Применение пользовательского автофильтра

Применяя пользовательский автофильтр, Вы можете соединить с помощью логических операторов отдельные условия отбора записей.

- Вставьте в список автофильтр, выбрав команду Данные – Фильтр – Автофильтр.

- Откройте список автофильтра для нужного поля и выберите в нем элемент (Условие).

- В открывшемся диалоговом окне “Пользовательский автофильтр” (Рис. 6.3.27.) укажите первый критерий.

- Выберите логический оператор, объединяющий первый и второй критерии.

Рис. 6.3.27. Диалоговое окно “Пользовательский автофильтр”.

Вы можете задать для отдельного поля в пользовательском автофильтре один или два критерия. В последнем случае их можно объединить логическим оператором “И” либо “ИЛИ”.

- Задайте второй критерий.

- Нажмите кнопку “OK”. Excel отфильтрует записи в соответствии с указанными критериями.

Расширенный фильтр

Для задания сложных условий фильтрации данных списка Excel предоставляет в помощь пользователю так называемый расширенный фильтр.

Диапазон критериев

Критерии можно задать в любом свободном месте рабочего листа. В диапазоне критериев Вы можете вводить и сочетать два типа критериев:

Простые критерии: программа сравнит содержимое полей с заданным критерием (аналогично применению автофильтра).

Вычисленные критерии: в этом случае можно указывать также возвращаемые формулой значения, которые не представлены в списке.

При указании простых критериев сначала в диапазоне критериев следует указать имена полей, причем можно ввести только те имена полей, для которых задаются критерии.

В строке (строках), расположенной непосредственно под строкой с именами полей, следует задать критерии. При задании критериев Excel не различает регистр. Вы можете использовать при задании критериев символы подстановки ? и *.

Все критерии, заданные в одной строке, должны выполняться одновременно (соответствует логическому оператору “И”). Чтобы задать соединение критериев оператором “ИЛИ”, укажите критерии в различных строках.

Применение расширенного фильтра

После создания диапазона критериев можно запустить расширенный фильтр и подвергнуть данные списка фильтрации.

1. Поместите указатель ячейки внутри списка. В этом случае Excel автоматически распознает диапазон списка и представит ссылку на диапазон в диалоговом окне.

2. Выполните команду Данные – Фильтр – Расширенный фильтр. Поместите курсор ввода в поле “Диапазон условий” и выделите соответствующий диапазон в рабочем листе.

3. Закройте диалоговое окно нажатием кнопки “ОК”. На экране теперь будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям.

Вы можете применить в рабочем листе только один расширенный фильтр.

Если в результате применения расширенного фильтра не должны быть отображены повторяющиеся записи, в диалоговом окне “Расширенный фильтр” установите флажок параметра “Только уникальные записи”.

Чтобы после фильтрации задать отображение в рабочем листе всех записей списка, выполните команду Данные – Фильтр – Отобразить все.

6.3.9. Макросы

Использование макросов для автоматизации наиболее часто выполняемых задач

Если какое-то действие часто повторяется, его выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос – это серия команд и функций, хранящихся в модуле Visual Basic. Их можно выполнять всякий раз, когда необходимо выполнить данную задачу.

Перед тем как записать или написать макрос, необходимо спланировать шаги и команды, которые он будет выполнять. Если при записи макроса была допущена ошибка, ее исправление будет также записано. Каждый раз при записи макроса, он сохраняется в новом модуле, присоединенном к книге.

Редактор Visual Basic позволяет изменять макросы, а также копировать их либо из одного модуля в другой, либо между различными книгами. Кроме того, можно переименовывать модули, в которых хранятся макросы, или переименовывать сами макросы.

Запись макроса

- В меню “Сервис” выберите подменю “Макрос” и выберите команду “Начать запись”.

- Введите имя макроса в соответствующее поле диалогового окна “Запись макроса” (Рис. 6.3.28.) (по умолчанию дается имя Макрос1 для первого макроса и т.д.). Первым символом имени макроса должна быть буква. Остальные символы могут быть буквами, цифрами или знаками подчеркивания. В имени макроса не допускается использование пробелов, в качестве разделителей слов можно использовать знак подчеркивания.

Рис. 6.3.28. Диалоговое окно “Запись макроса”.

- Чтобы была возможность выполнить макрос с клавиатуры, при помощи “горячих клавиш” введите соответствующую букву в поле “Сочетание клавиш”. Для использования строчных букв задается сочетание клавиш – Ctrl + буква, а для заглавных – Ctrl + Shift + буква, где буквой может быть любая буквенная клавиша клавиатуры. Буква, используемая в сочетании клавиш, не может быть цифрой или специальным символом. Заданное сочетание клавиш будет заменять любое установленное по умолчанию в MS Excel, пока книга, содержащая данный макрос, открыта.

- В поле “Сохранить в” выберите книгу, в которой должен быть сохранен макрос.

- Чтобы макрос был доступен независимо от того, используется ли в данный момент MS Excel, его следует сохранить в “Личной книге макросов” – в папке XLStart.

- Чтобы создать краткое описание макроса, введите необходимый текст в поле “Описание”.

- Нажмите кнопку “OK”.

По умолчанию, при записи макроса используются абсолютные ссылки (Часть формулы, являющаяся адресом ячейки, и ссылающаяся на данную ячейку независимо от положения формулы. Примерами абсолютных ссылок являются: $A$1, $B$1.). Макрос, записанный с абсолютными ссылками, при выполнении всегда обрабатывает те же ячейки, которые обрабатывались при его записи. Для того, чтобы с помощью макроса обрабатывать произвольные ячейки, следует записать его с относительными ссылками (Ссылка на ячейку, например A1, позволяющая Excel найти искомую ячейку, начав поиск с той ячейки, в которой эта ссылка находится. Относительная ссылка, подобно указанию прохожему “пройти два квартала прямо и затем один квартал направо”, позволяет максимально кратко определить положение искомой ячейки относительно той ячейки, в которой эта ссылка находится.). Для этого нажмите кнопку “Относительная ссылка” на панели инструментов “Остановка записи”. Относительные ссылки будут использоваться до конца текущего сеанса работы Excel или до повторного нажатия кнопки “Относительная ссылка”.

- Выполните макрокоманды, которые необходимо записать.

- Нажмите кнопку “Остановить запись” на соответствующей панели инструментов.

Изменение макроса

Для изменения записанного макроса необходимо знакомство с редактором Visual Basic, который используется для написания и изменения макросов Excel.

- В меню “Сервис” выберите пункт “Макрос” и выберите команду “Макросы” (Рис. 6.3.29.).

- Выберите имя макроса который необходимо изменить.

- Нажмите кнопку “Изменить”.

Рис. 6.3.29. Диалоговое окно “Макрос”.

Выполнение макроса

После того как макрос записан, его можно выполнить в Excel или из редактора Visual Basic. Обычно макросы выполняются в Excel; однако в ходе изменения их можно выполнить из редактора Visual Basic. Для прерывания выполнения макроса следует нажать клавишу [Esc].

Выполнение макроса в Excel

- Откройте книгу, которая подлежит редактированию при помощи макроса и содержит его.

- В меню “Сервис” выберите пункт “Макрос” и выберите команду “Макросы” (Рис. 6.3.29.).

- Выберите имя макроса который необходимо выполнить.

- Нажмите кнопку “Выполнить”.