Технология создания формы с помощью Мастера в MS Access

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм.

Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

§ ввода и просмотра информации базы данных;

§ изменения данных;

§ печати;

§ создания сообщений.

Способы создания форм:

1. Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности).

2. Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию).

3. Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи).

4. Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи).

5. Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица).

6. Автоформа: сводная таблица.

7. Автоформа: сводная диаграмма.

8. Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph).

9. Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel).

Алгоритм создания форм следующий:

1. Открыть окно БД.

2. В окне БД выбрать вкладку Формы.

3. Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД.

4. В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных.

5. Щелкнуть на кнопке ОК(Рис.1).

Рис.1

Создание формы с помощью Мастера

Вызвать Мастер форм можно несколькими способами.

Один из них – выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК.

Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее(Рис.2)

Рис.2

В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку >> . Затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее (Рис.3).

Рис.3

В появившемся окне надо выбрать внешний вид формы, например в один столбец и щелкнуть Далее (Рис.4).

Рис.4

После выбора стиля формы (например, официальный), требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее(Рис5.)

Рис.5

В последнем окне Мастера требуется ввести имя формы и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы.

После ввода имени формы (например, Студенты), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблицу Студенты(Рис.6).

Рис.6

Заключение

В данной работе были рассмотрены следующие вопросы:

§ электронные таблицы. Назначение, функции (на примере MS Excel)

§ просмотр и выведение на печать готового документа в MS Word

§ суммирование значений ячеек в столбце и отдельно взятых ячеек таблицы в MS Excel

§ технология создания формы с помощью Мастера в MS Access

В ходе изучения материала по данной дисциплине осуществляется ознакомление с основами современных информационных технологий и овладение приемами работы с современными компьютерными программами (MS Excel, MS Word и MS Access), которые обеспечивают широкие возможности обработки информации.

В результате приобретаются навыки грамотного применения технологических средства MS Excel для решения вычислительных задач, MS Word для создания и оформления документов и MS Access для работы с базами данных.