Аудит и обеспечение безопасности документов

Под этим имеется ввиду контроль доступа к документу и протоколирование всех событий с документом. Контроль доступа подразумевает разрешение или запрещения, в зависимости от полномочий пользователя, вошедшего в систему таких операций как:

просмотр документа

копирование документа

уничтожение документа

редактирование документа

управление доступом к документу

Также администратор может просматривать файл истории, в который записываются все события, которые происходят в системе при работе с документами, так что он в любое время сможет найти виновного и наказать его.

Также система управления документами должна позволять рассчитывать стоимость использования документа. Естественно стоимость документа измеряется не в денежном выражении, а во временном (правда если Вы, как на Западе, все стараетесь оценить в $/час, то перевести минуты и часы в "зеленые" не составит для Вас трудности). Данная функция важна не только для анализа деятельности предприятия и конкретных сотрудников, но и просто для выставления счета на оплату клиенту, для которого Ваши сотрудники готовили документы или же оплатить работу адвокатов, которые производили юридическую правку контракта. Отдельно хотелось бы отметить возможность использования специализированных аппаратно-программных модулей криптозащиты данных, которые предоставляют дополнительные сервисы по защите документов (электронная подпись, шифрование).

Интеграция с приложениями обработки документа.

Существует множество приложений, которые порождают документы. Если в компании установлен корпоративный стандарт на используемые приложения, то их число ограничивается десятком, если нет, то подобная задача превращается в ночной кошмар. Выделяют два типа приложений, с которыми может происходить интеграция.

Приложения, которые сохраняют результаты своей работы в файлах собственного формата.

Приложения, которые готовят и выводят результаты только на печать. К ним можно отнести большое количество информационных систем, которые производят невероятное количество отчетов и различного рода выходной информации. Данная информация может быть сохранена в промежуточных файлах или, чаше всего, сразу же выводится на печать

Исходя из типов приложений, вытекает два типа интеграции:

Интеграция на уровне операций с файлами. Операции создания нового, открытия и сохранения файла в стандартную файловую систему замещаются подобными операциями с системой управления документами. Такой вид интеграции сложен, так как требует индивидуальной работы с каждым приложением, причем с каждой версией по отдельности. В последнее время, производители подобных приложений, в особенности текстовых процессоров, стали поддерживать стандарт ODMA (с другой стороны существует универсальный подход интеграции с приложениями на уровне отдельных операций, таких, как "Открыть", "Сохранить", "Сохранить как…", который характерен для конкретной операционной системы и сопряжен определенными работами по настройке такого шлюза на приложение. Такой универсальный шлюз для среды Win32 был выполнен компанией ВЕСТЬ-Метатехнология). Пример тому, новая версия приложений MS Office поддерживает этот стандарт и интеграция в систему управления документами становится делом настройки конфигурационных файлов, а не дополнительного программирования. Данный вид интеграции интересен тем, что документ сохраняется в своем оригинальном формате, что позволяет обеспечить удобную дальнейшую его обработку ( редактирование, просмотр и т.п.).

Интеграция на уровне вывода на печать. Система управления документами перехватывает документы, которые уходят на печать и сохраняет их в себе. Такой вид интеграции более универсален, так как не зависит от типа приложений, а зависит только от операционной системы, которая используется на конкретном рабочем месте. Но полученный документ нельзя после сохранения редактировать, так он теряет формат, в котором он был создан и сохраняется в универсальном формате (например, PDF или PS). Данный тип интеграции хорошо подходит для документов, которые существуют в окончательном виде, как то сформированные отчеты, подготовленные договора и т.п. Тип систем, который перехватывает потоки вывода данных на печать носит название COLD (Computer OutPut to Laser Disk).

В качестве отдельно стоящего вида интеграции можно выделить интеграцию с электронной почтой и факс-системами, как наиболее распространенными механизмами передачи информации. Это вызвано тем, что электронные и факс сообщения выделяются своим количеством, простотой доставки и важностью с одной стороны, и слабой приспособленностью почтовых серверов для выполнения функций электронного архива документов (сбор, хранение, быстрый поиск больших объемов информации).

Интеграция с электронной почтой осуществляется через стандартные интерфейсы MAPI и VIM. Соответственно поддерживаются все программы электронной почты, которые соответствуют вышеуказанным интерфейсам. Возможен как ручной, когда пользователь самостоятельно определяет какую информацию следует поместить в архив, а какую - нет, и автоматический - когда почта приходит на заранее определенный адрес (что-нибудь [email protected] или [email protected] ) и специальный робот, который был предварительно настроен, выполняет операцию переноса данных из почтовых фолдеров в электронный архив для последующей обработки данных сотрудниками компании.

Для передачи информации по факсимильным каналам характерен определенный формат передаваемых документов, как правило, растр, что и определяет возможности (точнее их ограничение) по его последующей обработке. Интеграция с системами управления документами факс-сервер может осуществлять тремя основными методами.

Прямая интеграция, когда факс-сервер программным путем состыкован с конкретной системой управления документами через ODMA. Тогда факс-сервер должен поддерживать этот стандарт

Через электронную почту. Многие факс-сервера имеют интерфейс через MAPI или VIM в стандартные программы электронной почты. Этот интерфейс позволяет посылать и принимать факс-сообщения через программу электронной почты. Так как система управления документами имеет интерфейс с системами электронной почты, то таким, не совсем простым способом, можно наладить взаимодействие систем электронной почты с системой управления документами.

Организация коллективной работы с документами.
Как уже отмечалось ранее, организация коллективной работы с электронными документами дает серьезный выигрыш в производительности труда всего предприятия. Совместный доступ к электронным документам является основой для этого. Но кроме доступа для коллективной работы крайне необходимы еще несколько жизненно-важных функций которые повсеместно используются в реальном бумажном мире. И если Вы не предоставите их пользователю, то возвратитесь обратно в бумажный мир. К таким функциям относятся

При редактировании документа одним пользователем, он должен быть закрыт для редактирования другим пользователям (конфликты могут сниматься механизмом версионности документов). Единственный режим в котором от открыт - это режим "только для чтения".

Отслеживание версионности документов. В коллективной работе очень важно, кто какой документ отредактировал и какие изменения внес. Особенно это важно при коллективной разработке документа, как то планов, договоров и т.п. Поэтому для сохранения целостности информации система должна поддерживать создание и ведение версий документа, формируя при этом своего рода эволюционный след изменения документа, позволяя, при необходимости, выполнить "откат" на любую раннюю версию. Под ведением версий документа понимается контроль доступа к созданию версий и средства для сравнения и анализа различных версий документа.

Поддержка аннотирования документа. Очень часто приходится работать не с файлом, подготовленным в текстовом процессоре, который можно в него загрузить для исправления и аннотации, а с неизменным изображением текстового документа в формате TIFF. Тогда нужно иметь средство для наложения своих комментариев на изображение документа. Причем комментарии каждого сотрудника должны накладываться отдельным слоем, не затрагивая основного изображения и пометок коллег. Другой сотрудник накладывает свой слой комментарий и так далее. В качестве элементов аннотации можно использовать стрелки, выделения цветом, красный карандаш для подчеркивания, заметки и так далее (заметьте на сколько в итоге упрощается работа по анализу и последующей консолидации мнений заинтересованных сотрудников).

Организация распределенных хранилищ документов
Когда мы говорим о системах управления документами, очень часто возникает вопрос о поддержке распределенного в пространстве хранилища. Под требованием распределенности понимается следующее: