Организация работы по обслуживанию руководителя.»

«Работа с корреспонденцией, поставляемой для руководителя.»

Практическая работа:

План:

1. Получить корреспонденцию, разделить на 3 части.

2. Внимательно изучить все документы.

3. Записать даты проведения мероприятий, конференций, если они есть.

4. Если необходимо кого – либо ознакомить с документами, направить эти документы работникам, поставив резолюцию на нижнем поле;

5. Распределить корреспонденции по срочнос ти исполнения и передать руководителю;

6. Распределить документы по папкам: "К исполнению", "В ожидании ответа", "Продолжение следует", "Резерв на будущее".

Теплицкая. Настольная книга секретаря-референта –с. 39-43

Тема 2.4: «Организация командировок.»

План:

1. Документационное и информационное обеспечение командировок руководителя и сотрудников организации.

2. Особенности и порядок оформления документов командировок.

3. Функции секретаря по подготовке к поездке руководителя и специалистов

4. Перечень документов, необходимых руководителю в командировке:

· паспорт (при необходимости загранпаспорт);

· авиабилеты или железнодорожные билеты;

· командировочное удостоверение;

· служебное задание.

4. Составление и согласование программы командировки.

5. Транспортное обеспечение командировок.

6. Обработка материалов по результатам командировки.

Контрольные вопросы:

1. Функции секретаря при подготовке командировки

2. Документы, оформляемые при командировании

3. Оплата командировочных расходов

5. Оплата командировочных расходов.

6. Предварительная программа готовится секретарем совместно с руководителем и может содержать следующую информацию (5) :

Кругл. – с. 183 – 186.

Тема 2.5 Ведение телефонных переговоров сторон.

«Работа секретаря с телефоном».

План:

1. Правила ведения служебных телефонных переговоров.

2. Фильтрация телефонных звонков.

3. Прием и передача телефонных сообщений.

Контрольные вопросы:

1. Каких рекомендаций желательно придерживаться в тех случаях, когда звонят секретарю?

2. Как быстро следует снимать трубку звонящего телефона? Что нужно сказать, сняв трубку?

3. Что нужно делать, если абонент не назвал себя?

4. Каким тоном следует говорить секретарю по телефону?

5. Что делать, если вам звонит рассерженный чем-то человек?

6. Что делать, если возникает необходимость навести справку для того, чтобы дать ответ абоненту?

7. Что должен спросить секретарь в случае отсутствия руководителя?

8. Каких правил желательно придерживаться в тех случаях, когда звонит секретарь?

9. Правильно набрав номер абонента и, получив ответ – подтверждение, что должен сказать секретарь?

10. Действия секретаря при передаче телефонограммы?

Практическая работа:

План:

1. Технические возможности и виды современных телефонных аппаратов.

2. Использование мобильных телефонов в секретарском обслуживании.

3. Отработка практических навыков по работе с телефоном.

4. Вам звонят по телефону и требуют соединить с начальником. Ваши действия?

5. Вам нужно позвонить по телефону в бухгалтерию какой-либо организации и узнать вопрос, интересующий вашего начальника. Ваши действия?

Кругл. – с. 156 – 164.

Тема 2.6: «Организация приема посетителей.»

План:

1. Основные принципы организации приема посетителей.

2. Требования к помещению и оборудованию приемной.

3. Технология процесса приема посетителей руководителем.

Контрольные вопросы:

1. Виды приема посетителей.

2. Прием посетителей других организаций.Если руководитель, к которому приглашался посетитель, отсутствует.

3. Прием сотрудников по текущим вопросам.

4. Прием сотрудников по личным вопросам.

5. Прием командированных.

6. Прием делегаций.

7. Памятка секретарю по приему посетителей.

Практическая работа:

План:

1. Оборудование помещения для приема посетителей.

2. Информационно-документационное обеспечение приема посетителей.

3. Отработка практических навыков по работе с посетителями.

Кругл. – с. 164 – 169.

Тема 2.7 Подготовка и техническое обслуживание совещаний и конферентных мероприятий

План:

1. Виды и значение конферентных мероприятий в управленческой деятельности.

2. Обязанности секретаря по подготовке, организации и проведению совещания.

3. Документационно - информационное обеспечение конферентных мероприятий.

4. Технологические и технические вопросы обслуживания совещаний.

Практическая работа:

План:

1. Отработка практических навыков по организации совещания.

2. Провести организационно-технические мероприятия по подготовке совещания.

3. Составить повестку дня.

4. Начать подготовительные действия по организации совещания (10 пунктов, до начала совещания).

5. Начать обслуживание совещания в день его проведения.

6. Составить протокол совещания.

Контрольные вопросы:

1. Какие подготовительные организационно-технические мероприятия входят в обязанности секретаря?

2. С чего начинается работа по подготовке совещания?

3. Что такое повестка дня?

4. Когда можно начинать организацию совещания?

5. Какие подготовительные действия включает организация совещания (10 пунктов, до начала совещания)?

6. Как начинается обслуживание совещания в день его проведения?

7. Что такое документирование совещания?

8. Что такое протокол совещания? Кто ведет протокол? Как он оформляется?

Кругл. – с. 169 – 183.