Индивидуальный рабочий стиль
ИНСТРУМЕНТЫ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ
Тысячелетняя история развития менеджмента до середины прошлого столетия базировалась на примитивных технических средствах (папирус, бумага, блокнот, кисточка, карандаш, гусиное перо, ручка, счеты, арифмометр, часы, телеграф). Принятые решения передавались чаще в виде устных распоряжений или письменных приказов через курьеров. Концентрация производства, рост числа управляющих, интернационализация бизнеса потребовали разработки унифицированной документации и технических средств, облегчающих работу менеджера.
Со временем пришло понимание, что механизация управленческого труда дает значительно больший эффект, чем сокращение ручного труда в производстве. Известно множество технологий и средств организации управленческого труда, которые в зависимости от принципов фиксации информации и техники работы можно разделить на пять поколений/)
Календарь. Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла в позапрошлом веке и в совершенном виде материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 г. На каждый день отводилась одна страничка календаря, где указывалось число, день недели, месяц и год, а впоследствии добавились национальные и религиозные праздники, дни рождения великих людей. Наличие свободного пространства давало возможность делать необходимые записи: переговоры, совещания, расходы, встречи, мероприятия. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом чиновника и менеджера. Однако с развитием радио, телевидения его роль как оперативного информатора стала снижаться, а стационарное размещение на рабочем столе было явным неудобством для коммивояжеров, брокеров, агентов, макле- ров. Поэтому результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник.
Ежедневник — это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разнообразного формата (А4, А5 и А6) с прочной обложкой. Ежедневник можно было брать с собой в командировки и на совещания, положив в портфель или дипломат. Сохранность информации была уже выше, чем у перекидного отрывного календаря, и ее можно было архивировать по годам. Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных мероприятий, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации, которая группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням. В 1980-х гг. еженедельники почти вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятия. Автор книги 12 лет пользовался ежедневником и еженедельником и до сих пор держит их в личном архиве.
«Организатор» (от англ. organizer). Дизайнерская идея совместитьв одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась в виде «организатора» (1921). Действительно, эти три необходимых инструмента менеджера должны быть всегда под рукой. Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Существует множество модификаций организаторов импортного и отечественного
производства.
Наиболее удобными оказались «организаторы» формата А4 и А5, так как позволяли делать записи на листах стандартного формата и хранить инструмент в дипломате или дамской сумке. Большое практическое значение имело использование в организаторах съемного кольцевого механизма взамен обычного скоросшивателя или отрывного блокнота. Это позволяло многократно использовать справочные данные (адреса фирм, телефоны, нормативы) и легко их заменять при необходимости. Логическим дополнением «организатора» явилось включение в его структуру микрокалькулятора в 1980-х гг. Впоследствии появились даже модификации «организаторов», где большой микрокалькулятор был главной «изюминкой» для бухгалтера, финансиста и экономиста.
Приведем достоинства «организатора»:
• совмещение в одном инструменте накопителей информации и технических средств (календарь, блокнот, адресная и телефонная книжка, визитница, ручка, микрокалькулятор);
• единый фирменный стиль, компактность и удобство инструмента для работы;
• приемлемая цена от 100 до 500 руб. за «организатор» для менеджеров среднего и нижнего звена.
К числу недостатков «организатора» следует отнести следующие:
• отсутствие четкой классификации и систематизации записей, так как в нем объединены в принципе разные инструменты;
• множество модификаций инструментов с различным размещением компонентов и дизайном, что усложняет пользование инструментом;
• отсутствие методов целевого планирования и технологии решения «слоновых задач».
Устранения перечисленных недостатков удалось достигнуть в тайм-менеджере.
«Тайм-менеджер» (ТМ). Инструмент был создан в 1975 г. предприимчивыми супругами из Дании. Им удалось материализовать главную идею целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций («ключевых задач») и технологии решения глобальных мероприятий («слоновыхзадач»). Тайм-менеджер стал инструментом третьего поколения и флагманом для достижения конечных результатов в отличие от рутинной фиксации выполнения мероприятий в календаре. Он позволяет менеджеру четко контролировать и распоряжаться своим временем исходя из поставленных целей, связать воедино «что» и «когда» вы хотите делать.
