Характеристика основных универсальных информационных технологий.

2.2.1. Информационные технологии подготовки документов

2.2.1.1.Информационные технологии подготовки текстовых документов

2.2.1.1.1. Классификация программ подготовки текстовых документов

Существующие в настоящие время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями ввода и редактирования, его форматирования и вывода на печать, по степени сложности освоения пользователем.

Компьютерные системы подготовки текстовых документов можно классифицировать по объему функциональных возможностей или по назначению для применения.

Редактор текстов обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен в основном для подготовки текстов, которые в конечном итоге потребляются программами, поскольку текст программы не требует форматирования.

Результатом работы экранного редактора является файл, в котором все знаки являются знаками кода ASCII (аски) и не содержит знаки, интерпретация которых специфична для данного экранного редактора.

Возможности текстовых редакторов – простейшие операции при создании текстового документа:

1. набор текста на экране; исправление ошибочных символов в режиме замены;

2. копирование, вставки, удаление символов, части строк, строк и другие.

Пример текстовых редакторов: Norton Editor, Блокнот.

Текстовый процессор– программа, для обработки документов ориентированые на работу с текстами, имеющими структуру документа, то есть состоящими из абзацев, страниц и разделов. Она во внутреннем представлении снабжает текст специальными кодами (разметкой).

Текстовые процессоры имеют специальные функции, которые предназначены для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Среди этих функций можно выделить следующие:

1. ввод текста под контролем функций форматирования;

2. предварительное описание структуры будущего документа (величина абзацных отступов, тип и размер шрифтов для различных элементов текста, междустрочные расстояния и другие);

3. автоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов;

4. объединение документов в процессе подготовки текста к печати и другие;

5. конвертирования выходного файла в формат текстового процессора – получателя документа.

Пример текстовых процессоров: WinWord, Лексикон.

Настольные издательства – готовят тексты по правилам полиграфии и в соответствии с типографским качеством.

Программы предназначены не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов. Программа настольного издательства позволяет легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размер отступов, дает возможность комбинировать различные шрифты и др.

1. Настольные издательства профессионального уровня – предназначены для работы над изданиями документов со сложной структурой или типа иллюстрированного журнала. (Frame Marker for Windows, PageMarker for Windows)

2. Издательские системы начального уровня – предназначены для решения несложных задач: создание информационного бюллетеня, поздравительной открытки для тиражирования в небольшой организации. (Microsoft Publisher)

2.2.1.1.2. Этапы подготовки текстовых документов

При подготовке документов на компьютере исполь­зуют следующие основные группы операций:

1. ввод текста;

2. редактирование (правка) текста;

3. оформление текста будущего документа;

4. печать документа;

5. сохранение текста.

В общем случае данные группы операций реализу­ются сложным последовательно-параллельным обра­зом, с периодическим возвратом к ранее выполненным.

Операции по подготовке документов реализуются командами программы, организованными в виде меню. Большинство меню находится в строке меню, располо­женной в верхней части экрана. Именно здесь скон­центрированы основные инструменты для работы с до­кументами.

Команды определенного функционального назначе­ния объединены на специальных отдельных панелях ин­струментов. Наиболее важными и часто используемы­ми являются панели инструментовСтандартная и Фор­матирование.

Ввод текста

Операции ввода позволяют перевести исходный текст из бумажной формы в электронную, т. е. файл. Под вводом в общем случае понимается не только на­бор текста с помощью клавиатуры, но и получение элек­тронной формы текста в результате сканирования с последующим распознаванием и переводом в текстовой формат. В большинстве случаев основным инструмен­том ввода текста является клавиатура ПК.

Рассмотрим особенности реализации операции вво­да текста с помощью клавиатуры.

