Проект автоматизированной системы деятельности кадрового агентства

2.1 Обзор систем автоматизации деятельности кадрового агентства

Кадровое агентство - это простая и понятная, удобная и доступная система автоматизации кадровых агентств и отделов по подбору персонала.

Работа ведется через интернет браузер, без установки дополнительного ПО в компьютер пользователя.

Данная программная система предназначена для автоматизации и учета в деятельности рекрутинговых агентств, а также для кадровых служб компаний, осуществляющих подбор сотрудников, это система полного цикла задач, готовое и настраиваемое решение, автоматизирующее большинство рутинных операций в рекрутинге.

Программы кадрового учета нужны, прежде всего, специалистам по кадровому делопроизводству. Такие системы служат для решения двух задач: автоматизации оформления документов и расчета заработной платы.
Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и содержит:

- личный листок по учету кадров;

- автобиографию;

копии документов об образовании;

копию документа об утверждении в должности;

характеристики или рекомендательные письма;

заявление о приеме на работу или трудовой договор;

копию приказа о приеме на работу;

список научных трудов и изобретений.

Кроме того, многие системы также позволяют сохранять информацию о семейном положении сотрудника и воинском учете. Информация о сотруднике будет неполной, если не хранить данные об истории его работы, о переводах на новые должности, поощрений и взысканий. Обычно возможность хранения подобных сведений называют возможностью отслеживания движения сотрудников, хранения организационной структуры и штатного расписания. Учет рабочего времени сотрудников позволяет регистрировать действия сотрудника, автоматически выставляет нарушения, считает фактически отработанное время, составляет личные табели, отражает оперативную информацию. Также разработчики часто добавляют возможность регистрации в системе командировок, больничных и отпусков. После того, как в систему занесены все вышеперечисленные данные, осталось ввести тарифные ставки и информацию о налогах, чтобы было достаточно сведений для автоматизации расчета заработной платы.Ну и, конечно, намного полезнее будет система, которая умеет выводить все хранящуюся в ней информацию в виде стандартных форм, сформированных по правилам современного делопроизводства.

Если системы кадрового учета более всего нужны сотруднику отдела кадров и бухгалтеру, то системы оценки персонала очень полезны также и менеджерам. Для наиболее разумного и эффективного использования сотрудников необходимо правильно оценить его. Различные системы, методы и методики оценки персонала позволяют выявить и раскрыть потенциал каждого сотрудника, и направить этот потенциал на реализацию стратегических целей компании Оценка всегда подразумевает наличие критериев оценки (шкалы, компетенции, KPI) и идеального «портрета» сотрудника, описанного в терминах критериев. С точки зрения построения системы можно выделить четыре объекта оценки (то, что оцениваем) и четыре группы методик оценки, от которых зависит организация процесса оценки: Объекты оценки:

- психологические характеристики личности;

- знания, умения и навыки сотрудника;

- поведение (ценности, отношения, мнения);

- эффективность труда.

Группы методик оценки:

- аттестация;

- тестирование и измерение, тренажеры;

- интервьюирование, опросы;

- деловые игры.

Объекты оценки часто называют компетенциями. С технической точки зрения оценка всех компетенций осуществляется одинаково, поэтому главное при выборе программы – реализация тех или иных методик. "Аттестация" – определение уровня соответствия. Аттестация является одной из наиболее распространенных форм оценки работы персонала, а точнее определения уровня соответствия работника занимаемой должности и (или) месту на которое он претендует. Системы тестирования обычно включают систему хранения результатов тестирования, средства проведения тестирования, набор готовых тестов и конструктор новых. Интервьюирование и опросы обычно дают более полное представление о сотруднике, но их результаты труднее формально оценить и сохранить в структурированном виде для последующего поиска. Вернемся к основной цели оценки – подбору кадров и расстановке их на соответствующие должности. Решение этой задачи проще всего начинать с поиска сотрудников, обладающих определенными компетенциями и последующего анализа их личных качеств и реального опыта работы. Так как подобные системы находят свое место на компьютерах руководства, то необходимыми функциями являются: хранение истории обучения сотрудника, планирование потребностей в новых сотрудниках, контроль над адаптацией недавно принятых работников в коллективе. Кадровое агентство Системы для кадровых агентств чаще всего совершенно отдельные программные продукты. Но, всё же, у них есть ряд функций, сближающих их с другими кадровыми системами: хранение личной информации о работниках и, зачастую, их компетенций. В то же время, есть ряд специфических функций: хранение информации о работодателях, вакансиях, резюме в свободной и структурированной форме, расширенные возможности поиска. Для повышения эффективности работы важны функции работы с интернетом: поиск и размещение вакансий, импорт резюме из различных систем. Некоторые системы для создания более полной картины позволяют сохранять информацию о сотрудниках после трудоустройства, записывать отзывы от работодателей и использовать эти сведения при повторном обращении этих людей.

WEB система Кларис: Кадровое агентство может использоваться как комплексная программа для HR, занимающихся подбором персонала, так и программа для кадровых агентств.

Во всех случаях позволяет автоматизировать большинство операций, связанных с подбором персонала, включая обработку резюме, ведение базы кандидатов, управление вакансиями, работу с заказчиками, получение аналитических данных.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» – программа массового назначения, позволяющая в комплексе автоматизировать задачи, связанные с расчетом заработной платы персонала и реализацией кадровой политики, с учетом требований законодательства и реальной практики работы предприятий. Она может успешно применяться в службах управления персоналом и бухгалтериях предприятий, а также в других подразделениях, заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников, для управления человеческими ресурсами коммерческих предприятий различного масштаба.