Тайм-менеджер создает единую технологическую базу для принятия и исполнения решений (цели, функции, задачи, операции) на основе гибкого календаря (планы на год, месяц, неделю, день). Инструмент ТМ будет более подробно рассмотрен в следующем разделе, поэтому отметим здесь только его достоинства и недостатки.
Достоинства ТМ: ' позволяет добиваться поставленных целей на основе повседневного решения «слоновых задач»; • дает возможность расставить приоритеты, иметь обзор дел и рационально использовать свое время;
• позволяет повысить свой творческий потенциал, жить полноценной жизнью и лучше общаться с окружающими;
• помогает развить в себе более гибкое и спокойное отношение к изменениям за счет оперативного внесения изменений и использования сменных блоков бланков;
• отмечается рост производительности труда управленческого персонала, когда ТМ становится базовым инструментом работы всего предприятия.
Однако ТМ имеет и свои недостатки:
• невозможность применения для широкого круга руководителей и специалистов. Так, ТМ неприемлем для неорганизованных и малодисциплинированных людей, работающих за столом, забитым и заваленным бумагами;
• необходимость специального обучения по ТМ (минимум 2-дневный семинар) и дополнительные расходы времени на внесение информации вТМ (не менее 30 мин вдень);
• высокая стоимость инструмента и обучения, оплату которых могут позволить себе только преуспевающие организации (от 400 до 900 долл. на человека).
Электронная записная книжка. Развитие электронной техники не оставило без внимания управленческий персонал и привело к созданию универсального электронного «организатора». Электронные записные книжки (ЭЗК) были сконструированы в Японии. Они появились в 1980-х гг. и сразу получили признание у широкого круга людей (бизнесменов, менеджеров, коммивояжеров, инженеров, студентов, туристов) в основном благодаря многоцелевому использованию ЭЗК и малому габариту.
В настоящее время на российском рынке предлагаются к продаже разные модели ЭЗК различных фирм-производителей. Предлагаемые модели отличаются по характеристикам довольно значительно, поэтому сказать однозначно, ЭЗК какой фирмы предпочтительнее, нельзя. Все зависит от практической значимости возможностей каждой модели.
Каковы же преимущества использования ЭЗК?
1. Малый габарит и масса позволяют носить ЭЗК в кармане рубашки или пиджака.
2. Наличие независимого будильника и часов с поясным временем.
4. Возможность программировать события, отстоящие от настоящего времени на несколько лет. Календарь до 2099 г.
5. Звуковое напоминание о наступлении запланированного события.
6. Телефонный справочник.
7. Блокнот для деловой информации.
8. Возможность работать с конфиденциальной информацией, снабженной кодом доступа.
9. Сетевой график, формирующийся автоматически при планировании событий на день, дает полное представление о ресурсах свободного времени.
10. Удобство работы в «полевых условиях»: в переполненном автобусе, электричке нажимать на клавиши гораздо удобнее, чем писать карандашом.
11. Возможность резервного копирования на диск компьютера и создание таким образом архива информации.
12. Нередкое совмещение функций телефона и фотокамеры с доступом в Интернете, электронной почте.
Какие проблемы могут возникнуть у пользователя ЭЗК?
1. Как и любая другая вещь, ЭЗК может потеряться. Причем, как правило, информация, которую она хранит, намного более ценна, чем сам инструмент. Более того, если ЭЗК с вашей информацией каким-либо образом попадет к вашему конкуренту, то можете попрощаться со своими коммерческими тайнами, если только не храните их в секретном файле, защищенном паролем.
2. Никогда не храните ЭЗК под действием сильных магнитных полей. Были случаи, когда память стиралась при прохождении с ЭЗК через дугу металлоискателя в аэропорту.
3. При смене батареек строго соблюдайте инструкцию: сначала меняйте одну, потом другую батарейку. Если вы извлечете сразу обе батарейки, ваши данные будут потеряны.
