Технология управленческих процессов
Технология управленческих процессов - это совокупность отдельных видов деятельности, направленных на упорядочение и координацию функционирования и развития организации и ее элементов в интересах достижения стоящих перед ними целей. Он решает две задачи: тактическая заключается в поддержании устойчивости, гармоничности взаимодействия и работоспособности всех элементов объекта управления; стратегическая обеспечивает его развитие и совершенствование, перевод в качественно и количественно иное состояние. Этот процесс характеризуется непрерывностью, циклической повторяемостью отдельных фаз (сбора, обработки, анализа, хранения, контроля информации; выработки и принятия решений; организации их выполнения), неравномерностью, инерционностью, проявляющейся в запаздывании управленческих действий. Он развивается и совершенствуется вместе с самой организацией.
Главными задачами технологии управления являются: установление организационного порядка и рациональной последовательности выполнения управленческих работ; обеспечение единства, непрерывности и согласованности действий субъектов при принятии решений; участие вышестоящих руководителей; равномерную загрузку исполнителей.
Для описания технологии работы аппарата управления используются всевозможные виды графических моделей, таблиц и анализа.
· Оперограмма.
· Блок-схема.
· Фотография рабочего времени.
· Причинно-следственная диаграмма.
Оперограмма
Оперограмма - организационный документ, регламентирующий процесс обработки входящих или исходящих документов; таблица, строки которой предназначены для осуществляемых операций учета, регистрации, согласования и т.п., а колонки - для ответственных исполнителей.
Оперограмма — это графическое изображение процедуры, выполненное в виде таблицы, с левой стороны которой по вертикали формулируются операции процедуры, а вверху по горизонтали перечисляются исполнители этих операций.
Наиболее распространенным и многовариантным средством изучения технологии управленческих работ является оперограмма. Этот вид графических моделей прочно вошел в практику оргпроектных работ. Координатные представляют собой таблицу, в подлежащем которой располагаются наименования структурных частей, а в сказуемом - операции. Рабочий процесс фиксируется операционной цепью в поле таблицы. Каждая операция обозначается условным знаком. Последовательность операций во времени изображается стрелками, соединяющими обозначения операций. Нерегулярные операции или связи обозначаются пунктирными линиями.
С помощью оперограмм фиксируются операции, выполняемые с определенным комплексом документов. Оперограммы показывают, из каких стадий и элементов складывается данный процесс работы, какова связь каждой операции с определенным рабочим местом, характеризуют функции соответствующих исполнителей.
Для более наглядного примера проследим за внутренним движение документа на примере приказа в Центре занятости населения г. Новокузнецк, начиная с подготовки и оформления проекта приказа и заканчивая передачей его в архив. Оперограмма представлена на таблица. 1
| № п/п | Операции | Исполнители | ||||||
| Специалист ДОУ | Юрист | Заместитель директора | Директор ЦЗН | Заведующий канцелярией | Вед.специалист архива | Время операции | ||
| Подготовка и оформление проекта Приказа | ||||||||
| Согласование проекта Приказа, визирование |  |  | ||||||
| Передача проекта Приказа в службу ДОУ |  | |||||||
| Подписание проекта Приказа | | |||||||
| Регистрация Приказа | | |||||||
| Доведение Приказа до исполнителей | | |||||||
| Передача в архив | | |||||||
| Архивное хранение | | |||||||
Таблица. 1. Оперограмма
Блок-схема
При разработке программ рекомендуется использовать графический способ записи алгоритма в виде блок-схемы. Блок-схема — это графическое изображение алгоритма в виде плоских геометрических фигур (блоков), соединенных линиями. Внутри блока записывается действие, которое нужно выполнить, или условие, которое необходимо проверить. Блок-схема — стандартный способ записи алгоритма, существует государственный стандарт (ГОСТ), содержащий перечень правил построения блок-схем.
Основные блоки, которые используются при составлении графического алгоритма, изображены ниже (см. рис. 1):
| Начало, конец |
| Вход/Выход |
| Регистрация/хранение |
| Решение |
| Процесс |
Рис. 1.Основные используемые блоки
· При соединении блоков следует использовать только вертикальные и горизонтальные линии потоков.
· Горизонтальные потоки, имеющие направление справа налево, и вертикальные потоки, имеющие направление снизу вверх, должны быть обязательно помечены стрелками.
· Прочие потоки могут быть помечены или оставлены непомеченными.
· Линии потоков должны быть параллельны линиям внешней рамки или границам листа.
| Начало |
| Получение письма |
| Постановка отметки о поступлении (входящего штампа) на документе |
| Предварительное рассмотрение (сортировка) |
| Регистрация |
| Передача письма руководителю |
| Передача документа исполнителю |
| Изготовление копий |
| Сделать копии |
| Контроль исполнения документов |
| Исполнение документов |
| Конец |
| Рассмотрение руководителем (резолюция) |
Рис. 2. Блок-схема получение письма «Об Инструкции по делопроизводству»
Фотография рабочего времени
Фотография рабочего времени (ФРВ) – это вид наблюдения, при котором фиксируется время, затраченное сотрудником на каждое действие во время рабочего дня, действия могут быть связанны либо не связанны с рабочими задачами. Наблюдение продолжается несколько рабочих дней, чаще без ведома сотрудника.
