Использование календаря для будущих событий

Календарь может быть очень удобным местом для напоминаний о том, что вы могли бы сделать в будущем. Большинство моих клиентов не использовали все возможности, которые пре­доставляет календарь, иначе они, вероятно, помещали бы туда гораздо больше разной информации.

Одна из трех основных функций календаря — напоминать о событиях, привязанных к дате. Один из действенных способов использовать эту функцию — фиксировать в нем те задачи, которые вы хотите выбросить из головы, и вернуться к их обдумыванию позже. Вот, например, что можно внести в календарь:

напоминания об активных действиях по проектам;

мероприятия, в которых вы хотели бы принять участие;

катализаторы принятия решений.

Напоминания об активных действиях по проектам. Если у вас есть проект, которым не надо заниматься сейчас, но о котором нужно помнить, выберите соответствующую дату и сделайте в календаре напоминание. Оно попадет в категорию дел, привязанных к дате (в противовес категории дел, привязанных ко времени). Затем, когда наступит день Х, вы увидите напоминание в календаре и перенесете этот проект в список текущих проектов. Как правило, так можно поступать в следующих случаях.

Особые события с определенным подготовительным периодом (запуск нового продукта, поиск финансирования и т. д.).

Периодически повторяющиеся мероприятия, требующие подготовки: обсуждение бюджета, ежегодные конференции, мероприятия по планированию (например, когда вам стоит переместить в список текущих проектов такие пункты, как «Ежегодная конференция по продажам» или «Подготовить детей к новому учебному году»).

Важные даты у значимых для вас людей (дни рождения, юбилеи, праздники, на которые нужно дарить подарки, и т. д.).

Мероприятия, в которых вы хотели бы принять участие. Возможно, вы часто получаете анонсы семинаров, конференций, выступле­ний и других социальных и культурных мероприятий, которые хотели бы посетить, но принять окончательное решение по этому поводу сможете ближе к дате проведения. Просто решите, когда именно настанет подходящий момент, и сделайте напоминание в календаре на эту дату:

«Бизнес-завтрак в торговой палате завтра»

«Билеты на футбольный матч с участием Lions поступают в продажу сегодня»

«Специальный репортаж ВВС по изменению климата сегодня в 20:00»

«Собрание Клуба садоводов в следующую субботу»

Если вы вспомнили о том, что хотели бы внести в свою систему, сделайте это сейчас.

Катализаторы принятия решений. Время от времени возникают ситуации, когда нужно принять важное решение, но вы не можете (или не хотите) делать это прямо сейчас. С точки зрения вашего личного процесса управления нет ничего страшного, если вы пришли к выводу, что необходимая информация должна прийти из внутреннего, а не внешнего источника (например, вам нужно подумать, а «утро вечера мудренее») или есть веская причина отложить принятие решения до последнего момента (чтобы решать, исходя из последних обстоятельств). Однако чтобы чувствовать себя уверенно в ситуации, когда вы не можете что-либо решить, лучше подстраховаться и позаботиться о напоминании, которое вернет вас к этому вопросу в будущем. Для этой цели может послужить напоминание в календаре37.

Вполне возможно отложить решение какого-то вопроса, но только в том случае, если у вас есть эффективная система для управления этой ситуацией.

Некоторые стандартные области этой категории включают в себя:

прием на работу/увольнение;

слияние/поглощение/приобретение/отказ от инвестирования;

смена места работы/карьеры;

возможное изменение стратегии.

Это очень важная тема, которой здесь уделено мало внимания. Продолжите сами и спросите себя: «Есть ли какое-то важное решение, по поводу которого мне нужно сделать напоминание в будущем, чтобы сейчас я мог спокойно перестать об этом думать?» Если да, поместите напоминание в календарь, чтобы вернуться к этому вопросу позже.