4. Не оставляйте ЭЗК под действием прямых солнечных лучей, не пользуйтесь ей при минусовой температуре, не допускайте контакта с кислотными и щелочными средами. Не протирайте экран и клавиатуру спиртом — можете стереть буквы с клавиатуры, а экран сделается мутным.
5. Несвоевременная зарядка аккумулятора может привести к отключению в нужный момент.
Однако, несмотря на неудобства технологии, ЭЗК повсеместно признана для планирования и хранения информации и все более широко используется.
Карманные портативные компьютеры. Карманные компьютеры начинают играть все более заметную роль в нашей жизни. Эти устройства являются полноценными компьютерами и обладают большей мощностью и универсальностью, чем электронные записные книжки. Они имеют почти все возможности компьютеров класса «ноутбук», обладая при этом меньшими размерами и большей продолжительностью автономной работы.
Для чего же можно использовать карманный компьютер (КПК), какие функции у него имеются?
Во-первых, это ежедневник (ввод периодических дел; адресная книга имеет массу полей, разбита на категории; для заметок предусмотрены многочисленные блокноты). В идеале он должен заменить все записные книжки и разрозненные документы. Вся информация, которая требует сохранения, заносится в КПК и вы всегда получаете легкий и удобный доступ к ней. Ведь все, что вы внесли, сортируется по дате/времени и доступно через поиск по ключевым словам. Но это лишь одна из многих возможностей применения КПК.
Вторая основная функция - это напоминания. Ведь КПК всегда подаст сигнал при наступлении любого запланированного события - будь то день рождения знакомого или важный звонок (в этом случае вы и номер телефона сразу увидите на экране), встреча или вечеринка.
Электронная книга (любой текст, доступный на настольном компьютере, будь то книга, статья, we^-сайт, можно скопировать в память КПК и прочесть в любой удобный момент).
Словари имеют лексические базы для большинства популярных языков, в том числе узкоспециализированные, по темам, например такой, как Lingvo, есть и в версии для КПК.
Немаловажным свойством КПК является возможность постоянного обмена данными с вашим персональным компьютером. У вас всегда будут под рукой все ваши документы и электронная почта. Вы можете закачать на КПК только что полученную на работе почту и ответить на нее в свободное время.
Практически все КПК позволяют выходить в Интернет (через традиционный модем или мобильный телефон), пользоваться музыкой и видео (все современные модели КПК прекрасно справляются с воспроизведением музыки и видео).
Владея КПК, вы имеете сразу море информации под рукой -а это комфорт и удобство в повседневной жизни. Это лишь не- большая часть тех функций, которые имеет карманный компьютер. Все описать просто невозможно — этому можно посвятить целую книгу.
Компьютерные системы организации труда. Получили распространение в начале 1980-х гг. с бурным развитием персональных компьютеров, когда они стали неотъемлемой частью офиса и дома. Идея приспособить персональный компьютер в качестве инструмента личной эффективности менеджера, программиста и специалиста любого профиля получила «второе дыхание», когда в программное обеспечение были заложены главные идеи ТМ: целевое планирование, ключевые задачи, гибкий календарь, проблемно-ориентированные бланки. Из наиболее известных следует отметить программное обеспечение ТМ «Ключ к результатам» на базе компьютеров IBM и Macintosh и «Lotus» на базе IBM. Они позволяют решать следующие задачи:
«Календарное планирование» мероприятий на год, квартал, месяц, неделю, день с контролем достижения результатов.
«Документооборот» — автоматизированное изготовление, запись, поиск и печать входной и выходной информации, причем поиск информации организован по целой совокупности реквизитов (название, дата, фамилия, предприятие и т.п.).
«Справочник», содержащий адреса и телефоны юридических и физических лиц с возможностью их автоматизированного поиска.
«Калькулятор», обеспечивающий арифметические и логарифмические расчеты в процессе работы по основной задаче пользователя.
При этом сохраняются изменения надиске, информация печатается на принтере и защищается паролем.
