Объём документопотока приемной руководителя

Документ	Количество документов в месяц (среднее значение)	Годовой объем информации в количестве документов
Исходящая корреспонденция
Входящая корреспонденция.
Внутренняя корреспонденция
Итого:

Таблицы предпочтительно делать без «разрывов», не допускается отрыв заголовка от основной части таблицы.

Таблицы большого размера размещают на нескольких страницах. В этом случае графы таблицы нумеруют. При продолжении на следующей странице повторяют не названия граф, а только их нумерацию. При переносе таблицы на следующую страницу над ней нужно добавить слова «Продолжение Таблицы ...».

В таблицах допускается минимальный шрифт - 12 кеглей и одинарный межстрочный интервал. К таблицам, находящимся в Приложении, особых требований не предъявляется, но важно, чтобы они были «читаемыми».

Разрабатываемый студентом иллюстративный материл: графики, схемы, диаграммы и др. - представляется на рисунках с соответствующими названиями. Название рисунка форматируется следующим образом: расположение под рисунком, с прописной буквы, ориентация по центру страницы, шрифт жирный, без точки в конце.

Рисунок 1 – Создание новых свойств документов

Слова в названии таблиц и рисунков переносить и сокращать нельзя. Допустимо сокращение слов «Таблица» и «Рисунок в следующем виде: «Табл. ___», «Рис. _______».

При построении графиков по осям координат вводятся соответствующие показатели, буквенные обозначения которых выносятся на концы координатных осей, фиксируемые стрелками.

Ссылки в тексте на номер рисунка, таблицы, страницы, главы пишутся сокращенно и без знака №, например: рис. 1, табл. 2, с. 34.

Оформление списка литературы

Библиографическое описание документов осуществляется в соответствии с требованиями ГОСТ 7.1-2003. СИБИД. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления.

Список должен оформляться на отдельной странице и иметь заголовок Систематизация источников обычно проводится по группам (законы, постановления, стандарты, инструкции и др.), которые определяются исходя из значимости источника, а внутри выбранных групп по хронологии.

Законодательные акты и нормативно-правовые документы (в соответствии с их иерархической принадлежностью):

· Международные правовые акты.

· Конституция РФ.

· Конституционные федеральные законы РФ.

· Федеральные законы РФ.

· Указы и распоряжения Президента РФ.

· Постановления и распоряжения Правительства РФ.

· Нормативные акты субъектов РФ.

· Акты министерств и ведомств (положения, инструктивные письма, инструкции, приказы, указания, разъяснения).

· Решения органов местного самоуправления.

В список источников не включаются отмененные правовые, нормативные и нормативно-методические документы (за исключением случаев, когда курсовая работа написана на тему, связанную с историей делопроизводства, документирования, развития отдельных направлений ДОУ).

При библиографическом описании нормативных правовых актов сначала указывается статус документа (например, Федеральный закон, Указ Президента РФ и т.п.), затем его название, после чего приводится дата принятия документа, его номер и дата последней редакции.

Для обозначения государственного стандарта указывают номер стандарта, его название, место издания, издательство, год издания. В списке литературы названия монографий, статей, рецензий, учебных пособий, авторефератов располагают в алфавитном порядке первой буквы фамилии автора.

При включении в список статей из журналов или сборников необходимо указать название журнала, год, номер и страницы. Перечень источников и литературы, необходимых для разработки темы, должен быть в пределах 15-20 наименований.

Образец оформления библиографического описания приведен в Приложении 2.

Оформление приложений

Приложение - заключительная часть работы, имеющая дополнительное (обычно справочное) значение, необходимое для более полного освещения темы. Оно размещается после основного текста.

По содержанию приложения могут быть очень разнообразны:

· копии подлинных документов,

· выдержки из отчётных материалов,

· статистические материалы,

· отдельные положения из инструкций и правил,

· проекты разработанных студентом локальных документов и т.д.

По форме они могут представлять собой текст, таблицы, графики, карты, оперограммы, технологические маршрутные карты и др.

Автор работы вправе по своему усмотрению приложить к ней те материалы, которые, как он считает, являются иллюстрацией содержащихся в ней выводов и положений.

Приложения отделяются от основного текста работы чистым листом бумага, посредине которого по центру прописными буквами написано слово ПРИЛОЖЕНИЕ в форме единственного числа. Слово печатается без кавычек и без точки в конце.

Каждое приложение начинается с новой страницы, имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами, и печатается прописными буквами, полужирным шрифтом в правом верхнем углу листа: ПРИЛОЖЕНИЕ 1; ПРИЛОЖЕНИЕ 2 и т.д. Нумерация страниц, на которых даются приложения, должна быть сквозной и продолжать общую нумерацию страниц основного текста.

Приложение должно иметь тематический заголовок, который размещается с новой строки по центру листа, с прописной буквы.

Связь основного текста с приложениями осуществляется через ссылки, которые употребляются со словом «смотри», оно обычно сокращается и заключается вместе с шифром в круглые скобки. Отражение приложения в оглавлении работы делается в виде самостоятельной рубрики с полным названием каждого приложения.

В приложение не включается список использованной литературы, справочные комментарии и примечания, которые являются не приложениями к основному тексту, а элементами справочно-сопроводительного аппарата работы, помогающими пользоваться ее основным текстом.

Задания на контрольную работу

Вариант 1

1. Составить организационно-распорядительный документ ООО «Балтком» о режиме работы организации в праздничные дни. В содержании приказа установлено дежурство ответственных лиц. Приказ визировал юрисконсульт, главный бухгалтер.

2. Дать определение, назначение и виды документа РАСПОРЯЖЕНИЕ. Перечислить состав реквизитов, описать содержание текста документа и привести пример его оформления.