Вводимый текст располагается в рабочей области ; экрана монитора. Остальная часть экрана — служебная область — содержит полезную для пользователя информацию о режиме работы программы

Позиция ввода очередного знака отмечается спе­циальным символом — курсором. Его перемещение по рабочей области может осуществляться автоматически (по мере набора символов справа налево и по достижению конца строки — в начало следующей) или при­нудительно (нажатием клавиши "ввод" для перехода на начало следующей строки, переход в произвольное место осуществляется с помощью курсорных клавиш "←", "↑", "→", "↓", "PgUp", "PgDn") или щелчком мыши в нужной точке. Ввод текста может осуществ­ляться в двух режимах вставки и замены. Режим за­мены включают нажатием клавиши "Insert" для того, чтобы вводимый текст замещал, а не сдвигал вправо имеющийся ранее.

Предусматриваются следующие возможности исправ­ления ошибки:

1. клавишей "Backspace" или кнопкой "Отменить ввод" стандартной панели инструментов — удалить сим­вол справа от курсора;

2. клавишей "Delete" — удалить текущий символ, на­ходящийся в позиции курсора.

Для ввода нестандартного символа предусмотрен режим "Символ" в меню "Вставка".

Ввод и составление документа становятся более эффективными при использовании стандартных фраз и выражений. В деловой переписке приняты устойчи­вые фразеологические обороты. Наборы таких профессиональных фраз и выражений, постоянно используемых наименований организаций, товаров и прочего можно ввести в память ПК, а затем быстро вставить нужное в текст подготавливаемого документа. Для со­здания такого набора элементов и последующего авто­матического ввода типовых слов и словосочетаний пре­дусмотрен режим "Автотекст" в меню "Вставка".

Данный режим формирует список рубрик (напри­мер, "приветствие", "прощание", "указания", "стандарт­ные пункты договора"), в каждой из которых содер­жится набор типовых текстовых элементов.

При вводе текста можно установить режим автома­тической проверки орфографии и грамматики. При этом возможные орфографические ошибки будут выделены красной волнистой линией, а возможные грамматичес­кие ошибки — зеленой волнистой линией. Проверка правописания может выполняться и после завершения ввода всего текста.

Кроме того, для проверки наличия синонимов можно использовать тезаурус.

С помощью специальных средств можно выполнить проверку правописания для текстов на иностранных языках.

Редактирование (правка) текста

К основнымоперациям редактирования введенно­го текста относят добавление, удаление, перемещение, копирование, поиск и замену фрагмента текста. Под фрагментом понимается область текста размером от одного символа до всего текста, являющаяся объектом воздействия. Для работы с фрагментом его необходимо выделить, что можно осуществить с помощью мыши или клавиатуры.

Для выполнения операций добавления, удаления, перемещения, копирования предусмотрены специаль­ные команды, вызвать которые можно либо из меню "Правка", либо из контекстного меню, либо соответствующей кнопкой панели инструментов.

Для добавления (вставки) выделенного фрагмента в заданное место текста необходимо этот фрагмент сна­чала скопировать во временный буфер, а затем из бу­фера вставить в текст.

Для копирования выделенного фрагмента предус­мотрена команда "Копировать", при выполнении кото­рой копия фрагмента помещается во временный буфер.

Для вставки предусмотрена команда "Вставить", при выполнении которой копия фрагмента помещается из буфера в текст.

Для удаления выделенного фрагмента предусмот­рена команда "Вырезать". При ее выполнении удален­ный фрагмент помещается во временный буфер и его можно вставить в любое место текста. Таким образом реализуется перемещение фрагментов текста.

Запись фрагмента текста в буфер предоставляет пользователю возможность его многократного исполь­зования. MS Word 2000 позволяет хранить и использо­вать до 12 фрагментов текста одновременно.

Замещение одного фрагмента текста другим осуще­ствляется командой "Заменить" в меню "Правка". Она позволяет произвести замену в рамках выделенного фрагмента либо во всем тексте (например, заменить по всему тексту словосочетание "Информационные систе­мы" на аббревиатуру "ИС").