Система «Lotus Organizer» довольно демократична: на одном компьютере могут работать несколько человек, причем каждый из них будет пользоваться своими данными, не затрагивая чужих.
Компьютерные системы обладают целым рядом явных преимуществ по сравнению с ручными инструментами и ЭЗК:
1. Практически неограниченный объем памяти, позволяющий записывать значительные объемы информации, хранить долгие годы и искать данные в режиме реального времени, что особенно эффективно на больших предприятиях и в государственных органах.
3. Возможность обмена данными внутри организации по локальным сетям, а через публичные глобальные или виртуальные частные сети - с любыми другими архивами в стране и мире. Полная унификация и систематизация процессов и получение любых разрезов информации (сотрудник, функция, день, отдел, проект, период времени и т.п.).
4. Автоматизированное преобразование долгосрочных целей и планов в задания на неделю и день, резкое сокращение затрат времени на рутинные операции поиска и записи мероприятий и концентрация усилий на решении ключевых задач.
Недостатки компьютерных систем организации труда:
1. Привязаны к рабочему столу менеджера, так как являются не
отъемлемой частью персонального компьютера. Частично эти недо
статки снимаются путем использования малогабаритных компьюте
ров «Note book», однако они значительно больше ЭЗК.
2. Необходимость владения персональным компьютером на
уровне пользователя и дополнительного изучения программного
обеспечения «Lotus» или «Ключ к эффективности». Известно, что
многие крупные руководители вовсе не работают с компьютером,
доверяя его секретарю. Тогда мы имеем потерю части информации
или ее неадекватность действительности.
Очень непростое дело — дать совет, на каком инструменте личной работы остановить свой выбор. Это зависит от целого ряда факторов: типа предприятия, категории сотрудника, планируемых годовых расходов, уровня владения компьютером и характера работы сотрудника. Мы постарались дать наши рекомендации в табличной форме (табл. 4.1), где крестиком указаны советы по применению конкретного инструмента. Дадим краткие комментарии.
Тип предприятия или организации и его экономическое положение всегда являются решающим фактором. Предприятие может для своих сотрудников приобрести календари или «организаторы» в качестве элемента фирменного стиля. Это практикуют многие крупные предприятия, например ОАО «ГАЗ», ОАО «ЗМЗ», ОАО «ВАЗ» и др. В этом случае календари, ежедневники, еженедельники и калькуляторы выдаются всем руководителям и ведущим специалистам, т.е. имеет место тиражирование инструментов в тысячах копий.
Предприятие малого бизнеса с численностью работников 50— 100 чел., которое не может позволить такие расходы на создание фирменного стиля, может закупить инструменты в обычных магазинах.
Категория сотрудника имеет также большое значение в выборе инструмента. Первый руководитель (директор, президент) может пользоваться любым инструментом, но в современных рыночных условиях он обязан иметь престижный ТМ в кожаном футляре или ЭЗК. Удручает организация, где руководитель сидит в кожаном кресле, пользуется перекидным календарем и хранит запыленный компьютер IBM.
Желательно, чтобы руководители подразделений имели виниловые ТМ или «организаторы», а техника личной работы была бы унифицированной. Это всегда дает экономический эффект.
Многое зависит от планируемых годовых расходов на 1 сотрудника.
Если вы можете израсходовать более 1000 долл. в год, то вы можете использовать всю гамму инструментов, начиная с календаря как элемента фирменного стиля, приобретения ТМ со сменными блоками раз в 2—3 года и кончая компьютерной системой организации труда. Важно все-таки и меть долгосрочную программу работы с современными инструментами и не делать резких поворотов. Мы бы рекомендовали в качестве базового набора для руководителей и ведущих специалистов такого предприятия ТМ, ЭЗК и компьютерную систему. При планировании расходов от 200 до 1000 долл. следует остановиться на ТМ, ЭЗК и КПК для разных категорий сотрудников. Если вы не планируете значительных вложений в технику личной работы (до 200 долл. в год), то Вы можете выбирать между календарем, «организатором» или простой ЭЗК. Мы бы рекомендовали остановиться на последних двух.
