Стаття 14. Нотаріальне діловодство і звітність

Правила ведення нотаріального діловодства затверджуються Міністерством юстиції України за погодженням із спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Державні нотаріальні контори і приватні нотаріуси ведуть встановлену статистичну та бухгалтерську звітність і подають

Головному управлінню юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головним управлінням юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

Державні нотаріальні контори подають встановлену статистичну і бухгалтерську звітність, приватні нотаріуси - статистичну звітність.

Статистичний звіт про роботу державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів подається Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі до Міністерства юстиції України.

Документи нотаріального діловодства та архів приватного нотаріуса є власністю держави і перебувають у володінні та користуванні приватного нотаріуса у зв'язку із здійсненням ним нотаріальної діяльності.

Приватний нотаріус зобов'язаний забезпечити зберігання документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса протягом усього строку здійснення ним нотаріальної діяльності.

Уразі припинення приватної нотаріальної діяльності документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса передаються ним до відповідного державного нотаріального архіву в порядку, встановленому законодавством.

Наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 року № 3253/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 23.12.2010року за № 1318/18613, затверджено Правила ведення нотаріального діловодства, які встановлюють порядок документування нотаріальної діяльності та зберігання архіву і визначають порядок організації роботи з документами в державних нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах, приватними нотаріусами (п. 1.1 Правил). Таким чином, Правила нотаріального діловодства охоплюють такі питання:

- документування нотаріальної діяльності;

- зберігання архіву;

- організація роботи з документами.

Зокрема, Правилами визначається порядок складання організаційно-розпорядчих, службових та інших документів, що використовуються у діяльності нотаріуса, вимоги до оформлення листів, формування архіву, здійснення передачі нотаріусом документів на зберігання до архівної установи, встановлюються форми посвідчувальних написів і свідоцтв, книг, журналів та реєстрів тощо.

Відповідно до п. 2.4 Правил ведення нотаріального діловодства нотаріальне діловодство включає:

- ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій відповідно до вимог порядку, установленого Мін'юстом, книг, журналів реєстрації (обліку), передбачених номенклатурою, у яких реєструються нотаріальні документи і документи, на підставі яких вчиняються нотаріальні дії;

- зберігання, облік, видачу і використання нотаріальних документів і документів, на підставі яких вчинені нотаріальні дії;

- складання, оформлення, реєстрацію, облік і виконання конторою, архівом, приватним нотаріусом документів по витребовуванню і наданню відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії, у тому числі передбачених міжнародними договорами, у зв'язку з наданням правової допомоги;

- реєстрацію, облік, зберігання та передачу конторою, архівом, приватним нотаріусом довідок, документів і відомостей про вчинені нотаріальні дії, у тому числі відомостей, переданих до органів державної податкової служби про посвідчені договори, видані свідоцтва про право на спадщину тощо;

- розгляд звернень фізичних та юридичних осіб з питань вчинення нотаріальних дій у строки, визначені законодавством;

- тимчасове зберігання документів у конторі, у приватного нотаріуса та їх підготовку для передавання до державного нотаріального архіву.

Відповідальними за організацію діловодства та архіву у державних нотаріальних конторах та архівах визнано їх завідувачів, а при здійсненні приватним нотаріусом нотаріальної діяльності відповідальність покладається на самого приватного нотаріуса. Разом з тим передбачається можливість приватного нотаріуса покласти організацію діловодства та архіву на особу, яка перебуває з ним у трудових відносинах (розділ III вказаних Правил).

Важливою нормою, передбаченою Правилами, є положення п. 6.8, де вказується випадки проставлення нотаріусом печатки. Печатка проставляється на документі, оформленому у зв'язку з вчиненням нотаріальної дії, передбаченої чинним законодавством, а також на запитах про витребовування документів про надання відомостей, необхідних для вчинення нотаріальних дій, довідках про повернення платежів (державного мита, платежів до Пенсійного фонду тощо) та інших документах, на яких проставлення відбитка печатки є обов'язковим.

Пункт 6.7 Правил оформлення документа включає його підписання. Свій підпис на документі нотаріус скріплює печаткою.

Слід зазначити, що нотаріус не має права використовувати печатку на документах, які передбачають тільки проставлення підпису нотаріуса (наприклад, при зазначенні службових відміток на договорі, виправленні запису у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій тощо).

У пункті 6.13 Правил передбачається порядок виправлення нотаріусом допущеної помилки. Так, у разі допущення помилки у тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії (свідоцтва, виданого нотаріусом, копії документа, дубліката документа тощо), внесення дописок чи виправлень до тексту документа здійснюється за заявою такої особи, зареєстрованою у Журналі реєстрації вхідних документів. Виправлення помилки застерігається нотаріусом, який вчиняв нотаріальну дію, після посвідчувального напису, із зазначенням дати та проставленням свого підпису і печатки на такому застереженні. При цьому всі виправлення мають бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім закреслене.

У додатку 32 до Правил ведення нотаріального діловодства затверджено форму типової номенклатури справ приватного нотаріуса або державної нотаріальної контори, що включає в себе перелік всіх справ, які можуть заводитися нотаріусом при здійсненні нотаріальної діяльності, строки їх зберігання тощо. Нотаріус не має права заводити справи, що не передбачені номенклатурою.