Фотография рабочего времени - это особый вид измерения и наблюдения в производственной практике. В течение, которого фиксируется время, затраченное сотрудником на каждое его значительное действие, совершаемое во время рабочего периода: дня, смены, суток в зависимости от его длительности. Такие действия могут быть как связанны, так и не связанны с его рабочими задачами.
Фотография рабочего времени применяется для выявления как затрат, так и потерь рабочего времени, ибо при ее проведении измеряются все без исключения затраты времени исполнителя за определенное время работы. Фотография рабочего времени служит основой для установления причин потерь рабочего времени и позволяет разработать мероприятия по их снижению.
Основные цели проведения фотографии рабочего времени:
· определение работников, которые неэффективны в использовании своего рабочего времени;
· накопление опыта наиболее ценных и эффективных сотрудников;
· получение исходных цифр и материалов для выработки постоянных и временных и расчетных норм для каждой рабочей задачи;
· оптимизация бизнес-процессов в компании;
· нормирование;
· выявление отклонений или причин отхода от выполнения норм;
· ФРВ применяется у тех сотрудников с невысокой отдачей и плохой эффективностью, с целью повышения отдачи за счет обоснования измеренными нормами;
· определение у сотрудников основных источников потерь рабочего времени.
В начале работы определяется цель фотографии (выявление потерь рабочего времени, разработка нормативов и т.д.) и выбирается в соответствии с поставленной задачей объект наблюдения.
Проведение наблюдений состоит в последовательной и подробной записи в наблюдательном листе всего происходящего на рабочем месте. Фотографирование проводится с момента начала работы. Запись производится текстом, индексом или графически в масштабе времени. Фиксируется время окончания наблюдаемых категорий затрат времени.
Обработка результатов наблюдений начинается с вычисления продолжительности отдельных элементов затрат времени. Затем все элементы работы, имеющие одинаковый характер или признак, объединяются в группы и составляют сводку одноименных затрат, которая характеризует фактические затраты времени на выполнение работы.
Анализ результатов наблюдений позволяет установить, все ли затраты рабочего времени необходимы и рациональны при существующей организации труда, каковы потери рабочего времени и какие мероприятия необходимо осуществить в целях дальнейшего повышения производительности труда.
В ходе измерения фотографии рабочего времени:
· выявляются основные блоки времени и затем все время сотрудника объединяется в эти группы согласно полученных результатов;
· рассчитывается точный срез информации о том, на какие группы и виды деятельности и в каких пропорциях тратил этот сотрудник свое рабочее время.
Обработка результатов начинается с определения продолжительности каждого элемента. Из показаний текущего времени первого элемента вычитается время начала наблюдения, из показания текущего времени второго элемента – текущее время первого элемента и т. д. Результаты записывают в графу «Продолжительность».
Далее каждому элементу, согласно классификации затрат рабочего времени, присваивается «Индекс»:
- ПНД – перерыв из-за нарушений трудовой дисциплины;
- ПЗВ - время выполнения производственного задания
- О – основное время;
- ПЗ – подготовительно-заключительные работы; т.е время, используемое на подготовку к выполнению задания или на действия, связанные с ее окончанием;
- В – вспомогательное время;
- ПР – потери рабочего времени по вине рабочего;
- ОП – оперативная работа, т. е время, затрачиваемое на работы по осуществлению технологической операции;
- ОБ – время обслуживания рабочего места;
- ОТЛ – время отдыха и личных надобностей.
Лист наблюдений индивидуальной фотографии рабочего времени ведущего инспектора архива ЦЗН представлен в таблице 2.
Следующий этап обработки – составление сводки одноименных затрат, где элементы группируются по видам затрат рабочего времени и определяется суммарная продолжительность каждого вида затрат.
На основании данных сводки одноименных затрат составляется фактический баланс рабочего времени.
Наблюдательный лист фотографии рабочего времени
Структурное подразделение – правовой отдел
Исполнитель (должность) – ведущий инспектор архива
Стаж работы – 5 лет
«18» августа 2013 г.
| № п/п | Наименование затрат рабочего времени | Текущее время | Продол-жительность, мин. | Индекс | |
| ч | мин. | ||||
| Начало наблюдения Приход рабочего на рабочее место | Пр | ||||
| Включение оргтехники Подготовка рабочего места | Пз | ||||
| Ответы на запросы | О | ||||
| Заседание экспертной комиссии Оформление протокола | О | ||||
| Обед | |||||
| Составление сводной номенклатуры дел за 2012 год | О | ||||
| Личные нужды | Отл | ||||
| Формирование дел | О | ||||
| Составление описей дел | О | ||||
| Приведение в порядок рабочего места | Об | ||||
| Уход с рабочего места в связи с окончанием рабочего дня Конец наблюдения |
Таблица 2 - Лист наблюдений индивидуальной фотографии рабочего времени ведущего инспектора архива ЦЗН.