3. Описать и представить графически схему документооборота организации, в которой Вы работаете. Дать рекомендации по ее совершенствованию.

Вариант 2

1. Составить СПРАВКУ служебного характера от отдела кадров Северо-Западного технического университета в отдел кадров Санкт-Петербургского университета технологий управления и экономики о принятии на работу Г.В. Обухова преподавателем кафедры управления персоналом по совместительству на условиях почасовой оплаты.

2. Дать определение, назначение и виды документа ПРИКАЗ. Перечислить состав реквизитов, описать содержание текста документа и привести пример его оформления.

3. Описать и представить графически схему документооборота организации, в которой Вы работаете. Дать рекомендации по ее совершенствованию.

Вариант 3

1. Составить организационно-распорядительный документ - ПРИКАЗ.

Исходные данные:

Генеральный директор ООО «Прагма» Б.В. Петров издал приказ о введении в действие Инструкции по документообороту в ООО «Прагма». Целью издания приказа является обеспечение единого порядка документирования работы с документами. Содержание приказа сводится к введению Инструкции по документообороту. Установлена персональная ответственность исполнителей за своевременную и качественную подготовку ответов на письма. Приказ визировал юрисконсульт.

2. Дать определение, назначение и виды документа ПИСЬМО. Перечислить состав реквизитов, описать содержание текста документа и привести пример его оформления.

3. Описать и представить графически схему документооборота организации, в которой Вы работаете. Дать рекомендации по ее совершенствованию.

Вариант 4

1. Составить информационно-справочный документ- ОБЪЯСНИТЕЛЬНУЮ ЗАПИСКУ.

Исходные данные.

Вы не явились на работу, так как проводили выходные дни на даче, Ваш личный автомобиль был в ремонте, а из-за аварии на железной дороге движение электричек в понедельник было отменено. Напишите объяснительную записку на имя руководителя.

2. Дать определение, назначение и виды документа ПРОТОКОЛ. Перечислить состав реквизитов, описать содержание текста документа и привести пример его оформления.

3. Описать и представить графически схему документооборота организации, в которой Вы работаете. Дать рекомендации по ее совершенствованию.

Вариант 5

1. Составить информационно-справочный документ - СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ по поводу отсутствия на складе автотранспортного предприятия ООО «Миларин» необходимых запасных частей (узлов агрегатов).

2. Дать определение, назначение и виды документа ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ. Перечислить состав реквизитов, описать содержание текста документа и привести пример его оформления.

3. Описать и представить графически схему документооборота организации, в которой Вы работаете. Дать рекомендации по ее совершенствованию.

.

Вариант 6

1. Составить информационно-справочный документ - ДОКЛАДНУЮ ЗАПИСКУ.

Исходные данные:

Вы начали работать в должности юрисконсульта после того, как должность оставалась продолжительное время вакантной. Руководитель поручил Вам представить документы, которые были составлены Вашим предшественником и хранились в отделе. Обнаружить документы Вам не удалось, по акту Вы их не принимали. Напишите докладную на имя своего руководителя.

2. Дать определение, назначение и виды документа РЕШЕНИЕ. Перечислить состав реквизитов, описать содержание текста документа и привести пример его оформления.

3. Описать и представить графически схему документооборота организации, в которой Вы работаете. Дать рекомендации по ее совершенствованию.

Вариант 7

1. Составить письмо - ПРЕТЕНЗИЮ от ООО «Картель» фирме-поставщику строительных материалов ООО «Стройснаб» по поводу нарушения сроков поставки и низкого качества поставляемых материалов.

2. Дать определение, назначение и виды документа КОНТРАКТ. Перечислить состав реквизитов, описать содержание текста документа и привести пример его оформления.

3. Описать и представить графически схему документооборота организации, в которой Вы работаете. Дать рекомендации по ее совершенствованию.

Вариант 8

1. Составить АКТ проверки технического состояния оборудования ремонтной зоны транспортного предприятия ООО «Фортуна» (подъемники, станки).

2. Дать определение, назначение и виды документа УСТАВ. Перечислить состав реквизитов, описать содержание текста документа и привести пример его оформления.

3. Описать и представить графически схему документооборота организации, в которой Вы работаете. Дать рекомендации по ее совершенствованию.

Вариант 9

1. Составить организационно-распорядительный документ - ПРИКАЗ.

Исходные данные:

Генеральный директор ООО «Водолей» А.И. Иванов издал приказ о совершенствовании документационного обеспечения управления в организации. Целью издания приказа является обеспечение единого порядка документирования работы с документами. Содержание приказа сводится к внедрению инструкции о работе с документами, установлении даты перехода всех структурных подразделений на новый порядок работы, проведению учебы для делопроизводственного персонала. Приказ визировал юрисконсульт.

2. Дать определение, назначение и виды документа ПОЛОЖЕНИЕ. Перечислить состав реквизитов, описать содержание текста документа и привести пример его оформления.

3. Описать и представить графически схему документооборота организации, в которой Вы работаете. Дать рекомендации по ее совершенствованию.

Вариант 0

1. Составить ПИСЬМО – запрос.

Исходные данные.

Санкт-Петербургский университет технологий управления и экономики проводит международную конференцию «Проблемы регулирования деятельности участников рынка ценных бумаг в Российской Федерации». Ректор института направляет письмо с приглашением для участия в конференции на кафедру права Российского государственного гуманитарного университета (РГГУ) с просьбой подтвердить свое участие в конференции, выслать списки участников и тезисы докладов.

2. Дать определение, назначение и виды документа ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ. Перечислить состав реквизитов, описать содержание текста документа и привести пример его оформления.

3. Описать и представить графически схему документооборота организации, в которой Вы работаете. Дать рекомендации по ее совершенствованию.