Уровень владения компьютерной техникой определяет ручной или компьютерный вариант инструмента. Если вы свободно или в режиме пользователя владеете компьютером, то проблем с освоением ЭЗК, КПК или компьютерных систем у вас не будет. Если уровень владения компьютером низкий, то лучше выбирать ручной инструмент (календарь, «организатор» или ТМ).
Важное значение в выборе инструмента имеет характер работы сотрудника, определяемый временем нахождения на рабочем месте. Если вы постоянно находитесь в офисе и за письменным столом, то ваш выбор максимальный.
При частичном нахождении на рабочем месте, когда остальное время вы тратите на обход цехов или участков, за рулем автомобиля, часто бываете на совещаниях — тогда ТМ, КМ К или компьютерная система на базе «Note book» для вас подходит. Сотрудники, имеющие разъездной характер труда (коммивояжеры, агенты, водители, курьеры и т.п.), могут эффективно использовать «организатор», ТМ, ЭЗК или КПК.
Посмотрите еще раз на табл. 4.1 и окончательно выберите приемлемый для вас инструмент!
4.2. КОНЦЕПЦИЯ ТАЙМ-МЕНЕДЖЕР1
Для того чтобы добиться результатов при осуществлении крупных программ (например, по охране окружающей среды, строительству моста, производству продукции, сбыту, закупкам и пр.), предприятия и учреждения обычно пользуются таким средством, как планирование. Общепризнанно, что тщательное планирование обеспечивает экономию времени и других ресурсов.
Опыт менеджеров Японии ясно показывает, что количество времени, затраченного на планирование, очень сильно влияет на общую продолжительность работы и качество получаемых результатов.
Короткий период планирования влечет за собой увеличение продолжительности работы и высокий процент брака. Длительный период планирования ведет к сокращению общей продолжительности работы и снижению процента брака. Но планирование необходимо не только предприятиям и организациям. Без планирования невозможно добиться и личной эффективности. Приведем три основные модели работы менеджера:
| 20°/ |
80%
 |
| 1, Оперативное управление |
1. Оперативное планирование
| 50% |
50%
 |
| 2. Оперативное управление |
2. Текущее
и оперативное планирование
| 20% |
| 3. Оперативное управление |
80%
 |
3. Стратегическое (перспективное) планирование
В ТМ разработана простая и практичная методика достижения результатов по всем моделям управления, которая включает четы- ре последовательных этапа: формулирование основных целей; установление приоритетов в решении задач; создание надежной базы для решений; установление связи между базой для решений и планированием времени.
1. Формулирование основных целей. Достичь своих целей вы су
меете лишь в том случае, если они будут для вас абсолютно ясны.
Поэтому до тех пор, пока вы не будете их себе четко представлять
и не начнете себе о них регулярно напоминать, вам вряд ли удастся
сделать что-нибудь существенное для их реализации.
Постановка каких-либо конкретных целей и составление планов их реализации - вещь столь же обычная, как и планирование расходов. Многие люди занимаются этим регулярно. Иное дело -сформулировать себе цели, которые бы затрагивали все основные аспекты вашей жизни. Пробовали ли вы когда-нибудь сделать это? Пытались ли когда-либо спланировать свою жизнь как нечто целостное? Пытались ли вы хоть раз записать свои жизненные цели? Можете ли вы их себе ясно представить? Знаете ли вы, что это значит — достичь своих целей?
2. Установление приоритетов в решении задач. Частолюди ставят
перед собой значительно больше задач, чем они могут реально вы
полнить. Для осуществления всего желаемого у них попросту не
хватит времени, денег и сил. Отсюда необходимость установить
приоритеты, т.е. решить: какие цели являются наиболее важными,
с какими задачами можно повременить, на решение каких задач
следует направить свои ограниченные ресурсы?
Ресурсы, имеющиеся в вашем распоряжении, состоят из персональных ресурсов (время, способности, умения и пр.) и других ресурсов, к которым вы имеете доступ (информация, персонал, финансы, здания, оборудование и т.п.).
