Глава 4. Организация совещаний
Для успешного проведения, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеют своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов. Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены(разосланы) за 24 часа до совещания.
В случае участия в совещании иногородних лиц не менее важным является процедура размещения участников. Обычно этим занимаются административно-хозяйственные службы.
В подготовительный этап также входит и забота о транспортном обеспечении участников. Заканчивается этот этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстративных средств выясняется заранее.
При проведении совещания с ограниченным числом участников секретарь встречает их перед входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствует каждого и приглашает пройти на совещание.
Участники совещания регистрируются.
Одновременно с регистрацией желательно проводить и проставление отметок на командировочных удостоверениях.
При регистрации участникам выдаются, если не были ранее разосланы, размноженные для них документы.
Также могут выдаваться канцелярские принадлежности, что предусматривается заранее и закладывается в смету совещания.
В перерыве могут быть организованы кофе-паузы, когда участникам предлагаются чай, кофе и т.д., а также выставка-продажа литературы.
Глава 5. Прием посетителей
Прием сотрудников
Организуя прием сотрудников своего предприятия по текущим вопросам, секретарь должен очень хорошо знать структуру предприятия, иметь представление о его деятельности, знать распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками.
Секретарь должен довести до сведения всех сотрудников предприятия часы приема по текущим вопросам. Он должен хорошо знать сотрудников, которые имеют доступ к руководителю в любое время.
Очень часто посетители идут на прием к руководителю по вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками.
Секретарь должен направить посетителя к лицу, наиболее компетентному в решении того или иного вопроса.
Во время проведения приемов всех видов секретарь сам отвечает на все телефонные звонки и переадресует их заместителям руководителя. Телефон руководителя во время приема должен быть подключен только в чрезвычайных обстоятельствах.
В противном случае беседа может затянуться, так как изложение посетителем вопроса будет неоднократно прерываться разговором руководителя по телефону.
Не следует также во время приема пропускать в кабинет руководителя других сотрудников, не имеющих отношение к приему.
В таких ситуациях их следует направлять к заместителям руководителя или называть время, когда руководитель освободится и сможет их принять.
По окончании беседы и принятия решения руководитель записывает сам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующем журнале.
Прием посетителей из других организаций
Прием посетителей из других организаций должен быть заранее подготовлен секретарем.
Время приема должно быть согласовано и удобно как для посетителя, так и для руководителя.
Секретарь должен заранее поставить в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время встречи.
В ряде организаций, особенно государственных, принята практика предварительной записи посетителей в специальный журнал, в котором указывают: Ф.И.О., должность посетителя, организацию, телефон, вопрос, который подлежит обсуждению, дату и время приема.
Если посетитель пришел без предварительной договоренности, секретарь вправе сам решить: доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием.
Если после доклада руководителю о посетителе получен отказ в его приеме, секретарь должен предложить посетителю переговорить с заместителями руководителя или другим компетентным работником предприятия, обращаясь к нему следующим образом: «Вы не пробовали решить этот вопрос с…».
Если посетителя такое предложение не устраивает, секретарь сообщает ему дату и время, когда его примет руководитель.
Если руководитель, к которому приглашался посетитель, отсутствует, необходимо, чтобы посетителя принял другой компетентный сотрудник.
Секретарь должен в такой ситуации извиниться за отсутствие руководителя и объяснить причину его отсутствия.
Следует помнить, что вторичный вызов посетителя является фактически проявлением невнимательности и неуважения к нему.
Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам.
Если все же прием отменяется по неожиданным обстоятельствам, таким, как болезнь руководителя, срочная его командировка и т.п., то секретарь обязан заранее известить посетителя об этом и договориться о времени, на которое прием переносится.
Секретарь обязан также назвать посетителю свою фамилию, имя, отчество и номер телефона для срочных справок и сообщений.
Работая в приемной, секретарь кому-то может облегчить доступ к руководителю, а кому-то, наоборот, затруднить.
Если секретарь сочтет, что ситуацией можно манипулировать с выгодой для себя, это может окончиться крахом.
Секретарь не имеет права переносить на людей отношение к ним руководителя – со всеми посетителями нужно быть одинаково радушной.
Прием командированных
Организуя прием командированных работников, секретарь должен узнать, согласовано ли это посещение заранее; выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель; отметить командировочное удостоверение; поинтересоваться, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, и если нет, то помочь ему в решении этого вопроса.
