Технология поиска с помощью фильтра по выделенному

1. Найдите в поле ФИО любую фамилию, начинающуюся на букву «В» и выделите мышкой эту букву.

2. Щелкните правой клавишей мыши и в контекстном меню выберите пункт Фильтр по выделенному. В результате на экране останутся только строки таблицы с фамилиями, начинающимися на заданную букву.

3. Для отмены фильтра щелкните по кнопке Удалить фильтр на инструментальной панели.

Технология поиска с помощью расширенного фильтра

1. Для установки расширенного фильтра введите команду ЗАПИСИ/Фильтр/­Расширенный фильтр.Появится окно с бланком фильтра.

2.Укажите поле, по которому должна происходить фильтрация. В окне бланка дважды щелкните по полю ФИO, расположенном в таблице Студент. Поле ФИО появится в 1-ой строке Поле нижней половины бланка (столбец 1).

3.Укажите в строке бланка Сортировка порядок сортировки. Для этого щелкните левой клавишей по этой строке в 1-м столбце. Появится список вариантов сортировки. Выберите вариант: по возрастанию.

4. Введите условиеотбора. Для этого введите в 3-ью строку 2 символа: В*

5. Примените фильтр.Для этого можно воспользоваться 3-мя способами:

- выполнить команду ФИЛЬТР/Применить фильтр.

- щелкнуть по кнопке инструментальной панели Применение фильтра.

- щелкнуть правой клавишей по свободной зоне бланка и в контекстном меню выбрать пункт Применить фильтр.

6. Отмените фильтр.Для просмотра таблицы в полном виде нужно выполнить команду Удалить фильтр либо в меню ЗАПИСИ, либо в контекстном меню, либо с помощью соответствующей кнопки инструментальной панели.

Задание 5. Найдите студентов, родившихся в заданном году, например в 1978 г.

Технология поиска с помощью Фильтра для

1. Щелкните правой клавишей мышки в поле Дата рождения любой записи. В контекстном меню выберите пункт Фильтр для:

2. Введите в строку условия фильтрации значение: *.*.1978и нажмите клавишу Enter. Удалите фильтр.

Технология поиска с помощью расширенного фильтра

1. Вызвав контекстное меню, очистите бланк фильтра.

2. Введите в 1-ый столбец бланка условие для поля дата рождения >= заданная дата, а во 2-ой столбец для того же поля условие <= заданная дата, где заданная дата – какая-либо дата по выбору студента или указанию преподавателя.

3. Для просмотра результата фильтрации щелкните по кнопке инструментальной панели Применить фильтр. Удалите фильтр.

Задание 6. Найдите студентов, родившихся в заданном году и обучающихся на коммерческой основе в заданной группе.

Для решения задачи используйте 4 столбца бланка с названиями полей: дата рождения, дата рождения, N группы, коммерческий.

Задание 7. Предварительно создав, введите данные в таблицы: Группа, Факультет, Специальность.

Таблица Группа должна иметь не менее 5 строк и содержать поле N группы того же типа и с таким же названием как в таблице Студент. Кроме того, должны иметься 3 строки со значением этого поля таким же, как в таблице Студент.

Таблица Факультет должна иметь не менее 5 строк и содержать поле N факультета того же типа и с таким же названием как в таблице Группа. Кроме того, должны иметься 3 строки со значением этого поля таким же, как в таблице Группа.

Таблица Специальность должна иметь не менее 5 строк и содержать поле N специальности того же типа и с таким же названием как в таблице Группа. Кроме того, должны иметься 3 строки со значением этого поля таким же, как в таблице Группа.

Задание 8. Создайте сводную таблицу по данным таблицы Группа, показывающую распределения студенческих групп по специальностям и факультетам.

Технология

1. Откройте таблицу Группа.

2. Щелкните по кнопке Вид на инструментальной панели и выберите вариант Сводная таблица. Откроется окно со списком полей таблицы и окно с макетом сводной таблицы.

3. Перетащите мышкой поле N Специальности в область заголовка столбцов, поле N Факультета – в область заголовка строк, поле Курс – в область фильтра, поле N группы – в область итогов или деталей. Закройте окно со списком полей. На экране останется окно со сводной таблицей, имеющее вид примерно такой, как на рис.1.2.

4. Настройте сводную таблицу для просмотра сведений о распределении групп только 1-го курса по специальностям и факультетам.

5. Закройте сводную таблицу с сохранением данных.

Рис.1.2. Вид сводной таблицы Группа.

Связи между таблицами

Таблицы могут быть связаны отношениями один-к-одному, один-ко-многим и многие-к-многим. Access позволяет использовать только отношения первых двух типов.

При установлении связи нужно определить, какая таблица является главной, а какая - подчиненной.

