Логические элементы программы

Основными логическими элементами программы являются:

1. Тур

2. Заказ

3. Турист

Тур

Форма Тур предназначена для поиска тура, добавления, редактирования/просмотра и удаления информации о туре (рис.41).

Для поиска тура, необходимо в секции Критерии поиска установить по каким критериям будет, осуществлен поиск, и нажать кнопку Поиск. Если Вы нажмете переключатель Авто, то поиск будет производиться автоматически после ввода критериев поиска и нажатия клавиши Enter. Результатом будет тур или список туров в секции список туров по заданным критериям.

Особенность

Поиск можно осуществлять, как по слову целиком, так и по его части.


Рис.41

Для добавления в справочник нового тура нажмите кнопку Добавить…, при этом откроется форма для добавления информации о туре (рис.42).

Для редактирования информации о туре нажмите кнопку Изменить…, при этом откроется форма для редактирования информации о туре (рис.42)

Для удаления из справочника информации о туре выберите тур, которую необходимо удалить и нажмите кнопку Удалить.


Рис.42

В форме (рис.42), определяются основные составляющие необходимые для оформления заказов.

Особенность

Данный справочник не может быть заполнен в процессе формирования других справочников, где используется информация о туре.

вкладка Сведения о туре (рис.42) – поля Тип тура:, Код тура, список дат секции Даты отправления и описание тура, используются при оформлении заказов и формировании турпакетов и являются обязательными для заполнения;

Особенность

Код тура формируется автоматически после заполнения поля Тип тура, его можно изменить по желанию пользователя.

Список дат определяется в соответствии с днями отправления рейсов отобранных для продажи в данном туре или произвольно. если Вы предлагаете в этом туре только размещение или услуги с любой даты. Необходимо учитывать, что если Вы предлагаете туристу переезд, то дата отправления это и будет дата отправления рейса, а в случае предоставления в этом туре только размещения или только услуги, то дата отправления будет датой заезда в отель или дата начала предоставления услуги. В случае предоставления всего спектра услуг список дат отправления формируется в соответствии с днями отправления рейса из страны начала маршрута.

вкладка Переезд (рис.43) - секция Отобранные рейсы для этого тура, где представлен список рейсов отобранных из базы данных для предоставления туристам. На этой вкладке вы можете редактировать/просматривать информацию о рейсах.

Для редактирования/просмотра информации о рейсе, установите указатель мышки на интересующую запись, и дважды кликните левой клавишей мышки;

Особенность

Есть возможность открыть для редактирования и просмотра несколько записей, для этого просто нажмите клавишу Ctrl, а затем, не отпуская ее, мышкой выделите интересующие вас рейсы и дважды кликните левой клавишей мышки, при этом откроется форма для редактирования/просмотра информации о выделенных рейсах (рис.39). Переход от записи к записи в форме рейсы, происходит при помощи стрелок внизу формы или посредствам меню Запись>команда Идти к.

Для добавления рейсов в список секции Отобранные рейсы для этого туранажмите кнопку Добавить рейсы в тур,при этом откроется форма для отбора рейсов по стране отправления и добавления рейсов в тур для предоставления туристам. Для удаления рейсов из тура выделите рейс, который Вы не будете предлагать туристам в данном туре и нажмите кнопку Удалить рейсы из тура, при это рейсы из базы данных не удаляются, а только лишь не будут предоставлены туристам.


Рис.43

вкладка Отели тура (рис.44) - секция Отобранные отели для этого тура, где представлен список отелей отобранных из базы данных для предоставления туристам. На этой вкладке вы можете редактировать/просматривать информацию об отелях.

Для редактирования/просмотра информации об отеле, установите указатель мышки на интересующую запись, и дважды кликните левой клавишей мышки;

Особенность

Есть возможность открыть для редактирования и просмотра несколько записей, для этого просто нажмите клавишу Ctrl, а затем, не отпуская ее, мышкой выделите интересующие вас отели и дважды кликните левой клавишей мышки, при этом откроется форма для редактирования/просмотра информации о выделенных отелях (рис.39). Переход от записи к записи в форме отель, происходит при помощи стрелок внизу формы или посредствам меню Запись>команда Идти к.