Система напоминаний

Система напоминаний — простой способ управления теми вопросами, которые не требуют непосредственных действий в настоящий момент, но потребуют в будущем38. Это своеобразная 3D-версия календаря, которая дает возможность хранить физические напоминания о том, что нужно сделать. Этот инструмент очень функционален и фактически поможет вам организовать собственную «почтовую службу» с доставкой напоминаний о конкретных задачах в установленные даты. Лично я пользуюсь этой системой не один год. Конечно, благодаря современным технологиям такие напоминания сегодня гораздо проще делать в цифровых приложениях или мобильных устройствах. Тем не менее с целым рядом задач проще справляться по старинке. Возможности цифрового управления постоянно расширяются, и все же в моей персональной системе остаются задачи, управлять которыми можно более эффективно, если в качестве напоминания о них будут выступать физические объекты.

По сути, это не что иное, как простая картотека из папок и файлов, позволяющая распределять документы и физические предметы таким образом, чтобы то, что необходимо вам в определенный день в будущем, автоматически появлялось в корзине «Входящие» в этот день.

Если у вас есть секретарь или помощник, можете делегировать ему по крайней мере часть этой работы при условии, что он также пользуется версией этой или подобной системы. Стандартные примеры:

«Передайте мне повестку дня утром накануне встречи».

«Принесите мне эти документы в понедельник утром, чтобы я мог над ними поработать, так как они понадобятся мне в среду на совете директоров».

«Напомните мне о поездке в Гонконг за две недели, и мы согласуем детали».

Вы должны просматривать папку, относящуюся к этому дню, ежедневно.

Даже если вы занимаете высокую руководящую должность, вам приходится организовывать и систематизировать определенные вопросы, поэтому рекомендую выработать привычку пользоваться предложенной мной системой напоминаний и поддерживать ее. Она позволяет отслеживать многое, и какие-то вопросы вы, вероятно, не доверите своему помощнику. Я пользуюсь этой системой для хранения документов для путешествий и поездок, которые нужны мне в определенные даты, для напоминаний о днях рождения и особых событиях (визу­ально это заняло бы слишком много места в моем электронном календаре), для распечаток интересных материалов, с которыми хочу познакомиться поближе, когда, возможно, у меня появится больше свободного времени через пару месяцев, и т. д.

Подведем итог: для эффективной работы с картотекой от вас требуется лишь устойчивая поведенческая привычка и секунда времени в день. При этом результат в несколько раз превышает затраченные усилия. Система предлагает уникальную организационную функцию: решение ничего не решать до определенного момента.

Как организовать систему напоминаний. Для создания физической системы напоминаний вам понадобятся сорок три папки: три­дцать одна из них должна быть пронумерована от 1 до 31, а оставшиеся двенадцать назовите по месяцам года. Пронумерованные папки на каждый день ставятся первыми, начиная с завтрашней даты (если сегодня 5 октября, то номер первой папки — 6, а за ней — все остальные до 31). За папкой 31 располагается папка для следующего месяца («Ноябрь»), а за ней — папки от 1 до 5. За ними идут остальные папки по месяцам (с «Декабря» по «Октябрь»). Содержимое папки за следующий день ежедневно перемещается в корзину «Входящие», затем пустая папка ставится за последнюю из ежедневных папок (теперь папка за 6 октября становится папкой за 6 ноября). Точно так же, когда папка для следующего месяца достигает начала системы напоминаний (31 октября, после того как вы освободите ежедневную папку, первой будет располагаться папка «Ноябрь», а за ней — ежедневные папки с 1 по 31), ее содержимое переносится в лоток для входящих, а сама папка занимает место после всех ежемесячных папок и становится папкой для ноября следующего года. Такую систему можно назвать «вечной»: в каждый конкретный момент в ней содержатся папки на следующий тридцать один день и на следующие двенадцать месяцев.

Преимущество использования папок в системе напоминаний состоит в том, что они позволяют хранить физические документы (форма, которую нужно заполнить в конкретный день, повестка деловой встречи, которую нужно просмотреть, счет, оплату которого вы откладывали до определенной даты, и т. д.).

Для того чтобы система работала, ее нужно проверять и обновлять ежедневно. Если вы забудете освободить ежедневную папку, то не сможете доверять этой системе при работе с важной информацией. Кроме того, вам придется управлять этими задачами каким-то другим способом. Если вы уезжаете (или у вас не будет доступа к каталогу на выходных), обязательно заранее проверьте папки, попадающие на время вашего отсутствия.