Основные проблемы организации информационного обеспечения КИС.

ИО корпорации отражает текущее её состояние и ориентировано на решение стоящих перед ней задач. Необходимость создания в каждой корпорации своего собственного, только ей присущего, ИО определяется следующими причинами:

•Отсутствием разработанных общих классификаторов детального уровня;

•Необходимостью описания номенклатуры сырья, материалов, продукции, оборудования и другого, свойственного данной корпорации;

•Особенность бизнес-процессов, реализуемых в данной корпорации с использованием классификаторов (словарей);

•Ограниченностью технических, трудовых, финансовых ресурсов, которые корпорация готова направить на создание и сопровождение информационного обеспечения КИС.

Для создания автоматизированной КИС д. б. проанализирована и описана вся циркулирующая в системе инфо. Осн проблемы описания инфо КИС связаны с:

•Большие объёмы данных, номенклатуры

•Необходимость применения многоаспектной классификации информации. Каждое подразделение (группа подразделений) хочет видеть информацию в своём разрезе (экономическом, технологическом, сбытовом, снабженческом и др.), как правило, не совпадающем с потребностями других подразделений;

•Необходимость интеграции справочников локальных ИС корпорации для формирования сводной и консолидированной отчётности;

•Высокая динамика изменений некоторых классификаторов (словарей)- трудности актуализации ИО для территориально удалённых предприятий;

•Потребность централизованного хранения нормативно-справочной информации с целью повышения оперативности контроля достоверности и ведения данных.

Решение этих проблем и определяет эффективность создания и сопровождения ИО КИС. Организационные и професс. Требования

1. важность и сложность данной работы должна быть осознана и поддержана руководством корпорации (этапов работ, ответственные и срококи реализации).

2. работу по созданию единых корпоративных классификаторов не могут выполнить самостоятельно работники функциональных подразделений. Для создания необходимо привлекать специалистов широкого кругозора, они должны быть, как минимум, освобождены от другой работы на период создания классификаторов.

3. организация хранения и ведения автоматизированного классификатора (словаря) требует профессионального подхода, знаний и навыков проектировщиков автоматизированных систем.

4. для сопровождения, то есть ведения и развития, системы единых автоматизированных корпоративных классификаторов (словарей) должна быть создана специализированная служба, выполняющая указанные функции в соответствии с утверждённым регламентом.

Система электронного документооборота — это программный продукт, который упрощает и ускоряет работу с документами в рамках организации (включая отдаленные офисы) или нескольких организаций. Современная СЭД, такая как БОСС-Референт, обеспечивает повышение эффективности работы организации за счет автоматизации целого комплекса процедур и процессов, а именно:

- документы не теряются — все документы (входящие и исходящие) регистрируются в системе и хранятся в ней в электронных версиях;

- создается единое хранилище документов — найти нужный документ может любой (при наличии соответствующих прав) сотрудник организации за считанные минуты — для этого достаточно воспользоваться поиском по системе, и, что важно, даже находясь вне офиса можно через систему найти все необходимые документы;

- документы согласуются быстро — процессы согласования документов, сбора рецензий происходят почти автоматически — запущенный в системе документ оперативно попадет ко всем согласующим, и столь же оперативно вернется к создателю, собрав все рецензии;

- обеспечивается быстрое и гарантированное ознакомление с документами сотрудников — столь же оперативно произойдет ознакомление сотрудников со вступившим в силу новым документом (например, положением или приказом), при этом автоматически сформируется список ознакомившихся с документом;

- соблюдаются сроки исполнения и рассмотрения документов — можно получить информацию, у кого на рассмотрении находится документ, а если срок работы с документом ограничен, система сама напомнит исполнителю, что ему пора подготовить свою рецензию.