Добиться желаемых результатов можно только при условии, что вам удастся направить все свои ресурсы — и в первую очередь время и способности — на решение именно тех задач, от которых эти результаты зависят.
Уметь устанавливать приоритеты крайне важно каждому человеку и жизненно необходимо всем руководителям. От системы приоритетов в решающей мере зависит ваша эффективность и благополучие. Но для того чтобы правильно и точно определить, на что должны быть израсходованы ваши ограниченные ресурсы, необходима надежная база для принятия решений.
Создание надежной базы для принятия решений. Чтобы обеспе-чить вас всем необходимым, ваша база для решений должна быть:
• полной. Она должна охватывать все существенные аспекты вашей жизни, включать в себя все задачи, на решение которых — сейчас или в будущем — вам придется тратить время и прочие ресурсы, вне зависимости от важности этих задач, их сложности и привлекательности;
• четкой и ясной. Вам необходимо увидеть стоящие перед вами задачи во всей их совокупности и оценить ситуацию в целом. Для этого следует сгруппировать свои дела по сложности, характеру, степени завершенности и пр.;
• удобной для работы. База для решений должна быть такой, чтобы ее всегда можно было иметь под рукой, брать с собой в командировки, носить на совещания и т.п., чтобы в нее легко можно было вносить поправки и дополнения и, наконец, чтобы с ней легко можно было познакомить других;
• реалистичной и в то же время стимулирующей. Некоторые люди тяготеют к тому, чтобы взвалить на себя слишком много и ставить перед собой грандиозные цели. Обычно это ведет к разочарованию и нервным срывам. Другие, напротив, слишком много внимания уделяют повседневной текучке и исполнению обязанностей, так что у них не остается времени на развитие и самосовершенствование.
Учитывая это, постарайтесь при формулировании своих целей найти золотую середину между подобными крайностями. База для решений должна включать:
• ваши главные жизненные цели дома и на работе;
• ваши ключевые области — важнейшие функции, в которых вам нужно добиться результатов;
• крупные задачи, которые нужно решить в каждой ключевой области (функции);
• мероприятия (задачи), входящие в каждый из крупных комплексов задач;
• идеи, которые время от времени приходят вам в голову;
• разнообразную необходимую вам информацию (данные, сведения, помогающие уяснить смысл стоящих перед вами задач, точнее определить их качественные и количественные параметры, методы решения, финансовые возможности, предельные сроки реализации, число исполнителей и т.д.).
• 4. Установление связи между базой для решений и планированием времени. Вы сумеете достичь своих целей только в том случае, если будете расходовать свое время именно на те дела, от которых зависит результат. Для этого необходимо превратить свои долгосрочные цели и устремления в дела, которые надлежит делать здесь и сейчас. Вот почему от решения вопроса «Что делать сейчас?» во многом зависит ваша личная эффективность.
• То, как вы ежедневно будете использовать свои ресурсы, в решающей мере определит, сумеете ли вы реализовать свои долгосрочные цели. В самом деле, любое крупное достижение представляет собой сумму небольших каждодневных результатов.
• Многие люди позволяют случайностям управлять их жизнью. Четкой и ясной базы для планирования времени у них нет, и последовательность, в которой они выполняют свои дела, зачастую определяется внешними факторами — телефонным звонком; полученным письмом; проблемами, которые в данный момент начинают казаться самыми важными; неосторожным замечанием или внеочередным совещанием.
• Спросите любого человека, хочет ли он выучить английский язык, и вы почти наверняка услышите «Да». Но если вслед за этим вы спросите: «Когда вы собираетесь начать изучение? Сегодня вечером? Завтра? В конце недели?», то с большой вероятностью получите в ответ: «Нет, так точно я сказать не могу, но в ближайшем будущем». Это как раз то, что можно было бы назвать долгосрочным планированием в кавычках.
• Вполне понятно, что людям часто бывает трудно перевести свои долгосрочные цели в дела типа «здесь и сейчас». Основными причинами этой трудности являются прочно укоренившаяся привычка не связывать повседневные заботы с долгосрочными планами и отсутствие хорошо организованной базы для принятия решений.
