Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

· Ввода и просмотра информации базы данных;

· Изменения данных;

· Печати;

· Создания сообщений;

Формы могут содержать графики и диаграммы и иметь специальные поля с функциями. В Access существует несколько режимов создания формы: Автоформа, Мастер форм, Конструктор форм.

Самый простой способ создания формы - форма.

Формы являются основным диалоговым средством работы пользователя. Форма на основе одной таблицы может быть построена как самостоятельная для загрузки, просмотра и корректировки таблицы, так и в качестве вспомогательной для включения в составную форму.

Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

ТЕХНИКО-РАБОЧИЙ ПРОЕКТ

2.1 Создание базы данных для учебного плана

Первым действием создавалась новая база данных в Microsoft Access называется «Курсовая работа». Все таблицы были созданы с помощью конструктора.

Структура таблиц

Таблица 2.1 – Группы

Имя поля	Тип данных	Ключевое поле

Таблица 2.2 – Преподаватель

Имя поля	Тип данных	Ключевое поле

Таблица 2.3 – Нагрузка

Имя поля	Тип данных	Ключевое поле

Таблица 2.4 – Предметы

Имя поля	Тип данных	Ключевое поле

Схема данных

Схема данных представлена в двух видах:

1) Один ко многим таблицы «Покупатели», «Сделки», «Заказы»

2) Много ко многим таблица «Сделки», «Товары», «Покупатели»

Рис.2.1 – Схема данных

Формы

Форма для ввода данных создается при помощи мастера форм.Для этого необходимо выполнить несколько простых шагов на панели инструментов было выбрано «Мастер форм» в диалоговом окне «Создание формы», а так же добавил несколько кнопочек для удобного интерфейса. Название формы в данной работе выбирается согласно названию таблицы. Создана 1 формы по таблицам:. Рис.2.2 Форма «Преподаватели».

Второй способ создание форм, было использовано через «Пустая форма». Через список полей выбрал нужные поля и отредактирован. Создана Форма «Группы подчиненная форма». Рис.2.3 Форма «Группы подчиненная форма»

Рис.2.2 –Форма «Преподователи»

Рис.2.3 – Форма «Группы подчиненная форма»

Запросы

Запрос «запрос группы Пр-5и эм-911» создан при помощи конструктора по таблицам «Предмет» и «номер группы».

Рис. 2.4– Результат запроса «запрос группы Пр-5и эм-911».

Рис. 2.5 – Запрос «Нагрузка преподавателя Тетерина»

Рис. 2.6 – Запрос «Предметы запрос»

Отчеты

Отчет создавался при помощи «Отчет». Использовалась одна таблица. Для нормально отображения данных необходимо перейти в конструктор и отредактировать поля.

Рис. 2.7– «Отчет»

Так же был создан отчет с группировкой из двух таблиц через «мастер отчетов». Для этого мы выбрали таблицу «преподаватели», «группы». Структура ступенчатая вид книжный.

Рис. 2.8 – «Преподаватели»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты, диаграммы и почтовые наклейки.

Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определённым условиям, создаётся запрос. Запросы также позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные и специальные сообщения.

Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

Для анализа данных или распечатки их определённым образом используются отчёты. Является инструментом, который может удовлетворить потребности самых разных категорий пользователей: от новичка, которому нравится дружественный интерфейс системы, позволяющий ему справиться с задачами, до профессионального разработчика, который имеет весь необходимый инструментарий для построения уникального решения.