Если на прием прибывает делегация, то секретарю следует заранее позаботиться о выделении сотрудника, который будет сопровождать ее.
При прибытии иностранной делегации секретарь должен позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов делегации.
Деловое общение секретаря
Глава 6. Организация труда
Продуктивность любого труда во многом зависит от правильной его организации, которая включает в себя оснащение рабочего места мебелью, специальным оборудованием и необходимыми средствами организационной техники, а также технологическую планировку и совершенствование условий труда.
Организация рабочего места – это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.
Правильная организация рабочего места экономит физическую нагрузку и умственную энергию, способствует повышению эффективности труда.
Правильная организация рабочего места предполагает:
ü Соблюдение санитарно-гигиенических норм, включая поддержание постоянной оптимальной температуры в служебном помещении, отсутствие шума и правильную освещенность рабочего места;
ü Цветовую композицию рабочего помещения;
ü Правильную планировку, укомплектование мебелью, различными вспомогательными устройствами и канцелярскими принадлежностями;
ü Оснащение техническими средствами.
Соблюдение санитарно-гигиенических норм способствует росту производительности труда. Поддержание чистоты рабочего места делает его привлекательным, повышает работоспособность, улучшает настроение, снижает утомляемость.
Медики подсчитали, что при сидячей работе необходим приток свежего воздуха около 30 м3/ч.
Отсутствие свежего воздуха приводит к преждевременному утомлению.
Благоприятные климатические условия на рабочем месте могут быть обеспечены путем применения вентиляционной установки, кондиционеров.
Благоприятно влияет на состав воздуха озеленение служебного помещения.
Растения не только улучшают воздух, обогащая его кислородом, но и снижает нервное и зрительное переутомление, выполняют декоративную функцию.
При выборе растений нужно учитывать размеры помещения, освещенность, температурный режим и влажность воздуха. Не рекомендуется размещать цветы на подоконниках, так как это уменьшает естественную освещенность.
В целях сохранения здоровья не следует курить в рабочих кабинетах.
В соответствии с действующими нормами температура в служебном помещении должна находиться в пределах 18-20 С, относительная влажность воздуха в зимний период – от 45 до 50%, а в летний – от 50 до 55%.
Оптимальные климатические условия в рабочем помещении являются предпосылкой для эффективной работы.
Важнейшим фактором, влияющим на производительность труда, является освещенность рабочего места.
Помещение, по возможности, должно иметь естественное освещение. При ярком дневном свете следует применять жалюзи.
Свет должен падать на рабочую поверхность стола с левой стороны или спереди.
При искусственном освещении требуемая сила света зависит от правильной подачи его на рабочее место, при которой исключается прямое попадание световых лучей в глаза и не возникает резких переходов от света к тени.
Освещение рабочего места может быть общим (светильники, установленные на потолке) или местным (настольная лампа).
Правильная освещенность снижает утомляемость и повышает производительность труда.
Рабочее место
Рабочее место пользователя компьютера должно быть организованно в соответствии с санитарными правилами и нормами /СанПиН 2.2.2. 542-96 «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы»/.
Использование мониторов без информации об оптимальных и допустимых визуальных эргономических параметрах не допускается.
Средства организационной техники и специальное оборудование должны быть сертифицированы.
Безопасность труда
Работая на компьютере, соблюдайте следующие правила:
ü Расстояние от глаз до экрана монитора должно быть не менее 50 см (оптимально 60-70 см);
ü Уровень глаз при вертикальном расположении экрана должен приходиться на центр или 2/3 высоты экрана;
ü В помещении с электронной техникой должна ежедневно проводиться влажная уборка;
При работе на компьютере следует:
ü Не работать на клавиатуре непрерывно более 30 минут;
ü Периодически менять характер своей работы;
ü Устраивать разминку перед продолжительной работой на клавиатуре и выполнять специальные упражнения для пальцев и глаз.
Организация рабочего места включает выбор его правильной планировки, применение таких систем обслуживания, средств связи и условий труда, которые обеспечивают: удобство, быстроту и высокое качество выполнения функций управления; непрерывность связи и регулярность поступления необходимой и достоверной информации; рациональное использование рабочего времени; комфортность условий труда и, как следствие, - высокую работоспособность и производительность труда.