Тема 4.2 Возможности программы 1С:Документооборот

Разработаны программные продукты для комплексной автоматизации документооборота, делопроизводства и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций.

Для решения этих задач предлагается поуровневое внедрение автоматизированной системы в несколько этапов:

- автоматизация централизованной службы документационного обеспечения управления (ДОУ);

- автоматизация служб ДОУ структурных подразделений;

- поэтапная автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях;

- автоматизация централизованного архива.

Целью данной программы является автоматизация процессов документооборота предприятия. Программа разработана для современного предприятия среднего уровня (с количеством сотрудников 500 человек) независимо от вида его деятельности и помогает организовать подготовку, учет и контроль исполнения документов на основании действующих стандартов и нормативов современной технологии делопроизводства.

Программа позволяет построить полноценную систему управления деловыми процессами обработки документов и контроля за их исполнением. Система охватывает все процессы создания, обработки, тиражирования, хранения документов, а также автоматизирует основные процедуры современного делопроизводства.

Система позволяет обрабатывать и хранить информацию любого типа, в том числе текстовые файлы, сканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы и др.

Основные функции

Система обеспечивает реализацию управления предприятия и делопроизводства, таких как:

1. Эффективное распределение обязанностей между сотрудниками;

2. Автоматизация работы с документами;

3. Массовый ввод документов с бумажных носителей;

4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

5. Операции по регистрации, редактированию и архивации документов;

6. Подготовка, хранение и просмотр исходящей корреспонденции предприятия;

7. Подготовка распорядительных документов организации: приказов, распоряжений и т.п.;

8. Постановка на контроль документов требующих исполнения.

9. Контроль результатов и сроков исполнения документов;

10. Контроль переадресации документов при их продвижении по подразделениям предприятия;

11. Автоматизация работы типового отдела кадров;

12. Систематизированное хранение информации о клиентах, контрагентах, контрактах;

13. Хранение документов произвольного формата и размещение их по электронным папкам;

14. Оперативное создание документов различного назначения по имеющимся стандартным шаблонам с использованием пакета Microsoft Office;

15. Создание собственных шаблонов документов;

16. Создание и вывод на печатающее устройство выходных форм в виде электронных таблиц Microsoft Excel;

17. Контекстный поиск информации произвольного формата и размещение ее по электронным папкам;

18. Контекстный поиск информации по всему массиву хранимых документов;

19. Хранение и обработка информации, связанной с адресами и телефонами организаций и т.п.

20. Регистрация документов, полученных или отправленных по электронной почте.

21. Направление документов в другие подразделения;

22. Просмотр поступлений документов из других подразделений;

23. Внесение резолюций и контроль их исполнения;

24. Хранение и контроль исполнения договоров, а также документов, сопутствующих этому договору (переписка, черновики контрактов и т. д.);

25. Создание единого архива информации;

26. Коллективная работа с общими базами данных.

27. Ведение номенклатуры дел подразделений, списание документов дела;

Система позволяет использовать средства календарного планирования, которые незаменимы при организации деятельности рабочих групп, подготовке совещаний, совместных мероприятий, деловых встреч.

Все сотрудники предприятия, независимо от их местонахождения, могут совместно работать с документами, содержащимися в базах данных.

Система обеспечивает переписку документов и любой информации между сотрудниками предприятия, связь с внешними почтовыми системами и глобальными сетями.

4.2.3 Преимущества новой версии системы:

1. Более удобный и наглядный интерфейс системы;

2. Понятный для пользователя и простой алгоритм (технология работы) при выполнении основных функций системы (регистрация документа, поиск);

3. Наиболее удобные экранные формы диалоговых окон с точки зрения простоты и наглядности при работе с ними;

4. Возможность работы с системой специалиста со средними знаниями современных компьютерных технологий.

В случае использования электронного документооборота – системы 1С:Документооборот требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований со стороны налоговых органов по изменению формы отчетности.

1С:Документооборот позволяет перейти внедрившим ее организациям на безбумажный документооборот. Но - этапы согласования и утверждения проводятся в бумажном виде. Лишь некоторые организации, внедряющие электронный документооборот, используют на практике электронную форму внутреннего согласования организационно-распорядительных документов с помощью электронной цифровой подписи, но это скорее исключение из правил.

Внедрение прогрессивной системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота 1С:Документооборот позволяет оптимизировать весь процесс управления, который становится более простым и логичным, улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль исполнения управленческих решений, снижаются прямые и косвенные издержки, связанные с содержанием аппарата управления.

Дополнительные возможности

Хорошо спроектированная и правильно используемая система автоматизации офисной работы помимо облегчения выполнения рутинных операций делопроизводства позволяет получить дополнительные возможности:

1. повышения исполнительской дисциплины и более эффективного использования рабочего времени сотрудников;

2. уменьшения потерь документов;

3. более полного и точного обоснования принимаемых решений;

4. централизованного отслеживания прохождения документа на каждом рабочем месте всех исполнителей документа;

5. систематизации и анализа результатов контроля исполнения документа с целью выявления недостатков в работе исполнителей и организации документооборота на предприятии.

Система 1С:Документооборот ориентирована на совместную работу многих пользователей и создает внутри организации единое информационное пространство.

Программа обеспечивает учет движения входящих, исходящих и внутренних документов между подразделениями организации.

Система может быть использована руководителями, секретарями, сотрудниками канцелярии, исполнителями документов.

Обеспечена возможность изменения и дополнения первоначальной конфигурации программы, настройка ее на требования любого предприятия и даже конкретного пользователя.

Система снабжена "стартовым" помощником, который в режиме диалога произведет первоначальную настройку параметров системы. Вам необходимо будет лишь указать тип финансирования вашего предприятия, его географическое положение, название и другие данные. Помощник произведет первоначальное заполнение параметров работы системы. Набор "помощников" позволит Вам быстро освоить такие операции, как редактирование штатного расписания или прием сотрудников на работу.

Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота 1С:Документооборот, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов определяется в зависимости от вида документа.

Для защиты информации в системе поддерживается строгое разграничение доступа к различным документам, надежная система передачи информации.

На рабочем месте (ПК) руководителя осуществляется просмотр полученных из секретариата РКК документов, постановка резолюций о дальнейших действиях по этим документам, определение лиц, ответственных за их исполнение, и направление документов в подразделение или исполнителю.

На рабочих местах (ПК) подразделений осуществляется просмотр полученных от руководства организации резолюций на входящих документах, простановка резолюции для подчиненных исполнителей и направление документов им или подготовка отчетов руководителей данного структурного подразделения о проделанной работе по выполнению резолюции руководства организации.

На рабочем месте (ПК) исполнителя осуществляется просмотр полученных от руководства предприятия или структурных подразделений резолюций на входящих документах, и подготовка отчетов о проделанной работе по выполнению резолюции.