Для добавления отелей в список секции Отобранные отели для этого туранажмите кнопку Добавить отели в тур,при этом откроется форма для отбора отелей по стране и добавления отелей в тур для предоставления туристам. Для удаления отелей из тура выделите отель, который Вы не будете предлагать туристам в данном туре и нажмите кнопку Удалить отели из тура, при это отели из базы данных не удаляются, а только лишь не будут предоставлены туристам.


Рис.44

вкладка Услуги тура (рис.45) - секция Отобранные услуги для этого тура, где представлен список услуг отобранных из базы данных для предоставления туристам. На этой вкладке вы можете редактировать/просматривать информацию об услугах.

Для редактирования/просмотра информации об услуге, установите указатель мышки на интересующую запись, и дважды кликните левой клавишей мышки;

Особенность

Есть возможность открыть для редактирования и просмотра несколько записей, для этого просто нажмите клавишу Ctrl, а затем, не отпуская ее, мышкой выделите интересующие вас услуги, и дважды кликните левой клавишей мышки, при этом откроется форма для редактирования/просмотра информации о выделенных услугах (рис.39). Переход от записи к записи в форме Услуги, происходит при помощи стрелок внизу формы или посредствам меню Запись>команда Идти к.

Для добавления услуг в список секции Отобранные услуги для этого туранажмите кнопку Добавить услуги в тур,при этом откроется форма для отбора услуг по стране и добавления услуг в тур для предоставления туристам. Для удаления услуг из тура выделите услугу, которую Вы не будете предлагать туристам в данном туре и нажмите кнопку Удалить услуги из тура, при это услуги из базы данных не удаляются, а только лишь не будут предоставлены туристам.


Рис.45

вкладка Служебная информация (рис.46) - поля на этой вкладке заполняться по умолчанию следующими значениями: поле Алгоритм расчета турпакета - Сумма профитов услуг; поле валюта – USD; поле Оплата за - 1 . Поля секции Алгоритм расчета турпакета используются при оформлении заказов и формировании турпакетов, как значения по умолчанию.


Рис.46

Примечания

· Сумма профитов услуг - расчет турпакета производится путем суммирования цен партнера (Нетто) и прибыли турфирмы (Профит) на каждую услугу указанную в справочниках;

· Один общий профит - расчет турпакета производится путем суммирования цен партнера (Нетто) на каждую услугу указанную в справочниках и общего профита в % на весь турпакет;

· Турагент - стоимость турпакета (К оплате) указывается за все услуги у каждого туриста. Прибыль турфирмы (Профит) равна размеру комиссионного вознаграждения за весь турпакет предоставляемая туроператором;

· Туроператор - дифференциация профитов и комиссии агентствам по датам отправления, отелям и продолжительности проживания в отеле.

Создание тура

1. Зайти в меню Справочники и выбрать подменю Туры.

2. В открывшейся форме для создания тура нажмите кнопку Добавить….

3. На вкладке Сведения о туре добавьте даты отправления туристов, нажав на кнопку Добавить даты…, где необходимо указать период заезда по данному туру и дни недели в соответствии с расписанием рейсов, а программа вычислит даты отправления, на которые приходятся заезды.

4. На вкладке Переезд вы отбираете рейсы туда и обратно, а также другие рейсы используемые в данном туре, при помощи которых выполняется маршрут. Для этого нажимаете на кнопку Добавить рейсы в тур….

5. На вкладке Отели тура отбираются те отели, которые Вы собираетесь предложить туристу в качестве размещения. Для лучшего сервиса желательно включать несколько различных отелей в один тур, чтобы максимально возможно удовлетворять разнообразные потребности туристов.

6. На вкладке Услуги тура отбираются те услуги, которые Вы собираетесь предложить.

7. На вкладке Служебная информация Вы можете выбрать один из 4-х алгоритм расчета стоимости тура, по умолчанию используется вариант: Сумма профитов услуг.

Заказ

В заказе, если хотите в заявке, определяются основные составляющие необходимые для оформления туристов:

Туристы данного заказа - фамилии туристов данного заказа;
Сведения о заказчике - данные о заказчике, физическом или юридическом лице, несущем финансовую и юридическую ответственность перед турфирмой;
Счет заказа - сведения о произведенных платежах по данному заказу;
Журнал событий происходящих с заказом.

Форма Заказы предназначена для поиска заказа, добавления, редактирования/просмотра и удаления информации о заказе (рис.47).

