Система допуска сотрудников, командированных и частных лиц к конфиденциальной информации

Допуск сотрудников к сведениям, составляющим банковскую' тайну, осуществляется директором, его заместителями по 'направлениям и руководителями структурных подразделений.

Руководители подразделений и службы безопасности ответственны за подбор лиц, допускаемых к сведениям с грифом "БТ", обязаны обеспечить систематический контроль за тем, чтобы к этим сведениям получали доступ только те лица, которым такие сведения необходимы для выполнения своих служебных обязанностей.

К сведениям, составляющим банковскую тайну, допускаются лица, обладающие необходимыми нравственными и деловыми качествами, способные хранить тайну и только после оформления в службе безопасности индивидуального письменного обязательства по их сохранению.

Допуск к работе с делами "БТ" сотрудников, имеющих к ним непосредственное отношение, производится в соответствии с оформленным на внутренней стороне обложки списком за подписью руководителя структурного подразделения, а к документам - согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей подразделений.

Командированные и частные лица допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями с грифом "БТ" с письменного разрешения руководителей офиса и подразделений, в ведении которых находятся эти документы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы и объема выполняемого задания, а также предписания на выполнение задания.

Выписки из документов и изданий, содержащих сведения с триером "БТ", производятся в тетрадях, имеющих такой же гриф, и после окончания работы представителя высылаются в адрес организации.

Дела и издания с грифом "БТ" выдаются исполнителями и принимаются от них под расписку в Карточке учета выдаваемых дел и изданий.

Порядок работы с документами с грифом "БТ"

Документы, содержащие сведения, составляющие банковскую тайну, подлежат обязательной регистрации в канцелярии службы безопасности или в общем делопроизводстве подразделения уполномоченным службы безопасности. Они должны иметь реквизиты, предусмотренные положением, к гриф «БТ» (или - "Банковская тайна"). На документах, передаваемых иностранцам, гриф БТ.не проставляется. Полученные от иностранцев документы маркируются грифом «БТ» графитным карандашом.

В тексте документа и его реквизитах дополнительно могут оговариваться права на информацию, порядок пользования ею, сроки ограничения на публикацию и другие.

Отсутствие грифа «БТ» и предупредительных оговорок в тексте и реквизитах означает свободную рассылку и предполагает, что автор информации и должностное лицо, санкционирующее (подпиравшее, утверждавшее документ) ее распространение, предусмотрели все возможные последствия свободной рассылки и несут за это всю полноту ответственности.

Вся поступающая корреспонденция с грифом «БТ» или другими грифами принимается и вскрывается сотрудниками канцелярии, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

Регистрации подлежат все входящие/ исходящие и внутренние документы, а также издания с грифом «БТ». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) - поэкземплярно.

Учет документов и изданий с грифом «БТ» ведется в журналах или на карточках отдельно от учета другой несекретной документации.

Листы журнала нумеруются, прошиваются и опечатываются. Издания, которые не подшиваются в дела, учитываются в журнале инвентарного учета.

На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном листе к изданиям с грифом БТ проставляется штамп, в котором указываются наименование, регистрационный номер документа и дата его поступления.

Тираж издания с грифом "БТ", полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в журнале учета и распространения изданий.

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных_: экземпляров.

Печатание материалов с грифом "БТ" производится в бюро оформления технической документации или в структурных подразделениях под ответственность их руководителей.

Отпечатанные и подписанные документы с грифом "БТ" вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику канцелярии, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа.

Размножение документов и изданий с грифом "БТ" в типографиях и на множительных аппаратах производится с разрешения службы безопасности и под контролем канцелярии по заказам, подписанным руководителем подразделения и утвержденным заместителем директора по направлению. Учет размноженных документов и изданий осуществляется поэкземплярно в специальном журнале.

Рассылка документов и изданий с грифом "БТ" осуществляется на основании подписанных руководителем структурного подразделения списков с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

Документы с грифом "БТ" после исполнения группируются в отдельные дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом "БТ".

При пользовании открытой радиосвязью запрещается передавать сведения, имеющие гриф "БТ".

При пользовании проводной связью запрещается указывать должности адресатов и отправителей, разрешается указывать только телеграфные адреса и фамилии отправителей и получателей.

Снятие копий (рукописных, машинописных, микро- и фотокопий, электрографических и др.), а также производство выписок из документов и изданий с грифом «БТ» сотрудниками осуществляется по разрешению руководителей подразделений.

Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий с грифом «БТ» производится на основании письменных запросов по разрешению руководителей подразделений, подготовивших эти документы и издания.

Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.

Порядок работы на ЭВМ при обработке информации с грифом «БТ» устанавливается в соответствии с требованиями инструкции о порядке работы на ПЭВМ при обработке конфиденциальной информации.

Обеспечение сохранности документов, дел и изданий

Документы, дела и издания с грифом «БТ» должны храниться в служебных помещениях и библиотеках в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.

Выданные для работы дела с грифом «БТ» подлежат возврату в канцелярию или уполномоченному службы безопасности в тот же день.

Отдельные дела с грифом "БТ" с разрешения начальника канцелярии или уполномоченного службы безопасности могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

Передача документов, дел и изданий с грифом "БТ" другим сотрудникам, допущенным к этим документам, производится только через канцелярию или уполномоченного службы безопасности.

Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом "БТ" из одного дела в другое без санкции канцелярий' или уполномоченного службы безопасности, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.

