Упражнение 3. Создание отчета в Конструкторе
Заголовок отчета – печатается только один раз в самом начале отчета. В заголовок отчета включается информация, которая обычно помещается на обложке (эмблема компании, название отчета или дата). Заголовок печатается перед верхним колонтитулом.
Верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы отчета.
Заголовок группы – печатается перед каждой новой группой записей отчета и обычно используется для печати названия группы.
Область данных – этот раздел отчета печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В области данных размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.
Примечание группы – печатается в конце каждой группы записей отчета. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе.
Нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы отчета. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.
Примечание отчета – печатается один раз в самом конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.
1. Откройте в Access 2007 БД Личная картотека.
2. Щелкните вкладку Создание.
3. В группе Отчеты щелкните кнопку Конструктор отчетов. Приложение Access 2007 создаст пустой отчет и отобразит его в режиме Конструктора (рис. 5.1).
Рис. 5.1. Новый отчет в Конструкторе.
4. Добавьте в отчет строку заголовка. Для этого перейдите на контекстную вкладку Конструктор, нажмите кнопку Заголовок в группе Элементы управления и введите текст заголовка (Справочник контактов). Окончив ввод, нажмите клавишу Enter.
5. При необходимости переместите заголовок отчета, если он расположен неудачно. Для этого подведите указатель мыши к рамке заголовка и перетащите его в желаемое место раздела Заголовок отчета.
6. В областиСписок полейщелкните знак плюс(+)рядом с таблицей, содержащей поля, которые нужно включить в отчет. Если в отчете должны использоваться поля из нескольких таблиц, раскройте списки полей всех нужных вам таблиц.
Создаем отчет на основе таблиц Мои контакты и Группы контактов, поэтому щелкните знаки (+) перед названиями этих таблиц. В результате в области Список полейотобразится перечень полей таблиц Группы контактов и Мои контакты.
7. 
Добавьте в раздел Область данных макета нового отчета все нужные вам поля таблиц. Для вставки поля дважды щелкните название этого поля в Список полей. В отчете появится группа из двух связанных элементов – собственно поля и подписи к нему (по умолчанию подпись совпадает с именем этого поля в исходной таблице):
1) дважды щелкните строку Описание в списке полей таблице Группы контактов и перетащите добавленное поле к верхнему краю раздела Область данных; после добавления поля область Список полей будет разбита на три раздела (рис. 5.2);
| Рис. 5.2. |
2) в разделеДоступные поля в связанной таблице области Список полей раскройте список полей таблицы Мои контакты;
3) в списке полей таблицы Мои контакты дважды щелкните строку Фамилия и перетащите добавленное поле к верхнему краю раздела Область данных, расположив его под предыдущим полем;
4) в списке полей таблицы Мои контакты дважды щелкните строку Имя и перетащите добавленное поле к верхнему краю раздела Область данных, расположив его под предыдущим полем;
5) в списке полей таблицы Мои контакты дважды щелкните строку Отчество и перетащите добавленное поле к верхнему краю раздела Область данных, расположив его под предыдущим полем;
6) в списке полей таблицы Мои контакты дважды щелкните строку Мобильный телефон и перетащите добавленное поле к верхнему краю раздела Область данных, расположив его под предыдущим полем;
7) в списке полей таблицы Мои контакты дважды щелкните строку Электронная почта и перетащите добавленное поле к верхнему краю раздела Область данных, расположив его под предыдущим полем (рис. 5.3).
Рис. 5.3.Добавление полей в отчет.
8. Удалим ненужные подписи полей. Щелкните подпись поля Описание и нажмите клавишу Delete. На отчете останется только поле Описание, содержащее данные. Затем точно также удалите подписи полей Фамилия, Имя, Отчество, Мобильный телефон иЭлектронная почта.Внешний вид отчета показан на рис. 5.4.
9. Выполним группировку по полю Описание, чтобы контакты выводились по категориям:
1) перейдите на контекстную вкладку Конструктор;
2) нажмите кнопку Группировка, расположенную в группе Группировка и итоги, в результате под отчетом отобразится область Группировка, сортировка и итоги;
3) в области Группировка, сортировка и итоги щелкните кнопку Добавить группировку;
4) щелкните название поля Описание в появившемся списке доступных полей отчета;
Рис. 5.4. Удаление подписей полей.
5) установите сортировку по полю Фамилия, для этого щелкните кнопку Добавить сортировку и выберите поле Фамилия.
6) Закройте область Группировка, сортировка и итоги, щелкнув по крестику в правом верхнем углу области.
