Хранение учётных документов.
Все исполненные учетные документы вместе с приложениями подшиваются в деле строго в хронологическом порядке их поступления или исполнения; при этом каждое дело формируется, как правило, по однотипным (приходным или расходным) документам.
Финансовая документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учёта и финансовую отчётность.
Первичные документы как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены уполномоченным органом, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
Наименование документа:
Дату составления;
Наименование организации или фамилию и инициалы руководителя, от имени которых составлен документ;
Содержание операции или события;
Единицы измерения операции или события;
Наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц ответственных за совершение операции и правильность её оформления.
В зависимости от характера операции или события, требования нормативных правовых актов и способа обработки учётной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Делопроизводство в органах управления государственного учреждения организуется и ведётся с соблюдением общих правил по делопроизводству в воинских частях Вооружённых сил Республики Казахстан.
Вся служебная переписка по финансовым вопросам подписывается руководителем и начальником финансового органа.
В учреждениях использующие электронные подписи, должны установить меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям, в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
Государственные учреждения обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учёта на бумажных и электронных носителях, отчётность, учётную политику, программы электронной обработки учётных данных в течении периода, установленного законодательством Республики Казахстан.
Для хранения переписки в государственных органах ведутся следующие дела:
Нормативно-правовые акты;
Указания по службе;
Переписка по планированию и истребованию дополнительных материальных средств;
Отчётные документы ;
Переписка по претензиям и расчётам с поставщиками и платными потребителями;
Переписка по исполнению судебных решений;
Переписка и донесения по актам проверок.
Изъятие первичных учётных документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами, налоговым комитетом и финансовой полицией на основании их постановлений в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.
Во всех случаях взамен изъятых подлинных документов в дело подшиваются заверенные установленным порядком копии, с указанием где находятся подлинные документы.
Приходные и расходные документы на продукцию подсобного хозяйства воинской части подшиваются в отдельное дело. Все листы в каждом деле нумеруются, количество их в законченном деле подтверждается подписью начальника службы и заверяются мастичной печатью «Для внутренних, хозяйственных документов» воинской части.
Все учетные документы, не содержащие секретных данных, должны хранится в запирающихся шкафах (ящиках), обеспечивающих сохранность документов.
Ответственность за организацию хранение учетных документов несет начальник службы, а в подразделениях командиры подразделения.
Учетные документы хранятся в службе течение установленных сроков, после чего сдаются в архив или уничтожаются установленным порядком.
« Инструкция о введении в действие перечней документов
Со сроком их хранения».
| № П/П | Наименование документов | Сроки хранения |
| 1. | Выписка из планов снабжения | 1 год |
| 2. | Отчеты годовые (квартальные) | 3 года/1год |
| 3. | Раскладки продуктов | 1 год |
| 4. | Книга контроля за качеством приготовления пищи | 1 год |
| 5. | Книга основного учета | 3 года |
| 6. | Документы по запасам «НЗ» | 5 лет |
| 7. | Аттестат на продовольствие | 3 года |
| 8. | Аттестаты и корешки аттестатов выданных военнослу- жащим | 1 год |
| 9. | Приходно-расходные документы, накладные, акты, наряды, раздаточно-сдаточные ведомости, ведомости | 3 года |
| 10. | Акты на списание техники и продовольствия | 3 года |
| 11. | Инвентаризационные ведомости | 1 год после очередной инвентаризации |
| 12. | Договоры | 3 года после истечения договора |
| 13. | Заявки | 1 год |
| 14. | Корешки чековых требований | 1 год |