У Правилах ведення нотаріального діловодства розкриваються також інші важливі питання, які виникають під час здійснення нотаріусом нотаріальної діяльності і є невід'ємною частиною нотаріального процесу. Нотаріус зобов'язаний враховувати положення вказаних Правил, неухильно дотримуватися їх вимог.

Чітка регламентація порядку оформлення і складання нотаріальних документів пов'язується не тільки з їх важливим змістовним наповненням у контексті закріплення волевиявлення сторін, зберігання відомостей, що становлять предмет нотаріальної таємниці, але також з їхньою значимістю в розумінні того, що вони є офіційними документами. Передусім це обумовлено наявністю елементу публічності у правовому статусі нотаріуса, про що говорилося в коментарі до ст. З Закону України "Про нотаріат".

У примітці до ст. 358 Кримінального кодексу України вказується, що під офіційним документом слід розуміти документи, що містять зафіксовану на будь-яких матеріальних носіях інформацію, яка підтверджує чи посвідчує певні події, явища або факти, які спричинили чи здатні спричинити наслідки правового характеру, чи може бути використана як документи - докази у правозастосовчій діяльності, що складаються, видаються чи посвідчуються повноважними (компетентними) особами органів державної влади, місцевого самоврядування, об'єднань громадян, юридичних осіб незалежно від форми власності та організаційно-правової форми, а також окремими громадянами, у тому числі самозайнятими особами, яким законом надано право у зв'язку з їх професійною чи службовою діяльністю складати, видавати чи посвідчувати певні види документів, що складені з дотриманням визначених законом форм та містять передбачені законом реквізити. П. П. Андрушко визначає офіційний документ як документи (матеріальні носії інформації), які складаються (створюються) повноважними (компетентними) особами і які походять від: органів державної влади, органів місцевого самоврядування та органів об'єднань громадян, окремих громадян, яким за законом надано право у зв'язку з їх професійною діяльністю складати і видавати чи посвідчувати певні види документів, а також від окремих громадян, у яких міститься інформація, зафіксована на певних її матеріальних носіях, яка підтверджує (посвідчує) певні події, явища, факти в житті людини чи в суспільстві, які породили чи здатні породити наслідки правового характеру, чи можуть бути використані як документи - докази таких подій чи діянь, явищ, фактів, викладені з дотриманням визначених законом їх форми та реквізитів.

Таким чином, виділяються певні ознаки офіційного документа:

- він є матеріальним носієм інформації;

- складається, видається чи посвідчується компетентною особою або органом;

- підтверджує певні події, явища або факти;

- складається відповідно до встановленої законом форми, включає обов'язкові реквізити.

З огляду на це безперечним здається висновок щодо можливості нотаріуса складати і посвідчувати офіційні документи. Важливо, що окремі документи можуть бути посвідчені тільки нотаріусом (наприклад, іпотечний договір).

У частинах 2 та 3 ст. 14 Закону України "Про нотаріат" зазначено, що державні нотаріальні контори і приватні нотаріуси ведуть встановлену статистичну та бухгалтерську звітність і подають Головному управлінню юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головним управлінням юстиції в областях, містах Києві та Севастополі. Державні нотаріальні контори подають встановлену статистичну і бухгалтерську звітність, приватні нотаріуси - статистичну звітність.

Таким чином, і приватні нотаріуси, і державні нотаріальні контори ведуть бухгалтерську і статистичну звітність, але приватні нотаріуси подають до відповідного управління юстиції тільки статистичну звітність.

Для визначення і нарахування податку з доходів нотаріус зобов'язаний вести книгу обліку доходів і витрат. Згідно з п. 3.3 наказу Державної податкової адміністрації України "Про затвердження форми Книги обліку доходів і витрат для визначення суми загального річного оподатковуваного доходу та Порядку ведення обліку доходів і витрат для визначення суми загального річного оподатковуваного доходу" від 24.12.2010 року № 1022, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 30.12.2010 року за № 1441/18736, підрахунки відображених у вищевказаній книзі даних проводяться для цілей заповнення декларації про доходи. У книгу передбачається вносити інформацію щодо дати отримання доходу і понесених витрат, суми доходів, з яких складається загальний річний оподатковуваний дохід, а також суми понесених витрат, підтверджених документально, суми сплаченого (перерахованого) податку тощо (див. коментар до ст. 32 Закону України "Про нотаріат").

Наказом Міністерства юстиції України від 21.10.2009 року № 1915/5 затверджено форму звітності № 1-нотаріат (річна) "Звіт про роботу державних та приватних нотаріусів". Такий звіт подається нотаріусами один раз на рік і включає подання інформації щодо кількості вчинення окремих видів нотаріальних дій, заведених спадкових справ, кількості осіб, які звернулися за рік до нотаріуса, суми стягнутої плати або державного мита, суми сплачених до бюджету податків, суми коштів, сплачених до Пенсійного фонду України, тощо. Таким чином, вказаний звіт передбачає надання інформації, яка стосується як вчинення нотаріальних дій, так і виконання зобов'язань самого нотаріуса (наприклад, сплата податку зі своїх доходів).