MS Word предусматривает возможность одновре­менной работы с несколькими документами, что позволяет сделать процесс редактирования значительно более эффективным (например, перенося готовые фраг­менты текста из одного документа в другой).

Оформление текста будущего документа

При вводе и редактировании формируется содер­жание документа. Оформление текста определяет, как будет выгля­деть документ.

К универсальным функциям, используемым при оформлении любого документа и не ориентированным на форматирование определенного типа информации, можно отнести:

1. установление формата бумаги и размера полей;

2. оформление документа на основе шаблона;

3. форматирование с помощью стилей;

4. форматирование документов сложной структуры.

Для любого документа требуется задатьформат бумаги и размер полей. При выборе этих параметров для служебных документов следует иметь в виду, что они регламентированы. Для установки формата бумаги и размера полей в Word предусмотрена команда "Па­раметры страницы" в меню "Файл".

Любой документ, подготавливаемый в Word, бази­руется на определенной основе -"шаблоне". Шаблон задает макет страницы документа и стиль ее оформле­ния. Шаблон может быть чистым листом заданного раз­мера, с заданными полями, шрифтами и т. п. Такие общие шаблоны содержат настройки, доступные для всех документов. Специальные шаблоны могут включать текстовые, графические и иные фрагменты. Для оформ­ления служебных документов Word предлагает серию шаблонов, возможность выбора которых предусмотре­на в меню "Файл" (команда "Создать"). С помощью той же команды можно создать свой шаблон, задав не-"обходимый набор реквизитов и их расположение, па­раметры оформления документа, разместив трафарет­ный текст с полями для ввода переменной информа­ции. Ввод переменной информации упрощает наличие в шаблоне раскрывающихся полей-списков значений элементов, из которых можно выбрать необходимое. Шаблоны могут содержать текстовые поля, содержа­щие подсказки составителю документа. Использование шаблонов способствует унификации как формы, так и содержания документа. Это значительно ускоряет про­цесс его составления, уменьшает количество возмож­ных ошибок.

Автоматизировать процесс форматирования позво­ляетиспользование стилей. Стилем называется набор параметров форматирования, который применяется к тексту, таблицам, спискам, чтобы быстро изменить их внешний вид. Стили позволяют одним действием при­менить сразу всю группу параметров форматирования. Стиль оформления можно выбрать и установить, вы­брав команду "Стили и форматирование" в меню "Фор­мат". Удобной операцией при оформлении документов является копирования стиля форматирования или фор­матирование по образцу. Для его реализации предус­мотрена специальная кнопка "Формат по образцу" на панели инструментов "Стандартная".

К большим многостраничным документам со слож­ной структурой применяют специальные методыфор­матирования. Они позволяют организовать общую структуру документа, а также выполнить ряд специфи­ческих операций, упрощающих структурирование, в том числе легко и быстро перемещаться по документу, эффективно и точно перемещать части документа, ге­нерировать оглавление по заголовкам структуры, со­здавать различного типа указатели, автоматически фор­матировать заголовки разделов документа.

К функциям, ориентированным на форматирова­ние текста, относят:

1. форматирование символов,

2. форма­тирование абзацев,

3. создание списков и др.

Большинство простейших операций удобно реали­зовать с помощью панели инструментов "Форматиро­вание".

Эффекты, недоступные с панели инструментов "Форматирование", можно создать командами в меню "Формат" или в контекстном меню.

Форматирование символов позволяет выбрать гар­нитуру шрифта, его размер, начертание, а также меж­символьный интервал. Изменяя интервал между сим­волами текст может быть уплотнен или разрежен, что иногда используется в заголовках.

Средства анимации в меню "Формат" используют для динамического оформления текста, но только в элек­тронных документах.

Форматирование абзацев позволяет изменять их внешний вид (оформить отступ или осуществить вы­равнивание абзацев, задать межстрочный интервал). В качестве универсального средства форматирования абзацев можно использовать команду "Абзац" в меню "Формат".