Отношение один-к-одному означает, что одной записи подчиненной таблицы соответствует только одна запись в главной таблице. Такие отношения встречаются очень редко, т.к. требуют неоправданно много места в БД. Вместо них можно просто добавить поля подчиненной таблицы к полям главной.

Наиболее часто используются отношения один-ко-многим. В этом случае одной записи в главной таблице соответствует несколько записей в подчиненной таблице.

Для создания отношений необходимо указать поля в двух таблицах, которые содержат одни и те же данные. Обычно такое поле в одной из таблиц (главной) яв­ля­ется ключевым. Имена связывающих полей могут отличаться, но типы и свой­ства должны совпадать. Возможна связь между полем типа Счетчик и полем типа Число с форматом Длинное целое.

Задание 8.Установите связи между данными таблиц Факультет, Специальность, Группа и Студент.

Технология.

1. Загрузите файл базы данных Академия.

2. Щелкните по кнопке инструментальной панели Схема данных или выполните команду СЕРВИС/Схема данных.

3. В окне Добавление таблицы последовательно выберите указанные выше таблицы, щелкая затем по кнопке Добавить.

4. Добавив последнюю таблицу, щелкните по кнопке Закрыть.

5. В окне Схема данных установите связь между таблицей Факультет и таблицей Группа. Для этого:

- выделите щелчком поле N факультета в таблице Факультет и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, переместите указатель на поле с тем же названием в таблице Группа;

- отпустите клавишу мыши, появится окно Связи, в котором необходимо включить флажок Обеспечение целостности данных и нажать кнопку Создать;

- в окне Схема данных появится связь между таблицами типа один ко многим.

Примечание 1. Для удаления ошибочно установленной связи выделите связь и, нажав правую кнопку мыши, вызовите контекстное меню, в котором выберите пункт Удалить связь.

Примечание 2. Целостность данных может быть обеспечена при условии, что поля таблиц, которые обеспечивают связь, имеют одинаковый тип. Если при установлении связи обнаруживается разный тип полей, то щелкните по таблице на схеме данных правой клавишей мыши, и в контекстном меню выберите пункт Конструктор таблиц, с помощью которого измените тип поля.

6. Аналогично установите связь между таблицами Специальность и Группа по полю N специальности. Установите связь между таблицами Группа и Студент по полю N группы.

7. Закройте окно Схема данных с сохранением данных.

Служебные средства Access

К числу основных служебных средств Access относятся создание резервной копии базы данных, сжатие базы данных, ее защита от несанкционированного использования и преобразование к форматам других баз данных.

Задание 10. Сжатие базы данных и создание резервной копии базы данных

В процессе работы с БД некоторые таблицы и другие объекты базы данных приходится удалять. После удаления этих объектов файл базы данных становится фрагментированным, и место на диске используется нерационально. Сжатие базы данных приводит к уменьшению размера файла базы данных. Сжимать можно как открытую, так и закрытую базу данных. Для сжатия необходимо выполнить команду СЕРВИС/Служебные программы/Сжать и восстановить базу данных.

С целью уменьшения объема файлов базы данных полезно установить режим сжатия базы данных при каждом закрытии базы. Для этого следует выполнить команду СЕРВИС/Параметры и на вкладке Общие включите флажок Сжимать при закрытии.

Для создания резервной копии базы данных выполните команду ФАЙЛ/Резервная копия базы данных. Выберите диск и папку для размещения резервной копии и щелкните по кнопке Сохранить. Если резервная копия сохраняется в той же папке, что и основной файл базы данных, то Access автоматически добавляет в имя файла резервной копии дату сохранения.

Защита базы данных

Microsoft Access обеспечивает традиционные способы защиты базы данных: установка пароля, требуемого при открытии базы данных, и защита на уровне пользователей, которая позволяет ограничить, к какой части базы данных пользователь будет иметь доступ или какую ее часть он сможет изменять. Кроме того, можно удалить изменяемую программу Visual Basic из базы данных, чтобы предотвратить изменения структуры форм, отчетов и модулей, сохранив базу данных как файл MDE. Еще одним способом защиты базы данных является ее кодирование. При кодировании базы данных ее файл сжимается и становится недоступным для чтения с помощью служебных программ или текстовых редакторов.

Установка пароля

Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. После того как пароль установлен, при каждом открытии базы данных будет появляться диалоговое окно, в которое требуется ввести пароль.

Для установки пароля выполните команду СЕРВИС/Защи­та/За­дать пароль базе данных.

Преобразование базы данных Access 2003 к формату Access 2000

Технология

1. В меню Сервис выберите команду Служебные программы и подкоманды Преобразовать базу данных.Выберите формат файлаAccess

2. В окне Преобразование в базу данных выберите диск, папку и введите имя новой создаваемой базы данных формата предыдущей версии Access. Нажмите кнопку Сохранить.