Работа с корреспонденцией, поступающей для руководителя.
4. На какие части секретарь разделяет получаемую корреспонденцию?
5. Какие действия проводятся при работе с корреспонденцией?
6. Какие папки должны быть в секретариате? Какие документы они содержат?
7. Как часто просматриваются эти папки?
8. Составление и оформление служебных документов. Документооборот.
9. Информационныесвязи предприятия. Полнота, оперативность и достоверность информации.
10.Какая информация должна поступать на рабочее место руководителя предприятия?
Кругл. – с. 12, 13, 28 – 35.
Вопросы по Разделу 2:
1. Вскрываются ли секретарские документы с пометкой «лично»?-(Нет)
2. Действия сотрудников при приеме корреспонденции (Передача секретарю)
3. Кем оформляются командировочные удостоверения? (Секретарем)
4. Когда регистрируют внутренние документы? (Вообще не регистрируют, только важнейшие)
5. Когда отмечают время получения документа? (Если надпись «Срочно», «Немедленно»)
6. Можно ли направлять прибывшие лица к руководителю без уведомления? (Запрещено)
7. Кем составляется список лиц, которые могут быть приняты руководителем в любое время без предварительной договоренности? (Самим руководителем)
8. Количество экземпляров предварительной программы командировки руководителя? (5 экземпляров)
9. Что такое подготовка входящего документа к передаче по назначению? (Рассмотрение документов руководством)
10. Когда направляется входящий документ в дело? (Когда работа полностью завершена)
Раздел 3: «Правила работы с конфиденциальной информацией».
План:
1. Принципы деятельности секретаря в обеспечении защиты конфиденциальной информации.
2. Понятия государственной, служебной и коммерческой тайны, роль и место документов ограниченного доступа в общей системе управленческой документации.
3. Нормативно-правовое и методическое регулирование установления и снятия грифов ограничения доступа к управленческой документной информации. Правила оформления грифов ограничения доступа на документах и их проектах.
4. Формы обеспечения защиты конфиденциальной информации.
5. Проведение проверок наличия документов, дел, носителей информации.
6. Порядок уничтожения документов, дел, носителей информации.
Практическая работа:
План:
Отработка практических навыков по работе с конфиденциальными документами.
1. Подготовка документов, дел к уничтожению.
2. Оформление акта на уничтожение.
3. Уничтожение документов по акту.
Задание -Составить список документов, кот. можно отнести к конфиденциальным.
Контрольные вопросы:
1. Какими могут быть информационные ресурсы организации (документы, в т.ч. записанные на электронных носителях) в соответствии с правовыми, экономическими и другими ее интересами?
2. Что подразумевается под информационными ресурсами, отнесенными законом к категории ограниченного доступа к ним любых лиц?
3. На какие 2 класса делится ценная информация?
4. Какие документы нельзя относить к конфиденциальным?
5. Что включают в себя конфиденциальные документы и недокументированная конфиденциальная информация ограниченного доступа?
6. Насколько долговечна коммерческая ценность информации? Какие сроки ограничения свободного доступа к ней?
7. Характеристика документов долговременного периода конфиденциальности?
8. Характеристика документов кратковременногопериода конфиденциальности?
9. Что включают перечни конфиденциальных сведений и документов?
10. Что такое объективные и субъективные угрозы ценной информации?
11. Что включается в систему защиты информации?
12. Перечислить обязанности секретаря по ведению конфиденциального делопроизводства.
Кругл. – с. 341 – 352, Пш. – с.124-130.
Раздел 4 «Применение новых технологий в секретарском
обслуживании.»
Тема 4.1 Системы автоматизации делопроизводства
и электронного документооборота.
План:
1. Перечень основных систем автоматизации делопроизводства и документооборота, их основные характеристики;
2. Выбор для применения в конкретной организации наиболее приемлемой системы автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности.
3. Электронный оргблокнот (календарь руководителя - секретаря).
4. Система электронного документооборота (ДЕЛО), ее основные характеристики, принципы построения, назначение и возможности использования в секретарском обслуживании.
5. Функции и технология работы секретаря по контролю исполнения документов и поручений руководителя.
6. Эффективность автоматизации работы секретаря.
Пш. – .143, 144, с.166-170.
(2 семестр)