Следует учесть, что при выравнивании по ширине текст растягивается так, чтобы ровными оказались пра­вая и левая его границы. В связи с этим интервал между отдельными словами становится излишне большой. Для исключения этого следует при использовании вышеуказанного способа выравнивания абзаца устанавливать ре­жим переноса слов (команда "Язык" в меню "Сервис").

Упорядоченную информацию часто удобно оформ­лять в видесписков. Word поддерживает два вида списков — маркированные списки, в которых каждый пункт помечается одинаковым маркером, и нумеро­ванные списки, где пункты последовательно нумеру­ются. Для оформления списка можно воспользовать­ся соответствующими кнопками на панели инструмен­тов "Форматирование" или командой "Список" в меню "Формат", позволяющей настроить формат списка. Word позволяет создать специальный список, содер­жащий несколько уровней пунктов, нумеруемых или маркируемых отдельно, а также подобрать стиль оформления списка.

При создании и оформлении многостраничного до­кумента в нем могут появиться новые структурные эле­менты:

1. колонтитулы,

2. сноски,

3. ссылки и др.

Сноски в тексте применяются для объяснений, ком­ментариев или организации ссылок на первоисточни­ки в документе. Word дает возможность одновремен­но пользоваться как сносками в подстрочнике либо в любом другом месте страницы текста (далее будем на­зывать ее сноска),так и сносками на литературу из списка, располагаемого в конце раздела или докумен­та (далее будем называть ее концевая сноска). Каж­дая сноска состоит из двух связанных частей: маркера ссылки на сноску и текста сноски. В режиме "Авто" сноски нумеруются и размещаются на страницах до­кумента автоматически, маркеры сносок изменяются всякий раз, когда вставляют, удаляют или перемеща­ют текст сноски.

Для многостраничных документов необходима нумерация листов. У служебных документов номера страниц проставляются (начиная со второй страницы) посередине верхнего поля арабскими цифрами без ка­ких-либо дополнительных помет (тире, точек и пр.). Для вставки нумерации страниц предусмотрена коман­да "Номера страниц" в меню "Вставка".

Word предоставляет возможностьвставить в доку­мент графические и другие объекты как элемент оформ­ления или как элемент содержания Word обладает необходимым набором инструмен­тов, который вызывается кнопкой "Рисование" на стан­дартной панели инструментов, для изготовления и до­бавления в текст несложных наиболее часто используе­мых графических объектов.

Word, как и большинство текстовых процессоров, поддерживает концепцию составного документа — кон­тейнера, включающего в себя объекты различных фор­матов — рисунки, таблицы, схемы, формулы, звуковые и видеофрагменты и др., подготовленные в других про­граммных средах. Для вставки или редактирования объекта из среды текстового процессора автоматически вызывается необходимая программа. Решить эту слож­ную задачу позволяет технология связи и внедрения объектов OLE (Object Linking and Embedding).

Печать документа

Режимпечати документа предусматривает широкий спектр операций, дающих возможность:

1. распечатать весь документ или заданную выборку страниц;

2. задать число копий и способ подборки в них стра­ниц;

3. установить одностороннюю или двустороннюю пе­чать;

4. задать количество страниц, располагаемых при пе­чати на одном листе;

5. установить ряд дополнительных параметров печати и др.

2.2.1.2.Информационные технологии подготовки табличных документов

Большое количество управленческих документов (например, финансовые, бухгалтерские, планово-ана­литические и т. п.) содержат числовую информацию, представленную в табличном виде и подлежащую обра­ботке. Подобные табличные формы представления чис­ловой информации могут являться как составной час­тью другого документа, так и самостоятельным таблич­ным документом. Эффективность и качество работы с такими документами обеспечивают табличные процес­соры, называемые электронными таблицами. Данная информационная технология позволяет:

1. создать и оформить табличный документ;

2. автоматизировать табличные расчеты;

3. оформить результаты расчетов средствами деловой графики;

4. выполнить функции простейшей базы данных (за­полнение, сортировка, поиск, создание сводных ре­зультирующих таблиц);

5. осуществить подбор параметров, моделирование ре­альных ситуаций и оценки получающихся результа­тов с целью поиска оптимального решения задачи.

