Основные реализуемые процессы

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, которыми являются почти все основные информационные процессы, условно можно разделить на следующие взаимосвязанные между собой процессы:

· ввод информации из внешних или внутренних источников;

· обработка входной информации, её преобразование в иную систему кодов или в иной вид, переработка входной информации в новую с использованием расчётов и выполнением логических операций;

· вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

· хранение, копирование и архивирование информации и программных средств информационной системы;

· обеспечение обратной связи, т.е. использование информации, переработанной информационной системой для коррекции входной информации;

· обеспечение защиты информации в информационной системе;

· тестирование работоспособности информационной системы.

Современные информационные системы реализуют практически любые информационные процессы. Но наиболее эффективно они реализуют те информационные процессы, в которых возможна высокая степень автоматизации. Например, ввод информации в компьютерные информационные системы очень эффективно производится с разнообразных носителей информации в электронной форме. Если же информация представлена на бумажном носителе, то её ввод возможен пока только черед специальные считывающие устройства, типа сканеров, либо с помощью операторов, вводящих информацию с помощью клавиатур, компьютерных мышек и других устройств ручного ввода информации. Чем больше используются в процессе ввода действия человека, тем менее эффективным обычно бывает реализация процесса ввода информации в компьютерных информационных системах.

Понятие подсистем и основные их виды

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами. Подсистема – это часть системы, выделенная по какому-либо признаку. Каждая подсистема реализует ту или иную совокупность свойств и качеств всей системы, а совместная работа всех подсистем – функционирование системы в целом. Любую информационную систему можно рассматривать как совокупность подсистем, обеспечивающих решение тех или иных связанных с её функционированием задач. Такие подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих её подсистем, среди которых обычно выделяют следующие:

· Информационное обеспечение.

· Техническое обеспечение.

· Математическое обеспечение.

· Программное обеспечение.

· Организационное обеспечение.

· Правовое обеспечение.

Список этих подсистем представляет основные виды обеспечения в современных информационных системах. Эти виды обеспечения обычно реализуются подсистемами информационных систем с соответствующими названиями.

Кроме обеспечивающих подсистем в информационных системах, особенно, в крупных нередко выделяют подсистемы функциональные, обеспечивающие выполнение тех или иных функций, необходимых для решений задач пользователей. Например, бухгалтерская система может состоять из подсистем обеспечения выдачи заработной платы, ведения учёта материальных ценностей, составления отчётных документов и т.п. Производственная информационная система может состоять из подсистем управления запасами, управления производственным процессом, ведения маркетинга, обеспечения компьютерного инжиниринга и т.д.

Информационное обеспечение

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений. Поэтому информационное обеспечение является важнейшим для пользователей любой информационной системы.

Информационное обеспечение это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная их цель это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер деятельности, в первую очередь, общественного производства.

Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

· к унифицированным системам документации;

· к унифицированным формам документов различных уровней управления;

· к составу и структуре реквизитов и показателей;

· к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

· чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

· одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

· работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

· имеются показатели, которые создаются, но не используются, и другие.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и её объёмы, места возникновения первичной информации и использования выходной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привести схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника – от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

· исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

· классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая им используется, ему необходима для профессиональной деятельности.

Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:

1-й этап – обследование всех функциональных подразделений организации или фирмы с целью:

· выявить и описать специфику и структуру ее деятельности;

· разработать схему её информационных потоков;

· проанализировать существующую систему документооборота;

· определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2-й этап – построение концептуальной информационно-логической (часто называемой инфологической) модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

· ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

· выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

· совершенствование системы документооборота;

· наличие и использование системы классификации и кодирования;

· владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

· создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Техническое обеспечение

Техническое обеспечение – это комплекс технических средств, предназначенных для обеспечения работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средств составляют:

· используемые компьютеры любых моделей;

· устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

· устройства передачи данных и линий связи;

· оргтехника и устройства автоматического съема информации;

· эксплуатационные и расходные материалы и другое.

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение. Документацию можно условно разделить на три группы:

· общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;

· специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;

· нормативно-справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению.

К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения (формы использования технических средств): централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших компьютеров и вычислительных центров.

Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах, но не исключает использование и больших компьютеров для решения задач, требующих существенных затрат ресурсов.

Перспективным подходом следует считать, по-видимому, частично децентрализованный подход – организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров и большого компьютера для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.