Компьютерные конференции и телеконференции

Компьютерные конференции - обмен информацией между участниками конференции с использованием компьютерной сети. Наиболее часто применяются для решения задачи группой разработчиков, находящихся на значительном расстоянии друг от друга.

Телеконференция - конференция на расстоянии, включающая в себя интегрированные способы общения (с передачей аудио, видео и компьютерной информации).

Хранение изображений

В каждой фирме необходимо длительное время хранить большое число документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов затруднительно. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его изображение (образ), причем хранить в цифровом виде.

Хранение изображений является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохранённое в цифровом виде изображение может в любой момент быть выведено в реальном виде на экран или принтер. Для хранения используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Например, на оптический диск ёмкостью пять дюймов можно записать около 200 тыс. страниц.

Видеотекст

Видеотекст основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данные на экране монитора.

Существует три способа получения информации в виде видеотекста.

1) Создавать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах.

2) Заключать договор со специализированной фирмой на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах этих фирм или поставляться на магнитных или оптических дисках.

3) Заключать договоры с другими фирмами на получение доступа к их файлам видеотекста.

В настоящее время все большую популярность приобретает обмен и продажа видеотекста через Интернет (каталоги, прайс -листы, газеты, журналы и т.д.)

Управленческие программы

К управленческим программам можно отнести бухгалтерские программы и справочно-правовые системы.

Бухгалтерские программы предназначены для ведения бухгалтерского учета, подготовки финансовой отчетности и финансового анализа деятельности предприятий. Из-за несовместимости отечественного бухгалтерского учета с зарубежным в нашей стране используются почти исключительно отечественные бухгалтерские программы. Некоторые из них предназначены для автоматизации отдельных участков бухгалтерского учета - начисления заработной платы, учета товаров, материалов на складах и т.д. Применение таких программ может быть оправдано главным образом для очень трудоемких и относительно изолированных участков учета. В остальных случаях обычно целесообразнее внедрение комплексных систем бухгалтерского учета. Для предприятий, совершающих небольшое количество хозяйственных операций, может оказаться достаточным применение простейших и недорогих программ бухгалтерского учета, позволяющих вести книгу хозяйственных операций и составляющих на ее основе финансовую отчетность и баланс. Часто такие программы включают некоторые средства для облегчения и других участков учета - начисления зарплаты, учета материалов, основных средств, печати банковских документов и т.д. Такие программы можно настраивать без участия разработчиков на всевозможные изменения законодательства и правил ведения бухгалтерского учета.

Однако для предприятий с большим объемом хозяйственных операций требуются более продвинутые возможности учета: складской учет, контроль за выполнением договоров, отслеживание отношений с дебиторами и кредиторами, учет валютных операций, управленческий учет, финансовый анализ деятельности предприятия и т.д. Во многих случаях можно автоматизировать эти участки учета с помощью программ указанного выше касса, а также табличных процессов. Однако этот способ требует квалификации и значительных усилий по настройке программ на выполнение нужных действий по учету, а часто и строгого соблюдения определенной методики их использования. Другой способ - приобретение комплексной системы бухгалтерского учета. Такие системы обычно значительно дороже, сложнее в освоении и использовании, но обеспечивают более полную автоматизацию бухгалтерского учета, а иногда и предоставляют средства финансового анализа и прогнозирования.

Для предприятий, совершающих сотни и тысячи хозяйственных операций в день, ввод этих операций на одном компьютере становится просто физически невозможен. В таких случаях требуются сетевые или распределенные бухгалтерии. В них ввод и корректировка бухгалтерских данных могут производится одновременно на нескольких компьютерах, что обеспечивает разделение труда между бухгалтерами: один может заниматься зарплатой, другой- взаимоотношениями с банком, третий- сводным учетом и т.д. Желательно, чтобы рабочие места бухгалтеров были соединены в локальную сеть, при этом все бухгалтеры будут обрабатывать актуальные, а не устаревшие данные.

На Западе многие программы бухгалтерского учета включают и возможности управленческого учета и внутрифирменного финансового анализа. Они позволяют устанавливать рентабельность тех или иных изделий, подразделений или рынков сбыта, выгодность вложений денег, моделировать последствия принятия финансовых решений и т.д. Таким образом, программы бухгалтерского учета становятся не только средством для составления отчетности, но и важнейшим инструментом для повышения эффективности и конкурентоспособности предприятия. У нас, к сожалению, подобные средства встречаются очень редко.

Примером программ бухгалтерского учета является программы семейства 1С: 1С Предприятие, 1С Бухгалтерия, 1С Налогообложение.

Справочно-правовые системы предоставляют доступ к самым разным типам правовой информации: от нормативных актов, материалов судебной практики, комментариев, законопроектов, финансовых консультаций, схем отражения операций в бухгалтерском учете до бланков отчетности и узкоспециальных документов. Все документы физически хранятся в едином информационном массиве. Информационный массив характеризуется как единый, потому что при поиске документов и при работе с ними не нужно точно помнить и учитывать, в каком разделе содержаться нужные документы. Более того, одновременно можно искать документы во всех доступных разделах, а при анализе документов переходить по связям в документы других разделов.

Примером справочно-правовой системыявляется программа КонсультантПлюс.

Управленческие программы разработаны на основе СУБД.