Ввод и редактирование данных в ячейках

Для ввода данных в одну ячейку достаточно сделать ее активной и начать набирать текст, при этом произойдет переход к режиму редактирования данных в ячейке. Для выхода из режима редактирования нужно нажать Enter (Shif+Enter) или Tab (Shift+Tab). Если до этого в ячейке были данные, они сотрутся.

Для изменения данных в ячейке, нужно сделать ее активной произвести по ней двойной щелчок или нажать клавишу F2. Кроме того, редактирование данных ячейки можно осуществлять в строке формул, завершая операцию, нажимаем клавиши Enter, либо зеленой галочкой слева.

Для принудительного ввода разрыва строки достаточно в нужном месте текста ячейки нажать комбинацию клавиш Alt+Enter.

В MS Excel можно вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы. Текст может использоваться для заголовков таблиц, различных комментариев и объяснений или пометок на рабочем листе. Числа используются в расчетах (вычислительных операциях) и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т.д. Дата и время могут также рассматриваться как числа и обрабатываться математически. Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.

Любая формула начинается со знака равно (=). Например, чтобы сложить значения ячеек A1 и B1 и результат представить в ячейке C1, необходимо произвести действия в указанной последовательности:

1) активизировать ячейку C1;

2) ввести с помощью клавиатуры знак (=);

3) щелкнуть левой кнопкой мыши по ячейке A1 (или переместить рамку, используя клавиши перемещения курсора);

4) ввести с помощью клавиатуры знак (+);

5) щелкнуть левой кнопкой мыши по ячейке B1 (или переместить рамку, используя клавиши перемещения курсора). Таблица примет вид:

6) завершить ввод формулы нажатием на клавишу Enter.

Если в ячейку введена формула, то по умолчанию ячейка будет показывать результат расчета.

В формулах могут использоваться следующие арифметические операторы: + (плюс); - (минус); * (звездочка) и / (косая черта) для сложения, вычитания, умножения и деления соответственно.

Если MS Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст.

Правила создания формул будут рассмотрены в следующих параграфах.

Изменение ширины столбцов и высоты строк

При наведении курсора мыши на границу между двумя заголовками строк или столбцов, курсор изменяет форму. Если зажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить курсор, будет изменяться ширина столбца или высота строки. При этом появится всплывающая подсказка, в которой будет отображаться числовое значение ширины (высоты).

При изменении ширины столбцов, первое число будет означать, сколько символов шрифта текущего размера поместится в этой ячейке. Число в скобках показывает ширину в пикселях. При изменении высоты строк, первое число показывает, какого максимального размера (шрифта) текст поместится в эту ячейку. Число в скобках показывает ширину в пикселях.

Если выделить несколько столбцов (строк), затем изменить ширину (высоту) одной из них, все выделенные столбцы (строки) станут такой же ширины (высоты).

Если сделать ширину (высоту) равной нулю, выделенные столбцы (строки) скроются. Для обратного отображения скрытых столбов (строк) необходимо выделить столбцы (строки) расположенные до и после скрытых столбцов (строк) и в контекстном меню выделенного участка выбрать команду Показать.

Если выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на правой границе столбца (нижней границе строки), то ширина столбца (высота строки) подгонится под содержимое (под самый «длинный» («высокий») элемент.

Аналогично, если выделены несколько столбцов (строк), то двойной щелчок на правой (нижней) границе любого из них подгонит все выделенные столбцы (строки) под содержимое.

Если щелкнуть правой кнопкой на заголовке столбца (строки), в контекстном меню появятся команды Ширина столбца... (Высота строки…). После выбора одной из них откроется диалоговое окно Ширина столбца (Высота строки), в котором можно ввести числовое значение ширины (высоты) в количестве символов (размер шрифта).

Добавление и удаление ячеек

Дополнительные ячейки могут быть вставлены по мере необходимости в любом месте таблицы MS Excel. Для этого необходимо выделить диапазон ячеек (ячейку) в месте предполагаемой вставки, и в контекстном меню выбрать команду Вставить… В появившемся диалоговом окне Добавление ячеек выбрать способ добавления:

· ячейки, со сдвигом вправо;

· ячейки, со сдвигом вниз;

· строку;

· столбец.

Диалоговое окно Добавление ячеек также можно вызвать командой Вставить ячейки… из группы Ячейки во вкладке менюГлавная.

Для удаления диапазона ячеек необходимо выделить ячейки и в контекстном меню выбрать команду Удалить… В появившемся диалоговом окне Удаление ячеек выбрать способ удаления.

Если диапазон ячеек представляет целую строку (строки) или столбец (столбцы), то можно выделить удаляемые строки (столбцы) или предполагаемое место добавления строк (столбцов) и выбрать из контекстного меню команду Удалить (для удаления) илиВставить (для добавления). Также можно воспользоваться меню.

При выполнении операции добавления или удаления ячеек общее количество ячеек в таблице рабочего листа не изменяется. Выравнивание количества ячеек осуществляется за счет удаления крайних справа (снизу) ячеек таблицы – при операции добавление, или за счет создания новых ячеек с правого (нижнего) края таблицы при – операции удалении.

Необходимо иметь в виду, что при нажатии клавиши Delete происходит очистка выделенного диапазона от содержимого, при этом удаление ячеек не происходит.