Для поиска заказа, необходимо в секции Критерии поиска установить по каким критериям будет, осуществлен поиск, и нажать кнопку Поиск. Если Вы нажмете переключатель Авто, то поиск будет производиться автоматически после ввода критериев поиска и нажатия клавиши Enter. Результатом будет заказ или список заказов в секции Список заказов по заданным критериям.

Особенность

Поиск можно осуществлять, как по слову целиком, так и по его части.


Рис.47

Для добавления в нового заказа нажмите кнопку Добавить…, при этом откроется форма для добавления информации о заказе (рис.48).

Для редактирования информации о заказе нажмите кнопку Изменить…, при этом откроется форма для редактирования информации о заказе (рис.48)

Для удаления информации о заказе выберите заказ, который необходимо удалить и нажмите кнопку Удалить.


Рис.48

вкладка Данные о заказе (рис.48) - поля списка секции Туристы заказа: Фамилия Имя, Title, Номер, являются обязательными полями для заполнения. Поля секции Сведения о заказчике Заказчик, Ф. И. О. Название, Реклама являются обязательными полями для заполнения. Все остальные поля заполняются автоматически, вычисляются программой или заполняются по усмотрению пользователя;

Особенность

Поле Номер списка секции Туристы заказа: устанавливается значение у всех туристов заказа равное номеру заказа и говорит о совместном проживании туристов в номере выбранного ими отеля. При проживании в разных номерах необходимо к цифре добавить любую букву у тех туристов, которые будут проживать в одном номере.

вкладка Счет заказа (рис.49) - содержит информацию о произведенных оплатах, состоянии заказа и остатке. Секция Оплаты, где представлен список произведенных оплат. Для оплаты заказа нажмите соответствующую кнопку Оплата…, при этом откроется форма для проведения оплат (рис.49а);


Рис.49


Рис.49а


Рис.49б

вкладка Журнал событий (рис.50) - содержит информацию об операциях, которые производились с заказом.


Рис.50

Турист

В данной форме определяются основные составляющие:

Основные сведения о туристе, а также дополнительные вопросы для оформления виз в страны, посещаемые туристом;
Услуги, заказанные туристом и общая стоимость услуг;
Подробные сведения о стоимости каждой услуги и алгоритме расчета.

Форма Туристы предназначена для поиска туриста, добавления, редактирования/просмотра и удаления информации о туристе (рис.51).

Для поиска туриста, необходимо в секции Критерии поиска установить по каким критериям будет, осуществлен поиск, и нажать кнопку Поиск. Результатом будет турист или список туристов в секции Найденные туристы.

Особенность

Поиск можно осуществлять, как по слову целиком, так и по его части. Поиск осуществляется в первую очередь в основной базе данных, а затем в архиве. В основной базе может быть несколько записей с одними и теми же данными о туристе.


Рис.51

Для добавления нового туриста нажмите кнопку Добавить…, при этом откроется форма для добавления информации о туристе в архив базы данных. При оформлении заказа эти данные можно будет использовать при формировании списка Туристы заказа (рис.48).

Для редактирования информации о туристе нажмите кнопку Изменить…, при этом откроется форма для редактирования информации о туристе (рис.52)

Туристы из основной базы данных удаляются при удалении заказа. Или непосредственно в заказе в секции Туристы заказа(рис.48).


Рис.52

вкладка Личные данные туриста (рис.52) - поля списка секции Фамилия Имя туриста: По-русски, По англ. ОЗП, Title являются обязательными полями для заполнения. Все остальные поля заполняются по усмотрению пользователя;

Особенность

Поле Title Mr, Mrs, Ms, Chd, Inf секции Пол используется при добавлении услуг для отбора соответствующих услуг.

Mr, Mrs, Ms - взрослый и Chd, Inf – ребенок.


Рис.52а

вкладка Услуги и стоимость турпакета (рис.53) - содержит информацию об услугах заказанных туристом, стоимости услуг и состояние заказа данных услуг. Секция Транспортные услуги:, где вы можете вводить сведения о переезде все поля списки секция Транспортные услуги:сформированы на основании данных введенных в справочник Рейсы и в соответствии с организованным туром (рис.44). Секция Услуги по размещению:, где вы можете вводить сведения о размещении туриста. Все поля списки секция Услуги по размещению:сформированы на основании данных введенных в справочник Отели и в соответствии с организованным туром (рис.43). Секция Дополнительные услуги:, где вы можете вводить сведения о дополнительных услугах заказанных туристом Все поля списки секция Дополнительные услуги:сформированы на основании данных введенных в справочник Услуги и в соответствии с организованным туром (рис.45);


Рис.53

вкладка Калькуляция (рис.54) - содержит информацию о стоимости услуг и о партнерах, оказывающих услуги.


