Проверка ошибок при создании и редактировании формул

В процессе создания и/или редактирования формул Excel обнаруживает ошибки синтаксиса формулы и приостанавливает дальнейшую работу.

Основные ошибки и некоторые возможные причины их появления приведены в таблице.

Отображение в ячейке	Причина	Пример
#ЗНАЧ!	Использование недопустимого типа аргумента или операнда	В формулу вместо числа или логического значения (ИСТИНА или ЛОЖЬ) введен текст. Для оператора или функции, требующей одного значения, указывается диапазон.
#ДЕЛ/0!	Деление числа на 0 (ноль).	В формуле содержится явное деление на ноль (например, =А1/0). Используется ссылка на пустую ячейку или ячейку, содержащую 0 в качестве делителя
#ИМЯ?	Excel не может распознать имя, используемое в формуле	Используется имя ячейки или диапазона, которое не было определено.
#Н/Д	Значение недоступно функции или формуле	Не заданы один или несколько необходимых аргументов стандартной или пользовательскойфункции листа
#ССЫЛКА!	Ссылканаячейку указана неверно	Ячейки, на которые ссылаются формулы, были удалены или в эти ячейки было помещено содержимое других скопированных ячеек.
#ЧИСЛО!	Неправильные числовые значения в формуле или функции.	В функции с числовым аргументом используется неприемлемый аргумент
#ПУСТО!	Задано пересечение двух областей, которые в действительности не имеют общих ячеек	Используется ошибочный оператор диапазона

Форматирование данных

Форматирование ячеек производится с использованием вкладки Главная/Формат ячейки и включает изменение формата данных, их выравнивание, выбор вида шрифта, вида границы, установку защиты.

На рисунках представлены окно форматов данных указанной вкладки и окно выравнивания с предоставляемыми вкладками. Предварительно одна или несколько форматируемых ячеек должны быть выделены.

Условное форматирование

Условное форматирование применяют для выделения из общего массива данных, отвечающих некоторым условиям. Условное форматирование можно применять как к данным, так и к результатам вычислений. Данные, отвечающие заданным условиям, выделяются специальными элементами оформления или измененным форматированием (параметры шрифта, границы, заливки).

Выделение значений

С помощью условного форматирования можно выделить значения, отвечающие какому- либо условию (больше, меньше, между, равно и др.).

Выделить ячейку или диапазон ячеек. Щелкнуть по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выбрать команду Правила выделения ячеек, а затем в подчиненном меню выбрать условие.

Настроить параметры условия и выбрать способ выделения. Название и содержание окна настройки параметров условия зависит от выбранного условия.

Выделение крайних значений

С помощью условного форматирования можно выделить максимальные или минимальные значения. Выделить ячейку или диапазон ячеек. Щелкнуть по кнопке Условное форматированиегруппы Стили вкладки Главная, в галерее выбрать команду Правила отбора первых и последних значений, а затем в подчиненном меню выбрать принцип отбора. Настроить параметры отбора и выбрать способ выделения ячеек. Щелкнуть по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выбрать команду Гистограммы, а затем выбрать цветовое оформление.

Правила условного форматирования можно изменять и удалять.

Щелкнуть по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная и выбрать команду Управление правилами. В окне Диспетчер правил условного форматирования в поле списка Показать правила форматирования для выбрать лист, для которого производятся изменение правил. Выделить правило, которое надо изменить и нажать кнопку Изменить правило. В окне Изменение правила форматирования можно выбрать тип другого правила, изменить условие и параметры форматирования. При наличии нескольких правил для одного диапазона кнопками Верх и Вниз можно изменить порядок их применения.

Для удаления правила нажать кнопку Удалить правило. Для удаления сразу всех правил условного форматирования в выделенном диапазоне или на листе щелкнуть по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, выбрать команду Удалить правила, а затем в подчиненном меню нужную команду.

Работа с данными

Сортировка данных

Сортировка - расположение данных на листе в определенном порядке.

Чаще всего необходимо сортировать строки с данными. Как правило, при сортировке упорядочиваются целиком строки.

При сортировке заголовки столбцов обычно не сортируются вместе с данными, но сортируемый диапазон может и не иметь заголовков столбцов.

Во вкладке Данные в окне Сортировка в раскрывающемся списке Столбец выбрать название столбца, по данным которого будет выполняться сортировка. В раскрывающемся списке Сортировка выбрать признак сортировки.

При необходимости продолжать процесс сортировки в окне Сортировка нажать кнопку Добавить уровень и после того, как появится новая строка, выбрать название столбца, по данным которого будет выполняться последующая сортировка. После выбора всех необходимых уровней сортировки нажать кнопку ОК.

Отбор данных

Простейшим инструментом для выбора и отбора данных является фильтр. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца.

В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Фильтры можно установить для любого диапазона, расположенного в любом месте листа. Диапазон не должен иметь полностью пустых строк и столбцов, отдельные пустые ячейки допускаются.

Выделить одну любую ячейку в диапазоне, для которого устанавливаются фильтры. Нажать кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выбрать команду Фильтр или нажать кнопку Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки Данные.

После установки фильтров в названиях столбцов таблицы появятся значки раскрывающих списков.

Отбор по условию

Можно производить выборку не только по конкретному значению, но и по условию.

Условие можно применять для числовых значений.

Щелкнуть по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор. Выбрать команду Числовые фильтры, а затем в подчиненном меню выбрать применяемое условие.

При использовании условий: равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно установить значение условия в окне Пользовательский автофильтр. Значение условия можно выбрать из списка или ввести с клавиатуры.

Некоторые особенности имеет применение условий для дат.

Щелкнуть по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор. Выбрать команду Фильтры по дате, а затем выбрать применяемое условие.

При использовании условий: До, После или Между установить значение условия в окне Пользовательский автофильтр. Значение условия можно выбрать из списка или ввести с клавиатуры. Можно также щелкнуть по кнопке Выбор даты и выбрать значение даты из календаря.

Условия можно использовать при отборе и для текстовых значений.

Щелкнуть по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор. Выбрать команду Текстовые фильтры, а затем выбрать применяемое условие.

При использовании условий: равно, не равно, содержит, не содержит, начинается с, не начинается с, заканчивается на, не заканчивается на, установить значение условия в окне Пользовательский автофильтр. Значение условия обычно вводят с клавиатуры.

Во всех случаях при использовании окна Пользовательский автофильтр одновременно можно применять два условия отбора, объединяя их союзом И, если требуется, чтобы данные удовлетворяли обоим условиям, или союзом ИЛИ, если требуется, чтобы данные удовлетворяли хотя бы одному из них.