менять ее тип, изменять текст и шрифты, добавлять и удалять данные, метки и проч.

Примечание.

При изменении содержимого рядов данных, по которым построена диаграмма, автоматически корректируется и их графическая интерпретация.

Агрегирование данных.

Агрегирование данных состоит в формировании промежуточных итогов, а также создании сводных и консолидированных таблиц.[14]⁾

Агрегирование данных выполняется в тех таблицах, в которых имеются поля с повторяющимися по смыслу значениями. Наиболее типичными задачами подобного типа являются задачи получения различного вида статистических итогов. Поясним подробнее назначение каждой из отмеченных процедур.

· Промежуточные итоги. Эта опция позволят сформировать промежуточные итоговые результаты определенного вида (сумма, среднее значение, максимум, минимум, количество значащих записей и т.д.) для выделенного ряда данных (группы записей). При формировании промежуточных итогов требуется предварительно произвести сортировку таблицы по полям группировки записей. К полученным промежуточным итогам можно также добавить новые итоги с сохранением предыдущих итогов.

· Сводные таблицы. Этот инструмент табличного процессора обеспечивает формирование сводной (агрегированной) информации и представление табличных данных в структурированном виде (в определенной внешней форме с упорядочением местоположения фрагментов), а также построение связанной со сводной таблицей сводной диаграммы. Распределение информации в сводной таблице можно задать, указывая какие поля и элементы должны в ней содержаться. Поле — это некоторая общая категория (поименованный столбец), а элемент— это отдельное значение, содержащееся внутри некоторой категории значений. Источником данных для сводной таблицы может быть электронная таблица, данные из внешних баз и т.д. Помимо «базовых» полей из источников данных, сводная таблица допускает формирование вычисляемых полей в области данных, а также вычисляемых элементов для полей группировки. Элементы полей группирования далее могут объединяться в группы, для которых можно указать тип итоговой функции.

Примечание.

Сводная таблица— это средство только для отображения информации и данные, расположенные в теле сводной таблицы, нельзя изменить. Чтобы малейшие изменения данных в источниках информации оперативно отражалисьв сводной таблице как в ее ячейках, напрямую связанных с источниками данных, так и ячейках, отображающих итоговые расчеты, необходимо установить автоматический режим обновления сводной таблицы.

· Консолидация данных. Это особый способ вычисления итогов для диапазона ячеек. Консолидируемые данные могут находится на одном и том же или нескольких листах рабочей книги, а также на листах нескольких разных рабочих книг. При консолидации доступны все типичные функции статистических итогов (сумма, среднее значение, максимум, минимум и т.п.). Результат консолидации записывается на лист рабочей книги, причем на одном и том же листе могут быть записаны несколько результатов консолидации с одними и теми же исходными диапазонами ячеек с данными, но с разными итоговыми функциями. Однако, если исходные диапазоны ячеек отличаются, результаты консолидации должны располагаться на разных листах. Различают следующие виды консолидации:

· Консолидация по расположению ячеек— состав и порядок следования консолидируемых данных во всех диапазонах постоянный, т.е. данных исходных областей находятся в одном и том же месте и размещены в одном и том же порядке. Этот способ используется для консолидации данных нескольких рабочих листов, созданных на основе одного шаблона.

· Консолидация по категориям — когда данные исходных областей не упорядочены, но имеют одни и те же заголовки столбцов и строк. Этот способ применяется при консолидации данных рабочих листов, имеющих разную структуру, но одинаковые заголовки.

· Консолидация с помощью трехмерных ссылок — исходные области располагаются на любом листе, в любой книге, на других открытых листах или книгах, а также зачастую на листах других табличных процессоров. Этот способ является наиболее предпочтительным, т.к. он снимает ограничения на расположение данных в исходных областях.

Примечание.

После создания консолидированной итоговой таблицы можно добавлять, удалять или изменять исходные области данных. Кроме этого, можно создать связи итоговой таблицы с исходными данными, с тем, чтобы данные области назначения итоговой таблицы автоматически обновлялись при изменении данных в исходных областях.