Рис.54

Технология работы

На основании справочных данных формируется тур (форма Тур рис.42), к которому прикрепляются базовые услуги из справочников и даты заездов, и начинается оформление заказов (форма Заказ рис.). Форма Заказ объединяет туристов по критерию совместного проживания и совместной оплаты. После ввода фамилий туристов открывается карточка каждого туриста (форма Турист рис.44) и ему набираются услуги из базового набора, определенного при формировании тура: выбираются рейс(ы), размещение(я), дополнительные услуги, заполняются анкетные и паспортные данные. Сразу можно распечатать анкету (испанскую, французскую, мальтийскую, швейцарскую и любую другую, бланк которой можно вставить в Ваш принтер).

Оформление туристов можно облегчить, если оформлять услуги через форму Оформление выбранных туристов заказа (кнопка Оформить…). Турпакет (форма Турпакет рис.4)7 - это рассчитанная стоимость тура с конкретными услугами запрашиваемые туристом, он включает в себя стоимость переезда, стоимость размещения в отеле, стоимость дополнительных услуг, учитывая прибыль со всех услуг для каждого туриста. Использование шаблонов значительно облегчает задачу оформления заказа, если все клиенты или часть из них заказывает одни и те же услуги.

На основе оформленных туристов в карточке заказа определяется их суммарная стоимость, далее ведется статистика по оплате заказа (оплачивать разрешается поэтапно). В зависимости от внесенной суммы каждому заказу присваивается статус определяемый из набора: "Заказан", "Оплачен", "Недоплата", "Аннулирован". Сразу после оплаты можно распечатать Приходный ордер, Договор или Путевку.

Для постоянных заказчиков предусмотрена система скидок и комиссий. Ведется также статистика по постоянным заказчикам (турагентствам) на уровне финансовых отчетов за период.

После оформления туриста все его данные автоматически отражаются во всех списках (на оформление страховки, визы, на бронирование, в rooming листах и т.д.).

Используя данную программу, Вы всегда сможете просмотреть потоки движения денег, т.к. каждая услуга, привязываемая к клиенту, имеет четкое стоимостное значение и ссылку на партнера-получателя денег. Программа позволяет контролировать загрузку отелей при вводе пользователем квоты на номера в каждом отеле и выдавать количество свободных мест, аналогично можно отслеживать количество свободных мест на каждый рейс.

Оформление заказа

Программа позволяет формировать турпакет, исходя из требований заказчика.

1. В меню Файл выбираете подменю Заказы

2. В появившемся окне выбираете тур, по которому будете формировать турпакет, и дату заезда. Потом нажимаете на кнопку Новый заказ.

3. Вы начинаете оформлять новый заказ, последовательно заполняя данные на вкладках:

· на вкладке Данные о заказе (рис.49) заполните данные о туристах и сведения о заказчике, далее необходимо нажать на кнопку Оформить…, отобрать туристов для оформления и выбрать турпакет из списка. Турпакеты можно изменять или добавлять новые, нажав на соответствующие кнопки Изменить… или Добавить… (рис.55). При этом открывается Форма Турпакет (рис.56), где и происходит его формирование в соответствии с отобранными услугами для тура. После формирования турпакета необходимо закрыть форму Турпакет и нажать на кнопку Оформить… (рис.55) для оформления выбранных туристов.


Рис.55


Рис.56

· на вкладке Счет заказа (рис.57) производиться оплата заказа. Нажмите кнопку Оплата…при этом откроется форма Оплата(рис.57а), где Вам будет предложена сумма к оплате, которую можно менять вручную и соответствующая операция, которую Вы можете совершить с данным заказом, точнее с его счетом. Оплата может производиться в любой валюте по умолчанию будет предложено оплатить весь остаток в валюте заказа. Все эти параметры можно менять. После выполнения операции заказ автоматически будет переведен в одно из состояний Недоплата, Оплачен, Оплачен +.