10. Разместите добавленные поля в соответствующих разделах отчета:
1) перетащите поле Описание в раздел Заголовок группы «Описание» и расположите в левом верхнем углу раздела;
2) увеличьте длину поля Описаниеперетаскиванием его правой границы вправо;
3) уменьшите размер области Список полей, перетащив ее границу вправо, чтобы освободить на экране место для работы с отчетом;
4) переместите ползунок горизонтальной полосы прокрутки отчета в крайнюю правую позицию и увеличьте размер отчета, перетащив его правую границу вправо;
5) расположите поля Фамилия, Имя, Отчество, Мобильный телефониЭлектронная почта в одну строку около верхней границы раздела Область данных с небольшим отступом по горизонтали;
6) переместите правую границу отчета таким образом, чтобы размер отчета соответствовал ширине строки полей (рис. 5.5).
Рис. 5.5.Размещение полей отчета.
11. Добавьте в отчет дополнительные элементы управления (например, подписи данных):
1)
|
2)
|
3) перейдите на контекстную вкладку Конструктор, в группе Элементы управления нажмите кнопку Надпись, щелкните раздел Заголовок группы «Описание» над полем Электронная почта и введите текст e-mail;
4) расположите добавленные подписи в одной строке на уровне соответствующих им полей.
12. Отформатируйте данные отчета. Установите полужирный шрифт для подписей данных и полужирный курсив для поля Описание:
1) нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, последовательно щелкните надписи Фамилия, имя, отчество, Телефониe-mail;
2)
|
3) Щелкните поле Описание;
4)
|
|
13. Перетащите границы разделов отчета таким образом, чтобы по вертикали в разделах осталось как можно меньше неиспользуемого пространства (рис.5.6).
Рис. 5.6.Выбор размера разделов.
| Рис. 5.7.Меню кнопки «Режим». |
14. 
Переключитесь в режим представления отчета, чтобы посмотреть внешний вид созданного отчета. Для этого перейдите на контекстную вкладку Конструктор, в группе Режимы нажмите кнопку Режим и щелкните команду Представление отчета в раскрывшемся меню (рис.5.7).
15. Проверьте правильность отображения и размещения данных на страницах отчета.
16. Если в отчете есть ошибки, вернитесь в режим Конструктора и исправьте их.
17. Нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа, чтобы сохранить новый отчет в БД. На экране появится окно запроса имени нового отчета.
18. Введите желаемое название отчета в поле Имя отчета (Констуктор-отчет Справочник контактов) и нажмите кнопку ОК. Название нового отчета появится в области переходов.
19. Чтобы отчет выглядел более привлекательным, можно изменить цвет и форматирование каждого элемента отчета, но проще всего использовать стандартные стили оформления отчетов, имеющиеся в составе Access 2007.
20. Переключитесь в режим макета, чтобы получить доступ к средствам автоформатирования отчета. Для этого перейдите на вкладку Главная, в группе Режимы нажмите кнопку Режим и щелкните команду Режим макета в раскрывшемся меню (рис. 5.7).
21. Примените один из стандартных стилей оформления отчета. Для этого перейдите на контекстную вкладку Формат, в группе Автоформатнажмите кнопку Автоформат и в раскрывшемся списке щелкните стиль Аспект. Отчет будет оформлен в соответствии с выбранной схемой.
22. Переключитесь в режим Представления отчета, чтобы посмотреть внешний вид оформленного отчета. Для этого перейдите на контекстную вкладку Формат, в группе Режимы нажмите кнопку Режим и щелкните команду Представление отчета в раскрывшемся меню (рис.5.7). На экране будет показано новое оформление страницы отчета.
23. Нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа.
Контрольное задание
1. Создайте с помощью Мастера отчетов отчет на основе данных таблиц Профиль и Поставщик.
2. В отчет включите следующие поля таблицы Поставщик: Фирма, Представитель, Телефон, e-mail.
3. Перечень фирм выведите по категориям (добавьте в отчет поле Наименование группы таблицы Профильи установите группировку по этому полю).
4. Просмотрите образец представления данных.
5. Макет отчета выберите Ступенчатый.
6. Стиль оформления отчета выберите Официальный.
7. Введите название нового отчета – Мастер-отчет Справочник поставщиков.
8. Сохраните новый отчет.
Контрольные вопросы
1. Что такое отчет в БД?
2. Какие способы создания нового отчета в Microsoft Access 2007 вы знаете?
3. Что такое макет отчета?
4. Что является источником записей отчета?
5. Какие виды макета отчета существуют в Microsoft Access 2007?
6. Что такое Заголовок отчета?
7. Что такое Колонтитулыотчета?
8. Где печатается Область данных в БД?
9. Что такое Заголовок группы?
10. Что такое Примечание группы и Примечание отчета?
Задание № 6
Выполнить настройку свойств отчета, изменение параметров страницы отчета, выбрать стиль автоматического форматирования отчета, осуществить добавление, изменение свойств и удаление элемента управления отчета, а также просмотр и печать отчета по приведенной ниже технологии.
Технология работы