III. Средства хранения и поиска информации

Каким бы образом ни передавалась информация, она не сразу поступает на обработку - сначала необходимо ее накопить, поэтому возникает потребность организации хранения данных. Потребность хранения данных вызвана также необходимостью обеспечения сохранности данных.

К хранению информации предъявляют следующие требования:

· надежность и долговечность хранения;

· быстрый доступ к информации;

· возможность обновления и накопления информации;

· минимальное время поиска нужных данных;

· простота обслуживания;

· компактность хранилища.

Для хранения информации используют в основном те же носители, что и для ее регистрации. В зависимости от длительности хранения информации различают средства кратковременного и долговременного хранения.

К кратковременным средствам хранения информации относятся оперативная и буферная память ЭВМ. Роль долговременных средств хранения выполняют внешние запоминающие устройства и соответствующие им носители информации, а также различные виды документов.

В зависимости от назначения и конструктивного выполнения технические средства хранения и поиска документов делятся на два вида, представленных на рис. 3.9.

увеличить изображение
Рис. 3.9.Средства хранения и поиска информации

Простые средства хранения и поиска используются для хранения информации, зафиксированной на документационных носителях. К ним относятся папки, футляры, шкафы, картотеки.

Папки обычно применяются для хранения документов стандартных форматов. Они имеют различные приспособления для укрепления документов и небольшое поле на лицевой стороне для указания наименования и краткого содержания папки.

Футляры удобно использовать для хранения чертежей, схем и карт. Футляры изготовляют прозрачные и непрозрачные.

Шкафы применяют для хранения папок, конвертов, футляров и др. По конструкции различают шкафы для горизонтального хранения документов, для подвесного вертикального хранения документов, секционные, с вращающимися полками. Шкафы для подвесного вертикального хранения документов по сравнению с шкафами для горизонтального хранения обеспечивают лучший обзор папок, что значительно сокращает время поиска документов. В секционных шкафах обычно хранят сброшюрованные материалы. Шкафы с вращающимися полками удобно использовать для документов, которые неоднократно используются для получения информации.

Картотека - это массив информации, где каждый документ (карта) является единицей хранения и имеет свой постоянный адрес. Набор слов или составленная из них фраза определяет адрес документа и называется поисковым кодом документа. Для облегчения поиска в картотеках применяют разделители, таб-карты, рейтеры (индикаторы), надсечки, карты с краевой перфорацией.

По конструктивному исполнению картотеки бывают следующих видов:

Вертикальные картотеки	Представляют собой шкаф с набором ящиков, в которых карты размещаются вертикально и фиксируются стержнем, который проходит через все карты. Для облегчения поиска информации используются признанные разделители
Плоские картотеки	В таких картотеках карты располагаются таким образом, чтобы каждая последующая карта выступала из-под предыдущей на 1-2 см. Выступающие поля используются для записи ключевых слов, облегчающих поиск информации
Вращающиеся картотеки	Имеют вертикальную или горизонтальную ось для фиксации карт, что обеспечивает их сохранность и удобство поиска. Такие картотеки используются для хранения постоянной информации
Механические картотеки	Имеют пульт управления с клавиатурой для набора адреса лотка карт. Подача лотков с картами производится специальными механизмами. Такие картотеки используют для хранения документов, коробок с магнитными лентами, дискетами и другими носителями информации

Автоматизированные средства хранения и поиска информации включают различные информационно-поисковые системы (ИПС), ориентированные на поиск информации по ключевым словам или фразам.

При использовании вычислительной техники средства хранения и поиска информации могут быть организованы как автоматизированные банки данных. АБД служит для централизованного хранения и коллективного использования информации пользователями путем подключения их к АБД посредством каналов связи. В качестве автоматизированного банка данных в широкомасштабных вычислительных сетях используются специализированные информационные центры. В локальных вычислительных сетях (ЛВС) в качестве АБД используются мощные серверы (специализированные ПЭВМ).