У частині 4 ст. 14 Закону України "Про нотаріат" визначено, що статистичний звіт про роботу державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів подається Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі до Міністерства юстиції України. Це є необхідним для вироблення відповідних статистичних узагальнень відносно динаміки вчинення нотаріальних дій державними і приватними нотаріусами, визначення необхідності і розповсюдженості тих чи інших видів нотаріальних дій серед населення тощо.

Додатково один раз на квартал нотаріус подає управлінню нотаріату інформацію про факт наявності або відсутності заведених відносно нього кримінальних справ.

Згідно з ч. 5 ст. 14 Закону України "Про нотаріат" документи нотаріального діловодства та архів приватного нотаріуса є власністю держави і перебувають у володінні та користуванні приватного нотаріуса у зв'язку зі здійсненням ним нотаріальної діяльності. Зазначена норма відображає ще один елемент правового зв'язку нотаріуса з державою. Документи, оформлювані як державним, так і приватним нотаріусом, стають власністю держави і перебувають у володінні і користуванні нотаріуса тільки на час виконання останнім своїх повноважень. Нотаріус зобов'язаний забезпечити зберігання документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса протягом усього строку здійснення ним нотаріальної діяльності. У статті 5 Закону України "Про нотаріат" як окремий обов'язок нотаріуса зазначено обов'язок дбайливо ставитися до документів нотаріального діловодства та архіву, не допускати їх пошкодження чи знищення. Цей обов'язок передбачає створення умов для належного зберігання документів, що забезпечують їх схоронність, недоступність до них інших осіб, у тому числі неможливість останніх ознайомлення зі змістом документів. Пошкодження чи знищення документа у даному випадку необхідно розглядати в розумінні можливості завдання шкоди правам та інтересам осіб, яких стосується згаданий документ, у тому числі в контексті розголошення нотаріальної таємниці, а також завдання шкоди інтересам держави, яка, наділяючи нотаріуса відповідними повноваженнями, забезпечує гарантії нотаріальної діяльності і, у випадку настання негативних наслідків для осіб, що звернулися до нотаріуса, також зазнає певних негативних втрат. Такі втрати можуть виявлятися у формуванні певної громадської думки, зниженні довіри населення до державних органів тощо.

Згідно з ч. 7 ст. 14 Закону України "Про нотаріат" у разі припинення приватної нотаріальної діяльності документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса передаються ним до відповідного державного нотаріального архіву в порядку, встановленому законодавством.

Згідно з пунктами 4.7,4.10 та 4.11 Правил ведення нотаріального діловодства у випадку ліквідації державної нотаріальної контори всі архівні справи передаються в упорядкованому стані до державного нотаріального архіву на підставі наказу управління юстиції, а в разі припинення приватної нотаріальної діяльності приватний нотаріус, нотаріальна діяльність якого припинена (у тому числі у зв'язку з анулюванням свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю), зобов'язаний протягом одного місяця з дня одержання копії наказу передати до державного нотаріального архіву всі документи діловодства та архіву приватного нотаріуса. Якщо цей строк є недостатнім, він може бути продовжений за рішенням управління юстиції, але не більше ніж на один місяць. У разі неможливості за станом здоров'я або з інших причин, а також у зв'язку зі смертю приватного нотаріуса або відмовою приватного нотаріуса особисто здійснити передачу документів діловодства та архіву приватного нотаріуса у встановлені строки цей обов'язок покладається на управління юстиції, яке у разі потреби залучає до цього представників органів внутрішніх справ. У цьому випадку передачу документів до державного нотаріального архіву проводить експертна комісія (далі - ЕК) відповідного управління юстиції у складі не менше трьох осіб.

Правилами нотаріального діловодства визначено також порядок здійснення передачі справ до архіву (пункти 4.2, 4.4, 4.5, 4.6). Для приймання-передавання документів діловодства контори наказом завідувача контори призначається комісія у складі трьох осіб, яка перевіряє наявність і стан документів, про що складається акт приймання-передавання.

Під час приймання-передавання документів діловодства перевіряються:

- наявність і стан справ (нарядів) постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання;

- наявність і стан облікових документів та довідкового апарату до справ (нарядів);

- наявність печаток і штампів, якими користуються державні нотаріуси;

- дотримання порядку зберігання, витрачання та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів та бланків документів інформаційної системи;

- наявність і стан матеріально-технічного обладнання та інвентарю;

- стан і умови зберігання документів.

Крім того, перевіряється кількість документів, що перебувають у поточному діловодстві, та кількість документів, що зберігаються у конторі, у тому числі кількість документів загального та нотаріального діловодства, що передані до державного нотаріального архіву, а також обліково-довідкового апарату до них, що зазначається окремим розділом в акті приймання-передавання документів нотаріального діловодства. У разі виявлення нестачі документів діловодства комісія складає акт і негайно повідомляє начальника управління юстиції для вжиття невідкладних заходів щодо розшуку документів діловодства та майна контори.