Информационное обеспечение процесса разработки УР.

Информационное обеспечение — одно из важнейших обеспечи­вающих функций, качество которой является определяющим факто­ром обоснованности принимаемого решения и эффективности функ­ционирования системы менеджмента. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие коммуникация. Поэтому сначала рассмотрим это понятие по источнику /9/.

Коммуникация — это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эф­фективных решений и доводит принятые решения до работников фирмы. В процессе обмена информацией можно выделить четыре базо­вых элемента:

1. Отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее. 2. Сообщение — собственно информация, закодированная с по­мощью символов. 3. Канал — средство передачи информации. 4. Получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Основные требования к качеству информации:

• своевременность; • достоверность (с определенной вероятностью); • достаточность; • надежность (с определенной степенью риска); • комплексность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.); • адресность; • правовая корректность информации; • многократность использования; • высокая скорость сбора, обработки и передачи; • возможность кодирования; • актуальность информации.

Организация массива информации. Информационный мас­сив — это упорядоченная по определенным признакам совокуп­ность всех видов информации, используемой органами для выра­ботки управляющих воздействий.

Цель создания массива информации — повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения по уровням управления в соответ­ствии с характером решаемых задач.

Организация потоков информации. Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источни­ков до потребителей.

Рационализация потоков информации имеет цель исключить дуб­лирование информации, минимизировать маршруты ее прохожде­ния и обеспечить рациональный обмен информацией между орга­нами управления. Информационный поток характеризуется адресностью (наличи­ем источника и потребителя информации), режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации. По режиму передачи информация может подразделяться на по­ступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.

Важнейшим этапом формирования информационного обеспече­ния являетсяорганизация технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий (НИТ). Новые информационные технологии включают: новые технологии коммуникаций на основе локальных и рас­пределительных сетей ЭВМ; новые технологии обработки информации на основе персо­нальных компьютеров (ПЭВМ) и специализированных рабочих мест; технологии, исключающие бумагу как основной носитель ин­формации; новые технологии принятия решений на основе средств ис­кусственного интеллекта - баз знаний, экспертных систем, сис­тем моделирования с различными формами представления модели­руемых ситуаций и т.п.

Функции новых информационных технологий

Общая обработка документов, их верификация и оформление, Локальное хранение документов, Обеспечение сквозной доступности документов без их дублирования на бумаге, дистанционная и совместная работа служащих над документом, Поддержка способов общения, не покидая привычной обстановки рабочего места, Электронная почта, Персональная обработка данных, Составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов, Объединение электронной и вербальной коммуникации, Обмен информацией между базами данных, Управление ресурсами, Контроль исполнения, Контроль автоматической корреспонденции, Поддержка технического и профессионального инструктажа служащих, Моделирование решений и имитация их принятия, информационная поддержка принятия решений и т.д.

Влияние внутренних факторов на разработку и реализацию УР.