• Комплект базового варианта ТМ состоит из следующих основных элементов:
• /. Папка с кольцевым механизмом
• Поставляется в трех базовых вариантах и дает внешнее представление о ТМ и его владельце: стандартный виниловый черного Цвета с 25-мм кольцевым механизмом; кожаный формата «Оригинал» или «Компакт» А5; «Руководитель» — кожаный, размером 17x23,5 см. Кроме материала, они различаются внешним видом, набором кармашков и приспособлений.
. Коробка со стандартным набором бланков
Это место храпения бланков на 1—1,5 года и впоследствии место для архива. Обладает рядом преимуществ:
• вертикальный способ расположения бланков, разделенных вертикальными закладками со стандартной символикой, как в папке;
• разные цвета и символы закладок и прозрачная крышка облегчают поиск нужных бланков;
• архив использованных бланков (планов на неделю и день).
3. Руководство по пользованию ТМ «Ключ к личной эффектив
ности»
Состоит из трех частей, позволяющих при желании самостоятельно овладеть инструментом: философия, инструкция по пользованию, ключевые области.
Кроме базового варианта фирма ТМИ поставляет ряд дополнительных аксессуаров: кожаные сумки; папки-классификаторы; карандаши и ручки; дыроколы; специальные бланки, не входящие в базовый вариант; программное обеспечение для компьютерной версии ТМ и др.
Чтобы соответствовать принципам, о которых шла речь на пред
шествующих страницах, любой инструмент для достижения результа
тов должен включать два элемента: t
| База для решения | |||
| Что? | ^---------- | ||
| ' | ' | ||
| Календарный план | |||
| Ко г | даг | ■ч--------------------------- |
Если вы хотите добиться результатов, необходимо построить мост, связывающий эти два элемента, т.е. установить, что именно и когда вы должны сделать. Только в этом случае ваши планы и действия будут определяться в первую очередь вашими намерениями и лишь затем — внешними обстоятельствами.
Такая структура делает ТМ не только удобным, но и всеобъемлющим инструментом личного планирования — использование каких бы то ни было не входящих в него блокнотов и записных книжек становится ненужным. ТМ будет вам полезен во многих отношениях: он не даст забыть или упустить из вида ни одной важной для вас веши, будет стимулировать творческую активность.
позволит увидеть общую картину ваших дел и контролировать их течение.
База для решений и календарный план являются важнейшими частями ТМ. Пользуясь ими, вы сумеете связать секцию «База для решений», содержащую ваши цели, ключевые области, основные задачи и мероприятия, с гибкой системой календарных планов (годовых, месячных, недельных и дневных), расположенных в секции «Календарь».
Помимо этих двух секций в ТМ есть и третья — «Разное». Она предназначена для хранения самой разнообразной информации, необходимой для текущего планирования. Наконец, в ТМ имеются части, которых нет ни в одном другом инструменте: это подразделение «Идеи» и отделение «Незабудь», находящиеся в секции «База для решений», и отделение «Фиксированные дела» секции «Календарь».
4.3. КЛЮЧЕВЫЕ ОБЛАСТИ (ФУНКЦИИ
УПРАВЛЕНИЯ)
Чтобы достичь целей, вам необходимо как можно четче их сформулировать, правильно использовать свое время, т.е. сконцентрировать его на ключевых областях. В терминах ТМ ключевые области представляют собой функции управления.
Ключевые области — важнейшие сферы вашей жизни, в которых вам нужно добиться определенных результатов. Каждая ключевая область состоит из ряда задач управления.
Ключевые области - сердце вашего ТМ. Определив их, вы сумеете ясно представить себе всю панораму дел, обязательств, стремлений. Это даст вам возможность лучше понять, что является главным, а что - второстепенным, определить, сколько времени можно затрачивать на каждую ключевую область, и, исходя из этого, оптимально спланировать свое время. В результате у вас появится чувство контроля над жизненными обстоятельствами, что в свою очередь будет способствовать уменьшению нервных перегрузок и повышению вашего жизненного тонуса.