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» поддерживаются все основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды, планирования расходов на оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к управлению персоналом.

Решения «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» соответствуют требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О защите персональных данных». В программе реализована возможность регистрации событий, связанных с работой с персональными данными (в частности, доступа и отказа в доступе к персональным данным), включая информацию о том пользователе, с которым данное событие было связано.

Удобные и гибкие механизмы настройки отчетов позволяют получать полную и достоверную информацию в самых разных аналитических разрезах, для различных категорий пользователей: руководства, службы управления персоналом, кадровой службы и других.

Учитывая различия в потребностях компаний разного уровня, фирма «1С» предлагает три программных продукта с различным функциональным наполнением и сложностью:

1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ позволяет вести кадровый учет и расчет заработной платы в различных компаниях, от небольших до крупных, в том числе имеющих обособленные подразделения.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП – комплексное решение для автоматизации всех задач управления персоналом на средних и крупных предприятиях, для которых эффективное управление человеческими ресурсами является необходимым условием успешной работы на рынке. Продукт позволяет решать задачи реализации кадровой политики предприятия и всесторонней оценки персонала на современном уровне, правильно и быстро обрабатывать информацию о состоянии персонала предприятия и давать на ее основе качественные и содержательные заключения о способностях работников, планировать обучение, развитие и карьеру, принимать обоснованные управленческие решения.

1С:Зарплата и управление персоналом 8. Базовая версия – продукт для небольшой организации, позволяющий на одном рабочем месте в полном объеме автоматизировать ведение кадрового учета, расчета заработной платы и исчисления необходимых налогов и взносов в соответствии с требованиями законодательства.

2.2 Описание бизнес-процессов кадрового агентства

Бизнес-процесс – это структурированный набор действий, охватывающий различные сущности предприятия и подчиненный определенной цели. Под бизнес-процессом мы традиционно понимаем набор действий, который выполняется в компании для получения заданного результата. При этом финансовые результаты работы компании зависят от выполнения требований к бизнес-процессам: они должны быть: а) описанными, б) оптимальными, в) действительно выполняться согласно описанию, и г) совершенствоваться.

1. Работа над заказом включает его получение и развитие, на входе имеется предварительная заявка, после получения заявки консультант собирает необходимую информацию, включая обязательные и желательные требования к кандидату, изучает состояние рынка труда и зарплат, информирует заказчика о технологии работы, согласовывает сроки и стоимость услуг, оформляет необходимые документы, договора или отклоняет запрос. На выходе – подписание договора и предоплата или аргументированное письмо-отказ.

2. Поиск (Search). Данный процесс включает составление плана поиска, определение источников, реклама вакансии, непосредственный процесс поиска в базе данных, интернете, СМИ, прямой поиск, привлечение партнеров, телефонные собеседования, информирование заказчика о ходе работ. На входе – уточненная заявка, на выходе – Long-list кандидатов.

3. Отбор (Оценка кандидатов): данный процесс может включать личное структурированное интервью-собеседование, получение согласия на обработку и использование персональных данных, анализ документов, тестирование и другие технологии психодиагностики, проверку сведений и рекомендаций, сравнительную оценку кандидатов, предпродажную подготовку кандидата, получение согласия подходящих кандидатов на преставление заказчику. На выходе мы имеем Shot-list кандидатов.

4. Трудоустройство (плейсмент). Процесс трудоустройства включает проверку наличия контракта, направление резюме заказчику, назначение даты и времени интервью, подготовка кандидата, обсуждение собеседований, согласование сроков выхода на работу. Данные процесс заканчивается выходом кандидата на работу и/или получением письменного подтверждения от заказчика о найме.

5. Мониторинг плейсмента. Контроль плейсмента осуществляется обычно серией звонков и/или встреч с заказчиком и с кандидатом на протяжении всего периода испытательного срока (гарантийного периода). Если заказчик и кандидат удовлетворены, гарантийный период закончен, то характеризуемый процесс заканчивается подписанием акта сдачи-приемки и окончательным взаиморасчетом с заказчиком (на выходе).

6. Замена. Данный процесс является нежелательным, он возникает, если трудоустроенный кандидат увольняется во время гарантийного периода, тогда консультант уточняет обязательные и желательные требования к кандидату и заново открывает первоначальную заявку или создает новую заявку на замену кандидата. Дальнейшая работа в этом случае идет как и в обычном порядке. Таковы основные бизнес-процессы в рекрутинговой компании, однако, наполнение бизнес-процессов в значительной степени зависит от типа рекрутинговой компании, сферы ее деятельности.

Рис.1 Схема бизнес-процессов деятельности кадрового агентства

2.3 Функциональная схема автоматизированной системы кадрового агентства

Программная система «Кадровое агентство» - это простая и понятная, удобная и доступная система автоматизации кадровых агентств и отделов по подбору персонала. с

Во всех случаях позволяет автоматизировать большинство операций, связанных с подбором персонала, включая обработку резюме, ведение базы кандидатов, управление вакансиями, работу с заказчиками, получение аналитических данных

Возможности Cистемы Кларис "Кадровое агентство".

· База Соискателей

· База Вакансий

· Планирование - встреч, интервью, управление задачами

· Учет рабочего времени - фактические затраты по выполнение заявок

· Удобная работа удаленных филиалов и мобильных сотрудников

· Работа с корпоративными клиентами, возможность организовать для них личные кабинеты.

· Корпоративные заказчики могут онлайн отправлять вам информацию прямо в Вашу систему: размещать заявки, видеть историю работы по заявкам, принимать участие в обсуждении кандидатов, принимать отчеты.