Вставка колонтитулов в документ

При создании длинных отчетов почти всегда в верхней или нижней части страницы помещают дополнительную информацию, называемую колонтитулами. В колонтитулы помещают заголовок документа, номер страницы, дату, время и т.п. Можно добавить графику к верхнему колонтитулу с целью имитации водяного знака, т.е. изображения или текста, расположенного под основным текстом документа. Помещенный в колонтитул водяной знак будет присутствовать на каждой странице документа. Вставка графики производится при помощи тех же команд, что и в основной части документа.

Вставка колонтитулов осуществляется командой Вид – Колонтитулы.

Установка колонтитулов относительно края листа бумаги

Поля области “От края до колонтитула” на вкладке “Поля” диалогового окна “Параметры страницы” содержат расстояние точки привязки колонтитула от краев листа бумаги. Для верхнего колонтитула Вы можете таким образом установить расстояние от самой верхней точки колонтитула до верхнего края листа бумаги, а для нижнего колонтитула – расстояние от самой нижней точки колонтитула до нижнего края листа бумаги.

Если Вам понадобится часто менять вертикальное расположение колонтитулов, то вы должны выделить раздел, в котором вы хотите изменить их расположение, и выполнить команду Файл – Параметры страницы, выбрав вкладку “Поля” установите требуемое расстояние до края бумаги в полях “Верхнее” и “Нижнее” и щелкните по кнопке “ОК”.

Нумерация страниц

Для вывода нумерации страниц служит функция вставки колонтитула. Во вкладке “Колонтитулы” (Рис. 6.3.35.) диалогового окна “Параметры страницы” можно вставить нумерацию страниц как в верхнем колонтитуле, так и в нижнем, как простую, так и с общим количеством страниц.

Рис. 6.3.35. Вкладка “Колонтитулы” диалогового окна “Параметры страницы”.

При необходимости задать нумерацию страниц не с первой страницы в поле “Номер первой страницы” вкладки “Страница” диалогового окна “Параметры страниц” можно установить начало нумерации документа.

6.3.11. Предварительный просмотр, печать

Режим предварительного просмотра

Перед печатью документа рекомендуется убедиться в том, что он выглядит так, как нужно. Используя режим предварительного просмотра, можно увидеть страницы документа целиком. Это позволит внести в документ окончательные изменения. Страницы отображаются так, как будут выведены на печать.

Для того, чтобы просмотреть документ перед печатью, щелкните на кнопке “Предварительный просмотр” на “Стандартной” панели инструментов или выберите команду Файл – Предварительный просмотр. Excel разобьет документ на страницы, чтобы обеспечить соответствие номеров страниц, а затем выведет на экран первую страницу документа.

Для отображения других страниц в режиме предварительного просмотра используйте вертикальную линейку прокрутки. Чтобы отобразить предыдущую или следующую страницы документа, щелкните на верхней или нижней стрелках линейки прокрутки. Отобразить другие страницы в режиме предварительного просмотра можно и с помощью клавиш [Page Up] и [Page Down].

Диалоговое окно “Печать”

Рис. 3.36. Диалоговое окно “Печать”.

В группе “Принтер” пункте “имя:” необходимо выбрать имя принтера, на котором Вы собираетесь напечатать документ. Если к компьютеру подключен только один принтер и нет сетевых принтеров, то в окне будет установлено это печатающее устройство по умолчанию. Кнопка “Свойства” позволяет перейти к свойствам печатающего устройства: качество печати, выбор качества бумаги, яркость, контрастность отпечатанных страниц и др. (определяется только возможностями принтера). При печати в файл необходимо выбрать принтер, на котором, в конечном счете, будет напечатан файл. Этот принтер может быть подключен к любому компьютеру (наличие Excel на этом компьютере необязательно).

Существует возможность печати заданных страниц, одного или нескольких разделов, а также диапазона страниц из одного или нескольких разделов. Для этого используется группs “Печатать” и “Вывести на печать”.

Группа “Копии” отвечает за количество копий документа, которые напечатает Excel. Т.е. если Вам необходимо распечатать три копии документа, то не обязательно три раза нажимать “Печать”, а достаточно установить количество копий – 3. Если документ содержит более одной страницы, то Excel позволяет разложить документ по копиям.

Кнопка “Просмотр” вызывает режим предварительного просмотра.

6.4. Генератор презентаций MS PowerPoint 97

Красивая презентация, качественно сделанные слайды, прозрачные пленки и их бумажные копии, которые не стыдно показать людям – давняя мечта любого служащего, радеющего за свою работу. Сейчас трудно представить презентацию без красиво оформленных фотографий, диаграмм, таблиц и просто текста. Несколько лет назад не один десяток человек рисовало, раскрашивало, чертило и готовило все это к разного рода презентациям. Потом появлялись громоздкие плакаты, раскрашенные тушью и перевозимые несколькими людьми и перевешиваемые по просьбе докладчика. Нынче достаточно сложно представить себе такую “бумажную” демонстрацию. Зачем рисовать по трафарету буковки, выводить графики и приклеивать цветные фото? В наш ускоренный век, когда различные технологии развиваются с такой скоростью, что мы, зачастую не успеваем внедрить эти новшества в производство, необходимо быстро и качественно обрабатывать и передавать большое количество информации. Сейчас очень трудно себе представить какую либо демонстрацию без красочных оформленных компьютерных презентаций.

С помощью PowerPoint Вы можете создавать эффектные, цветные электронные слайдовые демонстрации. Их можно показывать на экране компьютера или на стенном экране (при наличии проектора) для большой аудитории. Кроме того, можно будет (при некоторых усилиях) создать 35-мм слайды, “прозрачки”, копии слайдов на обычной бумаге (как цветных, так и черно-белых) и даже документы World Wide Web.

Хотя названные задачи могут показаться трудными, на самом деле это не так. В сущности, PowerPoint практически такая же программа, как MS Word, только в документах PowerPoint больше цвета и меньше текста.

Труженики из Microsoft весьма постарались при разработке PowerPoint. Они посчитали, что пользователи PowerPoint будут использовать эту программу не так уж часто, может быть, пару раз в месяц. Из этих соображений PowerPoint сделан очень простым в использовании. Он почти все делает за Вас.

Данная книга предлагает пользователю ознакомиться с основными принципами создания и модификации презентаций в MS PowerPoint 97, а для пользователей, которые уже работали с предыдущими версиями MS PowerPoint – повысить свою квалификацию.

Некоторые возможности программы, а также тонкости в ее использовании остались за пределами данной книги, так как цель этой книги не только научить пользоваться генератором презентаций MS PowerPoint 97, но и подтолкнуть пользователя к самостоятельному изучению некоторых дополнительных свойств данной программы.

Авторы надеются, что данная книга поможет Вам с легкостью освоить материал и поможет Вам в создании и редактировании как простых, так и сложных слайдовых демонстраций в MS PowerPoint 97.

6.4.1. Окно программы MS PowerPoint 97

После запуска PowerPoint на экране открывается окно программы. Структура и внешний вид программы в значительной мере определяется пользователем. Во время первого обращения к PowerPoint это окно будет похоже на представленное на рисунке (Рис. 6.4.0.). На рисунке показаны все основные компоненты рабочего окна PowerPoint.

Рис. 6.4.0. Экран после запуска программы.