243Запрещается выносить документы, дела и издания с грифом «БТ» из служебных помещений для работы с ними на дому, в гостиницах и т.д.

В необходимых случаях директор, его заместители по направлениям или руководители структурных подразделений могут разрешать исполнителям или сотрудникам канцелярии вынос из здания документов с грифом «БТ» для их согласования, подписи и т.п. в организациях, находящихся в пределах данного города.

Лицам, командированным в другие города, запрещается иметь при себе в пути следования документы, дела или издания с грифом «БТ». Эти материалы должны быть направлены заранее в адрес организации по месту командировки сотрудника, как правило, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьерами.

При смене сотрудников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с грифом «БТ», составляется по произвольной форме акт приема-передачи этих документов, утверждаемый заместителями директора по направлениям или руководителями структурных подразделений.

Контроль за выполнением требований внутриобъектного режима при работе со сведениями, содержащими cл. тайну

Под внутриобъектовым режимом при работе с сл. тайной подразумевается соблюдение условий работы, исключающих возможность утечки информации о сведениях, содержащих сл. тайну.

Контроль за соблюдением указанного режима осуществляется в целях изучения и оценки состояния сохранности служебной тайны, выявления и установления причин недостатков и выработки предложений по их устранению.

Контроль за обеспечением режима при работе со сведениями, содержащими банковскую тайну, осуществляют служба безопасности офиса и руководитель структурного подразделения путем текущих и плановых проверок.

При проведении проверок создается комиссия, которая комплектуется из опытных и квалифицированных работников в составе не менее двух человек, допущенных к работе с материалами "БТ".

Плановые проверки проводятся не реже одного раза в год комиссиями на основании приказа или распоряжения руководителя офиса (подразделения).

Проверяющие имеют право знакомиться со всеми документами и другими материалами, имеющими отношение к проверяемым вопросам, а также проводить беседы, консультироваться со специалистами и исполнителями, требовать представления письменных объяснений, справок и отчетов по всем вопросам, входящим в компетенцию комиссии.

При проверках присутствует руководитель структурного подразделения или его заместитель.

По результатам проверок составляется акт или справка о состоянии работы с материалами «БТ», выявленных недостатках и предложениях по их устранению. Акт утверждается руководителем офиса (подразделения).

При выявлении случаев утраты документов или разглашения сведений, составляющих банковскую тайну, ставятся в известность руководитель офиса и его заместитель {помощник) по безопасности. Для расследования указанных случаев приказом руководителя офиса создается комиссия, которая определяет соответствие содержания утраченного документа поставленному грифу «БТ» и выявляет обстоятельства утраты (разглашения). По результатам работы комиссии составляется акт.

Обязанности сотрудников офиса,

работающих со сведениями, представляющими сл. тайну, и их ответственность за ее разглашение

Сотрудники офиса, допущенные к сведениям, составляющим банковскую тайну, несут ответственность за точное выполнение требований, предъявляемых к ним в целях обеспечения сохранности указанных сведений.

До получения доступа к работе, связанной с служебной тайной, им необходимо изучить инструкцию и дать в службе безопасности письменное обязательство о сохранении служебной тайны.

Сотрудники офиса, допущенные к служебной тайне, должны:

- строго хранить банковскую тайну. О ставшей им известной утечке сведений, составляющих банковскую тайну, а также об утрате документов с грифом «БТ» сообщать непосредственно руководителю и в службу безопасности.

- предъявлять для проверки по требованию представителей службы безопасности все числящиеся документы с грифом «БТ», а в случае нарушения установленных правил работы с ними представлять соответствующие объяснения;

- знакомиться только с теми документами и выполнять только те работы, к которым они допущены;

- строго соблюдать правила пользования документами, имеющими гриф «БТ», не допускать их необоснованной рассылки;

- все полученные в делопроизводстве службы безопасности или у ее уполномоченного документы с указанным грифом немедленно вносить во внутреннюю опись документов (форма 55), в которой отводится специальный раздел по учету «БТ»;

- исполненные входящие документы, а также документы, предназначенные для рассылки, подшивки в дело или уничтожения, сдавать в делопроизводство службы безопасности или уполномоченному службы безопасности;

- выполнять требования внутриобъектного режима, исключающие возможность ознакомления с документами «БТ» посторонних лиц, а также своих сотрудников, не имеющих к указанным документам прямого отношения;

- при ведении деловых переговоров с представителями сторонних организации или частными лицами ограничиваться выдачей минимальной информации, действительно необходимой для их успешного завершения;

- исключить использование ставшей известной коммерческой тайны-предприятия в свою личную пользу, а также деятельность, которая может быть использована конкурентами в ущерб предприятию - владельцу данной коммерческой тайны.

Ответственность за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, и утрату документов или изделий, содержащих такие сведения, устанавливается в соответствии с действующим законодательством.

При этом подразумевается:

а) под разглашением сведений, составляющих коммерческую тайну, - предание огласке сведений лицом, которому эти сведения были доверены по службе, работе или стали известны иным путем, в результате чего они стали достоянием посторонних лиц;

б) под утратой документов или изделий (предметов), содержащих сведения, относящиеся к коммерческой тайне, - выход (в том числе и временный) документов или изделий из владения ответственного за их сохранность лица, которому они были доверены по службе или работе, являющийся результатом нарушения установленных правил обращения с ними, вследствие чего эти документы или изделия стали либо могли стать достоянием посторонних лиц.