Регулярный пересмотр ключевых областей. Конечно, можно встретитьлюдей, которым в течение длительного времени не нужно Менять свои ключевые области. Стабильность ключевых областей свойственна многим должностям и профессиям специалистов и служащих. Однако такие случаи вряд ли типичны для руководителей.
Как правило, человеку в связи с изменениями на работе и в личной жизни приходится периодически пересматривать (изменять, уточнять) свои ключевые области. Опыт показывает, что делать это целесообразно по меньшей мере раз в год. Причем лучше всего приурочить такой пересмотр ко времени разработки нового годового плана или в период смены комплекта бланков ТМ. Данные психологических исследований свидетельствуют о том, что выделять более 10 ключевых областей не следует — иначе вам будет трудно правильно оценить ситуацию в целом, а значит, и контролировать ход дел.
Впрочем, по нашим наблюдениям, большинству людей достаточно 10 главных функций, чтобы распределить между ними все существенные аспекты своей работы и личной жизни. Разумеется, такие функции должны быть достаточно широкими и емкими. Порой несколько смежных, близких областей имеет смысл объединить в одну (например, такие области, как «Семья» и «Друзья»).
Если же вам все-таки понадобится больше десяти ключевых областей, то рекомендуем разбить их на две группы — скажем, на группу ключевых областей под общим названием «Работа» и на группу под названием «Личная жизнь».
Приведем их некоторые типичные названия для руководителя
организации: ,
1. Стратегия развития.
2. Система управления.
3. Персонал. Социальное развитие.
4. Финансы. Бухучет.
5. Заработная плата.
6. Основное производство.
7. Вспомогательное производство.
8. Маркетинг. Сбыт.
9. Внешние связи.
10. Личная жизнь.
Степень важности для вас ключевых областей с течением времени может измениться. Поэтому порядковые номера на бланках ключевых областей не должны отражать их значимость.
Как определять ключевые области ? Установить свои ключевые области можно различными способами. Вот некоторые подходы.
Запишите все, какие только вспомните, свои каждодневные дела. Затем попробуйте разбить их на группы так, чтобы каждая группа объединяла дела, связанные между собой или имеющие ка- кой-то общий признак. Дайте этим группам названия. Это будут ваши ключевые области.
Определите главные цели в вашей работе и жизни. Задайте себе вопрос: «На каких главных ключевых областях я должен сконцентрироваться, чтобы достичь этих целей?» Определите ваши ключевые области, исходя из собственных желаний, взглядов, умений.
Используйте классификатор функций управления (см. § 9.2). Определите, какие функции и комплексы задач вы реализуете. Это и будут ваши ключевые области.
При определении ключевых областей постарайтесь, чтобы они как можно более соответствовали следующим требованиям.
1. Ключевые области — это функции управления. Их названия должны описывать области, в которых нужно добиться результатов, и не содержать конкретных задач или результатов.
2. Набор ключевых областей должен быть всеобъемлющим. Они должны охватывать все стороны вашей жизни: все, что вы делаете, все, что вы обязаны делать.
3. Названия ключевых областей должны быть ясно и однозначно сформулированы. Они должны быть понятны людям, с которыми вы общаетесь, и содержать не более 2—3 слов.
4. Ключевые области не должны пересекаться. Если две ключевые области представляют собой две стороны одного и того же дела, т.е. содержат ряд одинаковых задач, объедините их в одну область.
5. Ключевые области не должны выходить за рамки ваших непосредственных обязанностей. Они должны быть четко отграничены от ключевых областей вашего начальника, коллег и подчиненных. Они не должны распространяться надела, за которые вы хотя и несете ответственность, но не выполняете лично. Помните, что эффективно работать со своими ключевыми областями вы сумеете лишь в том случае, если они будут охватывать только те задачи, в которые вы сами непосредственно включены.
Рекомендации для определения ключевых областей. Воспользуйтесь следующей методикой.
1. Задайте себе вопросы из левой колонки табл. 4.2. Утвердительный ответ — это <