Электронные таблицы позволяют находить в бизне­се ключевые точки, воздействуя на которые можно с наименьшими затратами достигать желаемых результа­тов. Можно оценить отдачу от будущих проектов, за­благовременно обнаружить возможные узкие места и предотвратить неправильные шаги.

Одним их самых популярных табличных процессо­ров является MS Excel, входящий в состав интегриро­ванного пакета MS Office.

Структура документа Excel. Каждый документ пред­ставляет собой набор таблиц — рабочую книгу, состоя­щую из рабочих листов. Каждый лист— это отдельная электронная таблица, столбцы которой обозначаются заглавными латинскими буквами, а строки — цифрами. Адрес ячейки формируется как объединение номеров столбца и строки. Одна из ячеек всегда является теку-щей (она выделена широкой рамкой) и именно она ис­пользуется в большинстве операций.

Многие операции относятся не к одному элементу (ячейке, строке, столбцу, листу), а к их совокупности, которые называются диапазонами. Диапазон может быть сформирован как из нескольких подряд идущих элемен­тов, так и из несмежных диапазонов. Для работы с лю­бым элементом рабочей книги его необходимо выделить.

Ячейки таблицы могут содержать три вида инфор­мации;

1. текст;

2. числовые данные. Ячейки с числовыми данными могут быть использованы в вычислениях;

3. формулу. Ячейка, содержащая формулу, называет­ся вычисляемой и содержит производные данные, т. к. ее значение зависит от значений других яче­ек — основных.

Ввод информации осуществляется только в теку­щую ячейку. Следовательно, прежде чем начать ввод, необходимо выбрать соответствующую ячейку и сделать ее текущей.

Ввод текстовой и числовой информации аналогичен соответствующей операции в Word. Предусмотрены возможности автоматизации ввода повторяющихся дан­ных (например, одинаковое название товара в несколь­ких строках одного столбца) и данных, подчиненных несложному закону изменения (Excel может автомати­чески продолжить последовательность дней недели, названий месяцев, дат и произвольных чисел).

Ввод формулы начинается с ввода знака "=", ибо он является для Excel признаком записи формулы. Под формулой понимается набор чисел (констант) и (или) ссылок на адреса ячеек, содержащих исходные данные, соединенные знаками математических операций или функций. Ссылки в формулах могут быть трех типов:

1. абсолютные,

2. относительные

3. смешанные.

Первая за­дает абсолютные координаты ячейки на рабочем листе. При ее записи необходимо задать перед обозначением номера столбца или номера строки символ "$". При перемещении или копировании формулы из одной ячей­ки в другую такая ссылка в формуле не изменяется и всегда указывает на одну и ту же ячейку таблицы.

Относительная адресация задается по методу "ле­вее", "правее", "выше" и т. п. При копировании фор­мулы с относительными ссылками последние изменя­ются в соответствии с новым положением формулы в таблице.

Любой ячейке или диапазону ячеек можно присво­ить имя и использовать его в дальнейшем в качестве ссылки(адреса) в составе формул и функций

По окончании ввода формула в таблице не отража­ется. Вместо нее в ячейке размещается вычисленное значение. Формулу можно увидеть либо в строке фор­мул, либо в ячейке после двойного щелчка по ней мыши. Для выполнения сложных вычислений предусмотрено большое количество встроенных функций, ввод кото­рых возможен как с клавиатуры, так и с использовани­ем мастера функций. Функции сгруппированы по це­левому назначению, например, математические функ­ции, функции для работы с датами и временными зна­чениями, финансовые функции, функции для статистических расчетов, логические функции и др.

Объектамиредактирования могут быть отдельные ячейки, столбцы, строки, диапазоны (последовательно­сти нескольких идущих подряд) строк и столбцов, бло­ки (фрагменты таблицы, образованные пересечением нескольких подряд идущих столбцов с несколькими подряд идущими строками) ячеек, таблица в целом. Для каждого объекта предусмотрены следующие операции редактирования: очистка, удаление, вставка, копиро­вание.

Форматирование документа включает:

1. форматирование ячейки, которое предусматривает установку таких параметров, как формат представ­ления значений (например, числовой, текстовой, де­нежный, процентный и т.д.), выравнивание значе­ний внутри клеток, шрифтовое оформление, оформ­ление границ и фона ячеек;

2. форматирование строк и столбцов предусматривает дополнительную установку их ширины и высоты.

Печать документа во многих случаях является за­ключительным этапом работы с электронными табли­цами. Рабочие листы могут быть очень большими, по­этому требуется определить область печати — заданный диапазон ячеек, который выдается на печать вместо рабочего листа. Размер печатной страницы ограничен размерам листа бумаги, поэтому даже выделение огра­ниченной зоны печати не всегда позволяет разместить целый документ на одной печатной странице. В этом случае возникает необходимость разбиения документа на страницы. Excel автоматически решает эту задачу.

При подготовке данных электронной таблицы на печать предполагается возможность задания следующих основных параметров страничного оформления:

1. ориентацию таблицы на листе (вдоль или поперек);

2. масштаб изображения на бумаге (относительно раз­мера изображения на экране);

3. определение размеров полей, режимов центрирова­ния, содержания верхнего и нижнего колонтитулов;

4. установление при необходимости вывода на каждой странице имен столбцов и номеров строк, а также порядка вывода примечаний и др.

Файл, в котором хранится электронная таблица, имеет расширение .xls.

Электронная таблица дает возможность выполнить некоторыепростейшие функции базы данных. Таблица, используемая в указанном назначении, состоит из строк, каждая из которых представляет запись харак­теристик отдельного объекта, а столбцы, называемые полем данных, объединяют множества однотипных ха­рактеристик объектов базы данных. Для таких таблиц Excel позволяет выполнить операции: сортировку, филь­трацию.

Сортировка— это упорядочение записей в алфавит­ном, числовом, хронологическом или другом порядке. Сортировка может производиться по содержимому од­ного, двух или трех полей одновременно.

С помощью фильтра можно отобрать записи, удов­летворяющие определенным условиям, например оста­вить в списке только те товары, которые поступили на склад от определенного поставщика за последнюю не­делю. Excel предоставляет пользователю два способа фильтрации: с помощью автофильтра (реализуется ко­мандой "Автофильтр" в меню "Данные") и с помощью расширенного фильтра (реализуется командой "Расши­ренный фильтр" в меню "Данные"). Первый способ ориентирован на быструю выборку данных по одному или двум простым условиям, накладываемым на содер­жимое ячеек отдельного столбца. Второй способ реко­мендуется использовать в случаях, когда:

1. условие отбора должно одновременно применяться к ячейкам двух или более столбцов;

2. к ячейкам одного столбца необходимо применить три и более условий отбора;

3. в условии отбора используется значение, получен­ное в результате вычисления формулы.

Указанные выше операции можно производить не только на всей таблице, но и на ее части — диапазоне.

Для более наглядного представления табличных данных часто используют графики и диаграммы. Пе­ред построением диаграммы следует выбрать диапазон данных, которые будут в ней отражены. Для построения же самой графической иллюстрации удобно исполь­зовать Мастер диаграмм, вызываемый с помощью кноп­ки на панели инструментов Стандартная. Мастер помогает выбрать тип диаграммы и выполнить все опе­рации оформления ее компонентов. Excel предоставля­ет возможность создавать несколько десятков различ­ных типов и видов диаграмм